电子版档案整理

1.同一事件的档案材料收集到一起，形成一个文件夹。（上级文件，校级文件，事件过程材料，结果材料）

2.没有电子版的材料排成照片作为电子版。

3.把这些材料合并成一个word文件。做好重新命名。

插入-页码-顶端居中。（如果遇到页眉中有横线，处理方法为ctrl+a全选页眉，ctrl+shift+n）

按照编辑好的文档双面打印出来整理好的这一文档

打开共享里面（A:)的档案管理excel表格。

根据内容新建一个文档，打开链接。

在录入项里面录入内容。

举例：石楼中心校2020年人民满意教师标兵评选

所属工作：人事

标题：石楼中心校2020年人民满意教师标兵评选相关材料

年度：2021年2月19日至2021年2月22日

保管期限：50年

本卷档案共4件 12页

（1）关于教育系统文明单位、人民满意标兵学校和* 人民满意教师标兵评选工作的 通知 1

（2）石楼中心校党支部关于人民满意教师标兵评选工作安排 6

（3）人民满意教师标兵评选过程性资料 8

（4）人民满意教师标兵登记表 12-12

目录号：看六类中的一种 本卷为2 案卷号：接原来还编号

立卷人：范连启

检查人：高贵兴

立卷时间：2021年2月22日

如何整理建立电子档案并归类

可以买个档案软件，归类方式可以参照档案局对企事业单位的一些标准。
档案整理的方法：
一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编
目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，
对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮
和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》
5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围
（1）大部分单位短期保管（现
10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理
（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学
技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按
国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建
工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）
。6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、
编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编
制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
或参考资料：

电子档案的归档方式有哪些

电子档案的归档方式有哪些

我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，现统一称作“档案”。以下是我为大家整理的电子档案的归档方式有哪些相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

一、选择电子文件信息的汇集点

由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的.系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。

由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。

计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

二、借助计算机资料管理系统

开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。

对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

电子档案与纸质档案的整合管理

电子档案与纸质档案的整合管理

个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。以下是我为大家整理的电子档案与纸质档案的整合管理相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家。

电子档案与纸质档案的整合管理

1、同步归档。在电子档案与纸质档案整合管理过程中，应当认真检验并审核所收集的纸质文档，切实保证纸质文档归档处理工作的规范有序进行。所收集的电子信息在规范审核后也应及时进行归档处理，以确保其满足档案管理工作的基本要求。就电子档案与纸质档案归档的具体操作来看，二者存在一定差异，应当注意的是，电子档案归档时应当将其存入计算机硬盘中，并进行清晰标记，确认已归档，为后续档案管理工作提供便利。

2、同步整理。在电子档案与纸质档案整合管理工作中，档案管理人员应当采取可行措施对电子档案和纸质档案进行同步整理，确保电子档案与纸质档案在编号上保持高度一致性，确保其信息规则一致，促进电子档案与纸质档案同步整理完成，从而全面提高档案管理工作效率，确保电子档案与纸质档案的实际利用价值得到最大程度的发挥。

3、同步鉴定。对于电子档案的鉴定最理想的情况是计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

4、同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的`利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

拓展内容：

电子档案与纸质档案整合管理的探索

1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统。由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。

2、并存期间应根据自身特点实行双套制。鉴于电子档案与纸质档案各自的特点，电子档案和纸质档案将长期并存，我们可采取既简单又保险的办法双套制。即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。当然，在将纸质档案和电子档案拷贝双重归纳时，电子档案要用可脱机保存的载体备份下来。以纸质档案与磁盘（光盘、磁带、，制成双重备份，分别归档管理。

3、实行各种管理时都要制定一定的互通互联方式。电子档案与纸质档案的管理内容是互通互联的：一是，利用纸质档案将电子档案的内容固定，解决电子档案的易变动、易修改问题，确保其法律效用；二是，纸质档案转换为电子档案工时，进行完善的著录标引，附上背景信息和原数据，可以互通互联，通过彼此著录信息能查找到各自存放位置，互为备份，互通互联。

4、建立一套科学合理的管理制度。电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

登记电子版的档案资料时，怎么做才能科学合理，而且便于查询呢？

电子档案的整理：
电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。
（一）归档要求
1、文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档（逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。逻辑归档随时归档），定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档（物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行），并按档案管理的要求进行登记。
2、归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。
3、电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，著录并填写《归档电子文件登记表》。归档电子文件应逐件编目。
4、文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。
5、档案馆（室）应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
（二 ）归档方法
1、一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。
2、推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。
3、存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等。如下图：
4、信息组织结构
每盘存储载体的根目录下有说明文件、归档电子文件登记表、归档电子文件目录。电子文件保存在相应目录中。各级目录按照树状结构排列。
（1）说明文件。文件名：README。文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括分类号、立档单位名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。 文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。
（2）．归档电子文件登记表。文件名：REGISTER。文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。
（3）归档电子文件目录。目录名：DATA。目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一组电子文件保存在一个子目录中。
（4）．对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。
（三）电子文件的归档标准
电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：
1、字处理文件 。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
2、图像文件。TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。
3、图形文件 。图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。
4、影像文件。MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。
5、声音文件。WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
6、多媒体文件。多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。
7、数据库文件。DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
8、超文本文件。超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。
9、计算机程序。计算机程序可以作为电子档案直接存储。计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。
10、数据文件 。数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。
在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。
用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并归档。计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。
（四）电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，至少一式三套，一套封存（C），一套供查阅利用（Y）。一套（S），异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。存储电子档案的光盘应放入盒中存放。

简要说明电子文件归档的基本方法

1、将应归档的最终版本的电子文件存入光盘，光介质上，脱机后可存放在别处
2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上，但采用压缩工具的过程必须统一、规范。
3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上，对备份系统归档一般在局域网或其他网络环境下采用。
4、采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式，一般适用于永杰和长期保存的电子文件的归档，这种方法应在两种载体中同时保存规范的机读目录，并在两者间建立便于检索的联系。