计算机环境下科技档案整理工作

（一）仪器设备的归档整理。科学仪器设备的档案整理是科技档案中重要组成部分，科技研发离不开各项仪器设备，仪器设备的性能对于科技研发结果有不同的影响。在计算机环境下对科技档案卷、件进行整理时，应对仪器设备采取“一机一档”的管理方式，将科学仪器设备的相关说明书、检验证明、合格证明、使用的光盘、日常使用说明以及在进行科学试验工作时检测出来的相关数据和记录的实验结果等相关文件手稿或打印版，并建立一个文件加以储存。将文件中的纸质版文件扫描储存到计算机系统内，将仪器设备和各个仪器设备细节拍照储存到计算机内，根据科学仪器设备的性质和投入使用的科学实验的项目名称，为科学仪器档案设计编号和储存文件的名称，确定案卷号，进行归档
保存。

（二）科技档案卷内文件的整理。在对科技档案卷内文件进行整理时，应根据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中的规定：“一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复印件为一件；正本与翻译本为一件……”进行整理，有利于减少重复目录，重复文本。将纸质文件数字化，将所有文本扫描储存到计算机相应文件夹内，以防止纸质文件材料发生不可预测的危险时，依然可以有电子版的科技档案材料作为备份数据。同时应分析文件特点，设计相关检索目录，提高检索效率。

（三）科技档案中的文书档案整理。科技档案中的文书档案整理是指对科学技术研究过程中所有具有保存价值的文书进行归档整理，比如某科研项目的重要通知、请示和人员调整等相关信息等。将文书档案按照科研项目性质，或其中提出的相关观点形成的问题进行分类，结合项目科研的时间、重要程度进行分类组卷，参考科研项目其他相关文档归类的编号和性质，确定文书类档案的编号编目以及档案卷宗等内容。根据文书档案的内容，做好密级标识，划分保管期限，针对密级较高的文书档案，在编写检索目录时应为其设计更加复杂的计算机密码，确保档案内容的保密性和相关数据的安全性。

（四）电子照片档案整理。在科技档案整理过程中，电子照片档案整理是极其复杂和烦琐的。为了提高档案管理的效率和质量，快速查找相应照片的发生时间和相关事件，必须对所有照片进行分类，可以按照片发生的时间和事件进行划分，也可以按照片发生的年度进行划分。比如2020年初发生的新冠疫情，记者们对疫情进行了大量的采访和跟踪报道，拍摄了很多珍贵的照片。为了提高照片的收集整理工作效率，可以将照片分组根据年限排列，还可以根据事件进行分类，编制成新冠疫情防疫一线、二线、三线等，还可以划分不同的医院，或者划分主任医师、护士、志愿者等类别进行归档，还可以分为医院疫情防疫和社会疫情防疫，最后根据拍摄主体确定主题是人物主题还是事件主题，然后将电子照片进行归档处理。

（五）人事档案整理。在人事档案管理中，一般都是采取“一人一档”的管理方式，将每个人的档案采取分袋装订，按人分合袋组卷，分别按科研人员从事科研工作的年限以及资历划分到不同的案卷整理，对人事档案的材料和内容进行动态管理，可以组建不同的计算机系统网络，便于从不同的角度进行检索查询利用。人事档案是科技档案中的重要组成部分，因为所有的科技活动都是以人为主体开展的，在人事档案中，不仅要体现出科研人员的基本信息、工作简历，还有要充分体现工作人员和研发人员在科技研发中的贡献，以及相关科研
人员所获得的奖励和成就。此外人事档案还应充分体现科研人员绩效考核方式，将科研人员的绩效考核内容以及激励政策加以充分体现，以便为后期人力资源管理调整做好充足的准备。