档案馆管理系统

　　为提高档案管理信息化水平，按照四川省档案工作规范化管理要求，结合公司实际情况。近日，达陕公司数字档案馆管理系统内测成功，并对公司员工全面开放。这是集团内率先实现该功能的档案管理项目。该系统完成了由人工管理向智能管理的转变，标志着达陕公司的档案工作在信息化建设中，迈出了坚实的步伐，实现了档案管理创新创效的新突破。

　　系统操作界面图

　　新的数字档案馆管理系统

　　相对于传统的档案服务方式具有哪些优势呢？

　　一起往下看

　　信息的全面性

　　传统档案管理

　　均为纸质目录或者单机版系统，借阅人员需到档案部门进行人工查找、借阅；档案数量大，人工查找的工作量繁重，查找时间较长。

　　数字档案馆

　　囊括了达陕公司从成立到至今的所有门类档案的卷目，共计1626595条。人员可在系统中多方式搜索所需档案的目录，不再需要人工翻查；并对营运期全部档案及建设期的重点利用部分档案（历年来借阅利用较多的档案，例如科技档案1、7小类）进行了数字化，数字化后的档案可在系统中直接查阅电子文件，无需到档案部门借阅纸质档案。

　　公司成立至今的所有档案门类

　　重点利用部分档案数字化扫描件

　　检索的精准性

　　传统档案管理

　　需从档案部门借出相应档案后，逐一筛选查找所需信息。

　　数字档案馆

　　新增全文检索功能应用，可在系统数据库中利用关键词搜索，对于关键词模糊的检索，同时可根据需求进行二次及三次筛选（例如文件形成时间、保存期限或者文件内涉及的其他关键字词），缩小检索范围，准确定位所需查阅档案。

　　普通检索

　　二次检索

　　高级检索

　　借阅的快捷性

　　传统档案管理

　　查阅人员需等待层层审签方可查阅。

　　数字档案馆

　　查阅人员在线可查阅所有档案目录，对于权限范围内的电子档案文件可直接点击浏览，对于权限外的档案需要进行审批。审签人可在线直接审批。这项功能规范了档案查询利用流程的同时，也减少了线下审批的时间成本。大大便捷了档案借阅人员对于档案的利用。

　　权限范围内档案查阅

　　权限外的借阅审批流程

　　功能的多样性

　　传统档案管理

　　不同人员在档案著录过程中，会因习惯不同，造成档案著录有所差异。

　　数字档案馆

　　在线著录档案功能，使立卷归档的著录工作标准化，程序化，简洁化。系统还包含了统计、分析等功能，除了纸质档案的立卷归档及库房管理工作外，其他基础档案工作均可在系统中完成。在统计、分析等工作中节约了大量的人力。

　　系统功能展示

　　档案在线标准化著录

　　统计分析及其他基础功能

　　（上下滑动查看图片）

　　用户工作空间

　　六大功能模块

　　存储的安全性

　　传统档案管理

　　传统的档案查阅，纸质档案被频繁借阅，容易造成污损甚至遗失。

　　数字档案馆

　　新系统的使用，减少了纸质档案的反复出入库，保障了纸质档案长久保存的安全性。系统配置多层架构及备份机制，以保障数据库安全。

　　系统自动备份安全保障

　　数字档案馆管理系统大幅度减少了档案人员的工作量，从人工管理开始转变为智能管理，使档案管理工作更科学、高效、规范，让档案更优质地服务于公司。同时线上借阅实现了档案利用的无纸化办公，节约了大量纸张的使用，更加节能环保。

　　数字档案馆管理系统的推行使用，是档案工作数据化和信息化的必要条件之一。下一步，达陕公司将立足公司实际，围绕发展目标，聚焦用户需求，运用信息化、数字化、智能化手段，推动档案管理工作体制、机制、模式不断创新，为完成智慧档案的建设目标持续赋能。