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洛阳市档案管理,档案管理基本流程

时间:2022-09-13 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  洛阳市档案管理:为进一步推动党建工作档案资料管理系统化、科学化、规范化,洛阳关林街道采取“探索、提升、规范”三步法,在原有党员档案管理基础上,提升党员档案管理规范化水平。

洛阳市档案管理

  探索构建党员档案审核机制。将日常审核作为解决党员档案中突出问题的重要抓手,明确收入党员档案的资料包括入党申请书、入党积极分子考察登记表、发展党员全程记实表、预备党员考察鉴定表、入党志愿书和思想汇报、政审材料、公示材料、转正申请书等材料,以“清单式”规范档案收集。通过查阅党员档案将问题发现在源头、处理在萌芽,对重要信息真实性存疑的,采取补证缺失材料、查阅原始凭证等方式进行调查核实,做到档案规范、资料完整。

  提升党员档案存放硬件基础。按照“一人一档、专人负责”的原则,打造标准化党员档案管理阵地,设立专用档案室,统一定制党员档案盒、档案柜、管理制度牌,做到专室保管、专柜保存、专盒存放,确保党员档案保存有场所、管理有制度、安全有保障。同时对党员档案扫描建立电子登记簿,实行无纸化保存方便后期查询。

  规范党员档案归档管理制度。安排专人负责党员档案管理工作,对每份档案信息进行梳理并按所在支部归档存放,建立党员档案转出(入)台账,确保进档有人收,出档有记录,不断规范党员档案接收转出、档案查借阅审批等程序。

  同时,做好与党员信息库的同步动态更新,切实提升党员档案日常管理规范化、制度化水平,使得街道党员档案做到有据可查,确保每一份档案的来源、变动全部清晰明确,有利于更加高效地处理党员事务。

  档案管理基本流程

  第一条管理部门

  1.公司客户服务中心为档案管理部门,设置档案专管岗位,由一人全权负责。

  2.文书结案后,原稿由档案专管人员归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存,客户服务中心以影本归档,原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。

  第二条文件点收

  文件结案移送归档时,依照如下原则点收:

  1.检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。

  2.文件如经抽存者,应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。

  3.文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回经办部门补办。

  4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

  第三条文件整理

  点收文件后,应以下列方式整理:

  1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

  2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角立即钉牢。

  3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

  第四条档案分类

  1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。

  2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

  3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。

  4.每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。

  5.档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2为经办部门代号,B1B2

  为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。

  第五条档案名称及编号

  1.档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。

  2.各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数是视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

  3.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称称其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

  4.档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审核

  慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

  第六条档号编定

  1.案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

  2.案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。

  3.档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。

  4.档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订

  则填写于右上角。

  第七条归档与档案清理

  1.归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。

  2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。

  第八条保存期限

  文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:

  1.永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。

  2.10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

  3.5年保存:(1)期满或解除合约;(2)其他经核定保存5年的文书。

  4.1年保存:结案后无长期保存必要者。

  5.规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

  第九条档卷清理

  1.管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年年度更换时,依规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必须要时向主管官署报备,并于目录表之附注栏内注明销毁日期。

  2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管理人员应将“收(发)文件登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联

  上面注明部分销毁之日期。

  第十条调卷程序

  1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具“调卷单”经其部门主管核准后向管档人员调阅。

  2.管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期后,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备稽催。

  3.于档案室当场借阅者,免填“调卷单”。

  4.档案归还时,经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即行

  归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。

  第十一条调卷管理

  1.“调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。

  2.调卷人员对于所调案件,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报名原因,请管理人员负责处理。

  3.调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应经调卷变更登记,不得私自授受。

  4.调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之案件,应经文书管理部门主管同意。

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