干部人事档案整理工作

　　干部人事档案整理工作

　　1.改变旧有观念、提高重视程度

　　不少企业对于人事档案管理的重视度不够，这就需要企业改变旧有的观念提高对其的重视程度。进一步加大对于人事档案管理的资金以及人力投入，安排专业的工作人员进行档案的整理和保存，提高效率。

　　2.建立完善管理制度

　　对于企业的人事档案管理工作要有一个明确的规章制度进行规范。相关工作人员可以根据这些规章制度进行档案的管理工作，这就使工作做到了有理可循，在出现问题时也能够及时补救，及时补种，从而能够提高人事档案的管理效率。

　　3.提高管理人员素质

　　管理人员的管理方法和专业技能对于档案的管理是十分重要的。提高管理人员的专业素质，对线管人员进行培训，促使让他们完全具备管理档案的能力，使档案的管理做到专业化。运用新型的管理方法，摒除旧有管理中存在的过时的、不实用的东西。紧跟时代潮流发展的脚步，运用科学的管理方法进行人事档案的管理。

　　4.提高档案利用度

　　人事企业档案对于企业发展有重要的作用。要确保档案的真实性、准确性和全面性。如此才能让人事档案发挥其在选拔人才方面的作用，充分利用到企业人事档案资料。人事档案的信息要保证完全真实有价值。

　　5.利用科学的管理方法

　　由于时代的进步现代的管理方法开始升级，计算机技术的进步有利于管理系统的升级。运用科学的管理方法实现数字化的管理，利用新型的管理系统进行人事档案的管理。提高管理效率，使管理规范化。保证人事档案的管理准确、高效。

　　人事档案整理步骤

　　人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，以下是我为大家整理人事档案整理步骤相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

　　第一步：分类

　　按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。

　　第一类：履历材料。这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。注意，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归入第一类。

　　第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类，如以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。

　　第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。这一类主要包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行考察和评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。注意，根据利用工作实际需要，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类”。

　　第四类：学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意，过去学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，此次修订中统一调整到第四类。

　　第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。这一类主要包括干部审查和干部基本情况更政形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到了第五类；“三龄一历”认定材料统一规定归在第五类。

　　第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意，此类包括民主党派的入党材料。

　　第七类：表彰奖励材料。这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类，此次统一规定归在第七类。

　　第八类：涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、法院裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。

　　第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议；民主党派代表会议形成的材料。注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》应归在第九类。

　　第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。第十类包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；生平、非正常死亡调查报告等。干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也入此类。

　　档案材料的分类有两点说明：（一）第四类、第九类材料的二级分类第四类、第九类材料内容复杂、数量众多，都处于动态变化中，由低到高、由少到多、为了便于添加材料、方便查找，还需要采用二级分类法，即对这两类中的材料，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说：

　　第四类材料二级分类分为：

　　1、学历学位材料；

　　2、职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；

　　3、反映科研学术水平的材料；

　　4、培训材料等。

　　第九类材料二级分类分为：

　　1、工资材料；

　　2、任免材料；

　　3、出国（境）材料；

　　4、参加会议的代表登记表等其它材料。

　　今后，报送的新任市管干部档案，第四类、第九类材料必须进行二级分类。

　　（二）内容交叉材料的分类

　　1、以自传为主的履历或简历表归第二类。

　　2、学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类。

　　3、享受政府特殊津贴材料归第七类。

　　4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。

　　5、中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归第一类。

　　第二步，排序

　　排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。

　　具体方法有：按材料形成的时间排序适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。

　　第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

　　2、按材料的内容以及材料之间的内在联系排序适用于第五、六、八类材料。

　　其中，第五类和第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。

　　第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

　　第三步，编目

　　修订后的目录与旧目录的不同：

　　一是“类号”改为“序号”；

　　二是“材料制成时间”改为“材料形成时间”；

　　三是删除“份数”栏。

　　编目的具体要求是：

　　1、档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。

　　2、每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

　　3、“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级分类的类号用（一）至（四），序号用阿拉伯数字。

　　4、“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

　　5、“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准。复制的档案材料，采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。

　　6、“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。

　　干部人事档案整理工作

　　7、“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表，复制件等。

　　8、每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

　　特别是第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。不要求大类空四行，小类空三行。

　　第四步：技术加工

　　技术加工对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。

　　1、对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

　　2、幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发，不要对档案材料进行过度裁剪。

　　3、幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边，不够应加边。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。

　　4、档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

　　5、档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

　　第五步：装订

　　档案目录置于卷首，干部职务变动登记表排列其后，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。反对刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订。

　　分卷装订时，必须保证同一类材料分在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求，报送市管干部档案必须使用规定的卷夹。卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等；书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

　　档案管理的方法和技巧

　　(一)要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识，坚持依法治档，确保“集中统一管理”。

　　“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导，为了提高档案员及兼职要案员的业务水平，今年六月下旬，我们特邀专业老师前来举办档案管理培训，对部门及公司十名兼职档案员进行为期七天的培训。这次培训的特点是理论结合实际操作，培训内容针对各兼职档案员所在部门形成的档案进行详细讲解，授课内容分别为：文书、科技、会计档案等基本知识，培训时要求每个兼职档案员带未整理装订的资料，面对面、手把手地指导他们如何装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤。此次培训，效果显著，也为单位档案管理达国家2A标准奠定了良好的基础。

　　(二)要求无纸化办公，每个岗位都形成电子文档。

　　这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。

　　(三)档案工作既是单位重要基础工作之一，也是国家档案的重要组成部分。

　　为了规范档案工作，必须加强自身基础建设，大力开发利用档案信息资源;提高整体管理水平，以便更好地为生产和发展服务。总之，企业档案工作要适应档案管理现代化的需要，档案工作人员要不断学习新技术、新知识，敢于创新、敢于开拓，与企业发展同步。

　　(四)服务创新

　　在信息化环境下，档案管理工作在服务内容与服务方式等方面，都要对传统档案服务利用工作进行改变。首先，要对信息服务理念进行树立，在深入广泛应用信息系统的过程中，大量优质的电子信息文件资源逐渐形成，越来越多的信息系统用户，使信息服务工作面临着越来越广、越来越多的服务要求。

　　因此，有关人员要对信息服务的理念进行树立。其次，还要强调主动服务，在对用户潜在需求进行调查了解的基础上，对不同层次、不同内容的信息资源进行有针对性的开发、利用和提供。再次，还要在信息服务方式上进行创新。

　　档案管理的方法和技巧

　　一、观念创新，使档案在服务中发挥经济效益

　　(一)要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。

　　随着产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，单位也由计划经济下按计划完成工作任务，逐步走出去开辟市场，完成亿元以上的货币工程量，逐步由承建二级路面建设，转为参与强烈的市场竞争，承建一级路面的建设任务，因此，档案管理人员也要为接收和管理好这一类科技档案而转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入施工一线，熟悉了解施工工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案资料做到“胸中有数”。

　　(二)要确立档案是资产的观念。

　　在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计、预算到整个工程竣工，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上。档案是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。

　　(三)要确立档案是企业独有的信息和知识观念。

　　在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，如各种设计资料、预算、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。只有管理好、利用好档案资料，关键时刻能产生好的经济效益和社会效益。

　　二、体制创新，使档案工作适应现代企业的高速发展

　　现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。

　　(一)机构创新的核心是精简。

　　无论哪个企业，精干是一个必然趋势，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的.管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中的主要任务和职责是负责单位各类档案资料和信息资料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通过计算机网络与各分公司、各部室实施联网，从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享，真正形成一个集团化的信息联合体。这样符合现代企业精干、高效的原则，有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。

　　(二)机制创新的关键是高效。

　　企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。

　　从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换;提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。

　　(三)制度创新的实质是要从企业的实际出发，回顾多年来的档案工作实践，领导支持固然重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案人员的不懈努力。

　　目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门、各分公司，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，我们必须制定较为详尽的制度，不断创新单位档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，制定考核办法进行总结考评。职责明确，奖罚分明，从而调动档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。

　　人事档案整理实施方案

　　第一章总则

　　第一条为了进一步加强我县人事档案管理，维护人事档案的真实性、严肃性，完善人力资源社会化服务体系，根据国家有关法律、法规，结合我县实际，制定本办法。

　　第二条本办法所管人事档案范围是：

　　(一)按照干部管理权限,政府系统机关及所属的事业单位、直属事业单位(教育、卫生系统除外)的正式干部职工;

　　(二)各类县属国有、集体企业和民营企业、私营企业、民营非企业等非国有单位干部职工;

　　(三)辞职或被辞退、解除劳动合同(聘用合同)以及以其他方式与原单位脱离了工作关系的国家公务员，企业、事业单位干部职工;

　　(四)未落实工作单位的各类毕业生;

　　(五)实行人事代理的单位干部职工、各类毕业生;

　　(六)自费出国、出境的专业技术人员和管理人员;

　　(七)合资、三资企业的中方雇员;

　　(八)其他社会人才。

　　第三条人事档案管理遵循"集中统一，归口管理"的原则，接受同级党委组织部门和政府人事行政部门的监督和业务指导。

　　第二章人事档案管理机构

　　第四条县人力资源和社会保障部门档案管理科室是县政府系统人事档案管理机构，按管理权限负责县政府系统人事档案管理工作。

　　干部人事档案整理工作

　　(一)政府机关、企事业单位负责本单位的干部职工和离退休人员的人事档案资料的收集、整理，人事档案由政府人事档案管理部门管理;

　　(二)人事档案管理部门受用人单位和个人委托，可以管理全县范围内干部职工人事档案;

　　(三)严禁其他未经授权的任何单位(包括其他行业主管部门、企事业单位内设的人才交流中心、人事档案室)管理人事档案，严禁个人保管他人和本人人事档案;

　　(四)凡不具备人事档案管理权限，擅自管理社会人才人事档案的单位或个人，必须在本办法施行后三个月之内向人事档案管理部门移交人事档案。

　　第五条人事档案管理部门按照《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》之规定，认真做好人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与人事档案管理有关的各项人事代理等社会化服务工作。人事代理社会化服务内容有：

　　(一)按国家规定核定存档人员的连续工龄，调整记载档案工资;

　　(二)负责专业技术人员职称资格认定，办理职称考评的有关手续;

　　(三)办理因公或因私出国、出境政审及相关手续;

　　(四)负责为办理人及代理人员出具有关婚育证明;

　　(五)按党章、团章有关规定接转党、团组织关系;

　　(六)负责人才引进工作，办理人才集体户口挂靠手续;

　　(七)办理实行人事代理的各类应往届毕业生的聘用合同备案管理手续;

　　(八)为参加工作满一年的各类大中专毕业生办理转正定级手续;

　　(九)办理与聘用单位的聘用合同鉴证手续;

　　(十)办理确因人才流动等原因失去原有身份的身份认定手续;

　　(十一)代办社会养老保险及其他保险;

　　(十二)协助办理与人事档案管理相关的其它服务事宜。

　　第三章人事档案的转递

　　第六条人事档案管理部门在收到档案后应进行严格的检查，若发现转来的档案材料不整齐或不完整、不清楚，应要求原管理单位补齐或查清。人事档案管理部门收到档案后应在回执单上签名盖章并立即退回。逾期一个月未退回者转出单位应去函催问，以防丢失。

　　第七条人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。转递档案必须按统一规定的"档案转递通知单"的项目详细登记，严密包封。

　　第四章人事档案的收集、整理和利用

　　第八条人事档案材料包括如下内容：

　　(一)履历材料;

　　(二)自传材料;

　　(三)鉴定、考核、考察材料;

　　(四)学历和评聘专业技术职称材料(包括学历、学位、学绩、培训成绩表和评审表、考绩、审批材料);

　　(五)政治、历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料);

　　(六)参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料;

　　(七)奖励材料(包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹);

　　(八)处分材料(包括复查材料，免于处分的处理意见);

　　(九)录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;

　　(十)其他可供参考的材料。

　　第九条人事档案管理部门应当按照档案管理工作的有关规定，加强与各单位的联系，认真做好人事档案材料的收集、鉴别和归档工作。

　　(一)要经常收集各单位在职务晋升、流动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映职工德、能、勤、绩的材料，充实档案内容;

　　(二)可根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部职工履历表，作鉴定、写自传等，并及时将这些材料补充进人事档案;

　　(三)有关用人单位和部门要建立主动向人事档案管理部门送交人事档案归档的工作制度，确定专人报送，及时将新形成的档案材料送交人事档案管理部门;

　　(四)收集的材料必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入人事档案;

　　(五)复印件不能作为归档材料。不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准;

　　(六)属于应归入人事档案的材料，均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷;

　　(七)人事档案材料，须统一使用十六开规格(19cm×26cm)的办公用纸，使用蓝黑或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写;

　　(八)在整理人事档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造社会人才人事档案材料。

　　如何做好干部人事档案材料收集与整理工作

　　干部人事档案工作只有与时俱进，采取措施，立足实际，切实抓好干部人事档案管理以提高档案质量，才能更高效地为人事干部工作服务。而档案材料的收集与整理工作是否齐全规范，将直接影响着干部人事档案的质量。因此，做好收集与整理工作是干部人事档案工作中的重中之重。

　　一、档案材料的收集是做好干部人事档案工作之关键

　　1.主动收集。目前，有些档案材料形成部门和个人的档案意识淡薄，材料产生后把材料据为己有，不及时移交管档部门。因此，作为管档部门要随时了解干部人事档案材料产生的信息，应主动深入材料形成部门收集归档，不能被动等待，避免材料形成时间过长未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。

　　2.建立部门人员网络联系图，重点收集。管档人员建立部门人员网络联系图，各部门设立一名联络员，再根据干部人事档案分类法的十项分类，拟出十类重点收集的材料。如：三类考核材料，四类学籍材料、职称评聘材料、培训材料，五类政审材料，六类加入党团组织材料，九类工资材料、干部任免材料、调动录用材料、聘用合同书及退休审批表等重要材料，及时与联络员联系，尽快收集归档，以防止散落在部门或个人手中，从而影响档案的完整性。

　　3.追踪收集与经常收集。档案管理人员要经常关注个人基本信息，随时掌握所有人员的变化情况，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：学历深造、参加各类培训所掌握的技能、出国等相关信息，广泛收集材料。对新进入单位人员，要认真审查档案材料，发现缺漏的材料，要及时与相关人员或单位取得联系，尽快把所缺材料补齐入档，避免时间过长造成档案材料无法收集归档。

　　二、档案材料的整理是干部人事档案工作之基础

　　1.材料鉴定。凡需组织审查盖章或个人签字的，一定要盖章或签字后方可归档。如收集时发现未盖章或签字的，应及时与归档单位或个人取得联系，尽量避免长时间摆放或先归档不及时完善手续，导致材料形成不归范。对不属于归档范围的材料及时转送或按有关规定进行销毁。对弄虚作假者坚决反对，以确保档案的真实性。

　　2.技术加工，分类准确，编排有序。对折皱、破损的材料进行裱糊，对过长或过宽的材料，在不影响或损害档案材料文字内容和保持档案历史原貌的前提下，对其进行裁剪。裁剪时注意上下左右，避免裁到内容，如内容太多会被裁到可对档案材料进行折叠后贴在备用纸上，做到裁剪仔细。对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其它材料相等。装订整齐，高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关，通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、方便利用。

　　3.及时、准确做好目录，录入计算机。对于每年每个人常规产生的档案材料，如年度考核表、工资晋升表，可进行集中整理，而对于年中不定期产生的材料，可采取随时产生随时整理的方式，及时装入档案，以避免材料的丢失，确保档案的完整。

　　三、档案从业者的职业素质是干部人事档案工作之必须

　　1.人事档案工作具有很强的政策性。干部人事档案工作目标考核中明确指出：档案管理干部必须是中共党员。这就要求档案人员要有较高的思想政治素养、作风正派、脚踏实地、责任心强，用科学发展观来指引自己的工作，起好党员模范先锋带头作用，永葆共产党员先进性。

　　2.人事档案工作具有很强的专业性。干部人事档案工作目标考核中要求：档案人员具有中专（高中）以上学历，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管保护知识和技能。从事干部档案管理工作，要不断学习人事工作及档案工作方面的新政策、新知识、新理论、新规范、新技术，这就要求档案人员要有一定的学习能力，才能准确领会、掌握和运用相关知识及理论指导。档案人员要经常与档案材料形成部门联系，开展好档案材料收集工作。要完成好这些工作，都需要我们的档案人员有较好的协调与沟通能力，并且具有极强的工作责任意识，把当前档案工作局面变被动为主动，保证工作顺利开展。档案人员还必须具备一定的计算机操作能力，掌握现代化管理技术并能熟练运用于实际工作中。

　　3.人事档案工作具有保密性、服务性。档案人员要忠于职守，一丝不苟，乐于奉献。要有高尚的职业道德，严于律己，认真负责，坚持原则，做到不该说的坚决不说。要不断思考、勇于创新，结合本单位实际情况积极探索出适合现代化的档案管理措施，以便更好地为人事干部工作服务。

　　人事档案怎么整理

　　人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。以下是我为大家整理人事档案怎么整理相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

　　一、人事档案怎么整理

　　一般公司的人事档案分为干部人事档案和职工人事档案，那么怎样整理出易查询、易管理的的人事档案，下面我们做简单介绍。

　　二、步骤

　　1、首先，准备整理档案的工具和材料，工具如图，材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料，各个公司要求不同，这里就不再赘述。

　　2、审核要入档的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，将要入档的材料规整好，编上页码，然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边，再打孔。

　　4、第四步，装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类，并按照不同的类别规整转入档案盒。

　　5、第五步，为档案材料建立目录。目录可分大类和小类，并写好每份材料的页码。

　　6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。

　　7、档案要存入独立且安全性好的房间，并委派专人管理。

　　三、资料整理

　　1、第一步，确定文件档案的分类

　　大面上划分为两块，也就是我上面说的日常文件档案记录一类，员工档案一类。日常文件根据每月的使用情况和职能划分，分为两级，在实际操作中，要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的.原因在于：车间人员流动大，离职人员资料更新较快；同样的，面试时以群面居多，面试资料无法细分到人。如果之后有新的类型文件，则根据已有的条目划分为一级或者二级。

　　2、第二步，定出文件存放规格

　　（1）本年度文件，以蓝色文件盒进行保存；

　　（2）往年文件，以牛皮纸袋进行保存；

　　（3）文件盒或者牛皮纸袋内需分类的，则以透明文件袋进行装侧区分；

　　（4）因无保密制度，文件不进行加密管理，之后以实际保密制度进行细分、标注。

　　第三步，台帐

　　我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的，但随着档案越来越多，导致存放混乱。既然想把文件档案整理好，那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。那么台帐就应运而出了。

　　干部人事档案整理工作有哪些要求?

　　为了实现干部人事档案整理工作的规范化,搞好档案建设,便于档案的保管和利用,中央组织部根据《干部档案工作条例》及有关规定,专门制定了《干部档案整理工作细则》。根据细则的要求,整理工作必须做到:认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理,使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。

　　如何做好人事档案管理

　　导语：在人们的工作生活中，档案扮演着重要角色，但很多人误认为人事档案没用，出现了忽略人事档案管理的现象，影响了档案管理工作。对于，如何做好人事档案管理工作，我为大家整理以下经验和方法。

　　一、人事档案管理中存在的主要问题

　　1、人事档案管理重视程度不够

　　相当一部分人认为人事档案工作就是抄抄写写，保管的事务性工作，不容易取得明显成绩不能给单位创造经济效益。因此，忽视了人事档案管理工作，最终形成“说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉，用起来需要”的状况。人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

　　2、人事档案管理工作缺乏力度

　　一是少数管档部门没有形成自己的实施细则和制度，建立了制度执行不严，收集归档工作被动、不及时。再由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。

　　二是收集归档的材料不全面、不真实准确、人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，一些鉴定、考核和评价材料大都是套话，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。部分档案材料还存在：填写格式不规范，填写内容前后不一，记载不实，审核不准，不利于档案的保存和利用，使档案的真实性、动态性、完整性功能趋于弱化。

　　三是人事档案用纸规格不一，纸张不符合要求，在立卷归档进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊时，使人事档案卷很不美观。

　　3、人事档案管理人员业务不熟

　　由于机构调整、科室重组，人员竞聘上岗等原因，原有的人事档案管理人员难免岗位变动，接任的管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、鉴别与归档、保管与保护、提供利用等业务不太了解。日常事务往往又忙于将新增加材料收集放入人事档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案的管理水平。随着人才流动外部环境的宽松，人才流动灵活，各类人才跳槽频繁，造成人档分离现象越来越多。

　　4、档案室设备配备不齐全

　　大多采取“因陋就简”，“因地制宜”的原则，融办公室、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段停留在较低的水平上。

　　5、档案管理手段落后

　　目前人事档案管理部门的管理手段还是手工操作，既使利用计算机管理，仅限于把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯延用手工操作，无纸质阅档基本没有实施。由于反复调用原件，造成纸张发黄变脆，字迹褪色，直接影响到档案的完整与安全，这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

　　二、做好人事档案管理的对策

　　1、重视人事档案管理工作

　　单位要将人事档案纳入议事日程，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

　　2、提高人事档案管理工作水平

　　一是进一步完善人事档案查(借)阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等各项档案管理制度，做到“五不查”、“四不借”、“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围不查，非正式党员不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查;未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借;个人带档不转，没有调动通知不转，接收单位不明不转。

　　特别是人才流动后对不在本单位的人员档案必须妥善处理，该转递的及时转递。建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料的收集归档和转进转出档案的管理制度作进一步的.严格要求，更好地阻止虚假材料进档。完善人事档案整理工作细则，使人事档案的整理更加科学、全面、完整。

　　二是把好“入门关”，对人事档案缺少材料情况进行集中清理，通过书面方式，联系材料的形成部门将材料收集整理，尽量减少避免历史遗留问题的影响，保证档案内容真实、准确、规范、完整。

　　三是把好“更新关”，档案人员要主动与相关部门联系、索要，做到收集整理经常化，不拖延，不积压，确保人事档案材料完备，与实际情况同步。四是规范档案装订工序，做到规格统一。

　　3、加强人事档案管理人员队伍建设

　　选择政治上可靠，作风正派，责任心强的共产党员从事人事档案管理工作，教育培养他们了解管理档案的重要性，增强责任心。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，提高档案管理的技术水平，档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。

　　4、更新档案管理设施

　　配备坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质防蛀、防尘的档案柜，库房内设置空调、去湿、灭火等设备;库房的防火、防潮、防尘、防蛀、防盗、防霉、防高温等设施和安全措施应经常检查;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三分开，要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。

　　5、注重人事档案管理现代化建设

　　对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转交成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时，可以利用计算机网络技术进行人事档案管理创新，对不属于保密范围的档案信息实现有效共享。

　　综上所述，人事档案管理工作不仅要从制度上更新，还要从观念上更新，积极采取有效措施，探索档案现代管理模式，走出目前人事档案存在的困境，做到解放思想，凝聚力量，更好地为党组织和人事工作服务。

　　干部人事档案工作应当遵循的原则

　　法律分析：干部人事档案管理工作的基本原则是：根据干部管理权限和范围，实行集中统一、分级负责管理干部档案，维护干部人事档案的完整与安全，保证利用。包括以下三个内容：

　　一是按照干部管理范围，集中统一、分级负责管理干部档案。这是干部人事档案管理工作的组织原则，是党管干部的原则在干部人事档案管理工作中的具体体现。

　　二是维护干部人事档案的完整与安全。三是积极为干部工作服务。

　　法律依据：《干部人事档案工作条例》第五条干部人事档案工作应当遵循下列原则：

　　（一）党管干部、党管人才；

　　（二）依规依法、全面从严；

　　（三）分级负责、集中管理；

　　（四）真实准确、完整规范；

　　（五）方便利用、安全保密。

　　如何加强干部档案管理

　　有的地方干部人事档案工作中还存在着管理不严密，执行规章制度不严格的问题，有的地方甚至出现了伪造档案材料、涂改档案内容等情况。如何进一步加强干部人事档案管理工作，防止和杜绝上述问题的发生，中组部又做了哪些要求呢？

　　一、上报拟提拔干部材料时

　　要认真按照《党政领导干部选拔任用工作条例》的规定，将干部人事档案连同其它有关材料一并上报。上报的干部人事档案要严格按照《干部档案整理工作细则》的要求进行整理，要认真查阅审核干部人事档案。

　　二、干部交流等工作中

　　需要转递的档案，必须完整齐全地转出，不得扣留材料或分批转出。凡是干部人事档案材料不齐全或不清楚的，要待补齐或弄清楚后，再办理有关手续。

　　三、收集档案材料时

　　要按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，认真鉴别、严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。

　　四、转递干部档案中

　　要通过机要交通或派专人送取，严禁个人携带。对个人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等问题的，要追究当事人和有关管理人员的责任。

　　五、干部人事档案制度建设中

　　要在建立健全各项工作制度的基础上，教育和要求干部人事档案工作人员，忠于职守，坚持原则，防止和抵制利用干部人事档案谋取个人私利的不正之风。同时要经常对各项制度的执行情况进行检查，发现问题及时解决。

　　干部档案记录管理工作遵循哪些原则？

　　干部人事档案工作应当遵循下列五大原则：党管干部、党管人才的原则；依规依法、全面从严的原则；分级负责、集中管理的原则；真实准确、完整规范的原则；以及方便利用、安全保密的原则。

　　【法律依据】

　　《干部人事档案工作条例》第五条

　　干部人事档案工作应当遵循下列原则：

　　（一）党管干部、党管人才；

　　（二）依规依法、全面从严；

　　（三）分级负责、集中管理；

　　（四）真实准确、完整规范；

　　（五）方便利用、安全保密。

　　第六条

　　本条例适用于党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作。