档案数字化扫描标准流程

　　档案数字化扫描标准流程：在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

　　档案数字化扫描标准流程

　　①目录数据准备：按照《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　②拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

　　③区分扫描件和非扫描件：按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。纸制品

　　④页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理。

　　档案数字化扫描标准流程

　　《纸质档案数字化规范》DA/T31-2017的第九章第6条中“图像命名”中规定：

　　（1）应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

　　（2）建议将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。

　　（3）数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。

　　（4）应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。

　　（档案数字化|数字化扫描件文件夹和图像文件如何命名）

　　在实际的纸质档案数字化过程中，如何对扫描的原文进行命名，每个地方有一个规范、标准，而这个规范、标准都应该遵循《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）的基本要求，也就是上述的那些基本条款。《纸质档案数字化规范》是一个宏观的数字化规范，而具体的数字化过程中，如何贯彻、实施是每个档案部门工作人员和档案外包服务公司所要思考的问题。

　　档案数字化，主要管理的对象是电子化的目录数据、图像的原文、电子的文件。我们需要按照国标的标准规范整个数字的过程，更需要自身内部的标准去规范数字化的具体内容。

　　如规范中的第一条“应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。”我们就可以内部再进一步规定，如以“档号+序号”方式对数字图像命名，“序号”可以是扫描的先后序号，也可以扫描的页号。一般，都是数字化扫描的先后序号，其中序号还需要规定是几位数字组成，三位、四位或者其他。如某页属于档号J001-WS·2020-Y-0001的第2页，那么这一页的数字图像命名即为J001-WS·2020-Y-0001-002.tif，也可以命名为J001-WS·2020-Y-0001.002.tif,再或者J001-WS·2020-Y-0001§002.tif等等。

　　当我们定义好一种模式的命名规范的之后，就需要一直沿用这个规范，因为数字化有一个延续性，如果前后标准不一样那么数字化的结果将无法统一管理，导入系统、调阅利用会产生很多意想不到的问题。

　　一般，在数字化扫描的时候，都是以一个流水号对数字图像进行命名，如0001.tif，0002.tif……而如何将数字图像的名称修改为我们需要的名称呢？通过手工重命名的方式耗时耗力，还不一定准确。这里给大家提供一个小技巧，使用一个合适的第三方软件进行处理将起到事半功倍的效果。这里以GFileBat为例进行操作。

　　是以当前文件夹为当前路径，首先搜索出来全部的数字图像文件，然后对当前文件夹下面的数字图像文件进行批量重命名。通过使用GFileBat软件，可以快速便捷的对电子文件进行批量重命名。

　　将比上一种的批量重命名方式更加高级，更加高效。思路是这样的，首先批量建立档号文件夹，然后通过扫描仪扫描图像进入档号文件夹，当这个年度或者期限或者整个全宗档案全部按照这么一种模式扫描完毕，选择这个上层文件夹，遍历整个文件夹进行搜索，搜索的结果如上图所示。然后选择“改主名”“新主名+编号”，新主名选择“[父目录名]”，其他类似上个例子。然后点击“执行”，软件将自动进行高级批处理重命名工作。

　　通过使用这个第三方软件来批处理重命名工作，能使得我们的数字化成果命名规范，也极大的减轻了工作者的体力劳动。