档案数字化整理方案

　　在我国的医院行业单位中，人事干部档案管理是一项极端重要性和特殊性的工作。

　　医院干部档案是干部学习进修、医疗工作和生活历程变化的重要现实凭证，它在公立医院管理和发展中起着关键性的作用。干部档案中的“三龄两历一身份”，即年龄、工龄、党龄和学历、工作经历以及干部身份等往往容易成为档案“整容”的对象，尤其是年龄、学历等“硬杠杠”，因为在干部提拔任用过程中作用较大，并且进行核查的成本比较高，所以成为档案造假的“重灾区”。2018年11月20，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》（以下简称“档案数字化整理方案条例”）。

　　《条例》第三十六条规定：干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。即重点审核干部的“三龄两历一身份”和家庭情况等信息。干部档案审核工作不仅能够查漏补缺、补齐干部档案资料，还能更好的发现人才、使用人才，进而推动整个医院的发展。

　　同时，在计算机管理越来越普及的今天，很多单位仍然靠传统的手工方式管理档案，每年都要花费大量的人力物力集中整理档案，填写档案目录和各类台帐，效率低下。在2017年，国家颁布了《中华人民共和国国家标准：干部人事档案数字化技术规范GB/T33870-2017》，明确对干部人事档案数字化提出了具体要求，同时规定干部档案软件必须符合通用的数据接口标准。基于此标准的正式发布，为各级组织部间的干部电子档案接收提供了统一标准与技术保障。

　　一、档案数字化整理方案

　　基于国家目前对干部档案审核与管理方面的规定与要求，仁智提出了干部档案审核与数字化管理解决方案，实现从档案的“三龄两历一身份”审核到数字化管理的全闭环流程支撑，全面提升医院的干部档案管理水平。

　　二、业务流程优化说明

　　医院干部档案管理的常规流程如下：

　　采用仁智干部档案审核与数字化管理解决方案后，可最大限度的避免对实体纸质档案的借出与归还操作，减少对纸质档案的损耗；利用信息化与网络化的便捷性，减少对档案室的占用，同时为档案借阅人提供方便快捷的查阅方式。

　　三、方案特点介绍

　　干部档案审核与数字化解决方案的目标是满足中组部关于进一步从严管理干部档案，大力推进干部档案数字化的要求，具体内容如下：

　　No.1

　　“三龄两历一身份”审核服务

　　依据最新的《干部任免审批表》和《干部履历表》，作为现在工作中使用的干部相关信息，再到涉及该信息的材料中反查核对，比照最新的《干部任免审批表》和《干部履历表》的信息是否与材料的记载一致，不一致要做好记录并作核实处理，差缺的材料要进行补充。

　　No.2

　　档案数字化加工服务

　　对审核完成的干部档案进行数字化加工，建立档案图像数据；对档案的案卷目录和文件目录进行著录和校对，建立对应图像数据的案卷级和文件级目录数据库，并与档案图像数据建立对应的关系。

　　No.3

　　档案管理系统建设

　　主要实现对电子档案的原件上载、浏览下载、查阅借阅管理、档案转递、统计与报表管理等功能。

　　通过以上三个步骤，确保纸质实体档案与电子档案的安全性、有效性，保障单位管理的顺利进行，进一步提高单位依法治理水平。

　　3.1

　　三龄两历一身份资料审核

　　根据《干部人事档案工作条例》的要求，干部审核重点为“三龄两历一身份”资料审核。内容如下：

　　仁智档案技术专家根据“三龄两历一身份”中每份人事干部材料的“认定依据”标准，对材料的“审核要点”进行确认，再按照专业的材料“审核程序”进行全面审核。任何材料后，对有问题的材料提出“问题处理建议”。医院人事档案管理人员根据问题处理建议，对材料进行修改、补充与完善。

　　3.2

　　档案数字化加工

　　由于干部人事档案的密级要求，档案的借出、扫描与归还需在档案室进行，且数字化加工过程需要有组织人事部人员全程陪同，这就导致数字化加工服务的地点与时间均受到了一定的限制，在整体进度计划确定的前提下，对数字化扫描的流畅性要求更高。

　　为了使干部人事档案数字化加工流程更加顺畅，一般采用以下解决方案：

　　01、调整传统的档案数字化加工流程，在档案接收后，增加对干部人事档案的查漏补缺检查步骤（包括对散件的整理归档操作），只有通过检查合格后的档案，才能进入下一步档案扫描工作；此部分工作可提前进行，减少数字化扫描工作开展的等待期

　　02、配置的数字化加工服务团队负责人需具有丰富的人事档案管理经验，对档案的数字化扫描有深刻认识

　　03、检查合格后的人事档案，以档案管理人员工作时间为标准，按照当天借出，当天归还的原则，确定单个工作日的数字化扫描档案数量，以此为单位进行项目实施周期计算

　　3.3、档案管理系统

　　所有的档案电子件挂接入档案管理系统后,可实现电子档案的著录､借出与打印､归还提醒、电子档案的鉴定（销毁）管理､统计分析等应用｡

　　（1）档案目录自定义

　　系统可根据不同的档案类型，自定义该类型档案的目录结构，例如干部人事档案按照中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》中规定，共分类10类：

　　用户可在系统中定义多种档案目录结构，例如工人档案、干部档案等。

　　（2）档案数据总览分析

　　同时系统提供的档案管理业务首页可以查看本单位的电子档案保有情况，借阅与未归还的情况等资料。

　　（3）档案业务首页

　　系统支持对人事档案的浏览、借阅与归还（到期后系统自动收回查看权限）、档案转递等专业操作。