如何管理好档案

(一) 做好档案收集工作。
1、为防止文件传阅过程中遗失，当文件送达承办人时，承办人须签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。
2、定期收集各部门档案，部门助理、秘书，负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印，再把复印件送交承办人的方法。
3、在交接过程中全面清理资料，对散落在个人手头上的资料，由各部门档案责任人负责，追缴资料，确保档案收集即齐全又完整，避免资料遗失。
(二)制定合理的分类方案。
1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。
2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类。
3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。
(三)认真做好日常档案管理。
各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐。
(四)加强档案管理工作的学习。
恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有计划、有措施、有成效，熟练自身业务。保证档案完整，提高档案利用效率。

如何才能做好档案的管理

档案管理工作做得如何，是衡量单位工作业绩与管理水平的重要尺度，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。为进一步促进单位科学发展提供了第一手资料。以下是我整理的如何才能做好档案管理的相关内容，大家一起来看看吧。

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案就是完成了书面工作处理程序，将接收的信息和所记叙的内容进行备案的历史工作文件。因此书面方式的公文的准备工作是档案工作的第一步，要规范的处理公文，细致的审查公文，公文形成的过程要严格把关，这是把档案管理工作做好所需的基础。

公文的草案拟制是公文形成所需的一个重要环节，有了大致的计划方向才能更好的进行下一步，不同单位的草案拟制部门各不相同，有些单位的公文草案拟制是由相关办公室统一拟制，有些则是由相关的部门先立草案然后递交给办公室负责印制。但各个部门公文起草人员的水平和质量有一定差异，对于公文拟制所需的要求理解分析不一致，可能会导致拟制的文件质量上不尽人意。主要存在着以下几个问题：

1、体裁使用不正确，比如请示公文和报告公文没有明确区分;一份公文却请示多个事件;没有按照规则运动文种。

2、一些公文的附件标识不明确，一些公文有附件，没有在规定的地方作出任何标识，也没有在公文附件的名称前标注出详细的序号，整个公文的行文程序混乱。

3、公文主题标注不明确，不便查阅。

4、公文中没用规范的使用数字。

以上情况，对于公文转变成档案的立卷和归档有着较大影响。因此，负责公文起草拟制的工作人员，有责任和义务对各个部门的公文进行查看，仔细审核，尤其是一些关键的字、句、词要严格把关，在有问题的情况下，要尽快通知提供公文初稿的单位，告知对方具体情况，将出现错误的地方及时协商解决。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

在将公文相关事务处理结束之后，便可以将公文进行保存，并把公文的类别进行整理和分类，将其中内容不重要和普通的另外保存，不能丢弃。如果遇到涉及到重要内容的公文，例如涉及单位的重大开会、重大事件以及单位要求保存的公文，这类公文就需要明确标注，以备随时查阅。要做好这项工作，务必要遵守以下几个条件：

1、对于这项档案整理工作，需要有清晰的认知，要把管理档案工作做好，就要把公文的管理规范熟知，才能将公文员工作真正融合，还要提前对所负责部门的档案翻查，掌握所有档案信息，保证档案有高质量，以防档案重复，使档案管理更便捷、科学。

2、作为档案工作人员，必须要有职业责任感，对工作也要有较强的学习能力，将档案记载在大脑中，对每一份档案都要认真细心，对每一份档案都做出正确的评价。将档案工作生活化、日常化。

3、作为公文文秘要时常学习新的专业知识，及不断提高自身的职业素质。公文工作员的档案工作是一项比较专业带有技术性的工作，在日常中要加强学习档案方面的知识，随身携带相关的专业书籍，时常范围，做到在工作中积累经验，在工作中加强学习。这样才能较高的工作效率。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

档案管理部门在文公分类入档的时候，需要先检查形成公文的前期材料，在过程中，需要翻阅其他附属资料，如果发现公文前期资料中有没入档的附件要向相关部门或单位催要，过程中发现同一公文中有个别公文没有按照规定时间交还的，要跟踪回收，坚决不能让公文档案长时间的的停留在他人的手中，这不但可能会对档案造型损坏、遗失，也会因为时间过长而遗忘档案的收归，对档案管理工作带来重大的失误。所以在档案管理的工作中，要不断的复查过去的历史进程，对档案流向掌握清晰，在过程中，需要注意以下几个方面：

1、档案整理工作必须从平时做起

对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2档案整理工作应注重细节

对于单位的文件以及领导签发后，一定要及时的将所有的文件资料收集完整，按照资料的内容顺序，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。这档案管理工作入档以前需要做的必须事件，过程务必不能有所遗漏，否公文档案不完整，会给后期的查阅工作带来误导，影响整个档案管理的完整性。

档案的管理工作的良好运作，不仅对单位管理层对单位情况能够随时调查翻阅，了解单位目前的大致情况以外，还能给单位调整政策带来依据，为单位改革提供历史数据;也是向社会各界证明其单位优越成绩的证明，和其他的方面的合作的基础。

做好档案的管理工作不仅仅是对于单位有益，对于整个社会档案管理工作也具有进步性。在我国现目前不断的发展的背景之下，不断对档案管理手段进行创新，以更创新、更方便的方式整理单位档案，可以全面的反应单位的整体情况。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

一个档案管理的工作人员，需要不断的积累经验，对于不断遇到的难题要积极的向上级部门或者同事请教，不能够随意的凭借自己主观随意把档案归类，需要结合实际情况对档案和调查的资料相结合，也可以有创造性的进行归档，但切记要根据相关规范来处理。在工作期间，档案管理人员要不断强化自身的责任意识感，建立良好的职业精神。迅速的接纳新兴信息，扩宽知识面，将知识经验融入到档案管理的工作中。

五、结语

档案管理工作是我国政府、企业良好长远发展的重要一环，是为了让我国现在的档案管理工作更加的完善，提高档案管理工作人员的工作水平及素质，加强档案管理员对于档案管理工作的热情和责任感，全心身的投入到档案管理的工作之中。使得档案管理更加科学规范化，更好的完成与各部门的工作配合，提高整个工作流程效率，减少繁琐的环节，为政府、企业发展形成良性循环。

高速公路的运营不仅对高速公路的建设负责，还对高速公路的管理以及维护负责，因此，高速公路系统单位需要动用到大量的人力物力资源，在运营管理规模不断扩大的过程中，也面临着大量的人事变动。高速公路系统人事档案管理对系统内人力资源开发以及人才政策制订方面提供依据，具有非常重要价值。

1.高速公路系统人事档案管理概述

人事档案是以个人为单位根据人员的自身情况、个人经历和思想道德表现等情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。是系统全面考察人员和管理、使用人才的重要参考依据。人事档案对高速公路系统单位人力资源管理工作的发展、人事改革和调动等行政工作的开展都是极为重要的。我们有必要对高速公路系统人事档案管理工作进行分析和总结，提出更多有利于人事档案工作发展的建议，使人事档案管理工作能够更好地发挥其对系统内其他部门工作的辅助作用。

2.目前高速公路人事档案管理中的问题

2.1 档案管理的信息化程度低

高速公路系统人事档案管理的信息化程度低，是高速公路系统单位人事档案管理中最主要的问题。在信息化时代，无论是人事档案查阅、调动，还是应用，都离不开网络，但高速公路系统内人事档案管理尚不能满足信息化档案应用的要求，使得档案管理工作本身的效率大大降低。

2.2 档案管理工作人员素质不足

在现代企业管理中，人本管理是最主要的.思路，这就意味着，高速公路系统单位各项工作都应该遵从“以人为本”的理念。但档案管理工作并没有完全体现出“以人为本”的特征，员工调取档案步骤繁琐、档案服务性较差，主要是因为档案管理工作人员素质不足造成的，这也是高速公路系统单位人事档案管理中亟待解决的问题。

2.3 档案管理制度不完善

高速公路系统单位人事档案管理中存在着档案工作积极性不足，档案调用程序复杂、档案利用率不高的问题，同时，还有许多人事档案因为格式不一致需要重新整理，加大了档案工作的难度。究其根本原因，在于档案管理制度不完善，现行的档案管理制度并没有对档案管理工作人员的绩效考核、薪酬待遇等方面建立一套规范的人事档案管理体制的标准。

3. 做好人事档案工作的策略

3.1 加强人事档案信息化建设

高速公路系统单位人事档案管理技术落后是导致档案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的档案管理方式是必要的。信息化的档案管理方式既能保证档案信息的快速获取，也可以有效提高档案的安全性。要实现全面的信息化档案管理，首先需要增加对档案管理的资金投入，购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施，如最基本的办公室常用设备，打印机、扫描仪、电脑等，档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备;其次，应该制定档案管理信息化的战略，包括建立人事档案数据库、档案工作软件的应用、系统单位档案库与政府档案库的联网、系统内各部门之间的档案联网等，并真正实施这些信息化管理战略，设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。

3.2 提高档案工作人员的职业素质

提高档案工作人员的职业素质，是提高高速公路系统人事档案工作效率的必要途径之一。首先，应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率;其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行;最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。

3.3 完善档案管理制度

进一步完善档案管理制度。首先，高速公路系统单位应该就人事档案的类型进行严格的标准格式制定，要求系统内各部门按照人事档案的标准格式提供纸质档案和电子档案，以此减轻档案工作人员的工作压力;其次，系统单位应该就档案工作人员的岗位职能和岗位责任制定明确的岗位说明书，并对人事档案工作人员制定相应的、合理的绩效考评制度，保证在绩效考评制度之下，人事档案工作人员能够根据工作的积极性不同、责任心发挥的程度不同、对档案工作的贡献不同得到不同的薪酬待遇，只有这样，才能对档案工作人员起到有效的激励。

4. 结语

综上所述，高速公路系统单位人事档案工作对本单位各项事务发展都起到重要的辅助作用，而目前系统内人事档案管理还存在管理方法不够先进、档案工作人员职业能力不足、档案管理制度不完善的问题。高速公路系统单位应该根据自身人事档案管理的现状进行一系列的改革，使档案工作真正达到高效、有用，体现出其对高速公路运营发展的服务作用。

怎样做好档案管理工作

现在很多公司或者事业单位都需要对档案进行管理，那么，怎样做好档案管理工作呢？下面就来说一下怎样做好档案管理工作，一起来看看吧！

1、 档案的收集、整理：将文件材料收集整理，即进行分类、录入目录、装订档案、制作检索、档案入库等。

2、 档案的保管、借阅：档案应由专人保管，借阅要严格执行档案管理规定，手续齐全，做好记录和催还。

3、 档案的鉴定、销毁：档案是分长期、中长期、中期、短期的，一般短期档案在没有鉴定更改为中期的，是可以定期销毁的。

4、 档案的统计：档案要进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工，定期统计档案数量。

5、 档案的安全：档案中由于部分档案内容相当重要，必须妥善保存，为了使档案安全，一般会采用保险柜加密存放。

以上就是关于怎样做好档案管理工作的全部内容。

怎么才能做好档案管理

导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。

一、提升服务水平和意识，取得领导重视

单位工作的开展必须要获得领导的重视，这样才能够保证工作的顺利进行，档案工作亦是如此。领导重视档案工作，对档案工作的价值有正确的认识，是档案工作发展的前提。档案工作纳入单位的日常议事内容，对档案规范管理有非常大的帮助。档案管理者要能够发挥自己的主动性，用行动来让领导对档案工作给予重视。

为了档案工作的发展，领导以及档案工作者都需要对其重视。管理者的态度和效率是档案工作质量高低和工作好坏的主要影响因素。领导重视是外因，工作是内因，两者共同对档案管理工作产生影响。要发挥出档案工作者的主观能动性需要做到以下的要求。

1、做好档案宣传工作，增加领导对档案管理的认识

部分领导对档案管理工作的重视度角度，这其中的主要原因就是因为不具有档案管理意识，对档案管理的重要性不了解，所以增加档案管理工作的宣传，将相关文件以及材料让领导看，领导就会增加印象，特别是一些材料和单位有较大的联系，领导阅览后能够从中获得启发，对其进行利用。档案管理者常向领导汇报工作，多提及档案工作对单位利益的具体事项，这样可以提升领导的重视度。

2、有责任心，做好自己的工作，取得领导的认可

领导对档案工作的重视和档案工作者的情况也有联系，如果档案工作能够让领导满意，档案工作者就会取得领导的信任，阐述档案工作的重要性也就有说服力，所以档案工作者要爱岗敬业，有责任心，能够给领导好的印象。

二、增长见闻，合理利用资源，使用现代管理方式

改革不断深入，档案管理中的很多问题也需要去解决，比如档案的数量增加，让档案的管理和利用难度增加。管理方法落后对档案管理质量产生了极大的影响，现代化的档案管理方式能够解决新形势下的需求。

1、增强责任感，提高管理意识

档案管理工作专业性要求比较高，管理人员要求有责任感和职业道德，乐于奉献，自身的当那管理技能扎实。所以，档案管理工作者的自身知识要广，视野要宽，知识结构优化，综合素养高，这样才能够担任现代档案管理工作。

2、努力学习，强化技 能水平

学习新技术，强化技能水平。现在电子计算机技术应用于档案管理是非常常见的事情，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，现代化的管理方式和技术手段需要档案管理者具备相关的技能和知识。档案管理数字化、信息化是现代档案管理工作的发展方向。档案管理着需要对自己的岗位工作进行总结，边做边学，提升自己的业务能力，注重计算机知识的学习，让自己成为现代复合型档案管理人才。

3、对现有资源进行利用

档案包含的信息量非常巨大，是丰富的信息资源。档案管理工作繁琐，重复性的内容比较多，劳动强度比较大。使用计算机来进行档案管理，可以事半功倍。在人工立卷时，要根据自己的理解来进行分类，虽然标准统一，但是个人理解能力不同，同样的文件就有不同分类，这样可以避免分类不准，对案卷质量产生影响，造成工作的不便。所以，计算机管理的优势就比较明显，能够降低手工操作强度，提升效率。

三、做好档案管理教育培训，提升档案管理者的自身素质

档案管理者的素质对档案工作会的影响是直接而深刻的，我们要调动档案管理者的积极性和创造性，让他们能够满足档案管理的要求，增加自己的业务能力和知识水平。现代设备在各行各业使用较多，档案管理工作也不例外，各种类档案载体的出现让档案管理工作需要进行改革，档案管理者必须要面对新的事物和内容，所以要去提升自己，扩宽自己的'知识面，对档案业务以及科学知识，管理操作等等进行学习。

1、提升自我，继续学 习

档案工作者在档案管理过程中会不断遇见新的问题，这些问题都是函待解决的，所以必须要不断积累自己的经验，提升自我，不断去学习新内容，通过解决这些问题不仅档案工作更加熟练，自己的水平也更高。首先，应该要有正确的思想认识，档案工作者要认识到继续教育中的问题，对档案事业发展的基础恶化关键进行了解，能够提升服务质量，打造高水平的管理队伍。其次，要有专业的档案管理人才来完成档案管理工作，把提升档案管理工作者的素质作为重点工作来抓。

2、完善制度建设和运行机制

制度建设是档案管理工作顺利开展、有序开展、健康开展的基础，档案管理工作者的教育培训也离不开制度的建设。首先，制度要求健全，档案工作者的培训要求登记、统计、考核、评估、奖惩等等。此次要使用约束和激励机制。

约束是为了让档案管理者有紧迫感，能够积极主动的去参与培训和教育，提升自己的能力和水平。像是岗前和岗后的培训工作，档案专业技术人员可以获得专业技术职务，将其变成动态管理内容，这样能够督促档案管理者主动去参与培训，提升自己，而不是取得相关资格后就不再学习。

3、加强综合培训，提高业务水平

以实际情况和岗位需求进行培训，展开多渠道培训和多形式培训的方式。遵循学以致用的原则来进行培训。首先，档案专业人员要有全面学习档案专业知识的机会，提供提升专业水平的途径。让专业人员能够有提升和学习新知识的理念，对一次性教育的弊端进行纠正。

其次，融合相关学科知识。档案工作涉及的范围比较广，所以需要对多方面的知识有所涉猎，比如哲学、历史、行为学等等，档案工作者要注重相关学科的学习和知识补充。最后要掌握现代科技知识。现代科技知识应用是档案工作的特征，也是现代化档案管理的标志，档案工作者要熟悉信息技术、计算机技术和软件科技等等新知识，灵活的和实际工作相结合。

4、建立奖惩机制，细化考核监管

进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。做好档案材料的控制、积累审查工作，奖惩分明。建立完善的领导体系，对档案工作进行领导、指导和考核，提升档案管理工作的水平。

档案管理工作的未来发展道路不一定平坦，但是只要我们档案工作者能够不断的寻找问题，解决问题，提升档案工作的质量，那么档案管理事业的未来是光明的，因为档案是信息的载体，对社会发展、经济发展具有非常大的推动力。