档案整理 采购

政府采购档案管理是指对政府采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等各个环节的总称，反映政府采购活动的重要记录。采购代理机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
01档案管理原则

全面性

收集档案要具有完整性，政府采购由于与部门预算、国库集中支付相连接，大大丰富了会计凭证的内涵，使发票原始凭证项下的会计信息清楚和明了，解决了发票与实际品目不符的问题。因此档案管理要尽量避免残缺不全、支离破碎，以免削弱档案应有的资料功能。

客观性

档案必须真实客观地反映政府采购全过程，关键内容不得涂改、调换、遗失、残破，需要特别强调的是现场记录的真实性，记录人必须掌握当事人的原话精神，若当事人拒绝现场签字认可，要取得旁证者的证明。

保密性

采购资料以及整理到位的档案不得随意借出，特别是刚刚结束的采购数据与评审意见，更加需要严格保密，非开标人员不得接触采购资料；公开中标结果期间所有资料一律不得外借，待公示结束以后再转给专职档案管理人员。

02档案管理“管”什么

项目的前期准备材料

1.采购项目计划书；

2.采购项目计划批复书（含采购方式批复书）；

3.委托代理协议；

4.招标文件论证资料；

5.招标文件确认函。

项目的招标（询价、谈判等）文件材料

1.已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）；

2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；

3.采购公告（包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等）；

4.购买招标（谈判、询价等）文件的登记记录（包括不足三家的情况记录）；

5.供应商的资格审查情况报告；

6.邀请招标的供应商邀请过程记录；

7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料；

8.答疑会议记录和纪要；

9.现场实勘记录；

10.缴交投标保证金情况表。

项目的开标文件材料

1.收取投标文件的登记记录；

2.参加开标会议的供应商签到名单（或开标情况确认表）；

3.开标会议议程（含主持人、唱标人、监标人名单）；

4.开标时间、地点、过程的有关记录；

5.评审专家形成过程和名单；

6.投标人不足三家的废标材料记录；

7.不足三家申请继续开标的有关申请、审批材料。

项目的投标（报价等）文件材料

1.投标文件的正本（包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等）；

2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录。

项目的评审文件材料

1.确定采购供应商的文件材料（含采购人对采购结果的确定文件、采购结果通知书等）；

2.质疑投诉处理材料（包含供应商质疑书、采购代理机构质疑答复、投诉处理决定等材料）；

项目采购阶段的文件资料

1.政府采购项目合同（包括合同的订立、补充、修改、终止执行等）；

2.项目的验收文件材料；

3.资金支付文件及证明。

其他文件材料

1.项目工作总结；

2.项目效益评估书；

3.其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件材料。

03 契合原则，档案管理如何“管”？

明确管理内容与职责与分工

采购项目档案内容要明确，项目负责人应根据实际项目情况对项目全套资料进行收集整理，以保证项目资料的完整、真实、有效；财务、采购、档案分工要明确，由于岗位分设，一个采购项目涉及的资料会分布在各个工作人员手中，各项采购任务结束后，收集的一整套政府采购文件，必须及时移交给档案管理部门统一立卷、归档、造册，并要与其他日常公务档案分开归档管理。

建立政府采购档案管理制度

档案管理一定要秉承简洁、高效、透明、及时、全面、方便的特点，为政府采购工作提供良好的资料保障。因此，要建立档案审核、立卷、归档、贮存和管理制度；档案应按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件资料及其他资料。

推行政府采购档案电子信息化管理

统一规范归档资料的内容和格式，实施以电子档案为主、纸质档案为辅的档案存档方式，因为电子化管理系统能做到以下几点：确认并记录所有真实的采购交易活动；及时且充分详细地描述交易；准确计量交易的价值；确定交易发生的期间，并记录在适当的会计期间；在报表中适当表达交易相关事项。以反映政府采购会计制度要全面反映政府采购的价值运动和实物运动，从而完整、准确、高效地进行对政府采购档案进行信息化管理。

如何正确整理公司的档案与资料!

一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留， 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊) 和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。
2.电子文档。首先， 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。

设备档案如何管理？

设备档案管理流程：
一、采购设备的档案管理
1、计划、选购阶段
（1） 用户申请，可行性方案论证报告；
（2） 购买仪器设备的审批文件；
（3） 协议、合同；
（4） 意向书、订购货通知单；
（5） 重要来往函件、电文；
（6） 谈判备忘录、附录、附件。
2、开箱验收阶段
（1） 装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；
（2） 图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；
（3） 开箱检验记录、商检及索赔文件；
（4） 运单、发票。
3、安装、调试阶段
（1） 安装调试计划；
（2） 安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；
（3） 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；
（4） 存在问题及处理意见；
（5） 安装调试技术总结报告、验收报告；
（6） 计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；
（7） 培训材料。
4、运行及维护修理阶段
（1） 设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；
（2） 设备仪器维护保养和安全技术操作规程；
（3） 履历本、运行记录；
（4） 设备仪器保养情况记录；
（5） 设备仪器检查、普查记录；
（6） 设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；
（7） 大、中修精度检查记录及验收移交单；
（8） 设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。
5、改造、更新阶段
（1） 合理化建议及处理结果；
（2） 设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；
（3） 改进、改装过程中形成的图样、技术文件；
（4） 设备仪器报废技术鉴定书，请示及批复文件；
（5） 技术鉴定及成果申报奖励文件。
二、 自制设备的档案管理
1、方案论证及设计阶段
（1） 设备任务书、协议、合同；
（2） 调研报告、可行性方案论证报告；
（3） 有关问题的请示及批复；
（4） 计算文件、试验文件、图样
（5） 技术条件、技术说明书、设计技术总结。
2、制造加工阶段
（1） 工艺规程、工艺说明书；
（2） 重要的工艺装备图纸及说明书；
（3） 重要零、组件超差、代料单；
（4） 工艺总结。
3、安装调试及鉴定验收阶段
（1） 安装、调试计划
（2） 安装基础图，电气接线图、安装工艺规程；
（3） 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；
（4） 存在问题及处理意见；
（5） 安装、调试技术总结报告、验收报告；
（6） 计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；
（7） 培训材料；
（8） 技术鉴定及审批文件；
（9） 成果申报及奖励文件；
（10）使用维护说明书、操作规程。
4、运行及维护修理阶段
（1）设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；
（2） 设备仪器维护保养和安全技术操作规程；
（3） 运行记录；
（4）设备仪器保养情况记录；
（5） 设备仪器检查普查记录；
（6）设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；
（7） 大、中修精度检查记录及验收移交单；
（8）设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。
5、改造及更新阶段
（1）合理化建议及处理结果；
（2） 设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；
（3）改进、改装过程中形成的图样、技术文件；
（4） 设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件；
（5）技术鉴定及成果申报奖励文件。
三、设备档案的管理和利用
1、 设备档案的管理，必须坚持集中统一思想管理的原则，确保设备档案完整、准确、系统和安全。所有设备档案由校档案室集中保管一套，其它交使用单位保管。对于只有一套的设备档案，一律交校档案室保管。使用单位可借阅或自行复印。
2、 各仪器、设备使用单位必须有一定的保管条件，配备档案橱柜，有专人负责，对于不具备以上条件的，设备档案仍由档案室保管。
3、 设备档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。
4、 档案的借阅要履行一定的手续。校档案室保管的设备档案凭工作证借阅，秘密级以上的经该设备使用单位负责人同意后，办理借出登记手续后，方可借阅。一般情况下，借阅时间不得超过两周。借阅的档案，不得损坏、丢失，归还时交档案人员当面点清。
5、 使用单位保管的档案借阅时也应办理登记手续，以便管理。
6、 对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用单位复印。
7、 仪器、设备报废后，采购设备的档案也要鉴定销毁，自制设备的档案由校档案室长期保管。

档案管理员简单岗位职责

档案管理员简单岗位职责（精选12篇）

随着社会不断地进步，越来越多人会接触到岗位职责，岗位职责包括岗位职务范围、实现岗位目标的责任、岗位环境、岗位任职资格及各个岗位之间的相互关系等。那么岗位职责的格式，你掌握了吗？以下是我为大家收集的档案管理员简单岗位职责，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

1.负责整理公司所有合同和资料的管理;

2.负责公司日常签字生效的制度管理;

3.协助各部门资料存档的制度建立和监督;

4.负责保存公司相关资质的管理;

5.负责提供各部门所需要的档案资料准备;

6.领导安排的其他工作内容。

1、负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作。

2、负责与集团对接，走合同流程

3、检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报采取措施。做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全。

4、明确档案利用工作的目的，积极主动地做好接待工作，不断提高服务质量。

5、正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守党和国家机密，严格执行借阅、查阅登记制度。

6、负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动。用后及时清退，按时入库归位。

7、应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案;利用裱糊及复印技术，对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救。

8、负责档案、资料利用效果的信息反馈工作，收集利用典型事例，年终写出利用分析综合报告，及实例选编。

9、完成领导交办的临时性工作任务。

10、年末认真总结本岗位工作及制订下年工作计划，写出书面材料。

1.负责公司租户合同、行政文件、合同的管理工作，并对各类档案进行科学系统管理，便于查阅;

2.建立健全档案借阅登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全、完整;

3.定期整理档案，确保档案资料时效性、完整性、规范可查，并做好文件、资料、档案的保密及保管工作;

4.负责公司固定资产采购及管理工作;

5.负责行政费用报销管理及各部门费用报销的跟进;

6.负责公司办公用品采购、发放工作，并做好领退记录，保证账实相符。

1、认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。

2、按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。

3、积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。

4、积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。

5、树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。

1、档案员在学校办公室主任领导下开展工作，对学校各种档案负责。

2、严格按各项规章制度办事，确保档案工作正常开展。

3、按时做好各类档案的接收、整理、归档、入库工作，并做好防火、防盗、防潮、防鼠、防光、防尘、防高温、防虫工作，发现问题及报告并妥善处理。

4、热情做好查阅档案接待工作，并如实作好记载。

5、负责学校上级来文、来函的收发和各文件资料的保管、归档、编号、传阅工作。

6、完成领导交办的其他工作。

一、热爱本职工作，严守党和国家的机密，认真执行《档案法》及有关档案工作制度。

二、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好全校各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理。

三、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为全校各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录。

四、及时收集各类档案，做好平时的预立卷工作，每学期第二个月收集上学期全校各部门应归档的各类文件材料，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作。每年四月做好隔年度会计档案的入库工作。每年年终做好情况统计。

五、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整，签署齐全，装订整齐，分类科学，使用方便。

六、定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到帐物相符。负责做好销毁档案的意见报告，批准后，送往指定单位监销。

七、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防高温、防尘、防虫、防霉等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制。

八、做好档案室的安全保卫工作，室内禁止吸烟，节假日上好保险，贴好封条。

九、及时向分管领导汇报档案工作情况，及时对各部门档案联络人员进行业务指导。

十、参与同档案有关的业务会议和记录，认真完成领导交办的其他工作。

一、档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、严守机密、勇于创新、具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

二、热爱档案工作，学习档案工作的基本知识和方法，接受部门分管档案工作负责人的领导和学校档案室的业务指导，积极参加档案培训。

三、负责指导本部门其他人员做好文件材料的形成、积累和整理等预立卷工作，最后完成立卷工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。

四、注意文件材料的安全和保密，按规定时间集中本部门形成的所有档案向校档案室移交，并提供移交目录，办理交接手续。

1、档案管理员要诚实、守信、保密、坚持原则、忠于职守。

2、档案管理员负责收集、整理、保管本单位各种证件、文件、资料、图纸和上级主管部门下发的各种文件、批复等重要档案资料。

3、各种档案资料要登记造册，编写目录，注明档案名称、编号、存档时间、份数。

4、办公室、技术科、调度室、财务科等部门编写的各种文件纪要、图纸、资料和收到的文件等要及时送交档案室，有档案管理员签收，并登记造册。

5、档案资料要严格管理，严禁私传乱借。所有需要借阅、带出、转出、销毁的档案、证件，必须经企业法人批准。

6、每月对档案资料进行一次整理，把当月收集的档案资料分类归档。

7、经常打扫档案室卫生，严防档案资料潮湿、鼠咬、虫蛀。

1、热爱档案管理工作，努力学习档案工作业务，虚心接受上级档案机关和校长办公室领导的业务指导。

2、完整接收各部门移交的档案，对未及时移交的'档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。

3、对各类档案进行科学分类、加工、保管，按保管期限分别存放。每年进行一次全面清点检查，发现问题及时报告主管领导，妥善处理。

4、增强工作责任感，提高保密意识，切实履行涉密人员的保密义务。

5、严格执行上级档案主管部门《文书档案室档案管理的制度》和《档案、资料的借阅、查阅暂行办法》，做好档案资料的保密、安全卫生、防潮、防虫和科学管理工作。

6、有计划编制专题索引等检索工具，提高查阅档案的效率，为档案使用者提供方便。

7、接待阅档人员要热情周到，主动提供优质高效服务。

8、对全校各产生档案部门进行档案业务指导。

9、完成有关领导交办的其它工作。

1、努力学习，热爱本职，认真钻研档案业务，不断提高业务管理能力。

2、搞好本局各类档案的收集、整理、鉴定、统计工作，主动协助领导和各科室正确利用档案，适时提出存毁意见。

3、负责档案的查阅、借阅、函调和保管工作，收集、汇编档案利用效果。

4、熟悉本局室藏档案，编制必要的检索工具和专题资料，积极提供利用。做好平时信息反馈的记载和利用效果典型事例的收集、整理、汇编工作。

5、加强政治责任心，严格执行保密制度，搞好库房管理，经常做到“八防”(防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫)，严防失、泄密。

6、在调动工作或离局十天以上委托他人代理时，认真办好移交手续后方能离开岗位。

岗位描述：

1、负责档案资料保密工作，并严格职守资料档案的保密制度；

2、负责档案入库，对档案进行分类登记，档案的分类应做到科学合理，便于查找；

3、办理档案借阅登记手续，检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理；

4、按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。

任职资格：

1、图书情报、行政管理或相关专业大专以上学历；

2、一年以上相关工作经验；

3、熟悉档案管理办法，掌握计算机档案管理信息系统；

4、严谨、有责任心，有团队合作精神，工作认真负责，细致认真，保密性强；

5、熟练使用办公软件。

岗位职责：

1、做好严守公司商业秘密保管工作；

2、对合同进行分类管理，及时录入电脑中，注销到期合同，对借阅合同进行登记；

3、负责审查各类合同的证照齐全,以及合同的查询工作；

4、建立贷后管理信息，定期对贷后数据进行整理、分析、归档

5、负责公司各类档案的整理、编目、鉴定、统计、归档、查阅、保管等工作

6、完成领导交办的其他事情。

任职要求：

1、大专或以上学历，一年以上档案管理经验；

2、熟练使用各种办公自动化设备；

3、工作认真负责,细心耐心、诚实守信,责任心强。