电子档案化（电子化档案系统建设）

　　电子档案化是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

　　电子档案化管理就是通过电脑将档案的每页资料扫描成图像文件进行保存，将档案资料数字化，建立基于图像文件的电子文档管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变。由中博奥研发的“干部电子档案管理系统”将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。

　　由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　一、系统概述

　　按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况。

　　通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。

　　档案电子化是什么

　　二、功能结构

　　主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。

　　档案电子化管理就是通过电脑将档案的每页资料扫描成图像文件进行保存，将档案资料数字化，建立基于图像文件的电子文档管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变。由中博奥研发的“干部电子档案管理系统”将纸制档案转变为数字化电子档案后。

　　档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　一、系统概述

　　按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况。

　　通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。

　　档案电子化是什么

　　二、功能结构

　　主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。

　　以前档案查阅时，必须安排一个人查找档案并且要专人“瞪着”查阅人，现在通过电脑分配权限就可以进行查阅，不仅可以控制档案查阅内容，还可以控制查阅时间，关键还不需担心档案磨损。

　　查阅和借阅都可以自动生成记录，并可以生成报表，所有事情都可以追溯，以前用本子登记很麻烦，还容易弄丢。

　　转出档案、档案欠缺材料、档案标签夹打印等等细节的问题都考虑到了，真是我们档案管理工作的好帮手。

　　大数据时代的到来对文书档案最显著的影响便是从原来的纸质化记录转变成电子化记录，管理效率和质量日益得到提升。对于文书档案管理工作来说，是否应用先进的科学技术和大数据技术是衡量管理工作水平的重要指标。

　　电子化档案系统建设

　　在大数据技术不断进步的背景下，衍生出各式各样的数据处理库和软件，能够有效实现对海量信息的处理。事业单位应充分认识到大数据技术的优势，并积极进行应用，不断提高文书管理工作的效率，从而创新档案管理模式和方式，促进自身的可持续发展。

　　一、电子化档案系统建设的重要意义

　　（一）有利于提高文书档案归档的效率。

　　传统媒体时代，文书档案资料基本以纸质版保存，档案纸张很容易出现受损、丢失等问题。文书档案的归档方式是由工作人员手动归档，不仅工作量巨大，还容易在海量信息中出现差错。

　　随着大数据时代的到来，传统档案管理工作已经不能适应当今社会发展。将纸质版文书档案转变成电子版文书档案资料，成为提高文书档案管理工作水平的重要途径。电子化档案系统建设能够第一时间将信息录入电脑档案数据库中，如若利用大数据技术还能够实现信息的自动归档，极大提高了工作效率。

　　（二）有利于提高文书档案检索的便利性。

　　文书档案作为事业单位各项任务的依据和说明，其包含着单位建立伊始至今的信息，信息量是巨大的。当工作人员想要获取相关信息时，需要在大量的纸质文书档案中进行查找和获取，不仅浪费时间和人力，还有可能耽误重大工作进展。

　　文书档案电子化依托强大的信息处理软件，将所有的文书档案信息进行整合和分类，工作人员只需登录后搜索相关内容便可获得所求信息，大大提高了检索的便利性。此外，在互联网机制作用下，电子文书档案能够实现在线高效传输，解决了传统纸质文件传送时间长的局限。

　　（三）有利于节约文书档案存放空间。

　　文书档案存放是有期限的，但随着事业单位的不断发展和壮大，文书档案的销毁速度远远比不上添加速度，这就导致大量文书档案资料堆放，占据了大部分档案室空间。在电子化档案系统建设过程中，不需要将纸质文书存储在档案室内，只需将信息存储在云盘、数据库、移动磁盘内即可，节省了档案室的物理空间和纸张数量，有利于促进档案管理工作朝着集约化、精细化方向发展。

　　二、电子化档案系统建设中的问题和不足

　　（一）文书档案存在历史遗留问题。

　　文书档案的存放是具有一定历史的，如果无法做到及时销毁，档案资料只会逐年增多，给档案管理工作带来难题和考验。当进行电子化档案系统建设时，其工作量也是巨大的，将所有剩余的文书档案进行电子信息录入是非常耗时耗力的。

　　对于一些陈旧且重要的文书档案，在录入过程中很有可能因为操作不当而损坏，影响了重要信息的保存。此外，文书档案管理人员流动性较大，再加上归类不规范不合理，很难实现电子档案和纸质档案的匹配对应，容易造成管理混乱。

　　（二）电子化档案系统建设的基础设施不完善。

　　电子化档案系统建设是以先进的科学技术和基础设施为前提的，只有具备上述条件才能高效、准确实现档案资料的电子化录入。从现实情况来看，很多事业单位的文书档案管理室建设落后，缺乏规范合理的区域划分，更缺乏单独的电子化文书档案管理空间，不利于后续电子化信息建设工作的开展。

　　此外，很多档案管理室只有计算机、打印机等简单设备，缺乏功能强大的电子扫描仪、数据处理设备和刻录设备。即使一些事业单位具有电子化文书档案管理系统，也是多年前开发的系统，其功能和电子兼容性无法满足大数据时代的发展要求。

　　（三）电子信息存储产品没有及时更新。

　　在电子化档案系统建设过程中，还存在电子存储设备更新换代的问题。随着互联网技术的飞速发展，电子产品几年就会出现大换血。单位内原有的电子存储产品在使用几年后，很可能会出现功能不完备、信息储备安全性有待提升、存储速度下降等问题。

　　在这种情况下，工作人员的数据录入和提取效率便会下降。因此，在电子化建设过程中应及时更新信息存储设备，不断完善其功能，保障文书档案管理效率的提升。

　　（四）文书档案管理人员素质有待提升。

　　大数据时代，各类信息技术和软件广泛应用，需要高素质的新时代人才进行信息管理工作。文书档案管理工作对工作人员的信息素质提出了更高要求，其不仅需要具备管理知识，还需要具备扎实的信息技术知识储备，以适应海量的信息处理工作。

　　大部分事业单位的工作人员是无法达到上述要求的，受到年龄普遍较大、文化水平不高、学习能力等因素的限制，这就导致了文书档案管理工作人员缺乏适应大数据时代发展的应用技能，影响了档案管理信息化建设进程。

　　三、优化电子化档案系统建设的对策和方法

　　（一）加大资金和技术投入，完善电子化基础设施。

　　完善基础设施是推动电子化档案系统建设的前提条件，也是基本物质保障。因此，事业单位部门应加大对管理工作的重视程度，增强对其经费支援。首先，应设立独立的电子档案管理室，更新打印机、复印机、扫描仪等设备，并大力开发电子文书档案数据库，为后续电子化建设提供设备支撑。

　　其次，还应引进先进的算法技术、云计算技术、数据挖掘技术等技术，构建高效的信息处理系统，实现档案数据录入、查询、传送的准确和便捷。相关基础设施的完备是事业单位积极顺应时代发展潮流的体现，也是优化档案管理工作的不二法门。

　　（二）健全电子化管理制度，保障管理工作的运行。

　　由于文书档案工作内容较为繁杂，需要科学合理的档案管理制度规范各项工作落实。管理制度的设立需要按照国家相关法律执行，并结合事业单位自身管理工作的现状进行创新性实践。

　　相关部门应设立合理的人员责任制度、档案室管理制度等，以推动管理工作朝着专业化、规范化方向发展。在工作开展过程中，应将工作具体落实到个人头上，实施严格的追责制，规范工作人员行为，减少档案管理失误事件的发生。同时，还应实施科学的激励制度，通过奖惩的实施提高工作人员的积极性。

　　（三）提高员工综合素质，提高管理工作效率。

　　工作人员是电子化档案系统建设的核心要素，其专业能力和水平影响着各项管理工作的实际成效。因此，档案管理部门应加强对工作人员的专业培训，可以邀请专业的电子化文书档案管理专家或者学者对其进行讲授，不断提高其专业技能和信息技术应用能力。

　　此外，档案管理是一项政策性极强的工作，需要工作人员具备高度的政治素养和法律敏感度。因此，工作人员还应加强对法律知识、政治政策等方面的学习，以不断提升工作人员素养。

　　（四）做好库存档案管理工作，分批分步骤进行。

　　文书档案的信息化建设不是一蹴而就的，需要按部就班地执行和落实。对于历史遗留的纸质文书资料，需要一段较长时间的录入工作才能实现。因此，工作人员应通过对其进行任务规划，制定合理的任务表，实施重要文书资料先行、分批次录入、寻求外包公司帮助等手段，实现库存文书档案的电子化。

　　（五）增强网络信息安全意识，防止档案信息的泄露。

　　大数据时代的到来，虽然为我们处理海量信息提供了便利，但在鱼龙混杂的网络空间内信息安全性受到来自多方面的威胁。文书档案管理作为事业单位较为重要的信息，其安全性应得到充分保障。

　　因此，档案管理部门应不断提高信息安全意识：一方面，加强对工作人员的操作规范，防止出现个人失误造成信息泄露的事件发生；另一方面，大力开发档案数据库软件的安全管理功能，加强网络屏障保护，防止黑客、外网的袭击和威胁。

　　四、结语

　　文书档案作为事业单位日常工作和发展历程的记录，在单位发展进步过程中起着基础性作用。如今已是大数据时代，信息朝着碎片化、电子化、互联化方向发展。为了适应时代发展潮流，必须革新传统文书档案管理模式，充分利用先进的大数据技术和软件，实现文书档案处理的电子化建设。

　　首先，应加大资金和技术投入，完善电子化基础设施。同时，健全电子化管理制度，保障管理工作的运行。其次，提高员工综合素质，提高管理工作效率。此外，做好库存档案管理工作，分批分步骤进行。最后，增强网络信息安全意识，防止档案信息的泄露。