江西档案整理服务公司

　　江西档案整理服务公司通过合理的规范制度，实现档案工作科学管理，是提高工作质量与效率的重要手段。档案整理外包服务工作内容包括:档案整理,排序,编制案卷号,档案装订,粘贴卷脊,案卷目录著录,卷内目录著录、归档文件目录著录,打印案卷封面,案卷目录,卷内文件目录,全引目录,文号索引等。装盒排序,填写并打印盒脊,按进馆要求将缺漏项目补充完整,使之达到进馆标准。

　　江西档案整理服务公司档案鉴定销毁制度

　　为了做好档案鉴定销毁工作，更好地保护珍贵档案和重要档案，剔除失去价值的档案材料，制定本制度。

　　一、档案鉴定工作，档案的鉴定工作是对保管期限已满，无继续保存价值的案卷和对保存期限需升级或降级的案卷进行价值鉴定，重新确定保管期限或销毁。档案的鉴定工作和销毁工作同步进行。

　　二、机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定销毁。档案鉴定销毁工作在本单位档案鉴定领导小组的领导下进行，小组成员由主管档案工作领导和有关职能部门负责人及档案机构或专职档案人员三方面组成。具体工作由档案部门或专职档案人员和与形成档案内容有关的职能部门共同进行。

　　三、档案鉴定销毁工作，在每年10月进行，当年已满保管期限的档案要在本月内鉴定，销毁完毕。

　　四、鉴定时，要采取直接鉴定法，逐卷、逐件地审查文件，准确地进行分析，判定其价值。对保管期限需要调整的案卷或文件应及时调整，对保管期限已满或无继续保存价值的案卷或文件予以剔除，剔除后应在案卷目录或卷内备考表中加以说明。

　　五、编制档案销毁清册一式二份，编制销毁档案内容的分析报告一式二份。报主管领导审查、批准，对已批准销毁的档案，要继续保存一段时间，经验证确无利用价值，方可销毁。

　　六、销毁档案应指定专人负责，销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后，由销毁人和监销人共同到指定地点进行销毁。销毁人和监销人在销毁报告上签字，随同销毁清册一起归档永久保存。

　　七、档案销毁后，应及时调整现存各类档案排架顺序，进行数量统计并在相应的检索工具中注明，以保证利用工作的正常进行。

　　档案归档制度

　　一、凡是本村党务、村务及各项经济活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料均应归档。

　　二、归档时间

　　各类文件材料应于形成的次年三月底前按要求交给档案室，会计档案可在档案人员指导下立卷。立卷后在财务主管部门存放一年后再移交档案室保存，对于科研工程项目材料应在项目完成或告一段落以后及时归档。

　　三、归档要求

　　1、归档文件应“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则进行整理。

　　2、归档文件以件为整理单位。一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。

　　3、归档文件应齐全完整。从整体上，各部门要将本部门应归档文件收集齐全；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。

　　4、整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。

　　5、分类。采用保管期限——年度——机构分类方法。

　　6、排列。

　　（1）一份文件中，正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，原件在后。

　　（2）在一个保管期限一个年度中的若干份文件结合时间、重要程度排列。

　　7、装订。归档文件按件装订，永久和长期保管的要去掉金属物，用符合要求的装订材料装订，不得压字。

　　8、编号。

　　归档文件要逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，如果上端无位置，也可在文件首页前另附白纸，填写文件题名后加盖归档章，归档章尽量不要压住字迹。

　　9、编目。

　　归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　10、装盒。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。备考表置于盒内文件之后，说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。档案盒封面应标明全宗名称，如“天津市档案局”。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、室编盒号、馆编件号、馆编盒号。用号码章在相应栏内从左至右打号，室编件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。其中“馆编件号”与“馆编盒号”不填。永久用红色章，30年、10年用蓝色章。

　　四、归档手续

　　归档的案卷，必须编制案卷目录，清点核对，做好档案的流水登记和分类登记，各部门移交档案时双方要履行签字移交手续。

　　档案库房管理制度

　　一、本村全部档案必须实行集中统一管理。

　　二、档案库房(柜、架)要专用，做到库房和阅览分开。

　　三、档案箱柜排放整齐，编号规范，指引卡标识清楚。

　　四、档案库房要符合“入防”要求，保证档案的安全。

　　五、档案库房内要保持整洁，不得存放与档案无关的物品。

　　六、库房内严禁烟火，档案人员能熟练操作灭火器。

　　七、库房照明应选用白炽灯，有防光设施，尽量减少紫外线对档案的侵害。

　　八、库房相对湿度应保持在45-60%，温度保持在摄氏14-24度，保持库房通风。

　　九、档案人员应经常对室藏档案进行检查，发现问题及时处理。

　　档案利用借阅制度

　　一、本村档案主要提供本村领导村民及上级机关、领导使用，对外提供利用时，借阅人需持单位介绍信或本人身份证，经村主管领导批准后，方能借阅。

　　二、凡是借用、借阅档案的人员，都要发行登记手续，查阅会议记录及重要档案需经主管领导批准。

　　三、查阅档案均在档案阅览室或办公室内进行，一般不准带出。确因工作借出时，要经主管领导批准，办理借阅手续方能借出，时间不超过两天，借用完毕按时归还，不得转借他人。

　　四、借阅人员要爱护档案，不准在档案上涂抹勾画，更不能拆散更改档案，查阅档案时不得翻阅卷内其他文件，不得擅自摘抄复制，确因工作需要摘抄复制时，需经管理人员批准。

　　五、档案人员要做好接待服务工作，并做好利用效果反馈记录。

　　档案安全保密制度

　　一、档案人员要认真学习、宣传贯彻，落实《档案法》、《保密法》，严格遵守保密守则。

　　二、非档案人员严禁进入档案库房。

　　三、档案管理人员要严格履行借阅、复印档案的审批手续，档案借阅送还后要进行检查，及时注销并做好查阅档案情况记录。

　　四、档案人员未经许可不得擅自摘录保密档案内容，严禁将保密档案借给他人。

　　五、定期清查档案，发现档案失泄密量，应立即向领导报告，并及时采取补救措施。

　　六、坚持鉴定制度，对保密期限届满的档案应及时解密；保密期限需要延长的，由原确定密级和保密期限的部门或上级机关决定延长期限。

　　七、档案人员离开档案室时要关好门窗，切断电源，发现隐患及时采取措施。

　　八、档案室内严禁吸烟

　　档案工作人员岗位责任制

　　一、积极贯彻执行各级档案行政管理部门和上级机关关于档案工作的方针、政策和法规性文件，努力学习专业知识，不断提高政治与业务素质，结合本村实际做好档案工作。

　　二、集中统一管理本村各项活动中形成的全部档案，负责本村各种门类、各种载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作。

　　三、积极做好本村档案信息开发利用工作，编制案卷目录，全引目录，编写本村《组织沿革》、《大事记》或村史，建有档案查阅和利用效果记录。

　　四、积极提供档案，为本村各项工作服务，档案人员要熟悉室藏及时准确地提供档案，并做好本村及下属单位档案工作的指导。

　　五、坚持保密制度，杜绝遗失、泄密现象发生，确保档案的完整与安全。

　　六、积极参加档案业务知识培训，不断提高业务水平和工作能力。

　　七、随时完成上级档案行政管理部门和本村领导交办的其他事宜。

　　档案统计制度

　　一、案统计工作，要依照上级档案部门统计制度要求，对档案的立卷、收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁、利用、库房、设备以及档案专兼职人员等情况进行统计，并按规定时间及时、准确的向上级主管部门和档案业务指导部门报送统计情况。

　　二、档案统计工作，是档案工作的重要内容，是档案工作成果的体现。必须认真负责，实事求是，不准虚报、伪造。

　　三、档案统计工作的内容

　　1、档案的立卷、收进、移出、销毁、实存数量等的统计；

　　2、档案的收集、整理、鉴定、保管、利用的数量及效果的统计；

　　3、档案室的机构、人员、库房设备等情况的统计；

　　4、档案建设与管理所需经费及使用情况的统计。

　　四、档案统计工作的要求

　　1、综合档案室要把档案统计工作纳入档案工作的日程，认真做好，做到“家底”清楚，“帐目”与实物相符，准确，真实可靠的反映档案工作情况。

　　2、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，不得有任何随意性。库房面积为平方米；案卷数为他(册)数；长度为案卷竖放后的延长米；金额按元计算；组合柜架按套；利用人次和利用卷(件)次要分别统计；查全率和查准率是利用者所查阅档案数与提供档案数的百分比。

　　3、平时要注意搞好统计资料的积累、整理和归档，统计数据未经允许不得擅自对外提供。

　　公司档案管理规定

　　为规范公司档案管理，增强档案的实用性和有效性，理顺各类文书、资料的收集、整理、保管等工作程序，特制定本规定。

　　一、立卷归档范围

　　1、上级机关颁发的法律命令、指示、决定、决议、通知、信息、专项会议纪要及各类政策法规；

　　2、公司向上级机关的请示、报告、工作计划及对下级部门的批复；

　　3、公司重大事宜会议记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、职务任免、奖惩及公司的各项制度、规定）；

　　4、公司内部及与有关单位往来的文件、协议及各类合同文书；

　　5、公司制订的工作计划、统计报表、财务、工程预决算及工作总结；

　　6、公司主持召开的各种专业会议所形成的领导讲话、文件资料和会议纪要；公司参加外单位或上级机关召开的会议所带回需贯彻执行的文件材料；

　　7、公司技术改造、科研攻关申报项目的技术资料、土建工程和自制设备的技术资料与图纸；

　　8、其它直接记述和反映公司及部门经营管理与职能活动的，具有现实和长远参考价值的有效证券、证照（包括文字、电子文件、图样、照片、实物等）。

　　二、归档程序

　　1、公司归档文件、资料实行“季度归档”及年度归档制度，即每年的四、七、十和次年的一月为档案资料归档期；

　　2、归档期内，由档案管理员分别向各部门主管收集应该归档的原始资料，各部门应予积极配合和支持；

　　3、生产、基建、科研活动中形成的文件资料，分别由产品生产、科研课题、工程项目、设备采购和维修负责人指定专人负责积累，整理后归档；

　　4、经营管理及行政、群团组织日常工作中形成的文件资料，由办公室或业务部门按其管辖范围指定专人负责收集，整理后归档；

　　5、各部门专用的收、发文件资料和信函，按文件的密级确定是否归档；凡机密以上的文件必须按《保密制度》要求予以归档。

　　三、归档要求

　　1、归档文件、资料必须齐全完整，照片、录音、录像必须同详细文字说明材料一起归档；

　　2、归档文件、资料必须经过系统整理，应准确地反映生产、基建、科研、技术、质量、人事、财务、经营管理等各项活动的真实内容与历史过程，符合自然形成规律；

　　3、归档文件、资料必须是原件，具有重大意义的文件应同时保存历次变更修改件，重要的或利用频率高的文件、资料可根据需求复制若干备份归档；

　　4、文件、资料归档时，交接签字手续完备。其制成材料易于长久保存，禁用铅笔、圆珠笔、红墨水、复写纸等制成文件、资料归档；电子文件归档时实行“双套制”，即将电子文件制作相应的纸质拷贝件与光盘同时存档；

　　5、归档文件、资料应按《档案法》和公司《保密制度》要求进行分类，立卷保存。案卷标题简明扼要，并确定保管期限，原则上分为永久长期（十五年以上）、短期（十五年以下）两种。

　　四、文件的查阅与销毁

　　1、查阅、调用档案室文件资料，严格遵照《保密管理制度》执行，认真履行查阅审批程序，密件原则上不得查阅或调用。特殊情况时，须由总经理批准同意，并严格控制知悉范围；

　　2、档案室除专职档案管理员外，其他任何人不得进入；档案管理员应随时检查档案室的温湿度控制与防火、防盗情况、确保其安全无患；

　　3、对于多余、重复、过时失去保存价值的文件，档案管理员应定期登记、清理、造册，报请上级领导批准，按《保密管理制度》的规定方式予以销毁。任何部门或个人无权擅自处理。