声像档案整理规范

第一章　总则第一条　为了加强对声像档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用声像档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律、法规规定，制定本规定。第二条　声像档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带、磁带、光盘等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。第三条　本市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的声像档案收集、整理和管理工作适用本规定。第四条　县级以上人民政府档案行政管理部门，对本行政区域内机关、团体、企业事业和其他组织的声像档案工作实行监督和指导，确保声像档案的安全和齐全完整。

　　各单位档案部门对本系统、本单位的声像档案工作实行监督和指导；对本单位声像档案进行收集、保管及有效利用。第五条　声像档案是立档单位全部档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理。第二章　声像材料的归档与整理第六条　声像材料按下列范围归档：

　　（一）本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；

　　（二）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料；

　　（三）本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料；

　　（四）本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料；

　　（五）本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；

　　（六）本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料；

　　（七）其他具有保存价值的声像材料。第七条　声像材料按下列要求归档：

　　（一）属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档，不得私自保存或者据为己有；

　　（二） 归档的声像材料必须是原版、原件，底片与照片影像应当一致；

　　（三）归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，底片不得磨损；

　　（四）对于需要永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料，立档单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档，分别整理、编目、保管，并注明互相参见号；

　　（五）归档的数码照片必须按照规定格式和规格制作光盘保存；

　　（六）归档的声像材料应当加以相应的文字说明；

　　（七）归档时应当填写归档清单一式两份，交接双方各留一份备查。第八条　声像档案应当按照其保管期限和载体的不同，分别进行整理、编号。

　　声像档案的保管期限分为永久、长期和短期。保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》等有关规定执行。第九条　照片档案应当在全宗内按保管期限-年度-问题进行分类。照片的排列应当在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列，组成案卷。照片档案的编号（即照片号）由全宗号-保管期限代码-卷号-张号组成。

　　照片档案的说明包括：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明七项内容。题名应当简明概括，准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素应当齐全。文字说明仅对题名未及内容做出补充，其他需要说明的事项亦可在此栏表述。照片归属权不属于本单位的，应当注明照片版权、来源等。

　　照片档案的卷内目录包括：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。第十条　底片档案的编号（即底片号）由全宗号-保管期限代码-张号组成。

　　底片档案号应当粘贴在胶片乳剂面边缘处，不得污染胶片。

　　底片档案放入底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋的右上方注明底片号。无底片的照片应当翻拍底片，对翻拍底片，应当在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应当在底片袋的左上方标明“K”字样。

　　按底片档案号顺序将底片袋依次插入底片册。第十一条　录音带、录像带、磁带、光盘的整理，在全宗内，录音带、录像带、磁带、光盘一般按其反映的内容分类。同一内容的按归档时间顺序编流水号，数量少的可以不分类，直接按归档时间顺序编流水号。其编号由全宗号-盒（盘）号组成。

　　归档的录音带、录像带、磁带、光盘上应当粘贴标签，标注编号及简要说明。

　　归档的录音带应当简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级、带长（时间）等。

　　归档的录像带应当简要说明内容、制式、语别、密级、规格、声道、带长（时间）等。

　　归档的磁带、光盘应当简要说明存贮文件的内容，运行的软、硬件环境，版本号，文件的完整性和准确性等。

声像档案管理制度

声像档案管理制度

声像档案是本馆馆藏的重要组成部分，为了更好地保存和科学地管理利用声像档案，特制订本制度。
一、本馆由专人负责声像档案的管理工作，声像档案人员应刻苦钻研业务，不断总结经验，提高管理工作水平，做到声像档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。
二、声像档案的保管必须有专用库房和用具，库房内应保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。
三、库房内的声像档案必须按照国家声像档案管理的要求进行科学地整理和管理。声像档案要求从左到右，从上到下排列，顺序编号，提调声像档案时要清点核对。
四、管理人员应定期检查声像档案的保管状况，开展经常性防虫、防霉工作，对破损或变质的声像档案要及时地修补和复制。
五、库存的声像档案应每年全面清点一次。

淄博市声像档案管理暂行办法

第一章　总则第一条　为加强全市声像档案的科学管理，适应档案工作发展的需要，更好地为社会主义物质文明和精神文明建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》和国家档案局《关于印发(机关档案工作业务建设规范)等三个文件的通知》制定本办法。第二条　本办法所称声像档案是指全市各单位在各种活动中直接形成的具有保存价值，并且经过整理归档的照片、影片、录音带、录像带、缩微胶片等载体形式的历史记录。第三条　声像档案是国家档案的重要组成部分，确保它的完整与安全是各级档案管理部门的一项重要任务。第四条　本市行政区划内所有单位均应执行本办法。第二章　归档和进馆第五条　声像档案由各单位的档案部门或专职档案人员负责收集、整理，由市档案馆统一保管。第六条　归档进馆声像档案范围
　　1、党和国家领导人及市级以上党政机关主要负责人在本市的重要公务活动和市委、市纪委、市人大、市政府、市政协召开的重要会议的照片、底片、录音带、录像带；
　　2、反映本市工业、农业、科技、国防等各行各业改革和生产建设主要面貌及重要成果的照片、底片、缩微胶片、录音带、录像带；
　　3、各界知名人士、专家学者和英雄模范人物在本市重要活动的照片、底片、录音带、录像带；
　　4、各单位重要涉外活动的照片、底片、录音带、录像带；
　　5、市、区(县)广播电视部门及其他单位录制、播放的具有保存价值的新闻报道、专题片、文艺片的录音带、录像带；
　　6、反映本市城市建设、历史文物、名胜古迹、风土人情、旅游胜地、名优产品和土特产品等方面的照片、影片、录音带、录像带；
　　7、反映本市重大历史事件及有保存价值的其他方面的照片、影片、录音带、录像带。第七条　声像档案技术标准
　　1、照片按专题、时间、地点、人物分类整理，填写目录，注明作者，编写说明，并洗印统一规格的样片装订成册；
　　2、录音带、录像带声音图像要清晰，按专题、时间进行分类，填写标签、卡片和目录；
　　3、进馆录音带规格一律为盒式，录像带规格为大V2，新闻记录影片为标准拷贝片。第八条　各单位的声像档案应按以下程序及时归档，并定期向市档案馆移交。
　　1、每年一月将本单位上年形成的声像材料进行归档，二月将主题目录或内容项目报送主管机关，三月由各主管机关汇总报市档案馆；
　　2、市档案馆根据报来的目录和掌握的情况，研究选择后发出接收进馆通知书。接到通知书的单位，将进馆声像档案整理编辑好，于四月移交市档案馆；
　　3、归档进馆的声像档案，应做好移交工作，编制移交目录，履行交接手续。第三章　保管和利用第九条　保管声像档案的设施和装具，要做到防火、防盗、防尘、防虫、防潮、防高温、防日晒。第十条　保存录音带、录像带的环境超过三十奥斯特磁场时，应放于专用防磁橱具内。第十一条　对保存声像档案的条件和环境应经常检查，录音带、录像带要定期重新缠绕，发现问题及时补救。第十二条　各单位保存的声像档案要根据载体材料的情况，制定切实可行的借阅制度、利用范围和要求，并编制必要的检索工具，积极主动地开展提供利用工作。第十三条　向市档案馆移交声像档案的单位和个人对该声像档案可优先利用，需要复制的免收劳务费。第十四条　查阅利用声像档案，必须严格履行手续。第四章　材料补偿费和奖罚第十五条　对进馆的声像档案，原则上无偿接收，对企业和个人酌情给予一定的材料补偿费和劳务补助费。第十六条　市档案馆对征集和主动向市档案馆捐赠历史声像档案的单位和个人给予奖励。第十七条　对在声像档案管理工作中成绩突出的给予表彰和奖励。第十八条　违反本办法，根据《中华人民共和国档案法》中的有关条款予以处理。第五章　附则第十九条　本办法由市档案局负责解释。第二十条　本办法自公布之日起施行。

城建声像档案的收集与归档的基本知识，比如：范围，时间，要求，形式等。越详细越好！

　　一、声像档案资料的归档范围

　　建设单位报送声像档案资料的归档范围如下：

　　1、2000平方米以上所有的建设工程项目都要报送有关照片档案资料。

　　2、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片和录像资料：

　　7层（含7层）以上建筑；单项工程建筑面积3000平方米以上；项目总建筑面积1万平方米以上；住宅小区3万平方米以上；单跨跨度16米以上厂房；人防设施；市政主要道路；多孔100米或单孔40米以上桥梁；污水处理厂；垃圾处理厂；自来水厂；燃气厂；发电厂；220千伏以上输变电站；一级公路；港口码头；水利防洪设施。

　　3、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片、录音、录像资料以及专题录像片：

　　列为市级以上重点（或实事）工程的项目；需申报市级以上优质工程的项目。

　　二、建设工程声像档案资料归档内容

　　（一）开工前原貌

　　1、原址、原貌及周边状况；

　　2、重要建（构）筑物、纪念物；

　　3、拆迁情况。

　　（二）基础工程

　　1、基础异常情况技术处理，土壤岩样分析过程等情况；

　　2、建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场；

　　3、建筑物位移、沉降、变形及处理。

　　（三）主体工程

　　1、主体设计模型；

　　2、钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工情况；

　　3、砌体、砼灌注、屋面工程；

　　4、主体结构布局、大型构件安装等现场；

　　5、防水、保温、防腐工程的工艺现场；

　　6、采用新材料、新技术、新工艺等施工情况；

　　7、质量事故及处理情况。

　　（四）竣工后新貌

　　1、工程整体外观和立面状况；

　　2、消防等主要设施情况等。

　　（五）其它方面

　　1、工程总体规划、设计方案图

　　2、开工、竣工仪式；

　　3、施工建设中的重要活动、重大事件；

　　4、工程质量检查验收情况；

　　5、竣工验收情况。

　　其中：开工前原貌、基础处理、隐蔽工程、砼灌注、屋面、质量事故、竣工后新貌为声像档案资料归档的必备内容。

　　三、声像档案资料的归档要求

　　1、总体要求

　　移交归档的声像档案资料，应当真实全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全；要按有关要求整理立卷，制成光盘，并填写声像档案著录卡。

　　2、照片档案资料归档要求

　　（1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象；

　　（2）照片应一律洗印成6寸的彩色照片；

　　（3）数码照片应当尽量使用不低于400万像素的数码相机拍摄；

　　（4）照片整理时，应注明拍摄内容、时间、地点、人物等；

　　（5）照片的数量视工程项目而定，一般不少于30张。

　　3、录像档案资料归档要求

　　（1）录像档案资料应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄；

　　（2）录像档案资料应当主题明确，图像稳定、画面清晰，色彩真实；

　　（3）录像带应当材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落现象；

　　（4）录像档案资料片长一般不少于30分钟，并配有相应的文字说明；

　　（5）专题录像片应当结构完整，片长一般为5-10分钟，并附有解说词稿。

　　4、录音档案资料归档要求

　　（1）录音档案资料应当内容完整，声音清楚，材质完好；

　　（2）每盒录音带应当配有录音文字整理材料，注明内容、时间、地点、人物。

　　5、声像档案的编制、整理由建设单位指定专人负责，依照工程声像档案的编制要求，根据工程进度和阶段进行编制，在编制过程中，及时与城建档案馆联系，接受城建档案馆的业务指导。

　　四、建设工程声像档案归档程序及有关事项

　　1、建设工程声像档案是建设工程竣工档案的重要组成部分,应与建设工程档案一道进行监督管理和备案。工程建设单位应当对建设项目全过程形成的声像档案进行收集和归档，在工程竣工验收前，一并和其它载体形式的工程档案报送市城建档案馆进行提前预验收；验收合格后，由城建档案馆出具《建设工程档案预验收意见书》，方可办理工程竣工备案等手续。不报送声像档案的，市城建档案馆不予验收竣工工程档案。

　　2．建设工程竣工验收合格后三个月内，建设单位应当向城建档案馆报送包括声像档案在内的一套完整的竣工档案。

如何规范档案日常管理

　　档案管理制度

　　一、档案人员岗位责任制

　　1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

　　2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

　　3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

　　4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

　　5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

　　6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

　　7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

　　8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

　　9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。

　　10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

　　11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

　　二、档案保管制度

　　1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。

　　2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。

　　4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。

　　5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。

　　6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。

　　7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。

　　8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。

　　三、档案复制制度

　　1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。

　　2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。

　　3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。

　　4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。

　　四、档案查借阅制度

　　1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。

　　2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。

　　3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。

　　4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。

　　5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

　　6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。

　　五、档案库房管理制度

　　为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。

　　1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。

　　2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。

　　3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。

　　4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。

　　六、档案立卷归档制度

　　1、归档范围

　　凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

　　2、归档时间

　　（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。

　　（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。

　　（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。

　　3、归档要求

　　（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。

　　（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。

　　（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。

　　（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。

　　（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。

　　4、归档手续

　　移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。

　　七、“三纳入”、“四参加”制度

　　1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。

　　2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。

　　3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。

　　4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。

　　5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。

　　档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。

　　八、档案史料编研制度

　　1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。

　　2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。

　　3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。

　　4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。

　　九、文书材料归档制度

　　1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。

　　（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。

　　（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。

　　（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。

　　（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。

　　2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。

　　3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。

　　4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。

　　5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。

　　6、按年度归档的档案（如文书、会议……档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。

　　7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。

　　8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：
　　装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；
　　不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；
　　图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

　　9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。

　　（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；
　　（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；
　　（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；
　　（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；
　　（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；

　　（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；

　　（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。

　　10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。

　　11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。

　　12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1-1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。

　　13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。

　　14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、档案移交制度

　　1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。

　　2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

　　3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。

　　4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。

　　十一、会计档案管理制度

　　为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。

　　1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。

　　2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。

　　3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。

　　4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。

　　5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。

　　十二、声像档案管理制度

　　为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。

　　1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。

　　2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。

　　3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。

　　4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。

　　5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。

　　6、严格做好声像档案的保密工作。

　　十三、实物档案管理制度

　　为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。

　　1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。

　　2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。

　　3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。

　　4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。

　　5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。

　　6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。

　　7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。

　　十四、档案保密制度

　　1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。

　　3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。

　　4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

　　5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

　　6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。

　　7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

　　8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。

　　9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。

　　10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

　　十五、档案鉴定销毁制度

　　1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。

　　2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。

　　3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

　　4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

　　5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。

　　6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

　　7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

　　8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

　　十六、档案利用制度

　　1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。

　　2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。

　　3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

　　4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

　　5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。

　　6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

　　7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。

　　8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。

　　10、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

　　11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。

　　十七、档案统计制度

　　1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

　　2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

　　3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

　　4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

　　6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。

　　7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。