什么是人事档案

　　什么是人事档案规范化管理？

　　人事档案规范化管理是指根据组织、人事、劳动等部门的现实要求，科学地、系统地、动态地管理人事档案，使人事档案发挥更大效能，更好地为社会主义现代化建设服务。

　　科学地管理人事档案，就是按照人事档案形成的客观规律，在档案学理论和组织人事理论的指导下，通过建立人事档案管理的法规体系，对人事档案进行科学的组织和加工，保证人事档案的真实、完整、安全和实用，做到收集完整、鉴定准确、整理有序、保管安全、利用方便。

　　什么是人事档案

　　系统地管理人事档案，就是按照人事档案的类别、形式、性质和特点进行分类和整合，保持人事档案内容和形式之间的内在联系，做到层次分明，项目清楚，结构合理，体系完整。动态地管理人事档案，就是采用电子计算机等高新技术和手段，形成人事档案的网络体系，积极开发人事档案信息资源，实现人事档案信息资源的共享。

　　由此可见，科学性、系统性、动态性是人事档案规范化管理的显著特征。

　　人事档案规范化管理的目标

　　人事档案规范化管理是一项理论性和实践性都很强的活动，内容很丰富，任务很繁重，就其整体而言，其总的目标主要有以下五项：

　　1收集完整

　　人事档案材料的来源具有多维性、广泛性和分散性的特点，只有完整、全面地收集人事档案材料，才能使人事档案浓缩一个人的全貌，做到“档即其人”，才能为各级组织、人事、劳动等部门了解人、选拔人和使用人提供重要依据。因此，完整地收集人事档案材料，必须做到：明确收集归档的范围；制定收集工作制度；采用先进科学的收集方法，如整理前收集和整理后收集、内部收集和外部收集、纵向和横向收集、经常和突击收集等。

　　2鉴别准确

　　鉴别是保证人事档案真实、完整、精练、实用四者有机统一的重要手段，只有内容真实、准确和完整的人事档案，才能正确反映人员的经历和德才表现，才能为组织人事劳动等部门提供正确可靠的依据，保证党的组织人事路线方针政策的贯彻执行。为此，鉴别工作必须始终坚持去伪存真、取之有据、舍之有理，具体问题具体分析的原则，采用“看”（归档材料是否准确）、“辨”（辨别材料是否真实）、“查”（材料是否完整）、“筛”（保持材料精练）、“审”（手续是否完备）等方法，使归档的材料能客观、准确地反映人员的情况。

　　3整理有序

　　整理是对收集并经过鉴别的人事档案材料以个人为单位加工成卷的过程。其目的是使人事档案材料系统化、条理化、规范化。其总要求是分类准确，编排（归档）有序，目录清楚，装订整齐。重点是分类和编排（归类），它是人事档案整理工作的关键。分类和编排（归类）必须坚持性质判断、内容判断和同一标准判断的原则。

　　4保管安全

　　人事档案的保管工作，就是根据党和国家有关档案工作、保密工作的法规和制度，按照人事档案管理和利用的要求，对人事档案所实施的安全、保密、保护和科学存放的活动。安全、保密、有效保护是人事档案保管工作的核心和宗旨。因此，人事档案的保管工作必须做到：

　　①坚持集中统一、分级管理的原则；

　　②实行科学保管、确保工作质量；

　　③坚持“六防”、“十不准”，加强安全保密工作；

　　④改善保管条件，做好基础工作。

　　在信息化条件下，不仅要注重人事档案实体安全，还要注意保障人事档案信息内容的安全。

　　5利用方便

　　开发人事档案信息资源并有效提供利用，是人事档案管理活动的根本目的。只有提供利用，为组织、人事、劳动等部门服务，才能发挥人事档案的作用，产生社会效益和经济效益。同时，也可使人事档案工作质量得到检验和提高。人事档案提供利用是一项政策性、业务性强很的工作，必须坚持保密原则、需要原则、有效原则和客观原则。因此，除了提供人事档案原件外，还需要利用人事档案管理系统建立个人档案信息，编制专题信息资源，开展多种形式的主动服务、联机检索、信息推送服务等。