欢迎来到中博奥技术有限公司官网

档案软件管理的系统

时间:2022-10-13 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  档案软件管理的系统全面实现项目建设档案管理与项目建设同步运转、实时管控。通过建立“前端界入机制”确保高价值文件有效留存;通过建立“任务派发机制”确保各部门明确归档职责;通过建立“统计跟踪机制”确保随时准确掌握项目归档进度;通过建立“实时共享机制”确保及时有效信息共享;通过建立“可视化整理界面”大幅降低管理成本。

档案软件管理的系统

  为了有效解决电子文件归档和电子档案管理中存在的数据异构问题所造成的电子文件接收难、电子档案管理难、利用难和长期保存难。电子档案收集、管理和利用过程的四大工具。

  1、通用数据采集工具一一解决电子文件接收难

  通用数据采集工具可以根据需要对其他信息系统目录数据和全文数据进行采集,以满足电子文件收集积累的要求数据采集工具提供基于数据层和逻辑层二种数据采集方法,相辅相成,可以完成不同情况下的数据采集任务。

  整个采集工具由四部分功能组成:

  一是数据导入功能:可实现各种格式电子文件和源系统各种数据包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及导入;

  二是数据管道功能:可以连接各种常见数据库(如Oracle、MS SQL Server等),并可进行源系统和目标系统的字段匹配以及异构数据导入;

  三是程序调用接口功能:针对电子文件形成源系统提供的各种程序调用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等),可实现封装和调用,并从中获取数据;

  四是数据交换引擎功能:规定了标准的数据交互方式,使构筑在数据交换引擎之上的信息系统可以遵循统一的数据交互标准,进行数据交互。

  2、电子档案文件格式转换工具——解决电子档案管理难

  电子文件的类型主要可分为文本文件、图形文件、图像文件、音频文件和视频文件等五大类,各类文件又有不同的文件格式,如:文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多种格式和多种版本。各种文件格式和版本一般都需要特定的阅读软件,可以想象,各类文件多达几百种的格式将对各单位电子档案的管理工作造成诸多困扰,随着格式的日益繁多,给电子文件的长期可读和有效利用带来严重威胁。

  为了解决这一问题,通过集成电子档案文件格式转换工具,尽可能地将各种档案文件格式转换为适合管理、能够长期有效保存并且方便利用的格式,为电子文件的归档、电子档案管理和长期有效利用提供方便。

  按照《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)中的要求,电子档案文件长期保存格式的选型必须满足10项基本条件,经过对各种常见格式的选型,最终选择PDF、JPG、Tiff、MP3、和MP4等5种格式作为档案文件格式转换的目标格式。五种类别的若干种文件格式,将通过格式转换工具被转换成相应的目标文件格式。

  在实际安装部署过程中,电子档案格式转换工具一般安装在一台独立的文件格式转换服务器中,以后台服务的方式运行。转换服务采用轮询机制监控指定目录,并将指定目录下的源文件(待转换文件)转换成目标文件,转换时根据要求同时完成文件合并、OCR识别等操作。

  3、离线备份工具——解决电子档案长期保存难

  目前,影响电子档案长期保存的主要问题有自然灾害、人为原因、系统故障、保存载体寿命等,开展电子档案的离线备份、复制多套副本、进行异地保存将有效减少以上问题所带来的电子档案损失。

  但是,一般的系统备份工具较为专业,操作上需要一定的信息技能;备份数据对计算机软硬件环境的依赖性较高,难以适应电子档案的备份需求,为维护电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性。

  课题组通过高线备份工具,利用物理组盘、文件加密、标签打印、脱机查询及只读光盘防数据删改等功能,为档案部门实施电子档案离线备份、封装和交换提供简单易行的工具,使电子档案的长期保存问题简单化。

  该工具的主要功能如下:

  (1)物理组盘功能。将电子档案按照一定的规律自动汇集,在文件服务器上生成一张指定载体(如光盘)大小容量的文件夹,该文件夹名称与生成的载体编号相对应,同时在文件夹下生成电子档案文件目录、载体标签,以便实现光盘刻录和载体备份。

  (2)备份制作功能。工具内置FTP下载软件和光盘刻录软件,首先可以快速地从文件服务器中下载物理组盘形成的文件目录,同时可以方便的驱动客户机上的存储设备,如光驱等,完成备份制作功能。

  (3)标签打印功能。当客户机上安装了标签打印设备时,系统可以自动驱动设备完成存储载体表面的标签制作。

  (4)脱机浏览功能。工具内置电子文件离线浏览功能,在备份制作的同时,将脱机浏览程序保存到载体中,这样管理人员在浏览电子档案时可以启动脱机浏览程序实现对存储载体中电子案的查询和浏览,不需要文件形成源系统的支持,大大方便了用户操作。

  电子档案离线浏览工具符合国家档案局《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号)的结构要求,支持光盘浏览和预装打开两种浏览模式。其中,光盘浏览模式将有效实现内置光盘脱机浏览,而预装打开浏览模式需要采用手工选择电子档案包的方式浏览电子档案。

  4、电子档案通用浏览器——解决电子档案利用难

  转换后的五类电子档案仍需要8种文件格式浏览器才能利用。为了降低电子档案对特定格式浏览器的依赖,利用电子档案通用浏览器实现支持多种文件格式浏览的功能,将有效缓解电子档案利用难。

  电子档案通用浏览器的实质是针对每一种电子档案文件格式开发相应的浏览插件。当用户利用电子档案通用浏览器访问电子档案文件时,浏览器自动调用对应的文件浏览插件进行浏览。

  该工具还具有格式注册功能,如果在电子档案文件通用浏览器插件库中没有该插件,或者出现一种新的文件格式,则可增加新的浏览插件。通过集成电子档案通用浏览器,有效避免了浏览多格式电子档案时需要保存多种支撑软件的困扰,并在文件浏览时提供安全可靠的保障。

  《电子档案管理系统通用功能要求》的保存和利用

  电子档案保存

  备份与恢复

  系统应具备对电子档案及其目录数据进行备份与恢复功能,设置备份与恢复策略,制作备份数据,对备份数据和介质进行登记、检测与管理;使用备份数据进行恢复处理,记录备份恢复过程信息。

  电子档案监控

  系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能,对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告,跟踪和记录警告事项处理过程。

  业务过程统计

  系统应具备对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。

  电子档案保存检查

  系统应具备在电子档案长期保存过程中对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性等进行库内质量巡检的功能。

  电子档案保护

  系统应具备电子档案保护功能,保障电子档案不被非授权访问、修改或删除,完整准确记录长期保存过程中相关变动信息。

  电子档案利用

  检索利用

  系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索、全文检索和递进检索等功能,支持跨全宗、跨门类检索,检索结果能够进行局部浏览和选择性输出。

  电子借阅

  系统应具备电子档案在线借阅服务功能,支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理,并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。

  档案编研

  系统应具备辅助档案编研功能,包括但不限于选题、档案查找、档案筛选、文献加工、辅文撰写、审核与校对,以及编研成果发布与管理。

  利用登记

  系统应具备电子档案利用登记功能,保存利用者信息,并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法纂改。

  系统结构开放性

  电子档案管理系统的系统结构应具备开放性,可实现与其他系统的功能集成、数据交换与共享。

  功能扩散性

  系统功能应具备可扩展性,满足当前及可预见时间内的业务需求。可方便地进行功能扩展。

  配置灵活性

  系统配置应具备灵活性,支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。

  安全可靠性

  系统运行应安全可靠,宜根据需要采取一定的技术方法,防止非授权访问,保存电子档案管理关键业务过程记录,保障电子档案安全。

  电子档案分库管理

  应根据电子档案接收、管理、保存和利用等业务活动要求及其所依赖的不同网络环境,分别建立电子档案库。

  多类电子档案管理

  系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。

  实体档案辅助管理

  系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。

  电子档案处置

  鉴定与处置功能配置

  系统应具备按照电子档案的处置规则,建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程,支持价值鉴定、开放鉴定等自动提醒功能。

  鉴定与处置操作

  系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能,支持价值鉴定、开放鉴定业务的操作。

  销毁档案管理

  系统应具备电子档案销毁管理功能,留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。

  统计管理

  电子档案统计

  系统应具备对电子档案数量与存储容量的统计功能,可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。

  常用统计报表

  系统应内置常用电子档案工作统计报表模板,并能够按照输入条件生成统计结果。

  档案编研

  系统应提供报表制作工具,支持用户自定义统计报表。

  系统管理

  电子档案数据库的定义与配置

  系统应提供电子档案数提据库及其存储结构、功能模块、工作流程等的定义与配置功能。

  电子档案分类体系的定义与维护

  系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能,支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理;系统应内置常用的文书、科技、声像等档案门类的分类方案;系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。

  电子档案分类体系的定义与维护

  系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能,内置常见种类电子档案的元数据方案。

  系统用户管理

  系统应具备对系统管理员,网络管理员,安全管理员、档案管理员和档案利用者等用户进行管理的功能。

  日志管理与审计跟踪

  系统应具备对电子档案数据库操作日志及其分类管理功能,记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能。

  档案管理系统实现了业务管理的标准化、档案管理的信息化,承载新的管理模式与标准落地实施,在行业内是首创,未来可将该系统推向市场,扩大企业的影响力。

标签

我是中博奥客服:小奥
中博奥技术有限公司& 版权所有工信部备案号:豫ICP备11015869号-8 Copyright © 2023-2024

档案整理档案数字化

档案扫描档案管理软件系统

TEL:18937133779

To Top