四川档案整理服务公司

　　强化档案整理工作促进档案信息服务，为进一步加强档案管理工作，有效保护档案资源，杜绝在档案管理中存在档案丢失、整理不规范、不及时等问题，四川档案整理服务公司严格落实“三合一”制度工作重点，认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》，多措并举，扎实有效的开展档案整理工作。

　　纸质文件整理流程之排列，排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。归档文件排列应遵循“时间结合事由”的原则，强调“时间”在排列中的主导作用，是符合办公自动化条件下归档文件整理的一般规律。

　　事由则是一个比较宽泛的概念，可指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。界定事由，目的是为了使密切相关的归档文件相对集中，保持有机联系，方便检索利用。在具体划分上，可根据办理时间长短、形成文件数量多少、文书处理程序异同等，本着便于整理和利用的原则灵活掌握，没有统一的规定。

　　增强培训抓能力，四川档案整理服务公司组织安排乡专职档案工作人员参加县档案馆有关档案整理的专项培训，学习档案管理专业知识和技能，并依据实质短缺的业务知识、亟需提高的工作能力，仔细讨教档案指导员，切实提升自身业务能力，提高全乡档案管理规范化、精细化水平。

　　明确分工抓进度，四川档案整理服务公司高度重视档案工作，明确分工任务，安排专人专时将一年来的文件资料整理归档，要求在整理过程中，把所有应归档文件科学合理地分类、排列、编号，齐全、完整、准确地纳入规范化管理程序，认真、高效完成精准扶贫、疫情防控、文书、婚姻、财务、最低生活保障等相关档案的整理归档工作。

　　健全制度抓长效，结合实际，进一步完善档案管理责任追查制度建设，成立健全档案资料的采集、归档、查阅等长效机制，形成档案归档制度化、档案工作规范化的工作态势，保证档案资料保存齐全、资料完好，并建立了相应的电子档案备份。

　　目前，大多数单位实行“双套制”的保管模式，对归档文件整理仍以手工整理为主，信息化管理尚处于档案辅助管理阶段。为确保归档文件利用时的查全率和查准率，在对归档文件进行组件、分类后，排序时须充分考虑归档文件的形成时间（办结时间）、事由重要程度、事由共同属性等再进行先后次序的确认。

　　对此，在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列时，

　　一般按以下三点操作：

　　1、同一事由的归档文件，按文件形成时间先后顺序，集中排列在一起；

　　2、不同事由的归档文件，按事由办结时间先后顺序排列（该排列方法比较适合实施档案信息化管理的立档单位）；

　　3、同一保管期限下的会议文件、统计报表、内部刊物等成套性文件，或系统性较强，或形式特殊，利用需要相互参照、查证，往往成套利用，宜集中排列。

　　除此之外，在实际工作中，由于种种原因，往往会有一些文件没有按规定时间移交档案部门，对于这些零散文件，应认真鉴定其形成时间，视不同情况，或排在相应类别的最后，或与相关归档文件装订为一件等。但这些都是补救措施，应尽量避免此类情况的发生。

　　什么是“档号”？

　　中华人民共和国档案行业标准《档号编制规则》(DA/T 13-1994)中对档号的定义为：档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

　　档号编制原则：

　　（1）唯一性原则

　　档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

　　（2）合理性原则

　　档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

　　（3）稳定性原则

　　档号一经确定，一般不应随意改变。

　　（4）扩充性原则

　　档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

　　（5）简单性原则

　　档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

　　档号结构分类

　　档号结构分为三种：

　　第一种结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号。

　　第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。

　　第三种结构为：类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号。

　　国家档案局在新颁布的《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）中，增加了归档文件档号结构和编制要求，标准规定：归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　　档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“•”隔开。如“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001”。、

　　档号结构和档案排列编号（参考）

　　文书档案

　　1、排列编号方法：

　　按照同一年度，同一保管期限进行排列编制件号；

　　2、档号：

　　由全宗号-年度-保管期限-机构号-件号组成；

　　声像档案

　　1、编号排列方法：

　　按照载体不同设置二级类目；照片档案在同一保管期限内、同一盒内进行排列，编制件号，件号在盒内流水，其它载体类档案按照文件类型（01-录音文件、02-录像文件、03数据文件、图片文件、04-其它）再设置二级类目，在盘号内对文件进行编号。

　　1.1照片档案档号：

　　全宗号—分类号—保管期限—盒号—件号。

　　1.2声像档案档号：

　　全宗号—分类号—二级分类号—件号。

　　审计档案

　　1、排列编号方法：

　　在一级类目下，按审计项目设置编号；

　　2、档号：

　　全宗号—分类号—项目号—案卷号—件号

　　会计档案

　　1、排列编号方法：

　　在一级类目下，按照二级类目编制目录号和案卷号；

　　2、档号：

　　全宗号—目录号（一级类目代字+二级类目代字+年度号）—案卷号；

　　二级类目为：凭证1、账簿2、报表3、其他4。

　　其中根据公司实际运作情况，可将财务档案按“类别—机构—年度”的分类方法，按不同机构进行立卷归档，分别给予目录号，只有一个机构的，可不做机构号区分。如SH1.1表示上海公司第一本会计凭证目录号，其中，第一个“1”表示会计凭证，第二个“1”表示年度号。SH2.1表示上海公司第一本会计账薄目录号，以此类推。

　　设备仪器档案

　　1、排列编号方法：

　　在一级类目下，按设备种类或型号设置；

　　2、档号：

　　全宗号—分类号（SB）—设备种类（型号）—案卷号

　　实物档案

　　1、排列编号方法：

　　按照实物载体不同设置二级类目，在同一年度内，编制件号；

　　2、档号：

　　全宗号—一级分类号（实物）—保管期限—件号