数字化档案管理系统的好处

　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。今天就来讲讲数字化档案管理系统的好处。

　　步骤1

　　提高经济效益：数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费；

　　步骤2

　　提高办公效率：数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心；

　　步骤3

　　增强档案原件保护：将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

档案数字化的重要性和意义

　　基层单位在档案管理的过程中，数字化的需求较高，只有促使相关档案管理工作数字化发展，才能确保档案信息的数字化，实现档案管理的微小化，便于开展各方面的档案管理工作，提升基层单位的档案管理工作数字化水平，达到预期的目的。

　　1基层单位档案管理工作数字化需求

　　1.1档案信息的数字化需求

　　近年来，在我国技术快速发展的过程中，档案信息的数字化，可提升档案管理工作的便捷性，便于有效开展各方面的管理工作，不会受到时间与空间的限制。档案信息的数字化存储，不仅可以节约资源，还能降低存储的空间，减少人力成本、检索工作时间，加快工作速度，促使档案管理工作高效实施。基层单位的档案管理工作中先进的数字化技术，可改善当前的档案管理工作现状，打破传统工作的局限性，提升档案信息的数字化水平，便于有效管理相关的档案内容，全面挖掘利用档案资源，提升基层单位的档案管理工作效果。

　　1.2档案管理的微小化需求

　　基层单位的档案数字化管理工作中，可以通过计算机中压缩打包技术方式，将传统纸质档案中的图片、文字等转变成为电子文档，通过网络信息技术，分类处理档案内容，分享相关的信息，实现异地查找的目的。在基层单位的档案管理过程中采用数字化技术措施，可利用微小化的形式处理档案，方便管理和使用，提升基层单位档案管理水平。

　　1.3档案管理的现代化需求

　　在实际的档案管理工作中，传统的纸质管理方式已经无法满足当前的时代发展需求，耗费很多人力资源与物力资源，不能确保档案信息的有效管理，难以满足当前的时代发展需求。而在档案的数字化管理过程中，可以有效提升各方面工作的现代化水平，改善当前基层单位档案管理现状，不断增强各方面工作效果。

　　2目前基层单位档案管理问题分析

　　2.1缺乏先进的技术

　　当前一些基层单位在自身的档案管理过程中，尚未合理采用数字化技术与网络信息技术，仍然采用传统的纸质管理方式，虽然档案管理人员可以按照传统工作习惯执行任务，但是，纸质管理方式不仅浪费资源，还会出现管理不便利问题，难以有效检索、共享，无法满足当前的时代发展需要。一些单位虽然已经开始采用网络信息技术，但是存在很多局限性，未能按照档案管理工作的需要设置数字化的工作模式，无法通过先进技术提升档案管理的信息化与数字化水平。

　　2.2缺乏良好的档案管理系统

　　近年来，我国基层单位在日常档案管理工作中，尚未采用网络信息技术与数字化技术创建完善的档案管理系统，不能确保各方面的档案管理工作质量，难以有效提升各方面管理工作的现代化水平，对基层单位的发展会造成不利影响。部分基层单位在工作中尚未结合数字化的建设需求，积极创建相关的数字化系统，不能确保档案管理工作质量和水平，难以有效提升档案管理的数字化成效，如果不能有效完成各方面的数字化管理工作任务，将会诱发很多严重问题。

　　2.3缺乏高素质人才队伍

　　部分基层单位在档案管理工作方面，虽然已经采用了网络信息技术，尝试创建数字化的管理系统，但是由于缺乏高素质的人才队伍，不能确保各方面的档案管理工作质量。部分工作人员未能掌握先进的网络信息技术，没有在自身工作中积极采用先进的数字化技术方式，不能采用先进技术措施有效完成档案管理任务，严重影响基层单位档案管理工作的数字化发展。

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　　3基层单位档案管理工作数字化实现策略

　　3.1建设数据库系统

　　当前的基层单位档案管理工作中，虽然已经开始采用信息自动化系统，但是从整体来讲，还处于从文件处理向着信息管理系统发展的阶段，要想实现数字化，应该积极建设数据库系统，将数据库定位为核心部位，以先进网络信息技术作为基础，有效开展档案信息管理工作。在创建数据库系统的过程中，应该确保灵活性，提升数据库在基层档案管理数字化建设中的应用效率，建议在数据库中设置相关的档案目录，利用网络信息技术设置分布式的数据库，从根本上提升各方面档案管理工作的自动化水平，满足当前的工作需求。一方面，在采用数据库系统的过程中，应该建立单机版的电子档案数据库，利用电脑归档处理，转变成为电子格式，存储到数据库系统中；另一方面，应制定关于数据库系统的应用计划方案，分类进行普通档案、珍贵档案的存储和管理，确保各方面的档案管理效果。

　　3.2积极采用电子存储技术

　　为促使基层单位档案管理工作数字化发展，应该积极采用电子存储技术，利用先进技术措施将档案内容存储到数据库系统中，然后采用授权管理的方式，为相关档案管理人员提供便利。在此期间，还需注意原始的纸质档案与实物档案的保存，通过电子扫描技术将信息扫描到数据库系统中，便于开展数字化的管理工作，将电子存储技术的积极作用全面发挥出来，达到预期的数字化管理目的。与此同时，在使用电子存储技术的过程中，应该结合基层单位的档案管理工作特点与实际情况，要求档案管理人员创建相关的电子存储技术系统，在合理采用电子存储技术的情况下，保证有效存储各种档案数字化信息，满足当前的数字化管理需求。

　　3.3构建网络化管理体系

　　近年来，在网络信息技术快速发展的过程中，基层单位的档案管理工作已经开始呈现网络化的发展态势，要想更好地实现档案数字化管理目的，就应该积极采用先进的网络信息技术，构建网络化的管理体系。首先，利用网络信息技术设置数字化的档案目录，通过相关的检索软件实现对档案资料的自动化归类和统计处理，提升检索工作的效率，这样不仅能够降低检索的工作量，还可以确保工作的准确性。其次，在采用网络信息技术的过程中，应该设置关于档案管理方面的局域网络，强化各种信息资源的共享，在系统之内，基层单位之间可以共享档案资源，提升共享的效率，确保档案的利用率。最后，在采用网络信息技术的过程中，应该创建关于基层单位的档案管理网站平台，采用网络平台整合各种档案信息，确保各方面档案管理工作的效果。

　　3.4创建数字化的管理系统

　　基层单位在日常的档案管理工作中，应该积极创建数字化的管理系统，提升相关的档案管理工作水平，保证各方面工作效果。首先，应该完善相关的数字化管理工作制度，从电子档案的制作环节、收集环节、归档环节、分类整理与其他工作环节，都需要制定制度，规范人员的行为，确保有效开展档案管理工作。为避免在实际工作中出现问题，在制定制度的过程中，还需明确各项工作的细节规范，精细化开展相关的基层单位档案管理活动，提升整体档案管理工作质量和水平。其次，应完善数字化管理系统的设计方案，在最初设计的过程中就应该全面考虑到数字化档案的安全性，做好数据备份工作与数据安全管理工作。