档案外包公司

　　档案外包公司保密协议条款相关的内容：双方应当对本协议的内容、因履行本协议或在本协议期间获得的或收到的对方的商务、财务、技术、产品的信息、用户资料或其他标明保密的文件或信息的内容（简称“保密资料”）保守秘密，未经信息披露方书面事先同意，不得向本协议以外的任何第三方披露。

　　1.档案外包公司合法经营，营业范围包括档案管理；

　　2.档案外包公司有档案管理资质；

　　3.有专业的，具有档案管理资质的档案管理人员；

　　4.档案外包公司有合规的场地和设施；

　　5.有保密档案的场所和设施；

　　6.有严格的管理制度；

　　6.公司管理规范。

　　档案服务外包业务流程规范

　　一、档案管理者（委托人）政治可靠，熟悉并掌握档案整理加工业务，严格执行保密规定，具有一定档案管理工作经验和经历。

　　二、存放、整理、查阅档案的库房、工作场地、查档室，应安装全方位摄像监控设施。

　　三、涉及档案管理使用的计算机、打印机、复印机、平板扫描仪等均属涉密设备，不允许按非涉密设备管理、使用或处理。

　　四、非涉密的U盘、移动硬盘等存储介质严禁在涉密电脑等设备上使用。

　　五、档案整理数字化档案外包公司必须拥有企业保密乙级以上资质，方有权利参与档案整理数字化加工竞标活动。

　　六、档案整理工作（含档案数字化）的从业人员，进场前需要进行政审，无犯罪记录，并签订《保密协议》后方可进入委托方档案工作场地。

　　七、档案外包公司档案从业人员按接触文件范围、涉密程度分核心涉密人员、重要涉密人员和一般涉密人员。核心涉密人员及重要涉密人员需在省市保密局备案。档案外包公司有责任对员工定期进行保密培训及考试，每次培训及考试结果应有据可查。

　　八、档案外包公司档案加工从业人员不得将手机等有摄录像功能的设备带入工作场地。

　　九、档案整理工作中产生的废纸，待整体工作结束后，应由专人统一用碎纸机进行碎纸处理。

　　十、人事档案整理数字化加工涉及个人信息和隐私。档案整理工作人员严格要求遵守保密制度，不得私自涂改、泄露、损毁档案中任何材料。

　　十一、档案数字化加工过程中规定遇委托方带密级的文件可不扫描，委托方有特殊要求者除外。

　　十二、数字化档案外包公司带入工作场地的所有计算机硬盘均由委托方提供。工作结束后，所有计算机硬盘拆下来交委托方保管、使用，所有数据导入单位（委托方）计算机网络服务器后，还应有备份。

　　十三、如档案外包公司的从业人员发生档案泄密等事故，按情节轻重，给予当事人行政处罚或追究其法律责任。

　　1.档案的归档原则一般是文书处理部门立卷归档。意思就是这些文件资料的产生部门自己立卷整理，然后统一交到档案部门集中统一管理。这样的好处是专业的部门整理自己的文件资料比较系统、条理，也比较熟悉文件产生的来龙去脉。将各部门所有的文件零散收集来让你档案员一个人整理是不现实的，因为你不可能对每个岗位都了如指掌。

　　2.档案分类一般可根据文件资料类型，如文书、科技、实物等类别来分，也可根据产生机构来分。你们公司的文件资料可以在文书——科技——实物等大类别下再按部门分类，每个部门产生的文件是一个整体，交到你这里来。

　　3.不知你们单位大不大，要是不大的单位，没必要每个生产部门单独编号了，可以统一编档号。档案可以按照年度——保管期限——序号来编。如2009——永久——1，就是2009年的永久第1卷或件，序号可以整个公司编一个大流水，也可每个部门重新编号。

　　4.这些是整理的大概步骤。还要著目，就是编目录。你可以下载一些档案的案卷目录表、全引目录表、归档文件目录等按照格式统一填写。这个很多资料上都有，你也可以自制。目录与每卷或件档案的标题、日期、责任者等要一一对应，不然不好检索。

　　建立一套规范的档案管理制度也是非常重要的。