档案数字化整理扫描

　　为了使档案保存安全、管理规范、使用方便，将所有新老档案进行数字化加工整理。经甄选由专业的档案服务公司协助完成档案数字化录入整理工作。通过档案数字化加工整理，确保了珍贵档案最安全保管，为查阅利用提供了最大便捷。

　　在单位与合作的档案公司共同努力，档案数字化整理扫描加工后，所有纸质档案全部移交相关单位统一专业保管，通过安装“档案信息资源整合应用系统”软件进行管理和查阅使用。

　　档案数字化加工是指把纸质的档案转化为电子档案，然后保存到相应的管理软件中储存，形成电子档案，与传统纸质档案相比更加方便快捷。那么档案数字化加工如何开展呢？简单来说分为案卷拆开、档案扫描、影像处理、档案著录、数据质检、数据挂接、档案还原七个程序。

　　一、案卷拆开

　　检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确；拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线；将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意；取掉案卷中订书钉、曲别针等金属物；注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。

　　二、档案扫描

　　档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，认真填写纸质档案，扫描登记表，登记移交的档案数量，扫描的页数核对每份文件的实际扫描页数和档案，整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

　　三、影像处理

　　采用扫描软件及人工结合方法，对影像优化处理，使影像效果达到或超过实体效果；对因扫描原因造成的黑边、歪斜等特殊影像进行处理；对非正常格式、容量文件进行检查处理；对案卷中漏编的页面进行科学处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。影像处理又以视觉清晰页面完整为准，对图像页面除线偏斜及图像页面中出现影响图像质量的进行校正和处理。影像处理时要保留文件编号与文件页码。

　　四、档案著录

　　如果档案库房提供的目录和纸质档案不相符的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给档案保管人员，如果目录中要增加或减少相关著录字段要与档案保管人员协商。如果目录内容有错，如主题内容文号等，以纸质档案信息为准，并及时反应给档案管理人员。顺页整理著录的同时，要检查案卷的完整性，是否有缺页漏页错编现象。

　　五、数据质检

　　逐条逐页检查每个案卷目录下的扫描文件，页数、目录、内容是否一致，以及每个影像文件的倾斜度、清晰度、指节度、分辨率格式等内容。

　　六、数据挂接

　　通过数字化加工软件生成挂接数据，将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂机软件进行操作，打开档案信息化管理系统检查挂接的文档。

　　七、档案还原

　　档案数字化加工完成后由档案保管人员接收，经过扫描和影像处理后，严格质检没有问题的档案进行装订还原；注意还原档案归类和归还，保持档案加工室的整洁有序，并填写档案交接登记表。

　　档案数字化加工流程

　　一、扫描方式

　　1.根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

　　1.1.纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。方式以提高工作效率。

　　2.扫描色彩模式

　　2.1.扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2.2.页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案。可采用黑白二值模式进行扫描。

　　2.3.页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。

　　2.4.页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

　　3.扫描分辨率

　　3.1.扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

　　3.2.采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

　　3.3.需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于250dpi。

　　4.扫描登记

　　认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

　　5.扫描中的文件保护

　　5.1.认真对好流程单，依照目录数据库中案卷的编号在扫描系统中建立同样的案卷编号，然后导入目录数据库中的著录的数据。

　　5.2.核对系统中的案卷信息是否与原件一致，如果发现差错，要在著录系统中更改。

　　5.3.核对实际扫描的页数和档案整理时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体的原因和处理的方法。

　　6.扫描仪常出的故障以及处理

　　6.1.扫描时图像有时会出现黑线，或图像不应该出现的污点，和大面积的黑边。说明扫描仪有污渍或纸屑粘在镜头上。

　　6.2.打开扫描仪镜头用干净的海绵，或者专业的镜头布，擦除镜头上的污渍即可。

　　7.档案的录入

　　7.1.录入的规则

　　7.2.根据客户的要求对整理好的档案进行录入，按照《档案著录规则》的要求，规范档案中的目录内容。

　　7.3.录入档案案卷的基本信息（编号，题名，目录号等）。

　　7.4.建成案卷目录后按照卷内的目录顺序对文件级数据进行录入，要祥细的录入每一份文件的题名，时间，文号等。

　　7.5.建立档案目录数据库，录入时要先检查档案，看档案有没有破损的，查看档案的页码是否正确，同时根据客户的要求区分什么需要录入的，什么不需要录入。

　　7.6.录入时要依照档案原件录入，不得私自更改档案的原件，录入完成后要进行检查，核对录入项目是否完整，内容是否规范准确，对于不合格的数据要进行修改或是重录。

　　7.8.录入可以采用OCR识别，可提高录入的工作效率。

　　8.图像处理

　　8.1.图像核对

　　8.2.扫描完的图像要进行图像的优化处理，首先应核对扫描的图像数量是否和导入的目录数据库中文件的页数一致。

　　8.9.如出现不一致只有两种可能，一是录入原档案有错，可依照原档案更改，二是扫描出错可能出现漏扫，要进行补扫。

　　9.图像数据质量检查

　　9.1.对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　9.2.由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　9.3.发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　9.4.发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　9.5.认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

　　10.纠偏

　　对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。文件标题倾斜的应该予以纠偏，视觉上基本不感觉歪斜。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　11.去污

　　对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。文件中的明显装订孔亦要进行处理，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　12.图像拼接

　　对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　13.裁边处理

　　采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　14.图像的补扫

　　14.1.补扫主要处理由优化操作不当，造成的图像不完整，误删的情况。

　　14.2.高速扫描造成的漏扫，重张进纸。图像不清晰以及高速扫描仪不能处理的特别文件。

　　15.图像存储

　　15.1.存储格式

　　15.2.采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

　　15.3.提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

　　15.4.图像文件的命名

　　15.5.纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

　　15.6.多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　　16.图像的挂机与关联

　　16.1.图像质检合格后的图像数据要进行图像数据的压缩和转换格式，上传到总数据服务器，通过软件可以实现档案的目录数据库对相关数字图像的挂接。