公司人事档案整理(公司人员档案怎么整理)

　　公司人事档案整理

　　人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

　　（1）材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：

　　首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；

　　其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；

　　再次，在目录上补登材料名称及有关内容；

　　最后，将新材料放入档案。

　　（2）检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

　　检查核对一般要定期进行。

　　但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　（3）转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；

　　按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　（4）保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。

　　库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

　　（5）统计制度。人事档案统计的'内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。

　　扩展资料：

　　1、员工基本信息登记。

　　这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。

　　2、员工入职相关审批文件。

　　3、员工各类证件。

　　这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用（实习）工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、每年度工作总结等。

　　5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。

　　6、员工在企业里的岗位异动记录。

　　7、员工调薪、奖惩记录。

　　8、劳动合同及保密协议等相关文件。

　　人事档案怎么整理

　　人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。以下是我为大家整理人事档案怎么整理相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

　　一、人事档案怎么整理

　　一般公司的人事档案分为干部人事档案和职工人事档案，那么怎样整理出易查询、易管理的的人事档案，下面我们做简单介绍。

　　二、步骤

　　1、首先，准备整理档案的工具和材料，工具如图，材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料，各个公司要求不同，这里就不再赘述。

　　2、审核要入档的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，将要入档的材料规整好，编上页码，然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边，再打孔。

　　4、第四步，装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类，并按照不同的类别规整转入档案盒。

　　5、第五步，为档案材料建立目录。目录可分大类和小类，并写好每份材料的页码。

　　6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。

　　7、档案要存入独立且安全性好的房间，并委派专人管理。

　　三、资料整理

　　1、第一步，确定文件档案的分类

　　大面上划分为两块，也就是我上面说的日常文件档案记录一类，员工档案一类。

　　日常文件根据每月的使用情况和职能划分，分为两级，在实际操作中，要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的.原因在于：车间人员流动大，离职人员资料更新较快；同样的，面试时以群面居多，面试资料无法细分到人。

　　如果之后有新的类型文件，则根据已有的条目划分为一级或者二级。

　　2、第二步，定出文件存放规格

　　（1）本年度文件，以蓝色文件盒进行保存；

　　（2）往年文件，以牛皮纸袋进行保存；

　　（3）文件盒或者牛皮纸袋内需分类的，则以透明文件袋进行装侧区分；

　　（4）因无保密制度，文件不进行加密管理，之后以实际保密制度进行细分、标注。

　　第三步，台帐

　　我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的，但随着档案越来越多，导致存放混乱。既然想把文件档案整理好，那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。

　　那么台帐就应运而出了。

　　企业人事档案如何管理

　　人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。像人力资源规划，也叫人力资源计划，是组织拥有一定质量和必要数量的人力，求得人员需求量和人员拥有量之间的相互匹配，那么，企业人事档案如何管理呢?

　　第一条管理部门

　　1、公司客户服务中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。

　　2、文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存，客户服务中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。

　　第二条文件点收

　　文件结案移送归档时，依如下原则点收：

　　1、检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。

　　2、文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的'签认。

　　3、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

　　4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

　　第三条文件整理

　　1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

　　2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

　　3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

　　一、公司档案管理

　　1、各部门将本部门资料每周五到公司文秘处登记、存档。

　　2、文秘收到资料记入电子目录保存，分类装订成册归档。

　　3、公司人员查阅、借出资料由部门经理签字确认，但查阅、借出合同类档案由本部门经理签字，中心经理审批确认。

　　4、使用公章，由本部门经理签字，中心经理审批确认;借出公章，由本部门经理签字，中心经理审批确认，本部门经理携章随同。

　　5、薪资福利类保密文件由招聘社保专员建档保存。

　　二、人事档案管理

　　1、综合人事部在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出"调函"，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。

　　2、持已解除的劳动合同书、解除劳动合同协议书和调入单位的调函后，综合人事部办理调出手续。

　　三、员工档案管理

　　1、招聘专员将入职后办理的所有资料进行整理，交由综合人事部经理，建立员工档案。

　　2、将《新员工考核表》、《月度考核表》、《转正申请表》等有关个人的资料一并放入公司员工档案。

　　3、所有的培训评估、奖惩记录、异动记录将存入员工档案。

　　4、离职员工档案，公司保留一年。

　　人事档案整理步骤

　　人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，以下是我为大家整理人事档案整理步骤相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

　　第一步：分类

　　按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。第一类：履历材料。这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。注意，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归入第一类。

　　第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类，如以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。

　　第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。这一类主要包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行考察和评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。

　　注意，根据利用工作实际需要，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类”。

　　第四类：学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。

　　这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意，过去学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，此次修订中统一调整到第四类。

　　第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。这一类主要包括干部审查和干部基本情况更政形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到了第五类；“三龄一历”认定材料统一规定归在第五类。

　　第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意，此类包括民主党派的入党材料。

　　第七类：表彰奖励材料。这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类，此次统一规定归在第七类。

　　第八类：涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、法院裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。

　　第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议；民主党派代表会议形成的材料。

　　注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》应归在第九类。

　　第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。第十类包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；生平、非正常死亡调查报告等。干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也入此类。

　　档案材料的分类有两点说明：（一）第四类、第九类材料的二级分类第四类、第九类材料内容复杂、数量众多，都处于动态变化中，由低到高、由少到多、为了便于添加材料、方便查找，还需要采用二级分类法，即对这两类中的材料，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说：

　　第四类材料二级分类分为：

　　1、学历学位材料；

　　2、职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；

　　3、反映科研学术水平的材料；

　　4、培训材料等。

　　第九类材料二级分类分为：

　　1、工资材料；

　　2、任免材料；

　　3、出国（境）材料；

　　4、参加会议的代表登记表等其它材料。

　　今后，报送的新任市管干部档案，第四类、第九类材料必须进行二级分类。

　　（二）内容交叉材料的分类

　　1、以自传为主的履历或简历表归第二类。

　　2、学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类。

　　3、享受政府特殊津贴材料归第七类。

　　4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。

　　5、中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归第一类。

　　第二步，排序

　　排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。

　　具体方法有：按材料形成的时间排序适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。

　　第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

　　2、按材料的内容以及材料之间的内在联系排序适用于第五、六、八类材料。

　　其中，第五类和第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。

　　第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。

　　页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

　　第三步，编目

　　修订后的目录与旧目录的不同：

　　一是“类号”改为“序号”；

　　二是“材料制成时间”改为“材料形成时间”；

　　三是删除“份数”栏。

　　编目的具体要求是：

　　1、档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。

　　2、每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

　　3、“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是：材料类号用汉字的“一”至‘十’，二级分类的类号用（一）至（四），序号用阿拉伯数字。

　　4、“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

　　5、“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准。复制的档案材料，采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。

　　6、“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。

　　7、“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表，复制件等。

　　8、每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

　　特别是第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。不要求大类空四行，小类空三行。

　　第四步：技术加工

　　技术加工对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。

　　1、对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

　　2、幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的`档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。

　　剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发，不要对档案材料进行过度裁剪。

　　3、幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边，不够应加边。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。

　　4、档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

　　5、档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

　　第五步：装订

　　档案目录置于卷首，干部职务变动登记表排列其后，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。反对刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料分在同一卷中。

　　干部档案卷夹材质应符合档案保护要求，报送市管干部档案必须使用规定的卷夹。卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等；书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

　　档案管理的方法和技巧

　　(一)要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识，坚持依法治档，确保“集中统一管理”。

　　“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导，为了提高档案员及兼职要案员的业务水平，今年六月下旬，我们特邀专业老师前来举办档案管理培训，对部门及公司十名兼职档案员进行为期七天的培训。这次培训的特点是理论结合实际操作，培训内容针对各兼职档案员所在部门形成的档案进行详细讲解，授课内容分别为：文书、科技、会计档案等基本知识，培训时要求每个兼职档案员带未整理装订的资料，面对面、手把手地指导他们如何装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤。此次培训，效果显著，也为单位档案管理达国家2A标准奠定了良好的基础。

　　(二)要求无纸化办公，每个岗位都形成电子文档。

　　这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。

　　(三)档案工作既是单位重要基础工作之一，也是国家档案的重要组成部分。

　　为了规范档案工作，必须加强自身基础建设，大力开发利用档案信息资源;提高整体管理水平，以便更好地为生产和发展服务。总之，企业档案工作要适应档案管理现代化的需要，档案工作人员要不断学习新技术、新知识，敢于创新、敢于开拓，与企业发展同步。

　　(四)服务创新

　　在信息化环境下，档案管理工作在服务内容与服务方式等方面，都要对传统档案服务利用工作进行改变。首先，要对信息服务理念进行树立，在深入广泛应用信息系统的过程中，大量优质的电子信息文件资源逐渐形成，越来越多的信息系统用户，使信息服务工作面临着越来越广、越来越多的服务要求。

　　因此，有关人员要对信息服务的理念进行树立。其次，还要强调主动服务，在对用户潜在需求进行调查了解的基础上，对不同层次、不同内容的信息资源进行有针对性的开发、利用和提供。再次，还要在信息服务方式上进行创新。

　　档案管理的方法和技巧

　　一、观念创新，使档案在服务中发挥经济效益

　　(一)要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。

　　随着产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，单位也由计划经济下按计划完成工作任务，逐步走出去开辟市场，完成亿元以上的货币工程量，逐步由承建二级路面建设，转为参与强烈的市场竞争，承建一级路面的建设任务，因此，档案管理人员也要为接收和管理好这一类科技档案而转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入施工一线，熟悉了解施工工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案资料做到“胸中有数”。

　　(二)要确立档案是资产的观念。

　　在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计、预算到整个工程竣工，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上。

　　档案是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。

　　(三)要确立档案是企业独有的信息和知识观念。

　　在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，如各种设计资料、预算、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。只有管理好、利用好档案资料，关键时刻能产生好的经济效益和社会效益。

　　二、体制创新，使档案工作适应现代企业的高速发展

　　现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。

　　(一)机构创新的核心是精简。

　　无论哪个企业，精干是一个必然趋势，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的.管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。

　　这个中的主要任务和职责是负责单位各类档案资料和信息资料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通过计算机网络与各分公司、各部室实施联网，从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享，真正形成一个集团化的信息联合体。这样符合现代企业精干、高效的原则，有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。

　　(二)机制创新的关键是高效。

　　企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。

　　从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换;提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。

　　(三)制度创新的实质是要从企业的实际出发，回顾多年来的档案工作实践，领导支持固然重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案人员的不懈努力。

　　目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门、各分公司，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，我们必须制定较为详尽的制度，不断创新单位档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，制定考核办法进行总结考评。

　　职责明确，奖罚分明，从而调动档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。

　　一、人事档案资料收集要健全

　　人事档案管理系统，对人事资料的收集和整理要健全，基础资料收集是很基础但又不能轻视的工作，它是员工在企业中能否获得发展的重要依据。能否做好员工档案的管理，也是检验一名HR的基本功是否扎实的重要指标。一般情况下，这些资料应该包括：

　　基本个人信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息；

　　入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息；

　　入职后的培训资料、培训合同等信息；

　　工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。

　　要确保可以掌握员工从进入公司到现在的整个发展过程，如有没有晋升、奖罚、绩效考核的业绩、受过什么培训等。

　　二、简单易操作的人事档案管理系统

　　想要将纸质资料完全转化为电子资料，仅靠手工录入的方式，不光工作量极大，效率低且容易出错。此时，挑选一款靠谱好用的档案系统，才是企业迈进数字化创新的正确方式。

　　首先，安全性是第一要点。人事档案既是员工个人的私密信息，同时也是企业的机密资源，一旦泄露会使员工个人和企业的利益受到侵害。

　　其次，为了减轻工作量，电子档案的建立要更加高效快捷。所以，档案系统的功能是否足够强大，能否帮助我们快速建立电子档案，也将成为我们关注的要点，这就是“好用”的重要性。

　　一款好用的电子档案系统，应该具备智能化和延展性两个特点。智能化是为了解决我们低效的手工录用，能够通过扫描和解析功能，高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。再者，也能够通过检索功能，快速和精准地查找、调用员工档案。

　　而延展性指的是，系统的功能具备延展性，不仅是当下能够满足纸质资料转换成电子数据的需求，往后也能够建立在线填写资料的表单，为企业全面推行数字化提供足够的技术支持。

　　三、纸质、电子档案集中统一管理

　　一般而言，当原始的纸质档案已经转移到电子档案库进行储存，那么这些纸质档案在往后的任何时间进行处理都可以，但正如前面讨论到的安全性问题，如果这些纸质资料需要丢弃，那就要进行妥善的销毁和粉碎，确保信息不会对外泄露。

　　当然，如果这些原始的纸质档案，与企业现有的电子档案不构成重复或者替代的记录，那我们仍需要妥善地储存好这些纸质资料。

　　如何做好人事档案管理工作？

　　1依法治档，建立健全档案管理工作制度

　　构建完善的档案资料管控制度体系，保障档案资料管理工作依照流程化、正规化、科学化的轨道有序运行，这是搞好档案工作的关键。因此，首先要用制度去规范档案工作；其次要用制度去保证档案工作，高效完善的组织机构及运作机制是实施档案管理工作的基本保障。

　　长期的档案资料管理工作过程提醒我们，在所有建档部门内部设立完整的档案管理室，设置档案管理工作的分管负责人、档案管理处主任及档案室工作人员，清晰划分各部门职责，且依照单位内部设置的具体机构组成状况配设备兼职型档案管理人员，由此组建出完整的档案资料管控网络化机制，其是完全满足现阶段档案管理部门工作现实需求的。

　　2增强档案信息化管理的安全意识

　　当今网络讯息化技术使单位人事档案资料的管理工作走向了高品质、快节奏的发展道路，然而其亦给现实的档案资料管理过程造成了一些安全缺陷。现阶段，一些单位在开展档案资料讯息化管理工作中，其安全观念表现出极为的淡薄状态，往往出现档案讯息资料的遗失及暴露，并由此带来巨大的组织功能隐患。

　　并且对电子型档案资料保管中实施的升格式版本的非兼容品质及不能辨认性，存放档案材料以及其承载软件的易受损等问题的轻视，时常可引发对珍贵档案讯息资源的伤害。

　　在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对讯息参数库内储存的相关价值性数据依照运作权限范围实施规范化的内容分类及加密处理，须精细处置好讯息档案资料的保管和运用的关系，不但须消除只求稳定、不思创新的保守思想，还应防范随意变更、没有规则的马虎思想。

　　3采用公文制发的方式

　　档案是由公文逐渐发展转化而来的。所以，公文制发的质量，就会对以后的档案的质量产生重要的影响。这就需要我们在公文制发的时候，应该认真遵从正规化及精准化的模式展开制发工作，进而大幅度提升档案资料管理品质，促使档案资料管理过程可以更加精准化及正规化。

　　第一，需真正实现档案材料所用的纸张及格式的完整匹配，也就是说要使纸张和质量相一致，而且其格式必须统一，完美遵照国家的统一控制基准。

　　第二，须审查在编制发布公文的过程中是否满足正规的操作程序，公文材料的样式及其内容是否属实。

　　第三，须确保编制公文材料的字迹规范清晰，使用规定的文种。这样，才能够使日后的档案资料管控过程能够真正实现规范化和标准化。

　　4实施“以我为主”的立卷归档原则即为推进档案工作标准化、规范化的关键环节

　　其总体任务是达到检索运用简洁化、案卷规整化以及应用价值的最高化的档案保管目标。使用“以我为主”的立卷归档原则，全宗的完整性要注意有效地维护。

　　为使档案完整，在归档工作中把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，既要注意归档文件防止散失，同时又要分清主次，掌握重点。

　　5提高人事档案管理人员的综合素质

　　事业单位人事档案管理工作在很大程度上都会取决于管理人员的专业素质和道德素质，其承担的责任是非常重要的。

　　所以，想要加强事业单位人事档案管理工作的信息化、规范化和标准化，就需要不断地加强档案管理人员的专业素质，要注重培训，提高其专业技能。同时，还需要进行适当的思想道德教育，使其具有一定的政治觉悟，形成一定的管理意识。

　　企业档案该如何整理？

　　每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。

　　第一步清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。

　　概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。

　　2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。

　　3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。

　　4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；

　　2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；

　　2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。

　　简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。

　　第二步按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。

　　第三步排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。

　　行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。

　　业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。

　　第四步编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。

　　第五步编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。

　　第六步填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。

　　人事档案怎么管理

　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

　　检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

　　1、突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

　　2、对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

　　3、发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。

　　扩展资料：

　　档案八大功能。

　　其一、取消暂缓就业后，保留干部身份，大学毕业后由学生身份转为干部身份；

　　其二、不需要办理暂住证，并可以申请入住公租房和申购经济适用房；

　　其三、参加公务员或事业单位考试，可以提供身份证明；

　　其四、南方人才市场档案挂靠可在广州办理各种职称评审及考证；

　　其五、办理社会养老、工伤、失业、医疗保险、住房公积金；

　　其六、连续计算工龄，对需要广州户口的岗位将不再失去竞争机会；

　　其七、办理工作调动时需要个人档案；

　　其八、身份证、港澳通行证和出国护照等可即时在广州办理。

　　档案的作用

　　真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料。这些都是原始材料，不可复制。档案虽然“光辉不再”，但并不等于是随处可丢弃的“鸡肋”，专家建议：应届生应关心自己的档案，免得未来不必要的麻烦。

　　档案与工龄：很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

　　档案与福利：毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。

　　档案与因公出国政审：因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查，如果档案材料不全，政审机构就会拒绝审查。

　　补办档案与原始材料：虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在，势必造成一定损失。

　　公司档案管理办法

　　1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

　　2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

　　3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

　　4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

　　5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。档案统计制度

　　1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

　　2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

　　3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

　　4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

　　5、有专人负责档案统计工作,按要求填报档案统计报表,并做到迅速、真实、准确无误。

　　扩展资料：

　　企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：

　　1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

　　2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

　　3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

　　4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

　　5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

　　6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

　　7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

　　8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

　　9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

　　10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

　　11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

　　12、其他方面。

　　归档时间

　　1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。

　　2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

　　档案分类

　　1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

　　2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

　　4、常用的分类方法有：

　　（1）按产品型号分类；

　　（2）按设备型号分类；

　　（3）按科研课题分类；

　　（4）按工程项目分类；

　　（5）按专业性质分类；

　　（6）按组织机构分类；

　　（7）按时间分类。