档案管理机构及职能

　　档案管理机构及职能按照我国《档案法》等法律法规的规定,根据统一领导,分级管理的原则,对国家的全部档案和全国档案工作,必须设置全国规模的档案机构进行管理。各单位的档案,由单位内设立档案室(处、科)集中管理;各单位形成的需要长久保存的档案和历史档案,设立各级各类档案馆统一保管;全国的档案工作,由各级档案行政管理机关统一、分层负责地进行监督和指导。这些档案保管机构和档案行政管理机构,在全国范围内构成了一个严密、完整的组织体系。

　　档案管理机构及职能

　　一、档案室

　　档案室是各组织(包括机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等)统一保存和管理本单位档案的内部机构,是整个机关的组成部分,属于单位管理和研究咨询性质的专业机构。党、政、军等机关的档案室,又是机关的机要部门之一,具有机要部门性质。档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

　　(一)档案室的性质、作用和任务

　　1.档案室的性质档案室作为全国档案工作体系中最基层的档案业务机构,主要表现为三个方面的性质：

　　(1)档案室是机关的内部组织机构。

　　(2)档案室是保存档案的过渡性机构。

　　(3)档案室的主要任务是服务于本机关。

　　2.档案室的作用

　　(1)档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门,为机关职能活动提供档案信息支持。

　　(2)档案室是全国档案工作的基础。档案室是国家档案资源不断补充和积累的源泉。

　　3.档案室的任务档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案,为本机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料。

　　档案室的具体任务在《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等法规中有明确规定,可概括为：

　　(1)对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

　　(2)负责管理本单位具有长久保存价值的全部档案和相关材料,并提供利用。

　　(3)定期向对应的档案馆移交具有长久保存价值的档案。

　　(二)档案室的类型

　　(1)普通档案室普通档案室通常也称机关档案室、文书档案室,它主要负责管理机关的党、政、工、团文书档案。这种档案室在全国最为普遍。

　　(2)科技档案室科技档案室是指保管科技档案和科技文件资料的专门档案机构。在工厂、设计院、科学技术研究院等单位一般都设有科技档案室。

　　(3)音像档案室这是保存影片、照片、录音等特殊载体档案的档案室。电影公司、制片厂、新闻摄影部门、广播事业部门等单位一般都设有音像档案室。

　　(4)人事档案室由于人事档案自身的特殊性,它一般与其他各类档案分开管理,有必要设置专门的人事档案室进行保管。人事档案室通常依附于机关内人事管理部门或组织部门。

　　(5)综合档案室这是统一管理本单位全部档案的综合性机构。它统一管理本机关形成的各种普通档案、专门档案和特殊载体的档案,在资源配置和信息综合开发利用方面具有突出的优势。

　　(6)联合档案室同一地区,特别是同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构,负责保存和管理这些单位的档案,这种机构通常称为联合档案室。

　　(7)企业档案信息中心也称信息中心。它是一些大型企业在原有的图书、档案和情报机构基础上建立的,集档案、图书、情报于一体的信息管理机构。企业信息中心的设立有助于企业适应信息网络环境下信息集成管理的需要,实现信息资源的联合开发和共享。

　　二、文件中心和档案寄存中心

　　(一)文件中心

　　文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构,它是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构。

　　文件中心最早诞生于第二次世界大战时期的美国。其产生的主要原因在于文件数量激增与文件形成单位难以承担保管任务之间的矛盾。

　　二战期间,美国军事部门产生了大量的文件,这些文件办理完毕以后,积存在机关办公室给现行机关造成了空间的压力和管理的负担,为了妥善保管这些尚未到移交档案馆年限和未到销毁年限的半现行文件,美国海军部率先创立了一种新型的文件管理机构——文件中心,将已经过了现行期、使用次数不多但又未到移交档案馆年限的文件集中存放在造价较低的专门库房里。二战以后,许多国家纷纷仿效美国的做法,设立了文件中心或类似的档案管理机构,如中间档案馆(加拿大)和过渡性档案馆(英国)等。

　　1988年甘肃省永靖县成立了我国第一个文件中心,并在不断摸索中总结出一整套文件中心运作和管理的方法。2000年通过的《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出：“研究建立基层文件中心的实施方案,在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作。”

　　据此,我国加强了建立文件中心的试点工作,出现了不少成功的案例,如青岛市崂山区文件中心、深圳市文件中心等。2002年4月26日经深圳市第三届人民代表大会常务委员会第十五次会议通过的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第2章第8条规定“市、区政府设立的文件中心,是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件的机构。

　　其主要职责：接收同级机关、事业单位处理完毕的文件;对接收的文件进行整理、鉴定和保管;向市或者区档案馆移交需长久保存的档案;向国家机关、社会组织及个人提供利用文件”。2002年10月,深圳市档案局文件管理中心正式成立,统一管理市民中心各单位移交的文件,各单位不再单独设立专门的档案管理机构。此外,北京市西城、宣武、海淀、石景山等区也相继建立了机关文档中心,实现了现行文件和档案的集中管理。

　　文件中心主要有政府文件中心和商业性文件中心两类。政府文件中心是由县级以上人民政府建立的,为政府机关单位和社会提供服务的非营利性的文件与档案管理机构。商业性文件中心,是由有关机构或个人创办的一种营利性的档案管理机构,主要面向工商企业或个人从事文件存储、文件管理和文件服务业务。它不属于国家档案管理系统之列,但应执行国家有关的档案管理法规和标准。

　　(二)档案寄存中心

　　档案寄存中心是由国家综合档案馆或其他独立法人设立的,为各类企业、社会团体以及个人提供档案有偿寄存服务的机构。它主要是为不属档案馆接收范围的或不具备档案安全保管条件的各类企业、破产单位、社会团体、公民个人等,提供文件与档案的寄存服务。档案在寄存中心保管期间,所有权形式不变,档案馆一般只提供安全保管服务。1998年10月,深圳市档案馆设立了全国首家档案寄存中心。

　　三、档案馆

　　根据我国《档案法》和《档案法实施办法》中对档案馆的分类,我国档案馆可分为国家档案馆、专业档案馆、部门档案馆、大型企事业单位档案馆四大类。据统计,我国目前已经建成各级各类档案馆3816个,馆藏档案近两亿卷(件)。其中,国家综合档案馆3046个,国家专门档案馆225个,部门档案馆142个,企业档案馆304个,文化事业单位档案馆40个,科技事业单位档案馆59个。档案馆总建筑面积4659866平方米,其中库房面积2574437平方米。

　　(一)国家档案馆

　　各级国家档案馆,是归口中央或地方各级档案行政管理部门(或与有关部门)直接管理的科学文化事业机构。包括综合档案馆和历史档案馆。

　　综合档案馆主要是按行政区划设置的,收集和管理所辖行政区域内各种门类档案的档案馆。综合档案馆一般隶属于各级党和政府,收集和保管党和国家在各方面管理活动中形成的档案,是我国国家档案馆和档案事业的主体。我国的历史档案馆主要有中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。

　　根据我国《档案法》及有关文件的规定,我国档案馆是党和国家的科学文化事业机构,是永久保存档案的基地,是科学研究和各方面利用档案史料的中心。

　　根据我国《档案馆工作通则》的规定,档案馆的基本任务是：在维护党和国家历史真实面貌的前提下,集中统一地管理党和国家的档案及有关资料,维护档案的完整与安全,积极提供利用,为社会主义现代化建设服务。具体包括：接收与征集档案,科学地管理档案,积极地开展档案的利用工作,编辑出版档案史料。

　　(二)专业档案馆

　　专业档案馆是专业系统档案馆和馆藏特殊载体档案馆的总称。如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、中国电影资料馆、中国现代文学馆,以及城市基本建设档案馆(简称城建档案馆)等。

　　(三)部门档案馆

　　部门档案馆是国家有关部门专门建立的档案馆。如外交部、安全部档案馆,它们永久保管本部门及所属机构形成的全部档案,不需要向国家档案馆移交。中央国家司法部门如最高人民法院、最高人民检察院、公安部等,由于所形成的档案数量大,工作查考的周期长,也需要建立档案馆,保管本部门及其所属单位形成的档案。但其中需要永久保存的档案,在本部门档案馆保存50年后要向中央档案馆移交。

　　某些中央专业主管机关形成的专业性档案的数量大,技术性和专业性强,因此建立了部门专业档案馆,如国家海洋局海洋档案馆、国家气象局气象档案馆、邮电部档案馆、核工业部档案馆、化工部档案馆等。

　　(四)大型企事业单位档案馆

　　大型企事业单位和高等院校往往都建立了自己的档案馆,这些档案馆是终极性的,负责永久保管本企事业单位所形成的档案。我国企业档案馆是20世纪80年代后期出现的一种档案馆类型。目前,我国已经建立了304个企业档案馆。

　　随着我国社会主义市场经济的发展,以及政府职能的转型,还出现了一些新的档案机构,如档案事务所,它主要提供档案用品及物资的经营服务和档案业务服务,实行商业化运营。此外,自2002年深圳市档案馆率先在全国正式设立“文档服务中心”以来,全国各地县级以上综合性档案馆纷纷响应,在档案馆内设置“现行文件利用中心”,并且产生了广泛的社会影响。

　　档案馆“现行文件利用中心”是适应我国政府信息公开和政治文明建设的需要而设立的一种新型的文件管理机构,主要为社会公众提供非涉密的政策、法规及各类现行、半现行文件的查询阅览服务,它对于推动政府信息公开活动的深入开展,扩展档案馆的社会服务功能具有重要作用。2007年4月5日颁布的《政府信息公开条例》第16条规定,“各级人民政府应当在国家档案馆设置政府信息查阅场所,并配备相应的设施、设备,为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利”,确认了档案馆“现行文件利用中心”的法律地位。