档案整理方式

　　档案整理方式首先是收集档案资料,再将档案整理分类,然后再将分类的档案进行编号,分类存档,作好档案目录表,这样一个档案框架就基本建成了。

　　档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情。

　　档案整理程序

　　一、整理含义

　　档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。

　　二、整理原则

　　遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。

　　一个单位形成的档案，具有内在联系，是一个有机联系整体。同一单位的档案不允许拆散，不同单位档案不容许混淆。

　　三、整理程序

　　（一）分类

　　1.原则

　　应遵循必要的逻辑规则正确设置类目，做到类目间的界限清楚，又不交叉重叠；

　　2.含义

　　将归档文件按某些特征分别归类；

　　3.要求

　　归档文件的分类按照年度、机构（问题）保管期限进行分类并保持分类体系的稳定；

　　4.方法

　　（1）年度——机构——保管期限分类法

　　采用此分类法，有一个机构就分一个类，机构的名称就是类名。

　　（2）年度——问题——保管期限分类法

　　凡单位内设机构比较简单或单位职能机构交叉不便于按机构分类的适合此种方法

　　（二）排列

　　1.含义

　　根据一定的方法确定文件内及文件之间的前后顺序及存放位置

　　（1）同一份文件内其组成部分的排列

　　（2）每一份之间的文件排列按照是由结合时间、重要程度排列

　　2.要求

　　归档单位以件为单位，在分类方案的最低一级类目内按照事由结合时间重要程度排列

　　按照重要程度是指：将主要职能或重要活动形成文件排在前面将其它工作形成排在后面

　　3.方法

　　同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限的文件之间按文件形成时间和先后顺序排列。（方法比较简单，适用于随用随归的企业）

　　一般同一事由的文件办理完后就可以相关文件整理完毕归档保存。采用年终集中整理的单位或部门，也可以按事由办结时间排列不同事由的文件。

　　（三）编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。

　　档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

　　上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

　　档号按照以下要求编制：

　　a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。

　　b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

　　c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

　　d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

　　e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

　　（四）归档章

　　文书材料排列完毕后应逐件编号，在每件文书材料首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

　　归档章的式样

　　归档章是一个长50mm，宽30mm由六个提示项目，六个编制项目组成的长方形实体。

　　归档章填写方法

　　1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　2.年度：文书材料的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

　　3.保管期限：整理时确定的文书材料保管期限，即“永久”、“长期”或“短期”。

　　4.件号：包括室编件号和馆编件号，分别在归档文书材料整理和档案移交进馆时编制。室编件号即同一年度、同一保管期限中文书材料的顺序号，馆编件号按进馆要求标注。

　　5.机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。此项目为选择项，不选用时无须填写。

　　归档章式样及示例(规范性附录)

　　（五）编目

　　归档文书材料应依据室编件号顺序编制归档文件目录，逐件填写。

　　归档文件目录式样如图所示：

　　编写方法：

　　a）序号：填写归档文件顺序号。

　　b）档号：档号按照（四、档号）编制。

　　c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

　　d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。

　　f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

　　g)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

　　h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

　　i）备注：注释文件需说明的情况。

　　（六）装订

　　1.含义

　　装订是从实体上确定“件”的形态，同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后的保管和利用

　　2.方法

　　（1）归档文件按“件”用线装订，也可以采用其他方法装订，但要符合档案保护要求。

　　对字迹模糊的或容易褪变的文件进行复制

　　装订材料不易腐蚀

　　装订材料不应过多增加归档文件自身体积盖归档章

　　（七）装盒

　　将归档材料按件号顺序依次装入档案盒，依据档案盒的大小，酌情每几件装入一个档案盒，同一保管期限的档案才能装入一个档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一档案盒。包括盒内目录（同档案目录）、备考表等。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

　　同一保管期限的文书材料按室编件号顺序装入档案盒，每盒装满后再换下一盒，并填写档案盒封面、背脊和备考表项目。

　　备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

　　a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　　c）整理日期：归档文件整理完成日期。

　　d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

　　e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

　　（八）排架

　　归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

　　立档单位在其他职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

　　归档文件整理

　　将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修正、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

　　整理原则

　　1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；

　　2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用；

　　3、归档文件整理应符合文档一体化要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；

　　4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

　　一、组件

　　归档文件一般以每份文件为一件，其中：

　　正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

　　有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。同时应注意件内排列顺序。

　　二、分类

　　立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

　　1、按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

　　2、按机构（问题）分类

　　将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法和问题分类法应择一适用，不能同时采用。

　　采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多个部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

　　采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

　　3、保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　三、排列

　　1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；

　　3、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　四、编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　　档号结构宜为：全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成的归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

　　归档章的组成：全宗号、年度、保管期限、件号、页数作为必备项，机构（问题）作为选择项。

　　五、编目

　　归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细、便于检索。

　　归档文件应逐件编目，设置序号、档号、文号、责任者、提名、日期、密级、页数、备注等项目。

　　归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

　　归档文件目录除保存电子版外，还应打印装订成册。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）。

　　纸质归档文件的修整、装订、编页、、装盒和排架

　　一、修整

　　1、归档文件已破损的，应予以修复：字迹模糊或易褪变的，应予复制；

　　2、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　3、幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　二、装订

　　1、归档文件以件为单位装订。装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理；

　　2、相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　3、永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订。

　　4、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　三、编页

　　1、以件为单位编制页码；

　　2、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、装盒

　　将归档文件按顺序装入无酸纸制作的档案盒，并填写档案盒合集及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　五、排架

　　1、归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架；

　　2、归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理；

　　3、归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

　　归档电子文件整理要求

　　1、纸质档案的扫描色彩模式统一采用彩色模式，扫描分辨率一般建议选择≥300dpi，建议以PDF格式存储；

　　2、扫描形成文件保存为多页pdf格式，文件命名为档号。

　　3、扫描完成后，把目录和扫描件移交区档案馆进行转换，转换后形成的《归档文件目录》装盒，完成电子档案数据的录入、扫描、备份工作。

　　档案工作对于现代社会的发展将会带来的积极的作用，促使人们可以明确未来发展的具体方向。因此，企事业单位必须要加大对档案管理工作的重视程度，采取有效的方式解决档案管理工作中存在的问题，掌握档案管理归档整理分类的技巧，提高档案管理工作的成效。