数字化档案与电子档案

　　数字化档案是指对一些纸质档案进行数字化，使其的存储载体发生变化，由纸质的档案变为数字档案；而电子文件档案馆则是指这些文件的形成初期就是以电子的形式存在的，没有纸质实体，其以后的利用和归档都是电子形式，直接进行数字化操作。

　　一、广义的电子文件和电子档案的定义

　　电子文件electronic document，国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。[GB/T 18894-2016电子文件归档与管理规范定义3.1]

　　电子档案electronic records，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。[GB/T 18894-2016电子文件归档与管理规范定义3.2]

　　电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。[电子档案移交与接收办法（档发〔2012〕7号）]

　　二、专业的电子文件和电子档案的定义

　　1、文书类电子文件administrative clecronic records，反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。[DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案定义3.2]

　　2、照片类电子文件digital photographic documents,经数字摄影设备形成的，以数字形式存储于磁盘、磁带、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，可在通信网络上传送的静态图像文件，照片类电子文件由内容、背景和结构组成。[DA/T54-2014照片类电子档案元数据方案定义3.1]

　　照片类电子档案digital photographic records,对国家和社会具有查考和利用价值并归档保存的照片类电子文件[DA/T54-2014照片类电子档案元数据方案定义3.2]。

　　3、录音录像文件audio and audio visual document，国家机构、社会组织或个人在履行法定职责过程中采用不同记录载体形成的以声音或影像为主要呈现方式的信息记录。[DA/T 78-2019录音录像档案管理规范定义3.1]

　　录音录像电子文件audio and audio visual electronic document，国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责过程中,通过计算机、数字化转换等电子设备形成、传输和存储的数字音频和数字音视频文件。录音录像电子文件由内容、结构、背景组成。[DA/T 78-2019录音录像档案管理规范定义3.2]

　　录音录像档案audio and audio visual record，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的录音录像文件。[DA/T 78-2019录音录像档案管理规范定义3.3]

　　4、政务服务事项电子文件government service electronic document,政务服务机构在履行其法定职责过程中,通过一体化在线平台形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录.政务服务事项电子文件由内容、结构、背景组成。[DA/T 85—2019政务服务事项电子文件归档规范定义3.2]

　　政务服务事项电子档案government service electronic record，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的政务服务事项电子文件。[DA/T 85—2019政务服务事项电子文件归档规范定义3.3]

　　三、电子文件和电子档案的区别和联系

　　1、电子文件是通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

　　2、电子档案是电子文件中的一部分，电子档案是电子文件，电子文件不一定是电子档案，没有电子文件就没有电子档案。

　　3、电子档案需要具有凭证、查考和保存价值，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。[《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第47号）第三十七条]

　　4、电子档案需要归档保存，只有正式归档的电子文件才是电子档案。