邢台电子档案加工

　　小时候，我们总会被问到长大后要做什么，只是走着走着，那么多人在长大的路上迷失了最初的梦想。不是现实太骨感，是因为缺少了切实可行的计划和步骤！任何目标，都需要一步步有序地分解落实，才能达到想要的结果，在档案数字化加工过程中，想要完成纸质档案数字转化，提高档案查询效率，实现档案信息共享，邢台电子档案加工离不开六大核心步骤：

　　邢台电子档案加工

　　1、档案整理

　　档案工作人员拿到档案后，首先要对档案进行分类整理，包括对档案进行统一编号，核对档案页码，粘贴页撕开，页号编写有误的重新编号，对可拆订的做拆订处理，以便扫描时的批次处理。

　　如果发现折皱不平影响后期扫描质量的文件，应进行相应处理；如果文件存在破损，应先进行技术修复并做好标注；对于文件破损严重不能修复扫描的应做好区分标注。

　　2、著录标引

　　将整理后的档案，按照国家标准《档案著录规则》结合用户档案著录的具体要求，将案卷目录和卷内目录的原始数据、主题标引、分类标引录入到软件数据库里。要求人工录入结合校对，校对以软件校对和打印输出、对比较对相结合。按照原件实体档案条目，对错误档案目录数据修改和补充的数据，须填写更改资料并放入案卷内，卷内目录不全的需补充完整。

　　档案著录标引，即档案前处理工作，是建立手工和机读检索系统的基础，是实现档案检索工作的中心环节。

　　涵妍档案数字化加工采用“两录一校”，就是由两名员工，两台电脑分别录入同一卷档案，由第三人根据两次录入的结果进行质检，录入后的目录应与纸质档案内容一致，并最终形成案卷目录和卷内文件目录，要求录入目录信息正确率达到95%以上。

　　3、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案实现数字转化的关键步骤。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　档案数字化扫描质量标准

　　·原档案每页扫描形成的电子必须完整齐全。

　　·扫描形成的电子不能倾斜，必须平整。

　　·扫描形成的电子不能有黑边，不能有噪点。

　　·原档案页不缺边不残边，扫描形成的电子不能缺边不能残边。

　　·扫描前录入的档案电子信息必须与原档案信息一致，避免录入错字、别字。

　　·保持扫描仪玻璃面洁净无粉尘，键盘要及时清理碎屑。

　　·扫描影像要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的阴影、无干扰信息。

　　·扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且指印和黑色不能覆盖或影响正文内容。

　　扫描方式

　　根据档案的质量、档案幅面的大小、扫描量等选择相应规格的扫描仪（参见文章《扫描仪档案数字化工作跨不过的梗》）进行扫描，大幅面可采用大幅面扫描仪或者图像拼接方式处理，同一页面有两个以上文件，需分别扫描。扫描影像的顺序应与纸质档案的档号、目录、文件顺序排列一致。

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　　扫描模式

　　根据档案实际情况，以彩色模式及黑白二值扫描为主，原件分明度很低的档案，可视情况采用彩色模式，予以调整亮度、对比度。

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　　分辨率设置

　　无全文检索需求的文档分辨率设置为200dpi比较合适，需要OCR识别全文检索的文档，黑白二值扫描分辨率设置为400dpi最佳（此分辨率下识别成功率最高），如遇字间距过密或原件本身是复印件等字迹不清晰的情况，可适当增加扫描的分辨率，要在保证图像清晰的同时，不影响过远程查询和浏览的速度。

　　为了规范化流程及管理，涵妍档案数字化加工对此作了明确规定：纸质档案扫描影像文件的精度为300dpi，照片黑白影像文件的精度为400dpi，照片彩色影像文件的精度为600dpi，底片影像文件的精度为4000dpi。

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　　存储格式

　　纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。纸质档案数字图像利用时，可将图像转换为PDF等其他格式便于网络浏览。同一批档案应采用相同的存储格式。

　　涵妍档案数字化加工根据档案性质不同对于存储格式作了如下规定：纸质档案扫描影像文件存储格式为JPEG格式影像文件，75%压缩比；该存储格式为过滤格式，用于后期制作PDF格式文件。照片档案及特殊档案扫描存储格式为JPEG图像文件，不压缩。

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　　文件大小

　　黑白二值扫描A4、A3页面，大小20-40k为宜；灰度或彩色扫描A4、A3页面，大小100-150k为宜。

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　　文件命名

　　应以档号为基础对数字图像命名，图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性，确保数据挂接的准确性。

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　　4、图像检查和处理

　　扫描完成后，应采用自动化处理和人工处理相结合的方式，逐张检查图像质量，包括图像顺序与档案原件是否一致，有无漏扫、重张等情况，图像有无黑边、折角以及图像偏斜度、清晰度、失真度等，发现不符合图像质量要求时及时进行调整改正，确保图像顺序正确、质量完美。

　　纠偏

　　保证数字图像偏斜不超过页面内半个文字，偏斜角度小于1度。对于方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

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　　去污

　　以展现数字图像原貌为原则，清除所有扫描留下的黑色、指印、阴影或污点等。

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　　图像拼接

　　对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性和可读性。

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　　清晰度调整

　　如果原始档案的字迹不清楚或者文字较深、较浅，可以通过调整亮度和对比度以提高图像的清晰度，确保文字及图像信息清晰可辨。

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　　裁边处理

　　采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，保证与原始文档的一致性。

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　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　涵妍档案数字化加工项目设有专职质检员，按档案扫描的质量要求对扫描生成图像的命名及图像文件质量逐页进行检查，发现漏扫或不合格影像的要及时登记并补扫，并按原档案次序将图像插入原位。

　　5、全文OCR识别

　　如果项目要求实现全文检索，在扫描图像处理完成后，需将数字图像利用专业的识别软件进行全文OCR。

　　如果用户对识别成功率有严格要求，还需另外进行人工校对，校对结束后将版式还原及转换成双层PDF文件格式，可实现无障碍的全文检索。

　　6、数据挂接

　　借助系统软件对数据库中的目录数据与对应的纸质档案数字图像进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，以实现目录数据与数字图像的准确关联。

　　挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收并做好还卷及数据备份提交。

　　档案工作是国家“十四五”规则的重点产业，《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指示，新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。

　　任何事情，没有一蹴而就的收获，也没有忙乱无序的成功。档案数字化工作只有在满足国家、行业规范标准的条件下，有条不紊地落实到关键步骤，才能得以稳定、高效、快速地发展。