业务档案整理规则

档案管理工作看似简单，其实有许多学问在里面。下面就为大家整理了一些审计业务档案的整理方法，希望对大家有所帮助!

一、分类排序

审计项目档案材料的整理，应遵循审计成文规律和特点，并保持文件材料之间的有机联系，按照结论类、证明类、立项类、备查类四个单元进行排列，并按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原则排序。实践中按以下单元分类归档排序比较合理：

第一单元：结论类文件材料(凡带★号的条目为必备文件材料)

1.上级机关(领导)对审计项目形成的审计报告、审计决定、审计移送及《审计要情》、《专题报告》等审计信息的批示、签报

2.审计情况报告及审计情况报告代拟稿

审计结果报告及审计结果报告代拟稿

审计综合报告及审计综合报告代拟稿

3.审计报告★

审计报告代拟稿

审计报告送达回证★

业务部门复核意见书★

审计组对被审计对象反馈意见的`说明

被审计单位对审计报告(征求意见稿)的答复

审计报告征求意见书、审计报告征求意见稿及送达回证★

审计组审计报告

4.审计决定书★

审计决定书代拟稿

审计决定书送达回证★

5.审计移送处理书

审计移送处理书代拟稿

审计移送处理书送达回证

6.审计移送处理书审理意见书

审计项目审理意见书★

审理意见采纳情况说明书

7.审计业务会议纪要★

8.审计组会议记录★

9.重要管理事项记录

第二单元 证明类文件材料

10.被审计单位承诺书★

11.汇总工作底稿★

12.审计工作底稿及审计证据★

13.审计移送处理书附件原始取证单

14.《审计要情》、《专题报告》涉及问题的证据材料

15.举报问题情况核实材料或取证材料

16.查询被审计单位银行存款、账户有关资料

第三单元 立项类文件资料

17.上级审计机关或本级政府的指令性文件

举报材料及领导批示

审计工作方案

审计工作方案调整及相关材料

审计报告模板

18.调查了解记录★

调查了解记录及相关的审计取证

19.审计实施方案★

审计实施方案调整说明及相关材料

20.审计通知书及送达回证★

审计通知书代拟稿

授权审计通知书

第四单元 备查类文件资料

21.审计结果公告

22.审计整改情况报告

审计整改检查取证资料

被审单位整改情况报告

23.审计宣传信息

24.审计工作报告

25.相关部门出台的管理制度、办法

26.审计移送案件受理、立案、起诉及判决、处理处分材料

27.审计评估表、测算表

28.被审计单位自查报告或自查表

二、加工整理

首先应检查每一份档案资料，察看是否留有充分的装订线;其次应对纸张破损、幅面不规则或字迹模糊的档案材料进行加工处理。具体应注意做好以下几项工作：

1. 确定每份审计工作底稿及附件审计取证材料的顺序，避免把资料放错位置，同时撤出冗余资料。

2.对纸张破损或字迹模糊不清的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制，复制件应附在原件后并注明复制原因。

3.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁，保证每页最终都为A4纸大小。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。

4.幅面过小的材料应进行托举。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。

5.装订边线过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边。

6. 拆除档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物。

三、编写目录

编写目录包括分卷、编页、编目三个过程：

1.分卷。在所有资料都已经齐全并且符合归档要求时，就可以分卷了。同类档案如果太厚，应该分成多卷装订(并于编目时在文件标题或备注中注明分卷顺序)。分卷装订时，必须保证同一份材料分在同一卷中。每卷厚薄以恰好能装进档案卷夹为宜，卷夹背脊等整体应做到不凹不凸。

2.编页。每卷材料应独立编页以便于查阅，编写页码要用铅笔以便于修改;页码标记应在材料的正面右上角、背面左上角，字体不能过大或者过小，过大影响美观，过小则可能在扫描后的电子档案中显示不清晰。

3.编目。档案材料应按照排列顺序，逐份逐项编写目录，做到目录清楚，填写准确。目录包括顺序号、文件作者、收发文号、页码、文件标题、文件日期、备注等。填写“顺序号”用阿拉伯数字;“文件作者”填写单位、处科股室或审计组名称;“收发文号”有文号的填写，没有的不填;“页码”按照编好的页数如实填写;“文件标题”根据材料题目或主要内容填写，标题必须确切反映材料的主要内容或性质特点;“文件时间”填写材料落款的具体年月日时间;“备注”填写需要说明的情况。

四、装订成册

装订时将档案目录置于卷首，卷内材料按目录顺序排列，左边、下边对齐，置于档案卷夹在左侧打孔装订。装订应严格按照“牢固、整齐、美观，不丢页、不错页、不倒页、不压字、不订反、不损坏文件、不妨碍使用”的要求进行

如何进行档案整理

如何进行档案整理

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。

档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

(二)各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;

6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;

7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制

(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.

(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。

(三)案卷(件)号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

四、档案整理的质量要求：

(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。

2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件内在联系。

A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。

(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。

(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。

(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。

(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。

(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年

B、会计档案。

(1)会计凭证：保管15年。

(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。

(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年

。

C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。

E、音像、电子、实物档案：永久。

F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。

企业档案该如何整理？

每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。
第一步 清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。
概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。
2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。
3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。
4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；
2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；
2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。
简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。
第二步 按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。
第三步 排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。
行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。
业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。
第四步 编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。
第五步 编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。
第六步 填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。

工程档案归档整理规则与方法是什么？

1）归档应符合下列规定：

①归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程

②归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

2）归档时间应符合下列规定：

①根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

②勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，

建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。

4）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。

5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定的要求单独立卷归档。

工程管理文件资料分类：

1）工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料，归工程部合同专业；

2）图象、照片、录象，归综合管理部（工程结束时归档资料管理人员）；

3）行政文件，归综合管理部；

4）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外），归工程部。

以上内容参考：百度百科-建设工程文件归档整理规范

企业档案管理规定

档案管理亦称档案工作。是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,下面是我为你整理的企业档案管理规定，希望对你有用!

企业档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。

第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章 档案的管理

第八条 整理办法：

1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2. 步骤：

A. 收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

B. 整理 根据分类和成立时间整理。

C. 分类 根据下述分类方法分类

D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第九条 过程管理：

1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章 档案备份制度

第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章 处理条例

第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案

3. 涂改、伪造档案

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)

第六章 责任

第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。

第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室

第一责任人为各部门指定的资料员;

第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

业务资料管理规定

为提高公司档案管理水平，进一步加强业务资料归档的标准化和规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

一、 业务资料归档责任主体

综合业务部负责制定业务资料管理标准，对各业务部门资料归档工作进行指导、检查和培训，各业务部门负责各类专业性和具体性业务资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。已经办结的项目，由业务部门归档完毕后按照规定时间上交办公室统一保存。卷盒(夹)等耗材，统一由办公室调配，业务部门申领。

二、 归档文件要求

1、 归档文件材料内容必须真实、准确。

2、 归档文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间(年、月、日)、印章、正文与附件、正式发文的定稿和签发单、上级来文和承办单、请示与批复以及专项成套材料等必须齐全完整。

3、 归档文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰。

4、 归档的文件字迹要符合长期保管需要，应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用易褪色的书写材料。如：圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写材料。

5、 归档文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4纸，必要时可使用 A3纸，但归档应折叠为A4纸大小。

三、 整理要求

1、 案卷题名

案卷题名要求简练、准确，能够概括揭示卷内文件的内容与成分。

案卷题名构成形式：

(1)符合规范的名称+业务类型

(2)出让宗地编号+业务类型

(3)时间+业务类型

2、 卷内文件排序

(1)归档文件目录

归档文件目录是包含卷内文件题名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。

(2)归档文件

卷内归档文件一般按重要程度或时间顺序排列。

密不可分的文件应依序排列，即正件在前，附件在后;批复、批示在前，请示、报告在后;正式发文在前，签发单在后;上级来文在前、承办单在后;文字材料在前，图样在后。重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。

(3)备考表

备考表是对本盒案卷材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明的文件。

3、 案卷装订

(1)卷盒

卷盒(夹)采用长×宽为315mm×235mm，其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格。

卷盒(夹)封面项目应包括：案卷题名、编制单位、编制时间、保管期限、密级、立卷人。

(2)案卷装订

案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物(订书钉、大头针等);

文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠整齐;

将归档文件目录、归档资料左下取齐，用铆钉装订机装订牢固，注意不倒置、不散页、不压字。

4、 电子文件刻录

归档完成之后，需将案卷文件的电子版本刻录在一次性写入光盘等耐久载体上，光盘标签写明年份和案卷题名，一并装入卷盒(夹)中。

金融企业业务档案管理规定

第一章 总则

第一条 为规范金融企业业务档案管理，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国商业银行法》《中华人民共和国保险法》《中华人民共和国证券法》等相关法律，结合金融企业业务工作实际，制定本规定。

第二条 本规定所称金融企业业务档案，是指金融企业在货币金融、资本市场、保险、信托等金融业务办理及服务活动中形成并具有保存价值的各种载体形式的记录。 第三条 本规定适用于在中华人民共和国境内依法设立的下列金融机构：

(一)政策性银行、商业银行、农村合作银行、城市信用合作社、农村信用合作社。

(二)证券公司、期货公司、基金管理公司及其依法设立的从事资产管理业务的子公司。

(三)保险集团(控股)公司、保险公司、保险资产管理公司、保险专业中介机构。

(四)信托公司、金融资产管理公司、企业集团财务公司、金融租赁公司、消费金融公司、汽车金融公司、货币经纪公司。

(五)从事汇兑业务、支付清算业务和基金销售业务的公司。

(六)其他经批准从事金融业务活动的企业。

第四条 金融企业业务档案对维护金融企业和客户利益，保护消费者权益，防控金融风险，打击经济犯罪，保障国家经济安全，促进经济和社会发展等具有十分重要的作用，是金融企业档案的重要组成部分，是企业管理的基础，应当由企业档案部门实行集中统一管理。

第五条 各级档案行政管理部门根据职责负责金融企业业务档案工作的指导、监督和检查;各级金融业务监督管理机构及其派出机构负责将金融企业业务档案管理工作纳入金融业务监督管理制度、流程，与业务同监管。

第六条 金融企业档案部门或档案工作归口管理部门(以下统称“档案部门”)负责对本企业业务档案工作进行统筹规划、监督、指导和检查，各相关业务部门配合档案部门组织实施。金融企业所属各分支机构档案部门负责本分支机构业务档案管理工作，并对所属分支机构的业务档案工作进行监督、指导和检查。

第七条 金融企业应当建立健全统一的业务文件材料归档管理制度;将业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入业务工作流程，列入业务工作或项目计划，列入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，列入企业考核体系和奖惩制度，确保业务文件材料的完整归档。

第八条 金融企业应当建立健全业务档案保管、利用、鉴定、销毁等工作的相关制度，确保业务档案的真实、完整、有效和安全，满足企业在证据、责任、信息、存史等方面的需要。

第九条 金融企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档或造成档案损毁、丢失、泄密等行为，进行相应的惩处。

第十条 金融企业业务档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，并定期接受业务培训。

第二章 业务文件材料的整理与归档

第十一条 金融企业应依据法律、行政法规、国务院金融监督管理部门和档案行政管理部门的规章和规范性文件的要求，结合业务工作流程，制定本企业业务文件材料的归档范围和业务档案的保管期限表;当业务范围或工作流程发生变化时，应及时修订完善。

归档范围和保管期限的确定，应当满足国家对金融活动的监管要求以及维护企业利益和客户权益的需求;业务档案保管期限不得短于相关法律、法规明确规定的保管期限;电子业务档案的保管期限不短于同类纸质档案的保管期限。

第十二条 金融企业档案部门应当按照遵循文件材料形成规律、保持文件材料之间的有机联系、便于保管和查找利用的原则，依据国家有关规定研究确定业务文件材料归档整理和分类编号方法，制订相关标准并保持相对稳定。

第十三条 金融企业业务部门应当按照有关规定，将应当归档文件材料按要求进行整理、立卷，定期移交本企业档案部门集中管理，并办理归档交接手续。具体归档时间可根据业务工作特点确定，除国家另有规定外，最迟不应超过次年12月31日。

第十四条 金融企业文件材料归档一般一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料可适当增加份数。

第十五条 业务文件材料中属于企业管理类的文件材料，原件存入管理类档案，在与之相关的业务档案中可存放复印件并标明互见号。

第十六条 金融企业应当按国家有关规定进行档案著录。

第十七条 纸质和电子文件同步归档的，在文件内容、相关说明及描述上应保持一致;仅为电子载体形式的业务档案，须遵照国家有关电子文件归档和电子档案管理的规定和标准执行。

第十八条 金融企业建设业务信息系统时，应当有档案部门参与，由档案部门提出电子文件归档管理的相关需求，确保所形成电子文件能够归档，归档后电子文件符合电子档案管理要求。

第十九条 业务工作人员岗位变动时，应当及时办理移交所负责业务工作的文件材料，并清退借阅未还的档案。

第二十条 国内依法投资设立的金融企业有海外机构的应当建立海外机构业务档案管理制度。

第三章 业务档案的管理

第二十一条 金融企业应当配备符合档案保护和安全管理要求的业务档案保管装具和库房，并保证库房设施设备的正常运转。

第二十二条 金融企业应当按有关要求做好电子业务档案的存储和安全管理，保证电子业务档案的真实、完整、安全和可用，并对重要业务档案进行异质、异地备份，确保业务档案安全。金融企业对档案信息安全负最终责任。

第二十三条 金融企业将业务档案管理外包的，应当严格审核承包方的信息安全保障能力和资质。在签订合同协议时，应当明确有关档案安全保管、信息保密和提供利用等方面的责任和约定条款，以保障业务档案的安全与利用。

严禁将涉及国家秘密的业务档案外包或委托任何社会中介机构保管。

第二十四条 金融企业档案部门应当做好业务档案管理的统计工作和对统计数据的研究利用，保证统计数据的完整性、准确性和连续性。

第二十五条 金融企业应当建立业务档案管理信息系统，逐步提高对电子业务档案的管理水平。业务档案管理信息系统的功能应当符合国家有关规定。

第四章 业务档案的利用、鉴定与处置

第二十六条 金融企业应当编制业务档案检索工具，方便业务档案的检索与查询。

第二十七条 金融企业应当对业务档案的查阅利用进行登记，对超权限利用应履行审批手续。

第二十八条 金融企业档案部门应积极开展业务档案的提供利用服务工作，加强对业务档案的编研开发，满足企业金融业务活动和管理工作的需要。

金融企业必须为有关业务监管部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的业务档案。

第二十九条 金融企业应当成立由主管领导、档案部门和业务部门人员组成的档案鉴定小组，对到期的业务档案按照有关规定进行鉴定并形成鉴定报告;对确已失去保存价值的到期业务档案，由企业负责人审批签字后方可销毁。销毁档案应当在指定地点并有专人负责监督。对被销毁的档案应当登记造册，并与鉴定报告一并永久保存。对虽已到期、但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应当延长保管期限。

第三十条 金融企业因各种原因变更、终止的，应当按国家有关规定对业务档案进行妥善处置。

第三十一条 未经档案行政管理部门许可，金融企业不得以任何方式和形式将涉及国家秘密的业务档案携带出境。