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公司档案如何整理归类

时间:2022-05-18 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  公司档案如何整理归类为提高档案管理水平,促进本单位档案管理规范化、科学化、标准化,更好地为本单位各项工作服务,根据《归档文件整理规则》,《科学技术档案案卷构成的一般要求》,《会计档案管理办法》,《照片档案管理规范》结合工作实际,对本单位形成的各种门类文件和载体的档案进行集中统一管理,并按照其内容和载体的不同,制定分类方案如下:

公司档案如何整理归类

  公司档案如何整理归类

  一、分类原则

  以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象,依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点,进行科学分类,保持文件之间的有机联系,便于档案的科学管理和利用。

  二、全宗内档案门类

  本单位所有门类、载体档案,共有文书档案、会计档案、照片档案、实物档案、光盘档案、专门(业务)档案、设备档案、基建档案共8大类。

  三、全宗内各门类档案的分类、编号

  (一)文书档案

  1.1949~2001年,按保管期限—年度—机构(问题)分类组卷,每个保管期限内案卷号混年度编写大流水号。

  保管期限为:永久(目录号1)、长期(目录号2)、短期(目录号3)。

  机构分类类目为:办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。注:机构分类或问题分类选其一,不同时存在。

  文书档案档号编制方法:全宗号—目录号—案卷号。

  例:

  案卷标签采用以下式样:

  ——红色为永久保管期限、绿色为长期保管期限、蓝色为短期保管期,字体是仿宋4号。

  背脊标签粘贴方法:离底边3公分处粘贴。

  2.2002-2006年,采用保管期限—年度—机构(问题)分类法,按归档文件整理规则,以件为单位整理。保管期限为:永久、长期、短期。2007年开始,保管期限为:永久、30年、10年。

  机构分类类目为:办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。

  文件件号编制为:按照保管期限—年度—机构(问题)分别编制流水号。

  3.归档章的使用:

  在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章,文件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。填写编号项目的字迹材料应耐久。

  归档章的项目为:全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数(见图)。

  ①全宗号:C80是由档案馆给各立档单位编制的代号,没有代号的暂时不填。档案管理软件中可用单位名称的拼音字母代替。(以下各门类的全宗号填写都按此规定)

  ②年度:以4位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○二年表示为"2002",不能简化为"02"。

  ③室编件号:档案室在分类方案的最低一级类目(即机构或问题)内,按文件的排列顺序从"1"开始逐件编号,不同类目不能混合编号。

  ④保管期限:归档文件保管期限统一为"永久"、"长期(30年)"、"短期(10年)"标识。在2006年前的档案保管期限是永久、长期、短期;2007年开始根据国家档案局8号令保管期限是永久、30年、10年。

  ⑤机构或问题:按机构分类的,用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称;例:办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委。按问题分类的,用中文填写类目名称,例:党群类、行政类。企业在归章中的“问题”可以填写原大类代号。

  ⑥馆编件号:到进馆时按进馆要求填写。

  ⑦总页数:每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计,批文单与文件一同归档的,应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。

  4.档案盒盒脊:

  在盒脊设置的项目有:全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号。

  全宗号用红色耐久材料盖章,其余用黑色耐久材料盖章,其中起止件号仅填写室编件号,即盒内第一件文件和最后一件文件的件号。

  盒号,即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写,平时用铅笔填写,脊背上的字体是仿宋4号

  例:(下图)

  6.卷盒排列方法:

  以件为单位整理的档案按保管期限—年度—机构(问题)顺序排列。

  (二)会计档案

  按会计档案管理办法规定,以卷为保管单位。

  采用核算单位——年度——形式(名称)分类。核算单位按顺序从1开始编制流水号,每个核算单位对应一个目录号。

  如:核算单位有3个,核算单位代号1为行政会计(目录号4),核算单位代号2为党委会计(目录号5),核算单位代号3为工会会计(目录号6)。(注:这里的样本目录号是临时的,各单位要根据你前面的文书档案的目录号确定目录号,核算单位有几个要给几个目录号)

  案卷号编制方法:

  同一核算单位下按照凭证、帐簿、财务报表、其他顺序排列编年度小流水号。

  会计凭证装盒,财务报告和其他类用硬卷皮装订,会计账薄不另加装具,加贴规定的封面。

  会计档案档号编制方法:

  全宗号—目录号—年度—案卷号。

  例:

  标签式样如下:

  蓝色标签代表定期保管期限,红色标签代表永久保管期限,全宗号、目录号用红色耐久字迹,其余用黑色耐久字迹。

  背脊标签粘贴方法:离底边2公分处粘贴。

  (三)照片档案(目录号7)

  按年度(内容)分类并组成案卷,以张为单位,按拍摄时间先后顺序排列,编写卷内照片小流水号。每一本照片册为一个案卷号,混年度编写案卷大流水号,并编制案卷目录。案卷封面不填写内容,背脊采用标签。四线格标签(或者用文书档案标签)。

  保管期限:永久。

  照片档案档号编制方法:全宗号—目录号—案卷号。

  例:

  标签:式样如下

  ——红色为永久保管期限、字体是仿宋4号。

  背脊标签粘贴方法:离底边3公分处粘贴。

  照片的整理:

  题名应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由、背景、摄影者六要素尽可能齐全。

  (四)光盘档案(目录号8)

  光盘类档案以张为保管单位,每一张为一卷,按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按照混年编大流水号。

  保管期限:永久。

  档号编制方法:全宗号—目录号—案卷号。

  例:

  标签:有二种式样如下。多可以用。

  背脊标签粘贴方法:离底边3公分处粘贴。

  ——红色为永久保管期限、字体是仿宋4号。

  背脊标签粘贴方法:离底边3公分处粘贴。

  (五)实物档案(目录号9)

  实物类档案以件为保管单位,每一件为一卷,按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按混年编大流水号。

  保管期限:永久

  档号编制方法:全宗号—目录号—案卷号。

  例:

  标签:式样如下。标签在实物背面离底边左边(或者右边)3公分处粘贴。(上下左右各单位自已统一)

  (六)专门(业务)档案

  业务档案分为公交行政许可档案、出租车行政许可档案、出租车行政处罚档案、三轮车从业人员管理档案四种。

  专门(业务)档案的档号编制方法:全宗号—分类号—年度—案卷号。

  分类号一级类目采用代号KG表示,二级类目采用阿拉伯数字代表,类目之间用间隔符号“.”分开,分类号与案卷号之间用“—”表示。

  案卷号在最低一级编年度小流水号。

  例:

  标签:式样如下。标签的位子离底边3公分处粘贴。

  专门(业务)档案分类号附注表

  分类号

  档案内容

  KG·1

  公交行政许可档案

  KG·2

  出租车行政许可档案

  KG·3

  出租车行政处罚档案

  KG·4

  三轮车从业人员管理档案

  (七)设备档案

  设备档案按各种设备型号分类组卷。

  档号编制方法:全宗号—分类号(设备代号民)—案卷号。

  分类号一级类目采用代号S(设备)表示,二级类目为设备代号,采用阿拉伯数字代表,类目之间用间隔符号“▪”分开,分类号与案卷号之间用“—”表示。

  案卷号在最低一级类目下编流水号。

  例:

  标签:在科技档案盒档号位置粘贴。在档号上面盖期限图章。

  式样一如下。

  式样二如下。

  (八)基建档案:

  基建档案按建设工程项目分类组卷。

  档号编制方法:全宗号—分类号(项目代号)—案卷号。

  分类号一级类目采用代号J(基建)表示,二级类目为建设项目顺序号,采用阿拉伯数字代表,类目之间用间隔符号“▪”分开,分类号与案卷号之间用“—”表示。

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