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档案外包管理公司

来源: 2022-06-15

  近年来,各企业档案数量呈爆发性增长,越来越多的档案量导致企业不得不花更多的时间整理,花费较高的费用租赁档案室和聘请专业人员管理,相比之下,档案外包管理公司可以有效解决传统的档案管理人力需求大、投资成本高、储存空间不足等多方面问题,促进档案管理工作更加简单、便利、科学、严谨。

档案外包管理公司

  但是我国档案外包行业刚兴起不久,档案外包公司发展情况良莠不齐,所以为了达到较好的档案外包管理效果,企业在选择档案外包管理公司也应考虑以下几个问题:

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  一、档案管理者(委托人)政治可靠,熟悉并掌握档案整理加工业务,严格执行保密规定,具有一定档案管理工作经验和经历。

  二、存放、整理、查阅档案的库房、工作场地、查档室,应安装全方位摄像监控设施。

  三、涉及档案管理使用的计算机、打印机、复印机、平板扫描仪等均属涉密设备,不允许按非涉密设备管理、使用或处理。

  四、非涉密的U盘、移动硬盘等存储介质严禁在涉密电脑等设备上使用。

  五、档案整理数字化外包公司必须拥有企业保密乙级以上资质,方有权利参与档案整理数字化加工竞标活动。

  六、档案整理工作(含档案数字化)的从业人员,进场前需要进行政审,无犯罪记录,并签订《保密协议》后方可进入委托方档案工作场地。

  七、外包公司档案从业人员按接触文件范围、涉密程度分核心涉密人员、重要涉密人员和一般涉密人员。核心涉密人员及重要涉密人员需在省市保密局备案。外包公司有责任对员工定期进行保密培训及考试,每次培训及考试结果应有据可查。

  八、外包公司档案加工从业人员不得将手机等有摄录像功能的设备带入工作场地。

  九、档案整理工作中产生的废纸,待整体工作结束后,应由专人统一用碎纸机进行碎纸处理。

  十、人事档案整理数字化加工涉及个人信息和隐私。档案整理工作人员严格要求遵守保密制度,不得私自涂改、泄露、损毁档案中任何材料。

  十一、档案数字化加工过程中规定遇委托方带密级的文件可不扫描,委托方有特殊要求者除外。

  十二、数字化外包公司带入工作场地的所有计算机硬盘均由委托方提供。工作结束后,所有计算机硬盘拆下来交委托方保管、使用,所有数据导入单位(委托方)计算机网络服务器后,还应有备份。

  十三、如外包公司的从业人员发生档案泄密等事故,按情节轻重,给予当事人行政处罚或追究其法律责任。

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