征管档案电子化

浅析如何做好税收征管档案工作（淮安市地税局 张晓惠 ） 税收征管档案是存储税收征管部门和纳税人征纳税信息的载体，它来源于税收征收管理活动，是形成于税收征纳活动的第一手材料，主要包括税收征管部门在税收征收管理工作中产生和直接形成的，并对税务和税收管理工作有一定查考利用价值的各种文字、表格及票据等材料，反映了纳税人生产经营的重要信息和税务机关税收征管工作的基本过程。坚持“统筹兼顾，信息共享，立足现实，着眼未来”原则，加强、改进和完善税收征管档案规范化管理，对充分发挥税收征管资料的反映、监督和预测职能，实施精细化、科学化税源管理，具有十分重要的意义。一、提高认识，职责到位，在思想上“上纲上线”。要加强基层分局征管档案工作的考核力度，统一思想，广泛动员，将征管资料纳入系统的档案资料统一管理。对征管资料实行档案化管理，既要花费一定的时间和精力，又要投入财力，就必须要争取领导的重视和支持，把征管档案管理工作纳入年度计划，在财力、人力和组织协调上给予充分重视。对基层分局档案管理人员的档案管理工作，应有严格科学的考核办法，确保征管档案工作落到实处。档案利用的价值在于资料是否齐全，而档案齐全的关键环节在于收集。必须明确各责任区，各岗位人员为资料收集的第一责任人，档案收集、归档情况纳入目标管理考核。各分局税收征管档案管理员，在分管业务领导的导和督导下，检查各项资料的收集和归档落实情况，以业务发起人为档案资料收集工作的第一责任人、电子信息录入质量的直接责任人，工作质量列入个人岗位考核。二、明晰流程，强化培训，在操作上“中规中矩”。结合税收管理信息化、精细化、规范化的发展要求，积极探索和完善征管资料档案管理模式及标准。对税收征管资料的采集（录入）、整理、移交、归档、移送、保管、调阅、销毁等过程，制定出科学规范、安全集中、系统完整、简便实用的管理方案。征管资料的收集、审核、整理、归档按以下方法操作：收集资料——分析资料——确定归档范围——按年度、问题和保管期限分类——以卷为单位装订——移交档案室——排列——编号——装盒——编目——上架。对税务稽查类、管理服务类、法规复议类、申报征收类等征管档案，由相关税收管理员负责收集，事毕，材料迅速分类归于该纳税人档案。对分局日常检查中形成的检查资料按上级法规部门要求，年未分户归于户管档案，分类装订成册，方便移交和查询。为保证税收征管资料信息在税收征管和纳税服务中及时发挥作用，应明确各种征管档案资料的归档时限。我局规定，一般档案资料为年度终了三个月以内进行归档。为加强协作规范到位，建议基层分局税干全部为兼职档案员，他们普遍存在档案知识缺乏、整档能力差等问题。为此，应当加强对税收管理员的档案业务培训，使其在资料收集、整理、分类和装订等环节保证质量，否则，这些工作全靠局档案员来完成，是不可能做好的。此外，还要加强与档案管理部门及征管部门的联系，确保出台的管理办法分类合理，整理方便，既符合档案管理的要求又符合征管部门的要求。三、科学分类，规范格式，在整理上“环环相扣”。税收征管档案以便于系统综合的了解纳税人的基本信息、方便查询人检索为宗旨，结合实际工作特点进行科学合理分类，对所有纳税人的征管档案，要按照税收征管业务的需要，依据《基层税收征管业务流程》的要求，真实、准确、规范的收集反映纳税人的生产经营、纳税申报、税款缴纳、违法违章等涉税活动全程的所有资料，分户归档。征管档案种类按照载体的不同，分为文字和计算机光盘等；按照税收征管业务的功能和用途不同，可分为管理服务类、政法法规类、行政复议类、纳税申报类和稽查案件类等，这些文件一环紧扣一环，彼此印证，互相联系，共同构成一个有机整体。科学制定征管档案保管期限，按照档案管理要求，同一纳税人当年形成的所有资料一般应当装订成一个案卷，其中稽查案件类档案按规定保管期限分为永久、长期、短期三类。对偷税、逃避追缴欠税、抗税、伪造倒卖发票、伪造发票监制章和防伪专用品等，并进行了行政处罚的案件资料，保管期为永久；对以上情况以外的一般性税务行政处罚案件的资料，保管期为十五年；对税收征管中形成的一般资料、凭证等，保管期为十年。同时，在税收征管过程中，纳税人需要向税务机关提供的以及税务机关向纳税人发出的资料文书繁多，全部而无一取舍地全部纳入采集对象，既不需要也不可能，所以需要明确资料来源，文书格式规范到位。我局从以下四个方面明确资料采集来源：一是纳税人在办理税务登记、一般纳税人和防伪税控企业认定时所提供的各类资料；二是上级税务机关对纳税人申请事项进行审批、资格确认时形成的各类资料；三是综合征管软件、预警评估系统形成的各类评估分析、调查执行和行政处罚等输出资料；四是税务机关根据税源管理工作需要，填制的各类资料，如信息采集、税务文书等。对于部分机外文书，如：信息采集、事项告知、送达回证等，同时，分局严格按照《国家税务总局关于印发全国统一税收执法文书式样的通知》的要求填发文书。四、健全制度，确保精准，在执行上“一线贯通”。为了保证税收征管资料在税源管理和纳税服务中及时发挥作用，建立健全征管资料的传递、登记、保管、借阅、销毁等制度，制订《税收征管档案整理原则和要求》、《征管档案目录索引》、《征管档案规范化管理实施办法》、《税收征管资料档案管理员岗位职责》以及《税收征管资料档案查（借）阅制度》，对征管资料的归集、保管、使用等情况进行监督检查，逐步建立征管档案规范化管理的长效机制。加强征管档案资料的专业管理，提高资料和数据录入的准确性、及时性，避免错误信息造成数据资料失真。分局应设立专职或兼职档案管理员，负责征管资料的复核、归档和电子数据的维护工作，对不符合要求的征管资料，应及时要求有关责任人员予以补正或补录。征管资料调阅、复制、移送应履行必要的手续，并依法为纳税人、扣缴义务人保密。五、资源共享，价值体现，在利用上“便民惠民”。实行税收征管档案规范化管理的主要目标之一，就是要让征管资料实现多岗位、多层次的资源共享，便于各方面的查询、借阅，为税源管理服务。通过征管档案的科学规范管理，一方面提高了岗位人员的执法水平。针对执法程序不到位，表、证、单、书使用不规范，告知事项不全面、文书送达不及时等问题，通过资料传递流程进行把关，及时进行纠正，规范了执法行为，执法意识得到提高。另一方面，减轻了纳税人负担。纳税人所有需要报送的资料一次性采集，统一归档管理。如需资料，由税收管理员调阅查验，避免了纳税人办理涉税事宜多头跑、跑多次，在减轻纳税人负担的同时，进一步提高了工作效率。同时，税收征管档案和其它记录材料又成为工作考核以及绩效管理的主要依据。尤其在税源管理工作中形成的最原始资料无法录入征管软件，如带有纳税人签字的送达回证、对纳税人的询问笔录、催缴通知书、纳税评估原始记录等，对于税务机关至关重要，特别是越来越规范化的今天，对将来可能发生的税务行政复议，税务诉讼都有极大作用和价值。以后将逐步建立健全征管资料电子化存储平台，实现档案信息资源利用不再受时空以及地点的限制，形成全面、完整、准确的信息库，促进征管工作更加高效、快捷。

重庆深化两税征管体制改革取得了什么成就？

重庆在践行深化国税、地税征管体制改革的两年中，全面落地中央交办的62项改革任务，同时以产业促税收，让纳税人既有责任感，更有获得感。

两年来，以建立和完善地方税体系为目标，以深化行政审批制度改革为“先手棋”，以全面深化征管体制改革为“突破口”，不断提升税收治理能力，重庆国税、地税各项改革进入“快车道”，中央确定的62项改革任务全面落地。

在深化行政审批制度改革中，重庆地税以规范管理为突破口，全力落实简政放权，清理政策文件，建立了科学严密的税收征管体系。废止了59项不符合发展需求的税收规范性文件；清理审批权限，将所有减免税、资格认定事项，由事前审批调整为事后备案管理，仅保留4项税务行政许可事项；简化管理层级，取消房产税等7项审批权；简化资料报送，通过税务身份认证的纳税人，免报纸质财务报表和纳税申报表，办理许可类、认定类涉税事项，不再要求重复提供税务登记证副本及复印件；对68万商事主体全面实施“三证合一、一照一码”和“两证”整合改革。

建立了科学严密的税收征管体系。重庆地税所有备案事项下放区县税务局实施，将173项依申请事项由机关前移至办税服务厅“一窗”受理。设立市区两级专业风险管理机构，统筹开展税收风险扫描、推送、核实和排查，有效提升风险管理质效。统一税收执法尺度。推行税收执法权力清单和责任清单制度，统一规范7大类53项税收违法行为裁量权执行基准，实现执法一个尺子、惩戒一个力度。推行行政执法公示制度、执法全过程记录制度、重大执法决定法制审核制度，开启了阳光执法“新模式”，让税收执法彰显公平正义。

建立了现代化的税收共治体系。重庆税务部门建立涉税信息共享机制，联合发改委、工商、财政等38个涉税信息交换部门，明确105项涉税信息共享管理名录，落实具体交换路径，让“大数据”为税收工作提供支撑。

从“智能办税厅”到“电子税局”再到纳税人资料“一次报送、多次应用”，重庆地税依托电子征管档案，实现纳税人报送资料电子档全市共享，破解跨区征管难题，减少纳税人重复报送资料，充分利用信息化实现“让数据多跑网路、让纳税人少跑马路”，建立了便捷高效的纳税服务体系。

2017年11月，重庆地税上线了电子税务局网审平台，纳税人可以在电子税务局发起涉税事项申请，并集成基础信息采集、税收优惠备案、税务行政许可等事项及文书电子化传递、时限进程查询、纳税人提醒等功能，减轻纳税人负担，提高办税效率，提升纳税人的获得感和满意度。

以存量房交易办税制度改革为例，成功开发存量房交易网上报税系统，实现了交易申报、价格评估、税费计算、减免判断等“一体化”办理的成效，通过线上线下协同，重组办税流程各要素，前台办理业务平均耗时从20分钟大幅缩减至5至7分钟，纳税人排队等候时间从平均1个小时23分钟缩短至15至30分钟。

重庆市税务部门依托“金三税收系统”及互联网，发挥主动性，为本地企业解决信贷、融资等多方面难题，以产业促税收，从根本上培育税基，扩大税源，推动了重庆市经济发展。

重庆地税将企业法定代表人、自然人股东等纳税人纳入信用评价范围，初步建立自然人税收信用管理体系以及相应的大数据。2016年，对18万户纳税人进行了信用评价，评出A级纳税人2610户，曝光税收违法“黑名单”29件，成功追缴税款2000余万元。

针对部分企业融资难、融资贵、融资慢等问题，重庆市国税、地税搭建“重庆税银互动服务平台”，推广“征信互认，银税互动”服务，推出“税易贷”等融资产品，向守信企业优先提供无抵押信用贷款。

志成机械有限公司是一家新兴的制造公司，在纳税信用等级评定中，该公司一直是A级纳税人，为企业树立了良好的口碑。银税合作为企业的扩大再生产创造了畅通的融资渠道，目前银行授信额度为18亿元。

截至目前，重庆地税“银税互动”项目发放贷款总额53．29亿元，惠及企业数量8782户，纳税人对税收信用更加珍惜，纳税遵从度不断提升。

对已有良好信用的企业，重庆地税则在关键时刻“送一程”。华森制药公司进行了股份制改造，并申请上市发行股份。但由于个人股东在进行未分配利润转股时会涉及巨额的个人所得税，股改时无力承担。荣昌区地税局了解情况后，及时召集相关部门进行研讨，最终批准其个人股东在五年内分期缴纳个人所得税，使公司上市得以顺利进行。

如何完善税收征管档案管理

一、转变观念，深化对征管改革的认识
转变观念、提高认识是深化征管改革的前提。从当前情况看，要突出强化以下四种观念：一是要强化改革观念。充分认识深化征管改革对提高税收管理水平、防止税款流失、堵塞税收漏洞、增加税收收入的重要作用，消除对深化征管改革的等待观望思想、畏难发愁情绪，进一步提高推进和深化税收征管改革工作的积极性和主动性。二是要强化依法治税观念。改变传统的保姆式的管理方式，按新的征管模式履行职责，按章办事，依法征收，体现执法公正。三是要强化服务观念。增强为纳税人服务的意识，深化纳税人对征管改革的理解，积极争取社会各界对改革的配合的支持。四是要强化全局观念。自觉服从、服务于改革。
二、优化要素，为深化改革创造良好的税收环境。
优化征管要素，即优化纳税主体、征收主体和服务主体，其实质就是健全税收服务体系，为征管改革的全面深化创造良好的内外环境。一是积极改进税收宣传的途径和办法，优化纳税主体。建立服务体系的重要内容除设立办税服务场所外，还要建立税法公告制度，确保纳税人及时、准确地了解税收信息。因此当前加强和改进税收宣传，关键要健全和延伸税收公告制度，为纳税人提供现行有效的税法信息、纳税指南，对政策法规的变动、变更及时公告，促进纳税意识的提高。可采取在办税服务厅设立“税法咨询窗口”、开通公开咨询电话、建立定期信息发布会制度等形式，传达辅导税收政策，以畅通纳税人了解税法的渠道，引导纳税人如实申报纳税。二是深化“文明办税，优质服务”活动，优化征税主体，明确服务主体。税务部门征税的对象是纳税人，服务对象也是纳税人。要在强化税务人员的服务观念和服务意识的同时，重点简化办税手续、环节，建立科学、规范的办税程序，养成文明、热情的办税行为，营造良好有序的办税环境。通过快捷、准确、规范地为纳税人提供纳税申报、税款征收和税务事宜办理等服务工作，加深征纳之间的业务交流和情感交流，增强纳税人对税务部门的认同感和信任感。另一方面，要适应改革需要，下大力气提高税务干部素质，突出稽核查帐技能、计算机应用能力、税收会计知识等方面的内容培训，提高税务干部的实际工作能力。
三、强化职能，确保税收收入的稳步增长
深化税收征管改革的最终目的，是要增强税收聚财职能和监控能力，确保国家财政收入。衡量征管改革的成败得失，也主要以能否有效地组织税收收入为标准。因此要以新的征管模式为依托，不断强化税收聚财职能，确保税收收入的稳步增长。
1、巩固和完善纳税申报管理机制，确保税款及时足额入库。一是要完善纳税申报管理制度。简化申报手续，建立科学、简便的申报程序。归并统一申报表格式，设计简便易行、填写方便的申报表，方便纳税人。二是对外强化申报制约机制。试行分类管理的申报管理办法，把纳税人按申报情况分为A、B、C三类，与日常税务稽查工作相结合，对财务制度不健全、纳税申报不正常的纳税人，加强日常检查，加大处罚力度，促其尽快走上正轨。同时，强化“以票管税”，对不能按期申报的纳税人严格发票使用控管。三是提高申报准确性。加强对零申报、负申报等异常申报现象的稽查，定期开展专项检查，堵塞税收流失漏洞，四是积极推行电话申报、邮寄申报、远程电子申报等多元化申报手段，方便纳税人，提高申报质量和效率。
2、建立严密科学的税务稽查体系，突出稽查的地位和作用，最大限度地减少税收流失。税务稽查是组织收入的重要保证，也是建立新的征管运行机制的重要组成部分。一是根据“选案、检查、审理、执行”四个环节健全稽查工作制度，规范稽查行为，提高稽查工作的科学性和规范性。二是坚持分类稽查制度，提高稽查的针对性。按重点稽查、日常稽查（调帐稽查和实地稽查）、专案稽查等方式实施税务稽查，加大申报稽核力度，增加调帐稽查的比例。三是科学地考核稽查工作，提高稽查工作成效。在考核查补收入的基础上，增加一些更加科学合理的质量指标的考核，如人机选案的准确率、重大税收违法行为的立案率、案件审理的规范率、税收违法行为处理的准确率、重大案件结案率等等，促进稽查工作整体水平的提高。四是继续充实稽查力量，改善稽查手段。充实稽查人员，并在财力上向税务稽查作必要的倾斜，尽快实现以计算机手段为基础，以快速便捷的交通、通信手段为支撑的税务稽查手段的现代化。
3、适应征管改革的新形势，积极探索新的税收计划管理办法。在税收计划的编制中，应坚持“从经济到税收”的原则，充分考虑当地经济发展状况和国内生产总值增长比例，逐步淡化计划，使组织收入与经济增长相适应，力求改变以往那种基数加增长比例、按支出来定计划的做法，使税收计划管理更趋科学合理。
四、夯实基础，不断提高税收征管水平和效率 夯实征管基础工作，是提高征管质量的基础，也是深化税收征管改革的重要内容。
1、以强化监控为重点，尽快建立以计算机网络为依托的征管体系。计算机的开发与应用是深化改革的先行条件。在计算机的开发与应用上，要坚持做到正确处理硬件投资与软件开发以及开发与使用的关系。一是要根据新机制的要求，加强计算机软件开发，确保统一、共享、正确的税收征管软件的正常运作。二是要突出监控重点，积极运用计算机对税收管理的全过程实施有效的监控，真正体现计算机网络在新的征管运行机制中的依托作用，把计算机全方位应用到税务登记、纳税申报、税款征收、催报催缴、发票管理、会统核算、数据分析、税务稽查、税政管理、综合查询等税收征管工作的各个环节上，并依托计算机对其进行全程监控管理，体现计算机网络的运行实效。三是要健全计算机软、硬件管理制度，加快实现计算机联网和信息共享，提高计算机综合利用效率。
2、加强征管基础管理。内部进一步健全各项征管制度，规范征、管、查业务流程、工作程序和衔接、协调制度，提高征管各环节的整体效能，形成以效率为中心，网络为依托，稽查为重点，各环节相互协调、相互制约和促进的现代税收征管体系。对外健全协税护税网络和制度，调动一切社会积极因素，加强对漏管户和重点税源户的管理，有效地控管税源。
3、规范征管资料管理，提高征管资料的利用效率。当前要在征管资料档案化管理的基础上，重点把工作转移到对档案资料的简化、规范、提高利用效率上，可按照“按岗收集，按类整理，按期归档”的原则，以计算机管理为主，部分手工为辅，减轻手工劳作，提高工作效率。
五、搞好配套，为深化征管改革提供保障 适应新的征管模式的要求，要继续深化两项配套改革：
1、深化机构改革，建立较为科学、合理的征管机构体系。以“精简、效能”为原则，调整和理顺机构。要按照管理服务、征收监控、税务稽查、政策法规四个系列科学设置机构、岗位。在此基础上，健全部门间的工作衔接制度，明确职责，严格执行管理程序，使征收管理各项工作有效开展。
2、深化干部人事制度改革，建立与新的征管机制相适应的人事管理制度，促进干部队伍整体素质的提高。当前关键要建立健全三项机制：一是竞争机制。二是激励机制。三是监督制约机制。结合征管改革，在税务登记、票证管理、税款征收、税务稽查等环节和重要岗位建立监督制约机制，重点加强对税收执法权和行政管理权的监督制约，以制度规范和约束干部的行为，确保税务部门依法行政，公正执法。

浅谈加强电子档案的管理,做好电子档案的利用

浅谈加强电子档案的管理,做好电子档案的利用

【论文关键词】电子档案　电子档案管理　电子档案利用

【论文摘要】 当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 　　电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 　 　一、电子档案使用的主要途径 　　电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 　　1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。 　　2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 　　3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。 　　 二、加强电子档案管理的重要意义 　　电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。 　　1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力 　　在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。 　　2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量 　　档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。 　　3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求 　　随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。 　　 三、做好电子档案管理和利用的主要措施 　　由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。 　　1、建立档案利用制度，整合各类档案资源 　　要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。 　　2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失 　　电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。 　　3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整 　　所谓“双套制”，指的`就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

档案管理数字化的如何实现

档案管理数字化如何实现
一、文书处理以及归档开展数字化管理
档案工作最基础的内容是文书工作，而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此，为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。 　　
二、 加快系统工程建设
档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容，这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管，系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描，并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份，避免出现资料丢失问题。
三、 构建信息技术支撑系统
1. 系统要具备平滑升级能力
信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接，从而为系统高性能提供重要保证。此外，通过扩展模块应用，可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性，实现在线扩容的同时具备保护功能。
2.系统要具备良好的可靠性
信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等，在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计，避免存在单点故障，从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外，就磁盘阵列而言，需要运用各类PAID保护级别，满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格，需要硬件支持热插拔，从而为系统应用的连续性提供重要保证。
四、 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者，其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此，有必要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外，在全新发展时期下，作为一名档案管理人员，有必要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。
五、 加大设备引进与更新投入
设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。