纸质档案管理的

纸质档案管理的原则

按件整理归档文件虽然存在手工管理时检索和清点较为困难等弊端，但在信息化管理日渐普及的当下，以件为单位进行整理的方法符合“简化整理，深化检索”的原则，降低了档案工作人员掌握和操作的难度，以下我为大家整理了纸质档案管理的原则的详细内容，希望对大家有所帮助！

1、归档档案遵循文件形成的规律，保持文件之间的联系。

文档、档案、电子文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的形成规律和特点。《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为机关公文办理提供了统一的规范和标准。遵循档案形成规律，对归档整理，能够大限度减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。档案在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的互相关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。利用好这些联系，既能更好地反映机关主要工作活动，也便于日后的检索和利用。

2、档案整理做好价值区分，便于保管和利用。

文档、档案的价值是由它的内容及其对组织单位工作的作用决定。就一个机关文件的价值而言，不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都要永久保存。从分类开始，就将不同保管期限的文件区分开来，针对性地开展，也为后续工作打下基础。便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标。

3、文档、档案一体化管理机制

文档一体化管理机制，是一项比较新的档案归档整理原则。在信息化条件下，归档文件整理必须统筹考虑传统的纸质文件和电子文件的`整理要求，避免因二者整理的基本原则、基本方法不同而带来诸多问题。解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果。因而，合理规划归档文件整理流程，尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际就显得尤为重要。

4、保证纸质、电子文件协调统一

在纸质文件与电子文件并行的情况下，保证二者的协调统一是目前进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者的协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作，在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体；其次要结合本单位情况，确定是以纸质文件还是以电子文件整理为主，再依次确定整理的策略和方法，保证二者整理的协调一致。

纸质档案库房在日常管理中应注意的事项

库房的管理

库房的管理工作是档案保管工作的主要内容和基础。因此，只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整体的档案工作创造必要的条件和良好的秩序。

档案架、柜的排放与编号：

库房中的档案架、柜的排放，应合乎下列要求：

1、排列整齐，横竖成行。

2、避免光线直射，注意通风。

3、节约库房面积和空间，存取方便。

为了便于对库房内的档案的管理和迅速取放，所有的档案架、柜都应进行统一编号。编号的一般方法是：自门口起，从左到右编架、柜号，如果架、柜有栏，也是从左向右编号，格与五节箱则自上向下编号。

全宗排列与档案存放：

全宗的排列，一般采用两种方法。一种是按全宗号流水排列，一种是按全宗分类（分全宗群）排列。前者简便易行，后者能把属于同一类型的全宗排在一起，能较好地保持全宗之间的群体联系。

档案存放方式，可以采用竖放与平放两种。竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式，其优点是便于存放和提供利用。平放，取放档案不大方便，但对保护档案有利，特别适合保管珍贵档案和不宜竖放的档案。

全宗卷：

在档案馆、室工作中，专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料，以全宗为单位组成的专门案卷，称为全宗卷。

全宗卷的内容通常包括：移出和接收档案的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案和分类方案，全宗内档案数量和检查登记表册，档案保管期限表，档案销毁清册，全宗指南等。

如何加强办公室电子档案和纸质档案的管理

如何加强办公室电子档案和纸质档案的管理
档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：
（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；
（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；
（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。
电子档案与传统纸质档案在管理中的区别
归档方式方面有所差异
结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。
归档时间不同
当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分类、编目等方面的不同
电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。

现在是纸质档案管理阶段，胜意如何做？

摘　要：众所周知,档案管理工作点多面广,涉及到一个单位的各个方面。因此,做好档案的管理在单位的日常工作中显得尤为重要。做好公文制发工作。在公文制发中,不仅要注重公文的内容,更要规范化、标准化地制作公文,为档案工作的合理有效管理打好基础。

针对你的问题：

一.纸质档案

电子档案与纸质档案的整合管理

电子档案与纸质档案的整合管理

个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。以下是我为大家整理的电子档案与纸质档案的整合管理相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家。

电子档案与纸质档案的整合管理

1、同步归档。在电子档案与纸质档案整合管理过程中，应当认真检验并审核所收集的纸质文档，切实保证纸质文档归档处理工作的规范有序进行。所收集的电子信息在规范审核后也应及时进行归档处理，以确保其满足档案管理工作的基本要求。就电子档案与纸质档案归档的具体操作来看，二者存在一定差异，应当注意的是，电子档案归档时应当将其存入计算机硬盘中，并进行清晰标记，确认已归档，为后续档案管理工作提供便利。

2、同步整理。在电子档案与纸质档案整合管理工作中，档案管理人员应当采取可行措施对电子档案和纸质档案进行同步整理，确保电子档案与纸质档案在编号上保持高度一致性，确保其信息规则一致，促进电子档案与纸质档案同步整理完成，从而全面提高档案管理工作效率，确保电子档案与纸质档案的实际利用价值得到最大程度的发挥。

3、同步鉴定。对于电子档案的鉴定最理想的情况是计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

4、同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的`利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

拓展内容：

电子档案与纸质档案整合管理的探索

1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统。由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。

2、并存期间应根据自身特点实行双套制。鉴于电子档案与纸质档案各自的特点，电子档案和纸质档案将长期并存，我们可采取既简单又保险的办法双套制。即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。当然，在将纸质档案和电子档案拷贝双重归纳时，电子档案要用可脱机保存的载体备份下来。以纸质档案与磁盘（光盘、磁带、，制成双重备份，分别归档管理。

3、实行各种管理时都要制定一定的互通互联方式。电子档案与纸质档案的管理内容是互通互联的：一是，利用纸质档案将电子档案的内容固定，解决电子档案的易变动、易修改问题，确保其法律效用；二是，纸质档案转换为电子档案工时，进行完善的著录标引，附上背景信息和原数据，可以互通互联，通过彼此著录信息能查找到各自存放位置，互为备份，互通互联。

4、建立一套科学合理的管理制度。电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。