档案智能库房（智能档案库房建设）

　　随着时间的快速发展，公司的机关事业单位将不得不存放各种商品，然后选择存储设备，现在，随着科学技术的发展，档案智能库房也在自主创新，很多企业选择定制档案智能库房的新项目，为了更好地掌握这些常识，本文将介绍档案智能库房其功能，方便您的选择和定制。

　　一、档案的管理方法功能

　　智能化智慧档案管理库房具备实体线档案管理方法功能。融合智能密集架、条码扫描枪、RFID安全通道门、RFID操作台、RFID库存盘点车、无线网络收集终端设备等机器设备，完成实体线档案数据的采集、存档、仓储物流、发布、下线、阅览、消毁，完成实体线档案的顺序储存和合理管理方法，使档案管理更为便捷。

　　二、环境管理的功能

　　智能化智慧档案管理库房具备仓库环境管理的功能。档案仓库生态环境操纵是智能化档案仓库基本建设的关键构成部分，包含防潮、防干燥、防污等。关键根据搜集环境温度、环境湿度、浓烟、空气质量指数、工作人员侵入等数据信息，自动调节环境温度、环境湿度，净化室内空气，完成档案仓库的环境管理。

　　三、安全工作的功能

　　智能化智慧档案管理库房具备档案仓库安全工作功能，关键根据警报器RFID门禁系统与电子计算机相互影响，完成档案安全性保障管理方法。若有不法工作人员侵入，将开启警报系统，立即发出声响，提示职工。除此之外，系统软件还将向管理者发送短信，以达到可靠的防止和管理方法。

　　除开完成实体线档案管理方法、档案仓库环境管理和档案仓库安全工作外，定制智能化档案仓库还能够维护档案自身，增加档案储存时长，维护档案管理者的身心健康。

　　档案库房管理包括哪些内容

　　档案库房管理由传统的人工管理逐步迈向现代化管理，传统档案库房也随之向智能库房演变。所谓智能库房，就是以计算机网络系统为核心，结合建筑、通信控制等新技术，将库房的温湿度监测调控、空气质量控制、消防、安防以及档案的自动定位、识别等有机集成，实现设备控制和管理自动化、智能化的库房。

　　智能库房能够使档案得到及时、有效的安全保护，能够让档案管理更加便捷有序，同时又可以降低档案工作人员的劳动强度。从实践来看，智能库房所需的库房现代化管理基础设施一般由环境智能管理、消防智能管理、安防智能管理和档案实体智能管理等设施共同组成。

　　1.环境智能管理设施

　　（1）温湿度自动监测调控设施

　　温湿度自动监测调控设施主要由智能控制器、温湿度传感器、去湿机、加湿器等设备构成。基本原理是智能控制器通过温湿度传感器实时采集库房内的温度、湿度，并按照库房温湿度要求自动开启或关闭空调、去湿机、加湿器等外围设备，实现对库房温湿度的自动控制。温湿度自动监测调控应实现库房温湿度数据的存储记录、统计分析和日报表、月报表、日曲线、月曲线等报表打印等功能。

　　（2）库房漏水自动检测报警设施

　　漏水自动检测报警设施主要由智能控制器、水浸传感器、漏水感应线构成。当库房发生漏水、浸水等情况时，系统能够及时发出报警并显示发生漏水、浸水位置，以便工作人员能够迅速处理，避免或降低对档案的损害。

　　（3）通风换气自动控制设施

　　通风换气自动控制设施主要由智能控制器、通风换气设备、消毒灭菌设备构成。基本原理是智能控制器通过控制通风换气设备自动开启与关闭，实现自动通风换气功能。通风换气设备应支持通过手动操作打开或关闭。

　　（4）照明、电源自动控制设施

　　库房灯光照明状态监测管理是通过安装灯光照明监测模块，实现对库房灯光照明的自动控制，做到人走灯熄，减少灯光对档案照射，保障库房及档案安全。在档案库房强电前端加装智能控制器及检测模块，可以实现对库房强电电源的统一控制管理功能。当强电设备发生故障，电源短路或断路时，系统能迅速报警并提示故障点，同时通知工作人员及时进行现场处理。

　　2.消防智能管理设施

　　消防智能管理设施主要由智能控制器、火灾探测器、电话语音模块、声光报警器和灭火装置等组成。基本原理是当探测到火情出现时声光报警器发出声光报警并由电话语音模块通知相关人员，同时智能控制器控制灭火装置启动灭火。

　　3.安防智能管理设施

　　（1）门禁自动控制设施

　　库房大门安装电控门锁，工作人员进行身体生物特征识别、刷卡、输入密码，通过系统自动校验后，方可开启大门进入库房。系统自动记录工作人员进出库房信息，为追溯查询提供依据。

　　（2）防盗报警自动控制设施

　　防盗报警系统主要由智能控制器、防盗报警探测器、电话语音模块、声光报警器等组成。基本原理是对报警探测器的信号进行采集、分析，警情出现时，驱动报警器发出声光报警，并采取语音等方式通知工作人员。

　　（3）动态视频自动控制设施

　　动态视频自动控制设施可以监控各种安全隐患，并产生报警信息和视频记录。当无授权档案或无权限人员出入库房时，报警器发出报警并记录具体信息，同时启动与之关联的摄像头进行录像。监控视频预览可以多屏或全屏任意切换查看，并可按摄像头、报警时间查询、回放报警录像。

　　4.档案实体智能管理设施

　　档案实体智能管理设施由档案自动定位、识别系统和智能密集架组成。档案定位、识别系统一般采用条形码或射频识别（RFID）技术，通过读取设备、应用系统等实现档案实体出入库时自动同步、自动记录库房管理数据，提高实体档案出入库效率，保障档案实体安全。而且，通过智能定位功能，档案在架体上的存储位置可以精确到盒，能够实现档案位置的精确管理。

　　使用射频识别（RFID）技术的，还能通过射频识别（RFID）出入门禁控制档案进出库房，实现档案在库房内的全过程管控。档案自动定位、识别系统与智能密集架相结合，可以实现架体自动开合和远程控制，能够提高档案存取效率，减轻档案工作人员管理负担。

　　智能档案库房建设

　　随着社会的不断发展，技术也在不断更新中，在现有的技术条件下，把RFID技术和数字档案馆建造与档案实体的科学管理结合在一起，实现科学的、现代化管理的智能档案库房建设新模式现已成为可能。

　　传统档案管理现状

　　目前，90%以上的档案管理仍然采用人工管理方式，使用的传统档案柜管理系统普遍存在系统档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长、档案存放次序较易被打乱、档案查阅耗时长、档案盘点操作不科学、对失效档案管理滞后等问题。

　　如何解决传统档案管理系统的缺陷

　　随着计算机网络技术和条形码技术的飞速发展，在现有的技术条件下，把RFID技术和数字档案馆建设与档案实体的科学管理结合在一起，实现一种科学高效，高度现代化管理的档案馆建设新模式已经成为可能。

　　RFID档案管理运用

　　RFID档案管理系统,是通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

　　基于RFID技术的档案管理系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括：集成RFID功能的RFID标签、通道门、手持终端、发卡器等设备，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。

　　RFID读写设备的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库;RFID手持终端是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。发卡器作用是完成发放设置馆员权限卡功能。

　　（1)人员管理：对于馆内工作人员以及外来人员发放一张RFID门禁卡，作为出入档案室的唯一身份标识，RFID门禁卡采用内嵌RFID标签的卡片，可在其中的RFID标签的存储晶片中多次读取管理员以及外来人员的基本信息，用于身份辨识与查阅权限操作等。

　　（2)信息采集：对于需要管理的物品：档案袋、档案盒、密集架等。每个档案袋和档案盒上都黏贴一张超高频RFID标签，每张标签作为档案盒的唯一身份标识。由于标签数量大，使用相关的RFID标签打印机能够进行大批量改写，操作快，方便统一改写。

　　（3）库房档案盘点时，馆内工作人员使用相关的超高频RFID读写设备进行库内盘点。达到速度快、准确率高等效果。档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID手持机扫描档案标签，收集存储信息，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员进行现场核对，使用手持机修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。盘点过程不需要打开档案袋即可完成对整盒档案的盘点。

　　（4）定位：利用上述手持终端去查找一个特定档案，查询和核对其详细信息。当需要将一份档案上架到特定位置时，需要用手持机扫描待上架的档案rfid标签，然后扫描货架储位标签，完成档案与储位的绑定，记录到软件系统。

　　（5）借阅利用：当外部人员需要借阅档案或者归还档案时，我们提供一个小巧便捷的方式供零散档案的登记。库管员或者服务大厅窗口工作人员需要将借阅的档案从档案架上取下来现在一个桌面式RFID阅读器扫描一遍，以登记到系统。登记过的档案从库房门口的RFID通道门经过才不会报警。

　　（6）归档：归还时的工作流程一样，需要先在窗口做归还登记，扫描RFID芯片记录到系统，如库房门口时才不会报警。否则就会异常报警。

　　（7）安全管理：在档案室、阅览室的各个开放式门口安装非法出库检测RFID通道门，后台系统把需要出入库的档案信息(编号、RFID号、出库类型)推送到检测服务，检测服务通过通道门实时读取标签号，把读取到的标签号在待出库标签中查询，如果未查询到，向后台系统报告非法出库标签，并联动通道门报警系统。同时档案经过RFID通道门时，可以实时记录档案的位置信息，能够对档案进行安全控制，达到防盗和监控的目的。

　　依靠RFID技术的智能档案管理系统极大的提高了馆藏档案管理工作效率，不仅速度提高，更重要的是顺架的准确性也有了质的提升。通过馆藏清点，不仅能掌握准确的掌握馆藏档案数量，更能掌握档案类别和实时位置信息，实现手工顺架方式几乎不可能完成的任务。

　　智能档案管理系统的应用是RFID多项技术的综合应用，应用智能档案架为查阅档案管理者提供方便，也为提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。智能档案架的出现将RFID技术在档案馆中的应用价值发挥到了最大，实现了真正意义上的“数字化档案馆”。