银行档案整理

　　银行档案整理，应该按日装订，装订后封皮，然后把卷，册，凭证张数，凭证日期等相应的凭证要素，填写到封皮和封盒上，定期入库，如定期月底后5天内，把上月装订好的凭证交于库房保存。调阅凭证，需要填写凭证调阅清单，清单要写明所需调阅凭证的详细信息和调阅理由，由主管领导签字后交于库房，进行凭证调阅工作。

　　银行档案整理

　　第一条为了进一步规范信贷业务档案整理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据《中国农业银行档案整理办法》、《中国农业银行信贷整理基本制度》、《中国农业银行信贷业务基本规程》、《中国农业银行关于进一步加强贷后整理的若干规定》以及相关信贷综合制度和单项业务整理办法等规定，特制定本办法。

　　第二条本办法所称信贷业务档案是指农业银行提供、整理、收回各类信用全过程的真实记录资料，包括客户和担保人基础资料、贷后整理资料、法律文件和信贷运作资料的纸质和电子档案。

　　第三条信贷业务档案整理要遵循以下原则：一是集中统一整理原则；二是及时完整、真实有效原则；三是方便实用原则；四是保密性原则；五是规范整理原则。做到原始资料账册化，资料内容标准化，档案移交制度化，档案整理电子化。

　　第四条下级行的信贷业务档案整理工作，在业务上接受上级行信贷整理部门、档案整理部门的整理、指导和监督。

　　第二章信贷业务档案整理职责

　　第五条信贷业务整理行和经营行应以客户为单位建立信贷业务档案，落实专门部门和人员统一整理，及时将档案信息录入信贷整理系统并在规定时间内将纸质、电子档案移交信贷业务档案库归档。

　　第六条信贷业务档案库的设立及整理员职责。

　　（一）信贷业务经营行应在信贷整理部门或档案整理部门设立信贷业务档案库，配备档案整理员，集中统一整理信贷业务档案。具有非低风险信贷业务审批权的分理处视同经营行。

　　（二）信贷业务整理行应在档案整理部门设立信贷业务档案库，配备档案整理员，集中统一整理本级行内部运作形成的信贷资料档案（以下统称本级行信贷运作档案），包括本级行信贷决策所依据的有关资料、本级行信贷决策产生的有关资料、向上级行的报备报批材料及上级行批复。

　　承担经营职能的整理行参照经营行模式整理全部信贷业务档案。

　　（三）信贷业务档案库整理员职责。信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交整理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案整理要求规范整理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础整理工作。信贷业务档案库整理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案整理工作进行指导和监督。

　　第七条信贷部门职责。信贷业务档案形成后、移交档案库前，信贷部门负责收集整理信贷业务档案。信贷部门要按照谁经办、谁负责的要求，认真履行信贷业务档案整理职责，对所整理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性和完整性负责。

　　（一）经营行客户部门职责。

　　客户部门负责收集整理客户和担保人基础资料、贷后整理资料、法律文件等信贷业务档案。客户经理负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后10个工作日内交信贷业务档案库整理员统一归档整理，不得长期留存信贷资料原件。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门现金库整理，纳入表外科目核算。

　　不良贷款按规定移交给风险资产经营整理部门或其他专业不良贷款经营整理部门后，由该部门履行客户部门档案整理职责。

　　没有非低风险信贷业务审批权、履行客户部门职责的支行或分理处视同客户部门，整理信贷业务档案。客观上不具备向上级行移交信贷业务档案条件的，经一级分行信贷整理部门和办公室批准，可设立临时信贷业务档案库，落实专人统一整理信贷业务档案，年后40个工作日内将已结清或核销的信贷业务档案资料移交上级行。

　　经营行直接审批的信贷业务，可将客户和担保人基础资料原件作为各环节决策资料。经营行报上级行审批的信贷业务，客户和担保人基础资料原件仍留经营行客户部门，需要上报的基础资料由经营行调查人员复印并签署“与原件核对相符”字样。

　　（二）经营行信贷整理部门职责。

　　经营行信贷整理部门负责整理本级行信贷运作档案。其业务经办人员负责收集整理本级行信贷运作档案资料，月后10个工作日内交信贷业务档案库整理员统一归档整理。

　　（三）整理行信贷部门职责。

　　整理行信贷运作档案由审查部门负责，落实部门档案整理人员统一整理。特事特办业务在总行层次的信贷运作档案年中由客户部门负责收集整理。贷审会审议信贷事项的运作档案年中由贷审会办公室负责收集整理。信贷运作档案于年后40个工作日内统一移交信贷业务档案库归档。

　　第八条信贷整理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷部门要严格执行信贷整理系统相关整理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。

　　第三章信贷业务档案内容

　　第九条信贷业务档案资料分为三类：客户、担保人基础资料及相关法律文件；本级行信贷运作档案资料；贷后整理资料及相关法律文件。

　　第十条客户、担保人基础资料及相关法律文件包括：

　　（一）客户基本资料。客户和担保人的营业执照或事业法人证书，法人授权书(为分支机构的)，法定代表人身份证明复印件；特殊行业经营许可证；企业资质等级证书；组织机构代码；验资证明；公司章程；各期财务报表、审计报告；贷款卡及查询资料；客户印鉴卡，董事会成员、法定代表人、有权签字人的签字样本等。

　　（二）业务资料。客户信贷业务申请书；法定代表人的授权书；董事会同意申请办理信贷业务的决议；项目建议书；项目可行性研究报告；项目立项批复；项目水、电、环保、消防、规划和土地等部门的有关批复文件；进口合同、销售合同或代理进口协议等。

　　（三）担保资料。担保人法定代表人的授权书；董事会同意提供担保决议；共有人同意抵（质）押书面证明；有权机关办理的抵（质）押登记，抵（质）押物清单及评估报告；抵押物他项权证、产权证明书、保险单等法律文书的复印件（原件入会计部门现金库保管）等。

　　（四）信贷业务承诺函、意向书、合作协议，主从合同、借据等。

　　（五）其他综合及单项业务整理制度规定的信贷业务资料及辅助资料。

　　第十一条本级行信贷运作档案资料包括：

　　（一）本级行信贷决策所依据的有关资料。

　　开户行负责人签署同意进行调查的客户信贷业务申请书复印件，客户及担保人基本资料、业务资料、担保资料复印件。经营行直接审批、以原件作为内部运作材料的，相关基础资料不重复保存。

　　有权审批行受理上报业务的，决策依据资料还包括申报行的请示报告（文件）、调查报告、审查报告、有权审批人签字的贷审会审议表、《主责任人名单表》等；其他综合及单项业务整理制度规定的业务资料及辅助资料。

　　（二）本级行信贷决策产生的有关资料。

　　1．评级、调查资料，包括客户基本情况调查表、信贷业务调查表；客户信用等级测评资料；信贷业务评估报告；保证人担保能力、抵（质）押物担保能力调查的相关资料；调查经办人和调查主责任人签字的信贷业务调查报告等。

　　2．审查资料，包括信贷业务审查表、信贷业务法律审查表，审查经办人和审查主责任人签字的信贷业务审查报告等；

　　3．贷审会审议、审批、报备资料，包括会议记录本、《贷审会投票表决表》、会议纪要、行长签字的审议表、批复、《主责任人名单表》等。

　　（三）向上级行的报备报批材料及上级行批复，包括信贷业务报备表及报告、上报有权审批行的请示报告（文件）、有权审批行的批复等。

　　（四）不良贷款认定资料，包括申报行的请示报告、对应的《贷款风险分类认定表》、《不良贷款认定审批表》、损失类贷款的内部确认材料或外部证明材料、审查报告、贷审会审议表（没有设立贷审会的支行可以不提交贷审会审议表）；本行的审查报告、贷审会审议表、会议纪要、批复等。

　　（五）核销资料，包括呆账核销审批呈报表、申请报告、呆账形成原因及责任的审计报告、责任人处理文件；按规定须提供的有关证明材料；内部审查、审批材料等。核销申报审批材料的整理执行核销整理办法相关规定，并于年后40个工作日内统一移交信贷业务档案库归档。

　　（六）风险预警信号处理资料，包括经营行上报的《风险预警信号处理表》、审批行信贷整理部门或客户部门组织研究制定的风险化解措施方案、主管行长审批同意的批件等。

　　（七）其他综合及单项业务整理制度规定的业务资料及辅助资料。

　　第十二条贷后整理资料及相关法律文件包括：

　　（一）经营主责任人、管户主责任人、风险监控主责任人名单，重点整理客户的客户经理组名单，贷后整理方案及贷款台账。

　　（二）贷后检查材料：按规定填制的《贷后整理台账》、《信贷业务发生后首次跟踪检查表》及限制性条款落实情况报告；日常检查形成的《信贷业务发生后定期检查表》及检查分析报告，项目法人贷款填制《项目贷款检查表》；客户、担保人的各期财务报表；《贷后整理检查表（按客户）》及所附专题报告说明等。

　　（三）按规定复测客户信用等级的资料，信贷资产风险分类资料。

　　（四）《风险预警信号处理表》及报告，化解措施方案，处理情况报告；潜在风险客户退出方案。

　　（五）信贷业务到期处理材料：向借款人发出的《贷款到期通知书》，会计部门填写的《还款凭证》；贷款展期的，有《借款展期申请书》，担保人同意担保展期的书面证明，经营行信贷业务展期决策各环节的运作材料，展期备案材料，与借款人、担保人签订的《借款展期协议》等。

　　（六）有问题信贷业务处理材料：在诉讼时效内和保证期间内取得借款人、保证人签名的《贷款逾期催收通知书》；《贷款风险分类认定表》、《不良贷款认定审批表》及相

　　关认定资料；事实风险客户退出方案，不良信贷资产清收、盘活、保全方案及组织实施情况报告；通过法律程序起诉、裁定、以资抵债、保全的有关资料等。

　　（七）信贷业务总结评价报告。

　　（八）信贷整理系统中相关电子档案资料完整性情况说明。

　　（九）其他综合及单项业务整理制度规定的业务资料及辅助资料。

　　第十三条个人信贷业务档案内容执行《关于印发〈中国农业银行个人信贷业务贷后整理实施办法（试行）〉的通知》（农银办发［2003］481号）、《关于印发〈中国农业银行个人住房贷款业务档案整理规定〉的通知》（农银办［2001］58号）及相关整理制度的要求。

　　第四章信贷业务档案整理要求

　　第十四条信贷业务档案的整理、移交和归档。

　　（一）信贷业务档案的整理及移交。信贷部门经办人员要按信贷业务档案内容的分类要求对档案资料逐笔整理、排序、组卷，编制归档目录，及时移交。信贷业务档案库整理员要及时对相关部门移交的档案资料进行收集整理，归档入库；建立目录索引，记录信贷部门移交的信贷业务档案资料，审核确认移交档案资料的规范性和完整性，并与移交人员共同在移交档案目录（一式两份，各留存一份）上签字。

　　（二）信贷业务档案的归档。档案资料归档要便于保管、查找和利用。

　　1．立卷、建档要求：档案资料要按户编号建档，专盒（或夹）保管，标明客户全称和立档时间。档内有多笔业务的，要按笔立卷，以信贷业务审批时间排列卷号。卷内资料按照信贷业务档案内容的分类要求进行排序。客户基本资料可以归集后独立组卷，作为首卷；授信、最高额抵押担保作为单笔业务立卷。

　　2．目录、标注要求：以方便检索为目的，分层次建立三级目录。一是建立档案库客户目录，检索定位到客户层次，法人客户及个人客户分开编目。二是以客户为单位建立档案目录，检索定位到单笔业务，档案目录应包括客户名称、卷号、卷名（包括审批时间、业务品种、金额、期限）等，并注明卷与卷之间的从属关系。三是建立卷内目录，检索定位到具体业务资料。

　　3．装订要求：已结清信贷业务要按卷装订成册，以运作程序及资料形成时间编制页码。

　　4．与房地产开发商、汽车经销商等合作批量办理的个人消费信贷业务、个人住房贷款业务，可以将合作协议项下客户归集建立总档，以客户名称、审批发放时间建立总档目录，以具体客户为单位建立分档，分档参照立卷、建档要求整理。其他个人客户信贷业务逐户建档。

　　5．贷款台账等难以逐户归档的信贷业务档案以及核销客户档案等重要档案另柜存档。《贷审会投票表决表》、会议纪要、会议记录本等贷审会档案，以会次装订成册，逐年建档。本级行直接经营的信贷业务，其信贷运作档案归入客户档案整理；经本级行贷审会审议、下级行经营的信贷业务，其本级行信贷运作档案作为贷审会档案附件归档。

　　第十五条信贷业务档案的借阅。

　　（一）内部人员借阅信贷业务档案。借阅本人经办业务资料的，信贷业务档案库整理员负责登记借阅人员名单、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认。因工作需要借阅他人经办业务资料的，应由借阅人出具借条，并由借阅部门负责人签字同意方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。

　　（二）外部人员借阅信贷业务档案。信贷业务档案要严格保密，原则上不对外借阅。当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明。查阅时，本行应有专人在场陪同，严禁将原件借出。

　　第十六条信贷业务档案库整理员应保持相对稳定，因工作变动离岗的，应对信贷业务档案收进、移出、销毁情况予以书面说明，待接管人员到位，办结移交手续后，方可办理调动手续。信贷业务档案资料办理移交手续，要由所在部门负责人进行监交。

　　第十七条档案库房建设及档案存放。档案库房要按照《关于印发〈中国农业银行档案整理办法（试行）〉的通知》（农银发［2000］135号）的相关要求设置。档案库应配置相应铁柜和防盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施。

　　第十八条档案保管期限。信贷业务档案保管期限分为短期保管、长期保管和永久保管。

　　短期保管的信贷业务档案保管期限为5至10年：短期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少５年；中长期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少10年。

　　长期保管的信贷业务档案保管期限为10年至15年：信贷业务到期时未结清，其后以现金或以资抵债方式收回的，短期信贷业务档案再保管期限为至少10年，中长期信贷业务档案再保管期限为至少15年。

　　永久保管的信贷业务档案：信贷业务到期未结清、至今未收回的（包括已核销的信贷业务），其信贷业务档案要永久保管。

　　第十九条信贷业务档案的销毁。对超过保管期、需要销毁的信贷业务档案由信贷业务档案库整理员提出并慎重鉴定，编制销毁清册，经办公室、信贷整理部门负责人审查，行长审批后，送专门文件销毁单位或指定造纸厂进行销毁。档案销毁须由监销人员现场监督。信贷业务档案库整理员和办公室、信贷整理部门负责人同时在留存销毁清册上签字备查。政府档案行政整理部门对档案保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法有另行规定的，应同时执行，禁止擅自销毁档案。

　　第二十条信贷整理系统电子档案信息的保管和利用，执行信贷整理系统相关整理规定。

　　第二十一条各级行要加强信贷业务档案整理工作的检查。对未按规定要求设立信贷业务档案库集中统一整理信贷业务档案或未按规定履行档案整理职责形成风险的，按照《中国农业银行员工违反规章制度处理暂行办法》及《中国农业银行关于进一步加强贷后整理的若干规定》等制度规定追究相关责任人责任。信贷业务档案整理工作成绩突出的，给予表扬和奖励。

　　第五章附则

　　第二十二条本办法实施前已办理信贷业务的档案原则上要按本办法进行补充、整理、完善和归档；新发生信贷业务档案必须严格按照本办法进行整理。

　　第二十三条各一级分行可结合实际情况制定信贷业务档案整理实施细则，并报总行备案。境外分行及公司在参照本办法基础上结合当地监管机构有关要求制定实施细则，报总行备案。

　　第二十四条本办法由总行制定、解释和修订。

　　第二十五条本办法自发布之日起执行，《关于印发〈中国农业银行贷款客户档案整理办法〉的通知》（农银函［1999］1059号）同时废止。

　　中国民生银行个人信贷业务档案整理办法

　　第一章总则

　　第一条为了进一步规范个人信贷业务档案的整理,确保档案的完整性与安全性,根据我行贷后整理有关制度,特制订本办法。

　　第二条个人信贷业务档案是在记录和反映个人信贷业务经营和整理过程中形成的授信申请资料、借据、合同、我行认为需要保管的各类报表和其他相关文件资料的总称。

　　个人信贷业务档案整理是对个人信贷业务档案的整理、归档、保管、使用的过程。

　　第三条个人信贷业务档案作为我行主张债权的基本依据，原则上实行集中整理的操作模式。各分行应根据整理的需要配备必要的档案保管设施及专职档案整理人员，负责档案整理工作的组织和实施，做到安全保管、科学整理、高效使用。

　　第四条档案整理人员的具体职责包括:档案的接收、整理、保管、使用、移交、销毁。

　　第五条个人信贷业务档案涉及国家、银行和借款人秘密的，档案整理员、调阅人员及其他相关人员均须严格执行有关保密制度。

　　第二章档案的分类

　　第六条个人信贷业务档案分为个人贷款档案、授信项目档案、综合类档案三大类。

　　第七条个人贷款档案包括：

　　（一）个人资料：借款人（共有人）和保证人身份证明（身份证、外籍护照、军官证等）复印件、户籍证明复印件、收入证明、纳税证明资料、婚姻状况证明复印件、首付款证明、买卖合同、个人征信报告等；

　　（二）我行授信审批资料：借款申请书、授信调查、审查报告、信用等级评定表、授信审批书等；

　　（三）法律文书：个人借款类合同、担保类合同、借据、声明、公证书等；

　　（四）授信后整理资料：放款通知书、授信要素变更材料、权证类档案的复印件、抵（质）押物入库单、内部业务联系单、逾期贷款催收通知单回执、贷款诉讼案件的判决书、裁定书等。

　　第八条授信项目档案包括：

　　（一）法人资料：《企业法人营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证书》、企业章程、企业变更登记有关文件、贷款卡（证）证明资料、企业法人注册资本验资报告等复印件；董事会决议、授权委托书、企业的财务报表、房地产开发（建筑安装）企业以及中介机构的资质等级证书复印件、企业负责人资料等；

　　（二）授信项目资料：《建设用地规划许可证》、《国有土地使用权证》、《建设工程规划许可证》、《建设工程施工许可证》、《商品房预（销）售许可证》、地价款交缴证明等复印件；

　　（三）授信整理资料：与授信项目有关的调查报告、评估报告、担保合作协议等。

　　第九条综合类档案包括：

　　（一）报表档案：银行内部有关个人信贷业务的各类报表、贷款五级分类资料等；

　　（二）业务合作档案：与评估公司、法律见证机构、律师事务所等中介机构的合作档案（包括与中介机构业务往来的有关交接单据和回执、签订的各种协议）等。

　　第三章档案的整理

　　第十条档案接收

　　贷款发放后，放款监督岗人员应及时将个人贷款档案资料移交给档案整理岗人员，并做好移交记录（见附件1）；档案整理岗须分别立卷、编制“案卷封面”（见附件2）和“卷内文件目录”（见附件3）。

　　授信项目审批通过并在系统中录入后，由项目评审人员将授信项目资料移交给档案整理岗人员，并做好移交记录；档案整理岗须分别立卷、编制“案卷封面”和“卷内文件目录”。

　　综合类档案由相关经办人员将办理完毕后的资料及时移交给档案整理岗，档案整理岗人员根据综合类档案的具体类型分别立卷并编制档案封面和目录。

　　第十一条档案装订

　　档案整理岗将立卷后的档案按文件目录顺序装订，卷内资料应在有效张页上编写页号，正面编写在右上角，反面编写在左上角。

　　第十二条档案排序

　　装订后的档案可按经办机构、发放时间、贷款品种、授信项目等要素归类排列与编目，同时编制“案卷目录”（见附件4）。

　　第四章档案的保管

　　第十三条个人贷款档案区分贷款结清户和贷款未结清户进行分类保管。

　　第十四条档案整理人员要定期检查各类档案的保管情况，如发现信贷业务档案违规使用、损毁、丢失等情况，应立即向上级领导汇报，并及时采取处理措施。由于机构变动或人员调整，需要进行信贷业务档案交接的，接收人应对交接的文件和资料按资料清单进行核对，并在资料清单上签章确认。

　　第十五条档案插卷

　　贷款存续期间产生需要归档的业务资料应当及时插卷保管，如贷款要素变更的申请表、逾期后的催收文书等。

　　第十六条当借款人贷款结清后，档案整理员应将最后一期还款凭证插卷，同时在该借款人的档案上加盖“结清”字样，另类归档。

　　第五章档案的使用

　　第十七条档案调阅

　　档案整理岗要建立健全个人信贷业务档案借阅登记制度，贷款档案原则上不得外借，只能查阅。调阅信贷业务档案应填写“档案调阅登记簿”（见附件5）并经有权人签字同意。金融监管、税务、公检法等部门需调阅信贷业务档案时，必须持有调阅公函，并须有专人陪同调阅。调阅人所需资料交由档案整理人员复印，不得取走原件。调阅人归还档案时，档案整理人员应核对无误，并要求调阅人在调阅登记簿上签字。

　　第十八条档案借出

　　需提取贷款档案原件使用的，应由借出人填写“个人信贷业务档案借出审批表”（见附件6），经有权人签字同意后，由档案整理岗将贷款档案移交借出人。借出人使用完毕后应及时退还档案，并与档案整理岗做好交接工作。

　　第十九条档案移交

　　贷款核销后需移交贷款档案的，档案整理岗应与档案接收人员办好移交手续，并另册登记。

　　第二十条档案销毁

　　个人贷款档案的保存期限为自贷款结清（额度类贷款须额度终止且额度下贷款结清）之日起五年，授信项目档案的保存期限为该项目下所有贷款结清之日起十年，综合类档案和销毁清册为永久保存。保管期满的档案由档案整理岗提出销毁意见，编制“个人信贷业务档案销毁清册”（见附件7），经分行主管行长同意后，协调相关部门完成销毁工作。