档案收集及整理

　　信息技术的发展使管理人员逐渐地使用计算机软件技术完成对电子档案的档案收集及整理在一定程度上简化了工作人员的工作提高了其工作质量.并且企业还应加强对管理人员的培训使其掌握相关的科学技术加强对电子档案的管理以此提高自身的工作质量.

　　档案管理人员在档案管理工作中应明确档案管理工作的内涵及原则并且通过自主学习及参与培训的方式及时的更新自身的管理理念.明确档案管理的重要性不断地加强档案归类整理工作以此为企业的发展奠定一定的基础。

　　一、档案管理归档整理分类解析

　　一内涵：在管理工作中相关人员应明确档案具有很多种类型不同类型的档案基本资料不同.虽然其种类与机密程度之间存在着些许的差异但是相对于档案管理人员而言档案管理是对档案中的数据进行提取与整理以此为相关人员查询企业发展资料提供一定的便捷性.

　　为提高档案管理人员的专业性确保管理人员可以按照相关的规定对档案进行分类、储存、管理及销毁,企业应对档案管理人员进行专业的培训使其具有一定的管理技巧进而提高管理质量.

　　二原则：管理人员在管理过程中应明确档案管理工作的原则确保档案管理工作具有一定的精准性及规范性进而提高档案管理工作的水平.并且应根据资料中的相关内容进行相关目录的编制提高档案管理中的查询及搜索功能.

　　另外在档案管理中分类、转定等工作有着不同的原则管理人员应根据档案管理的准则进行档案的管理、储存及销毁工作以此提高档案管理工作的规范性.

　　二、档案管理归档整理分类技巧

　　以整理程序为准：档案管理工作中管理人员应将相关的数据资料进行合理的分类在分类工作中使档案库中的数据形成健全的程序提高档案分类工作的质量.管理人员应在资料搜集工作完成后选择合适的分类程序完成档案的分类工作保证工作人员可以使用相关程序熟练的完成分类工作并且简化档案管理分类工作提高管理效率.

　　三、纸质档案电子档案区别对待：

　　１.纸质档案.纸质档案管理是档案管理中最为重要的工作之一管理人员在纸质档案管理中应将相关的数据进行简单化确保自身可以快速的调取相关的资料提高自身的管理效率.

　　管理人员应根据资料的重要程度完成收集、检查等工作并根据既有的分类方式完成分类及整理工作提高档案管理工作的质量.在进行纸质版档案整理中管理人员需要消耗大量的人力及物力为纸质档案电子化奠定了一定的基础减少了电子化工作中的步骤.

　　但是相关人员在进行档案电子化工作中也要对相关的资料进行细分保证电子版档案具有一定的完整性使其在企业的发展中发挥重要的作用.

　　２.电子档案.随着科学技术及互联网的发展电子档案出现在档案管理工作中并且管理人员在进行管理中逐渐度地加强了电子档案的使用率提高档案管理的信息化.

　　四、技巧及方法说明

　　１.以材料流向、流量为导向提升归档率.近几年我国社会经济发展十分迅速社会各个行业也随之得到了较大的发展这种情况下档案数量大幅增加对档案管理工作提出了更高的要求.新形势下有关人员在开展工作时应对注重对材料流向及流量进行细致的分析及时对自身工作进行改进根据工作难度的不同对资源进行合理的分配进而加快档案管理工作的进度提高档案管理工作的质量.

　　２.透过职能确保范围、期限.档案管理工作会受到职能的影响档案管理的期限及范围会根据职能的改变而发生变化进而影响档案管理工作的开展加大了工作的难度有关人员在实际工作中应对这种情况给予足够的关注.注意对项目管理方法的应用,对工作进行科学合理的划分在充分了解档案具体数据的基础上开展工作进而避免时间及精力的不必要浪费确保档案管理工作的高效有序开展.

　　３.以“主体”为旨归的归档法.以主体为旨归从某种意义上讲是指有关人员在开展档案管理工作时应以档案的用途为依据,对档案进行归纳和整理进而为后续的工作提供便利加快工作开展的进度.有关人员在实际工作中应对档案的用途进行分析在了解档案用途的基础上开展工作进而提高工作开展的针对性实现工作质量的大幅提升.

　　４.行业标准先行提高整体质量.有关人员在工作中应高度重视行业标准的作用以行业标准为依据开展工作进而实现工作开展效率及质量的大幅提升.有关人员应积极学习国家相关规章制度确保充分掌握和熟练应用相关规章制度并明确行业特性及发展趋势在此基础上开展档案管理工作进而保障档案管理工作的质量.

　　５.归档范围、分类方案密切结合.随着社会的发展及科技的进步档案资料保存方式也发生了较大的变化.现阶段纸质材料在实际工作中的应用越来越少仅仅在资料的核对和保存方面有着一些应用而电子版档案逐渐取代了纸质档案的地位在日常工作中得到了越来越广泛的应用.

　　因此有关人员在工作中应加大对信息化技术的应用充分考虑到分类方案及归档范围进而加快工作开展进度提高工作开展的质量.

　　中华人民共和国档案法

　　第一章总则

　　第一条为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

　　第二条本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　第三条一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

　　第四条各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

　　第五条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

　　第二章档案机构及其职责

　　第六条国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

　　县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

　　乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

　　第七条机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

　　第八条中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

　　第九条档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

　　在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

　　第三章档案的管理

　　第十条对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

　　国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

　　第十一条机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。

　　第十二条博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。

　　档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。

　　第十三条各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

　　第十四条保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

　　第十五条鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。

　　第十六条集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。

　　前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖。严禁卖给、赠送给外国人或者外国组织。

　　向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。

　　第十七条禁止出卖属于国家所有的档案。

　　国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。

　　档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。

　　第十八条属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。

　　第四章档案的利用和公布

　　第十九条国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。

　　档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。

　　第二十条机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。

　　利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。

　　第二十一条向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。

　　第二十二条属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。

　　集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

　　第二十三条各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。

　　第五章法律责任

　　第二十四条有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

　　（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

　　（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

　　（三）涂改、伪造档案的；

　　（四）违反本法第十七条规定，擅自出卖或者转让属于国家所有的档案的；

　　（五）将档案卖给、赠送给外国人或者外国组织的；

　　（六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；

　　（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

　　（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

　　在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。

　　企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。

　　第二十五条携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

　　第六章附则

　　第二十六条本法实施办法，由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准后施行。

　　第二十七条本法自1988年1月1日起施行。

　　档案管理工作人员在档案管理工作中应明确档案的整理顺序并且全面的掌握纸质版档案与电子版档案管理的区别以其两者之间的特点加强对档案的管理提高档案管理的水平.

　　在实际工作中管理人员应使用以材料流向、流量为导向提升归档率、以自身职能确保范围、归档范围、分类方案密切结合等方式提高自身档案管理的水平为相关人员快速的提取相关档案资料提供便利进而促进企业的进一步发展.