诸暨档案数字化公司

　　诸暨档案数字化公司与诸暨市档案局（馆）再次携手，开展档案数字化加工服务。在此之前，信息发展已为诸暨市档案局（馆）完成了约190万页馆藏纸质档案的数字化。此次再度携手源自诸暨市档案局（馆）对信息发展产品、管理、技术、经验等多方面实力的肯定。

　　诸暨市档案局（馆）是诸暨市委、市政府主管全市档案工作的职能部门和文化事业机构，是全市永久保管档案的基地，各方面工作利用档案史料的中心。诸暨市档案局（馆）馆藏档案资源丰富，有户籍、婚姻、土地、房产、会计、统计、科技、教育、新闻、声像、字画、实物及知名人士等各种门类的档案。

　　为加强诸暨市档案局（馆）数字档案馆建设工作，实现档案查阅利用的高效、便捷，诸暨市档案局（馆）进一步对馆藏档案进行数字化加工。本次中标待整理的档案，即为建国后非涉密纸质档案数字化（包括条目录入）约400万页，照片档案约2万张及音视频档案——录音带、录像带等约2000件。

　　作为档案信息资源管理专家，信息发展充分吸纳上期项目的优秀经验，并严格遵循《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、《档案著录规则》、《照片档案管理规范》等要求，对诸暨市档案局（馆）的纸质档案、照片档案、音频档案等进行数字化扫描、图像处理、目录著录。同时，将数字化成果导入到档案馆综合业务管理系统中，助力诸暨市档案局（馆）构建完整有序的档案信息库，进一步提升其档案的完整性，提高其档案的查询和利用效率。

　　信息发展是档案信息化领域卓越的上市公司，档案信息化也是信息发展历史最悠久的业务。领先的行业地位、实力雄厚的专业技术能力、高效优质的服务体系让信息发展在业界积累了包含中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、福建省档案局（馆）、安徽省档案局（馆）、陕西省档案局（馆）、厦门市档案局（馆）、北京市档案局（馆）等在内的众多副省级以上档案局（馆）客户，并在业界树立了良好的企业声誉。未来，信息发展将持续秉承精益求精的“匠心”精神服务于各级档案局（馆），焕新历史档案的原貌，传承社会的文明与进步。

　　诸暨档案数字化公司全生命周期的档案管理方案

　　一、档案收集

　　诸暨档案数字化公司档案接收支持在线接收和离线接收的方式，能够保存处理过程信息。支持多种方式录入档案数据，保存接收的处理记录。

　　（档案收集功能架构）

　　数字化成果接收：

　　档案条目由管理员维护后导入，在线查看导入结果，档案条目与磁盘等存储介质中的原始文件挂接。

　　接口集成采集：

　　档案系统提供多种系统集成方式，可以提供标准的接口被其他系统调用，可以主动开发调用其他系统接口。接口采集的数据及记录统一以列表形式展示，采集记录清晰可查。

　　组织中合同、公文、项目等业务场景中会产生大量文件。档案系统中和这些业务场景机器流程关联，自动收集业务档案。

　　（多种集成方式）

　　对于一些业务场景，档案系统也可以根据业务管理规范，催收还未归档的数据及文件。

　　接收管理：

　　支持对接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性、安全性进行质量检查。

　　（接收检测）

　　档案管理员对于从各个渠道接受来的数据可以进一步分析处理，有价值的档案可以进行排序、编号、著录等基础操作。

　　二、档案管理

　　（档案管理整体架构）

　　档案整理库：

　　档案进入整理库后，可以以多维度的方式进行分类整理。

　　通过灵活定义档案门类，可以根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置，并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。

　　（档案整理库）

　　档案鉴定：

　　档案系统中的鉴定类型一般分为四种：开放鉴定、保管期限鉴定、密集鉴定、销毁鉴定等。

　　系统能够按照预先设置好的处理规则，自动提醒档案到期，档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案，批量进行处理。

　　（档案鉴定）

　　档案密级鉴定是对系统内档案整理好的档案进行密级重新分配的过程，通过严格的审核流程对档案的密级进行重新调整。

　　档案销毁：

　　到期档案可以进行销毁鉴定，需要销毁的档案进入到档案销毁清单中，待实体销毁后可以进行确认，保证相关销毁操作被记录下来。

　　当鉴定流程结束后，系统会自动将鉴定结果为无价值的档案归入待销毁库。

　　档案管理员定期执行销毁动作，销毁后的档案可以直接删除，也可以根据预设的规则进入回收站，这样的当时避免有些档案被错误处理,最大限度的保证用户档案信息资源的安全。

　　回收站的档案会在预设的时间到达后自动销毁。

　　档案库房管理：

　　为了解决纸质档案保管的问题，比如检索不便，管理记录混乱等，档案管理库助力组织实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理。

　　档库房维护支持库房、区域、密集架等设置，可以定义库房等面积、位置、管理人员信息。

　　档案管理库将库房内部支持分隔成多个区域，每个可以设置多个不同等密集架，设置不同密集架的规格、容量等信息。能够打印密集架的便签，便于后期扫码上架操作。

　　（档案库房管理）

　　能够录入库房的温湿度信息，系统提供标准接口，可与外部温湿度传感器对接，自动完成温湿度采集工作。

　　为了档案库房安全，保障档案实体和信息安全，需要定期对档案库房进行检查，需要将每次检查结果录入系统统一管理。

　　因为档案库房专人管理，非工作人员允许不可随意进入，日常管理要求坚持出入登记制度，随时记录利用岗外档案工作人员出入库情况。

　　三、档案利用

　　（档案利用功能架构）

　　档案检索：

　　针对海量数据，档案管理系统提供了多种检索方式，包括全文检索、条件检索、元数据检索来定位目标文档。

　　（档案检索）

　　档案借阅：

　　员工可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件加入借阅流程，也支持在借阅期内发起续借申请，可延长借阅周期。

　　（档案借阅）

　　在线预览的档案支持水印加注，防止档案内容的外泄。允许下载的档案，也会附件生成水印。

　　对于电子档案，系统能够按照借阅期限，自动收回档案借阅权限；对于传统实体档案，系统能够自动提醒用户归还档案。

　　档案编研：

　　在编研模块中，组织内部可以建立专题，对档案库中的档案进行再利用，发掘档案深度价值

　　可以按照主题设定档案编研任务，设定相关的工作计划，填写专题名称、编研类型、参与的编研人员、主编人员、编研类型。

　　可以按照编研主题收集相关档案材料，汇集到档案，方便参与编研的人员共享资料。

　　同时支持在线编研，可以直接录入编研成果；支持编研成果上传，录入多个成果物。

　　（档案在线编研）

　　四、档案统计报表

　　数字档案管理系统，能够支持读取内部档案数据和集成系统数据，动态生成看板和报表。多维度统计图形化报表展示了系统档案管理的全貌。

　　例如，档案接收数量、接收类型统计、档案检索排名、鉴定类型统计、管理情况统计等等，图表也支持数据穿透，能够穿透到具体的数据源中。

　　（档案统计报表）

　　亮点总结

　　在数字化大背景下，积极响应国家对档案管理的政策，实现电子档案自动归档、档案全生命周期数字化管理、3秒可检索、文件防篡改、可第三方存证、快速集成各类系统，满足各类组织档案管理需求，全面优化档案管理成本，保证组织档案安全可信。