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档案数字化作用,数字化档案的意义

时间:2022-10-18 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  档案数字化作用和意义:一是查询方便,二是保存数据大,三是节约库房和成本,四是传输档案数据资料便捷快速,从而提高工作效率,实现档案管理无纸化,网络化。

  档案数字化信息一般用纸质文档存储在档案室里面,查找检索起来非常费时,存储档案空间又大,维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力,人工处理更不可靠。

档案数字化作用

  档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中,以计算机存储档案信息。数字化的好处是:检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小,维护方便、安全。

  一、数字化档案定义

  数字化档案,是指将纸质档案通过扫描仪或者数码相机等数码设备进行数字化加工,将其转化为存储在数字载体上并能被计算机处理的图像或文本,以实现检索准确快捷方便、存储空间小、维护方便安全等功效。

  二、实施数字化档案管理的作用

  1.是顺应信息化社会发展的需要

  随着信息化社会的飞速发展,现代电子计算机技术及通讯技术应用与发展越来越普及,由计算机网络构筑而成的数字化环境对我们影响越来越大。社会公众对档案信息的需求量不断增加,如学生档案、医院档案等等,人们对信息共享的迫切性也越来越明显。

  数字化档案管理体系可以让每一位利用者在任何时间,任何地点进入档案管理系统,查询自己需要的档案信息,不受时间和空间的限制。在这种形势下,数字化档案管理应运而生,逐步成为加快国家信息化步伐和发展档案事业的需要。

  2.能够进一步提高办公效率

  传统的档案材料都是以纸张为主要载体,占空间,查找不便。而数字化档案管理可以使档案管理业务更加方便高效快捷,档案能够及时归档,迅速得到整理,更快提供运用,还能够准确反应档案当前的情况。

  通过数字化档案进行查找不仅能准确反映情况,而且可保证查询档案的准确方便快捷,而且用户不用受时间和空间的限制,大大提高了档案的利用效率。

  它可以有效地实现档案信息资源的合理配置、科学管理,从而为社会提供高效、优质的服务。简而言之,数字化档案管理就是将原来纸质材料保存的档案资料变成了提供信息的数字化控制中心。

  3.能够使档案工作更加规范化、标准化

  档案是社会信息资源的重要组成部分,已逐步成为国家进行经济建设、发展科学文化事业的重要资源。档案信息数字化的内涵涉及到了档案工作的各个方面。

  在积极开发档案信息资源时,档案工作者应以档案业务方面规范化为重点为之提供有价值的档案信息,真正实现档案作为信息资源为经济建设和社会发展提供更好的服务目标。

  对档案进行数字化管理,便于制定统一且易操作的档案标准,从而抓好档案的标准化、规范化建设。

数字化档案的意义

  数字化档案的意义

  数字化档案的意义:档案信息数字化能够提供档案信息方便快捷的服务方式,数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用,为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。

  1.档案数字化是实现档案信息化的重要内容

  纸质档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工,使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像,并按照纸质档案的内在联系,建立起目录数据与数字图像的关联关系。

  随着计算机技术、网络技术以及通信技术的发展和应用,我国档案事业从传统管理逐步迈向档案信息化阶段。

  作为信息化转型的关键支撑,纸质档案数字化是数字档案馆和智慧档案馆的核心内容之一,是“互联网+”时代档案工作的必然选择,馆藏资源数字化也是实现档案信息组织与服务网络化、档案实体虚拟化、信息资源共享化、档案利用知识化的基础,是信息化社会给予档案事业的新挑战和新契机。

  2.档案数字化是实现档案管理、利用模式转变的重要手段

  档案数字化工作以档案存储数字化、利用网络化、服务大众化为目标,改变过去档案工作单一、局限的管理模式,建立网络化的档案利用服务体系,不断增强档案信息社会共享和远程服务功能。

  统筹安排档案利用服务、政府公开信息服务和其他公共服务,开展档案信息在线检索、调取、浏览、传输等全程化合作,提供查档一站式服务和远程服务,由传统利用方式向现代利用方式转变,形成面向公众、便捷高效的档案信息服务利用体系。

  3.档案数字化是充分体现档案价值的重要支撑

  档案信息化水平的提升,有利于进一步提高档案工作制度化、规范化、科学化水平,突破档案属地利用限制,打破档案“信息孤岛”,实现馆际档案资源的共建共享。

  随着国家治理体系和治理能力现代化的深入推进,档案工作发挥作用的空间越来越大,与老百姓的关系也越来越密切,依法树立以开放为原则的服务理念,推动数字档案资源的共建共享,可以全方位、多层次、多角度地为经济建设和社会发展服务。

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