电子会计档案管理

　　电子会计档案管理是电子会计档案管理的重要环节，与纸质会计资料相比，电子会计资料的整理既有相同之处，也有其独特之处，整理电子会计资料应遵循以下原则。

　　电子会计档案管理

　　01、整理原则

　　一、保持会计资料的有机联系

　　会计资料的有机联系，包括编号联系和业务联系。因此，整理会计资料时，连续编号的会计资料应依次排列，相同类别、同一会计期间的会计资料也要保持在同一类别；同一业务不同载体的会计资料要通过登记编号进行关联，使之能互相参考。

　　二、方便管理

　　整理电子会计资料时，应考虑到管理的需要。如输出电子会计账本时，尽管不受页数的限制，但如果单个电子会计账簿文件太大，读取速度较慢，将给管理带来困难。

　　三、方便利用

　　方便利用，就是会计资料归档整理时应尽可能完整地著录元数据，以方便检索。

　　四、体现电子化的特点

　　如在凭证成册时，可不受页数的限制，将更长会计期间的凭证输出至同一版式文件中。

　　02、凭证的整理

　　一、组件

　　在传统非电子化状态下，一件会计凭证的组成有以下几种情况：

　　第一种：仅有记账凭证；

　　第二种：记账凭证、内部形成的原始凭证；

　　第三种：记账凭证、内部形成的报销凭证、外部原始凭证、其他凭证。

　　实现会计凭证电子化后，一件会计凭证的组成有以下几种情况：

　　第一种：仅有电子记账凭证；

　　第二种：电子记账凭证、内部形成的电子原始凭证（如报销单、领料单）；

　　第三种：内部形成的纸质原始凭证；

　　第四种：电子记账凭证、内部形成的电子报销凭证、从外部接收的其他电子凭证；

　　第五种：从外部接收的纸质原始凭证。

　　上述五种情况应单独成件。

　　成件后，应对件内文档进行排序，排序方法为：

　　第一种：自然排序；

　　第二种：先电子记账凭证，后内部形成的电子原始凭证；

　　第三种：按编号从小到大排序；

　　第四种：先电子记账凭证，然后内部形成的电子报销凭证，再就是外部接收的其他电子凭证；

　　第五种：按幅面大小，从小到大排序。

　　二、分类、排序及编号

　　与传统纸质状态下的凭证分类方法不同，在既有电子凭证又有纸质凭证状态下，会计凭证的分类需要考虑载体形式。以纸质会计凭证的“会计文件形式—会计年度—保管期限”为例，电子化管理后，考虑到还有部分纸质凭证，分类排列方法应为“会计文件形式—会计年度—保管期限—载体形式”，例如：

　　会计凭证

　　2021年会计凭证

　　30年会计凭证

　　（先排电子会计凭证）

　　第1册

　　第2册

　　第3册

　　第4册

　　第N册

　　（再排纸质会计凭证）

　　第N+1册

　　第N+2册

　　第N+3册

　　第N+4册

　　第N+N册

　　……

　　（编号方法与纸质凭证相同。）

　　2022年会计凭证

　　30年会计凭证

　　（先排电子会计凭证）

　　第1册

　　第2册

　　第3册

　　第4册

　　第N册

　　（再排纸质会计凭证）

　　第N+1册

　　第N+2册

　　第N+3册

　　第N+4册

　　第N+N册

　　……

　　（编号方法与纸质凭证相同。）

　　三、元数据捕获及编目

　　整理会计资料时，一项重要的工作内容是元数据捕获。在电子会计资料管理中，大部分元数据会从会计业务系统中捕获，但仍有部分元数据需要在电子档案管理系统中捕获，这些元数据主要如下。

　　1.电子档案实体元数据

　　这些元数据包括档案馆名称、档案馆代码、全宗名称、立档单位名称、全宗号、目录号、年度、保管期限、室编案卷号、馆编案卷号、室编件号、馆编件号、文档序号、页号、摘要、当前位置、脱机载体编号、脱机载体存址、缩微号。

　　2.可能要在归档时捕获的元数据

　　这些元数据包括主题词、关键词、人名、机构或问题、类别号、分类号，知识产权说明、授权对象、授权行为、控制标识。

　　3.可在业务系统捕获，但在电子档案管理系统也应捕获的元数据

　　这些元数据有：机构和人员元数据（包括机构人员类型、机构人员名称、组织机构代码、个人职位）、业务实体元数据（包括业务状态、业务行为、行为时间、行为依据、行为描述）、实体关系元数据（包括实体标识符、关系类型、关系、关系描述）。

　　03

　　账簿、报表的整理

　　一、账簿的整理

　　与凭证整理相比，账簿的整理相对比较简单。纸质账簿以本、册为单位进行整理，不存在组件。而电子账簿的整理也不需要组件，因为不存在不同载体的账簿，全部为电子载体。

　　这里主要叙述账簿的分类、排列。其他工作环节与凭证工作基本相同。由于账簿保管期限已改为30年，分类排列方法不宜再采用“会计文件形式—会计年度—保管期限”，而是直接采用“会计文件形式—会计年度—账簿类型”，以此为例，整理方法如下：

　　会计账簿

　　2021年

　　1.银行存款账

　　2.现金出纳账

　　3.总账

　　4.明细分类账

　　5.固定资产卡片

　　6.辅助账簿

　　2022年

　　1.银行存款账

　　2.现金出纳账

　　3.总账

　　4.明细分类账

　　5.固定资产卡片

　　6.辅助账簿

　　账簿类型，可根据账簿数据量的多少来细分，如果某一类型账簿数据较多，则可按月、季、半年等会计期间进行细分，例如：

　　会计账簿

　　2021年

　　1.银行存款账

　　一季度银行存款账

　　二季度银行存款账

　　三季度银行存款账

　　四季度银行存款账

　　2.现金出纳账

　　1月份现金出纳账

　　2月份现金出纳账

　　3月份现金出纳账

　　……

　　12月份现金出纳账

　　3.总账

　　4.明细分类账

　　5.固定资产卡片

　　6.辅助账簿

　　2022年

　　1.银行存款账

　　2.现金出纳账

　　3.总账

　　4.明细分类账

　　5.固定资产卡片

　　6.辅助账簿

　　二、报表的整理

　　报表（报告）有纸质和电子载体两种，因此，整理方法与凭证相似。

　　（一）组件

　　报表也需要组件，一般是一个会计期间、一类报表为一件，如某年资产负债表、某年预算报表各为一件。不同载体的同一年度同一类报表应分别组件。

　　（二）分类排列

　　以比较通用的“会计文件形式—会计年度—保管期限”分类排列法举例如下：

　　财务报表

　　2021年

　　永久

　　年度财务报表（预算）

　　年度财务报表（决算）

　　10年

　　月财务报表

　　季度财务报表

　　半年财务报表

　　2022年

　　永久

　　年度财务报表（预算）

　　年度财务报表（决算）

　　10年

　　月财务报表

　　季度财务报表

　　半年财务报表