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人事档案的分类审核整理【1】
摘 要:人事档案作为评价一个人学习和工作期间表现的重要依据,在个人的工作前途上有着重要的作用,相关单位可以查阅档案进行人事的考察和任免,通过档案的记录给予职工的正确评价。
因此,档案分类审核整理工作的完整实施有着重要的意义,关系着每个社会人在社会中的存在状态,有利于国家的管理。
本文针对人事档案管理中的常见问题进行了具体的分析,并提出了几点建议。
关键词:人事档案;审核整理;问题;解决措施
精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录,是企业选贤任能、知人善任的重要工具。
由于我国现阶段进一步深化改革用人制度,所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用,认真分类、审核、整理人事档案,对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护,使认识档案作用得以充分发挥。
一、整理人事档案时所存在的主要问题
(一)档案整理主要为手工操作,使很多现代化技术得不到应有的开发。
通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖,且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续,他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。
因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素,使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理,怎样通过数据库对人才结构进行分析,怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。
(二)当前资料与以往资料装订规格不相符。
《人事档案整理细则》中明确指出,干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型(297mm×210mm)。
材料左边应留有2.5cm的装订边。
A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订,中间孔距上、下孔(从孔中心算起)8.3cm,下孔距材料底边5.4cm,孔中心距左边沿1.2cm,孔直径为0.5cm。
干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。
以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体,档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。
而目前的档案材料规格大多为A4,比如学历材料、职称评审材料等。
档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料,不需要重新打孔和裱糊,但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证,而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊,则又会浪费大量的人力,提高时间成本,且影响美观。
(三)人事档案整卷装订,不易长期保存,且具有较差保密性。
虽然档案整卷装订较为美观、整齐,但是,在对档案进行查阅时,通常要全卷查阅,对个人隐私的保护极为不利,在材料添加或者复印时,必须全部拆开材料,由此反复拆卸,极易破坏材料,对长期保存极为不利。
二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施
(一)人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点,在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风,按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核,认真检查档案的完损工作,对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。
在审核过程中由于档案的数量较多,必须度杜绝错装和乱装事件的发生,时刻履行自身的工作职责,将别人的工作前途视为工作的重点,培养工作责任感。
在审核中还要进行细节的检查,查看手续是否齐全,印章是否清晰等。
在审核工作中避免低级错误的发生,不为其他人的工作前途造成困扰,履行好档案审核人员的工作内容。
(二)完整的进行个人档案的收集工作。
个人档案的内容比较复杂,从就学到就业的过程中都有细致的记录,在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。
在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集,学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。
对于社会中的工作人员的档案收集,要按照相关单位的工作性质进行,例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理,对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。
当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示,只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集,保持细心的工作态度即可。
(三)鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。
档案是一个人进入社会工作的重要保证之一,为了实现公平竞争,档案管理的鉴别工作必须深刻落实。
在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章,对不规范填写和虚假信息的进行另行放置,查看相关责任人和手续是否充分,档案文件是否缺失和重复,对于异常的档案文件进行不归档处理,做到维护个人档案的真实可靠性。
避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。
(四)在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。
在对人事档案进行分类审核整理时,为保证所整理的档案资料与规定要求相符合,一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别,另一方面在加工整理每一份人事档案时,要保证档案的完整性与精美性。
首先,确保人事档案能够准确分类。
建议对档案资料的类型分为十类:a.履历材料;b.自传材料;c.考察、考核、鉴定材料;审计材料;d.学历学位材料;职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。
e.政审材料;f.党、团组织建设工作中形成的材料;g.表彰奖励材料;h.涉法违纪材料;i.工资、待遇材料;招录、聘用材料;出国(境)材料;人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议,民主党派代表会议形成的材料;j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。
依照人事档案材料的这些具体分类要求,对材料排列、分类合理与否进行分析,避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。
三、结语
作为人事组织工作的关键组成部分,人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。
所以,在分类、审核、整理人事档案时,一定要做到细致、完整、精准、真实。
作为人事档案管理人员,在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。
认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。
参考文献:
[1] 董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息, 2014(09).
[2] 丁敏. 刍议人事档案的分类审核整理[J].科技创新导报, 2014(09).
人事档案材料的收集与整理【2】
人事档案材料的收集与整理是做好人事档案管理工作的前提和基础,材料收集是否及时、准确、全面、规范,整理是否合乎标准,直接关系到人事档案的价值,决定着能否为组织人事部门提供高质量服务,更好地起到凭证与参考作用。
笔者作为事业单位一名从事人事档案管理十余年的档案工作者,谨在此谈一谈实践中的'工作体会。
一、档案材料收集整理工作现状
近年,随着各级领导的重视和人事档案达标升级活动的推进,人事档案管理水平有了很大提高。
但由于某些原因,有的单位在人事档案材料收集与整理方面尚存在一些问题:
1、档案意识淡漠 人事档案一般由组织人事部门保管,档案材料的收集、鉴别、整理、归档由人事干部负责完成。
人事档案主要为组织人事部门服务,一般干部职工接触不到自己的档案,这种特殊性、距离感影响了个人对档案的关注程度,很多人不知道人事档案的归档范围和归档要求,也不重视对个人档案的充实,将工作中形成的诸如培训、资格考试、奖励、科研等材料长期个人存放,而不交由人事档案管理部门存档,造成档案不能全面反映个人综合素质,给组织考察了解干部带来偏差。
而人事干部由于工作的繁忙,对档案材料的收集、归档工作重视不足的状况也在一定范围内存在。
2、材料缺失严重 由于部分同志档案意识的淡漠,使得一些属于归档范围的有价值的材料不能及时被收集,久而久之,造成人事档案材料的遗失和破损。
而档案管理者一般由人事干部兼职,有的人员交替较频繁,本职工作的忙碌和业务素质的缺乏都影响了对档案材料收集的全面性。
职工个人不知、不交,管档单位不催、不收,导致一些档案材料始终与卷宗“无缘”。
3、档案整理欠规范 对档案材料进行加工、整理、装订,是档案管理人员的基本功之一,但有的单位管档人员队伍不稳定、交接不及时、素质不过硬、业务不熟练,影响了档案的整理水平,出现纸张大小不标准、分类不准确、装订不整齐等问题;有的卷宗零散材料长期不予装订,很容易丢失;有的材料装错卷盒,张冠李戴;有的切割不准确,材料部分内容被剪裁,损失无法弥补。
二、加强人事档案收集整理工作的对策
1、加大宣传力度,增强职工的档案意识
人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作,同时也是一项与全体职工切身利益密切相关的工作,收齐、管好、用活人事档案具有重要意义。
加大档案知识宣传力度,普遍增强职工的档案意识,是做好人事档案工作的保障。
我们可通过会议、培训、座谈等方式,随时将档案知识渗透到职工意识中,主动把与大家切身利益相关的档案知识送到他们手中,如继续教育学历的适时取得可提高工资待遇、年度考核表与晋升职称的密切关系,各类资格证书有利于组织考察提拔干部,招工、入伍等参加工作材料与个人社保利益的息息相关等等,使他们在无形中接受档案,知道档案在日常的工作、生活中的重要作用,了解档案的重要价值,提高大家的档案意识和协助做好人事档案工作的自觉性。
2、加强档案材料收集力度,保证档案的完整性
收集人事档案材料是人事档案工作的基础。
为使档案材料收集归档工作达到真实、全面、及时、规范的要求,应建立健全相关规章制度,以制度的形式保障工作落实到位。
如可建立兼职档案员制度,选派专人作为各部门的兼职档案员,将材料的收集任务分解到各部门、落实到责任人;同时保持人员的稳定,人事档案部门定期对其进行有关档案知识的培训,有利于单位及时准确收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料。
档案管理部门也要变被动接收为主动出击,对定期形成的如年度考核表、奖励、职称、工资等材料及时督促材料形成部门按时保质上交,同时了解掌握职工动态,不失时机地主动收集有价值的属归档范围内的材料。
3、加强人事档案管理人员队伍建设,提高档案整理水平
材料收集完备后,档案管理部门将对材料进行一系列的鉴别、分类、排序、加工、归档工作。
档案管理人员必须掌握过硬的基本功,熟练进行档案整理工作。
首先要对材料进行审核,看材料是否属于归档范围,是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;然后将审核完毕的材料进行技术加工,对不规范纸张适当进行折叠、剪裁、托裱等,制成整齐划一的16k纸张,按照《干部档案工作条例》相关规定进行分类、排序,使用《组织干部管理信息系统》软件进行信息录入并打印档案目录;最后将条理清晰、整理规范的档案材料打孔、装订、归档,完成对一卷人事档案的阶段性整理。
以后陆续收集的档案材料也要严格按照流程补充入档案卷宗。
档案的整理过程比较繁琐,需要档案工作者以耐心、细致的工作态度,学习档案知识、掌握专业技能才能做好。
单位应选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的共产党员从事人事档案管理工作,并注意对他们的教育和培养,不断提高政治素质和业务素质。
档案管理人员尽量保持稳定,如遇岗位交替,一定要提前做好交接工作,杜绝档案管理出现“真空地带”的危险状况。
人事档案是一个人成长历程的缩影和概括,档案材料的全面收集与规范整理能更好地体现并实现人事档案的使用价值,为组织人事部门考察使用干部服务,也为个人维护、保障自身利益提供依据。
人事档案审核方法,分为归档前的鉴别和归档后的档案专审。鉴别的内容主要包括鉴别价值和鉴别真伪,具体内容:1.检查材料是否属于归档范围。2.检查材料签字盖章等手续是否完备,是否办理完毕。3.检查核对材料是否齐全完整。4.核对材料是否张冠李戴,错装混装。5.检查材料字迹是否清晰,有无涂改,书写是否规范。归档后的专审,主要是审核“干部的三龄两历一身份”,即审核档案中反映干部年龄、党龄、工龄、学习经历、工作经历、干部身份的材料,形成档案专审表归档,用于确定干部在这几个方面的真实情况。
人事档案怎么整理
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。以下是我为大家整理人事档案怎么整理相关内容,仅供参考,希望能够帮助大家!
一、人事档案怎么整理
一般公司的人事档案分为干部人事档案和职工人事档案,那么怎样整理出易查询、易管理的的人事档案,下面我们做简单介绍。
二、步骤
1、首先,准备整理档案的工具和材料,工具如图,材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料,各个公司要求不同,这里就不再赘述。
2、审核要入档的材料,并按如下流程整理材料
3、第三步,将要入档的材料规整好,编上页码,然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边,再打孔。
4、第四步,装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类,并按照不同的类别规整转入档案盒。
5、第五步,为档案材料建立目录。目录可分大类和小类,并写好每份材料的页码。
6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。
7、档案要存入独立且安全性好的房间,并委派专人管理。
三、资料整理
1、第一步,确定文件档案的分类
大面上划分为两块,也就是我上面说的日常文件档案记录一类,员工档案一类。日常文件根据每月的使用情况和职能划分,分为两级,在实际操作中,要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的.原因在于:车间人员流动大,离职人员资料更新较快;同样的,面试时以群面居多,面试资料无法细分到人。如果之后有新的类型文件,则根据已有的条目划分为一级或者二级。
2、第二步,定出文件存放规格
(1)本年度文件,以蓝色文件盒进行保存;
(2)往年文件,以牛皮纸袋进行保存;
(3)文件盒或者牛皮纸袋内需分类的,则以透明文件袋进行装侧区分;
(4)因无保密制度,文件不进行加密管理,之后以实际保密制度进行细分、标注。
第三步,台帐
我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的,但随着档案越来越多,导致存放混乱。既然想把文件档案整理好,那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。那么台帐就应运而出了。
人事档案整理步骤
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,以下是我为大家整理人事档案整理步骤相关内容,仅供参考,希望能够帮助大家!
第一步:分类
按照《干部档案工作条例》规定,干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。第一类:履历材料。这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。注意,中央和地方各级党委委员(候补委员)简历,人大常委会委员、政协委员简历归入第一类。
第二类:自传材料;报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类,应该以内容和用途为依据,不能单纯按名称归类,如以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。
第三类:考察、考核、鉴定材料;审计材料。这一类主要包括干部人事管理工作中,组织、人事部门通过各种途径,对干部德能勤绩廉进行考察和评价的材料。归入本类的材料,必须是经过组织研究认可正式形成的,手续完备,能正确、历史地反映干部实际情况,具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。注意,根据利用工作实际需要,“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类”。
第四类:学历学位材料;职业(任职)资格材料;评(聘)专业技术职务(职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意,过去学生登记表归第一类,学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类,此次修订中统一调整到第四类。
第五类:政审材料;更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。这一类主要包括干部审查和干部基本情况更政形成的材料。注意,过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的,此次调整到了第五类;“三龄一历”认定材料统一规定归在第五类。
第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意,此类包括民主党派的入党材料。
第七类:表彰奖励材料。这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意,享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类,此次统一规定归在第七类。
第八类:涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、法院裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。
第九类:招录、聘用材料;任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料;辞职、辞退、罢免材料;工资、待遇材料;出国(境)材料;党代会、人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议;民主党派代表会议形成的材料。注意,《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》应归在第九类。
第十类:健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;其他材料。第十类包括录用体检表,反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书,确定致残等级的有关材料;生平、非正常死亡调查报告等。干部档案报送单,干部档案有关情况说明等材料也入此类。
档案材料的分类有两点说明:(一)第四类、第九类材料的二级分类第四类、第九类材料内容复杂、数量众多,都处于动态变化中,由低到高、由少到多、为了便于添加材料、方便查找,还需要采用二级分类法,即对这两类中的材料,按照内容的不同再分别分为四小类,具体来说:
第四类材料二级分类分为:
1、学历学位材料;
2、职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料;
3、反映科研学术水平的材料;
4、培训材料等。
第九类材料二级分类分为:
1、工资材料;
2、任免材料;
3、出国(境)材料;
4、参加会议的代表登记表等其它材料。
今后,报送的新任市管干部档案,第四类、第九类材料必须进行二级分类。
(二)内容交叉材料的分类
1、以自传为主的履历或简历表归第二类。
2、学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第四类。
3、享受政府特殊津贴材料归第七类。
4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。
5、中央和地方各级党委委员(候补委员)简历,人大常委会委员、政协委员简历归第一类。
第二步,排序
排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序,并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。
具体方法有:按材料形成的时间排序适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。
第四类、第九类材料排序时,在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。
2、按材料的内容以及材料之间的内在联系排序适用于第五、六、八类材料。
其中,第五类和第八类材料的排列顺序一般为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等。
第六类材料,入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后,要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号,并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为,凡有图文的页面,每面作为一页,有封面的材料从封面开始编写。空白纸和托裱用的衬纸不计页数;复件和原件应视为一份材料,统一编写页数。
第三步,编目
修订后的目录与旧目录的不同:
一是“类号”改为“序号”;
二是“材料制成时间”改为“材料形成时间”;
三是删除“份数”栏。
编目的具体要求是:
1、档案材料应按照排列顺序,逐份逐项进行编目,做到目录清楚,填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观,使用规范的书写材料,不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。
2、每类目录之前应注明材料类号和类别名称。
3、“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是:材料类号用汉字的“一”至‘十’,二级分类的类号用(一)至(四),序号用阿拉伯数字。
4、“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的,应另拟标题。材料的题目过长,可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目。拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
5、“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料,一般以最后的时间为准。复制的档案材料,采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范,有具体年月日的,必须填写齐全。
6、“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。
7、“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的,要在备注栏中进行简要说明,如附有考察材料的干部任免审批表,复制件等。
8、每类目录之后须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。
特别是第三、四、九类等,不能在同一页中填写其它类别材料的条目。不要求大类空四行,小类空三行。
第四步:技术加工
技术加工对纸张破损、幅面不规则,或字迹材料不符合归档要求的档案材料,应进行技术加工。
1、对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后,与原件作为一件。
2、幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的`档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意,从保护档案原貌,简化整理的目的出发,不要对档案材料进行过度裁剪。
3、幅面过小的材料应进行托裱,装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边,不够应加边。有些材料幅面太小,无法装订,应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。
4、档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。
5、档案材料应各自独立,严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。
第五步:装订
档案目录置于卷首,干部职务变动登记表排列其后,卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订,做到结实、齐整、美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读。反对刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚,应该分成两卷装订。分卷装订时,必须保证同一类材料分在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求,报送市管干部档案必须使用规定的卷夹。卷夹背脊应附边签,用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等;书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。
档案管理的方法和技巧
(一)要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识,坚持依法治档,确保“集中统一管理”。
“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导,为了提高档案员及兼职要案员的业务水平,今年六月下旬,我们特邀专业老师前来举办档案管理培训,对部门及公司十名兼职档案员进行为期七天的培训。这次培训的特点是理论结合实际操作,培训内容针对各兼职档案员所在部门形成的档案进行详细讲解,授课内容分别为:文书、科技、会计档案等基本知识,培训时要求每个兼职档案员带未整理装订的资料,面对面、手把手地指导他们如何装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤。此次培训,效果显著,也为单位档案管理达国家2A标准奠定了良好的基础。
(二)要求无纸化办公,每个岗位都形成电子文档。
这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序,了解纸质文件和电子文件归档的关系,明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后,企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用,对信息的利用和保密等问题,通过新的管理制度和管理方法来解决。
(三)档案工作既是单位重要基础工作之一,也是国家档案的重要组成部分。
为了规范档案工作,必须加强自身基础建设,大力开发利用档案信息资源;提高整体管理水平,以便更好地为生产和发展服务。总之,企业档案工作要适应档案管理现代化的需要,档案工作人员要不断学习新技术、新知识,敢于创新、敢于开拓,与企业发展同步。
(四)服务创新
在信息化环境下,档案管理工作在服务内容与服务方式等方面,都要对传统档案服务利用工作进行改变。首先,要对信息服务理念进行树立,在深入广泛应用信息系统的过程中,大量优质的电子信息文件资源逐渐形成,越来越多的信息系统用户,使信息服务工作面临着越来越广、越来越多的服务要求。因此,有关人员要对信息服务的理念进行树立。其次,还要强调主动服务,在对用户潜在需求进行调查了解的基础上,对不同层次、不同内容的信息资源进行有针对性的开发、利用和提供。再次,还要在信息服务方式上进行创新。
档案管理的方法和技巧
一、观念创新,使档案在服务中发挥经济效益
(一)要管好档案、用好档案,首先要熟悉档案。
随着产业结构逐步调整、优化,整体的技术含量也在不断提高,单位也由计划经济下按计划完成工作任务,逐步走出去开辟市场,完成亿元以上的货币工程量,逐步由承建二级路面建设,转为参与强烈的市场竞争,承建一级路面的建设任务,因此,档案管理人员也要为接收和管理好这一类科技档案而转变观念,不要在办公室坐等,要主动请教有关技术人员,深入施工一线,熟悉了解施工工艺流程,弄懂技术档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案资料做到“胸中有数”。
(二)要确立档案是资产的观念。
在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案,都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例,从设计、预算到整个工程竣工,无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上。档案是一种非常重要的资产,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后,就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产,就会下决心做好档案工作。
(三)要确立档案是企业独有的信息和知识观念。
在当今瞬息万变的知识经济大潮中,企业各自的档案是独有的原始记录,如各种设计资料、预算、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给企业造成无法挽回的损失。只有管理好、利用好档案资料,关键时刻能产生好的经济效益和社会效益。
二、体制创新,使档案工作适应现代企业的高速发展
现代企业制度的基本特征是产权清晰,权责明确,政企分开,管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度,就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。
(一)机构创新的核心是精简。
无论哪个企业,精干是一个必然趋势,企业档案工作也要顺应企业的需要,档案管理的工作方法也必须创新,其内容就是要扩大档案工作的外延,深化档案工作的内涵,把过去只是单一的.管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中的主要任务和职责是负责单位各类档案资料和信息资料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通过计算机网络与各分公司、各部室实施联网,从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享,真正形成一个集团化的信息联合体。这样符合现代企业精干、高效的原则,有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。
(二)机制创新的关键是高效。
企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要,转换机制,高效运行,创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新,要激活机体,坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换;提高办事效率,充分发挥人的聪明才智,让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。
(三)制度创新的实质是要从企业的实际出发,回顾多年来的档案工作实践,领导支持固然重要,但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案人员的不懈努力。
目前看来,适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全,一些重要的档案分散在各部门、各分公司,不够规范,降低了利用率,制度创新已迫在眉睫,我们必须制定较为详尽的制度,不断创新单位档案管理制度,明确规定档案工作的年度方针和目标,以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任,评价档案活动效果的方式、方法,制定考核办法进行总结考评。职责明确,奖罚分明,从而调动档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。
2018年人事档案专项审核工作总结2篇范文
人事档案专项审核工作总结(一)
这次干部人事档案审核工作时间紧、任务重、要求高,尽管我们如期完成了档案审核工作任务,但工作中仍存在一些困难和问题,如专职管档人员编制不足,材料装档不及时、进档材料的经常性工作坚持不够等。我们将在今后的工作中努力加以改进,不断提高档案工作水平,以优异的成绩迎接中央和省市委组织部的检查验收。XX干部人事档案管理工作自查报告XX年XX月,按照市委组织部关于进一步加强干部人事档案管理工作的安排部署,我校高度重视,精心组织,周密安排,抽调专门力量,制定工作方案,加强业务指导,明确工作职责,在XX局相关科室的精心指导下,保质保量地完成了档案自查工作任务。现将干部人事档案自查工作汇报如下
一、基本情况 近年来,我XX坚持以《档案法》、《档案法实施办法》、《档案条例》为指导,以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标,把提高干部人事档案管理水平作为干部工作的基础性工作,在不断提高干部人事档案管理水平的基础上,认真查找档案管理工作中存在的薄弱环节,制定整改措施,不断提高档案管理的规范化水平。注重加强平时管理工作,认真把好材料收交关、审核关,健全材料转递转送制度,全力做好干部人事档案的整理审核、归档利用工作。加快档案室基础设施建设,配备了空调机、温湿计、灭火器等必要的办公设备,保证了档案室的防光、防火、防盗、防鼠、防虫、防潮和防高温,保证了档案安全。注重发挥干部档案资政用人的作用,在酝酿提拔干部过程中,对照《干部任用条例》对干部基本信息进行检查核对,确保用人、识人的准确性。正确处理好档案管理与开发利用的关系,依托干部人事档案提供的信息,对干部队伍年龄结构、文化结构进行分析,为加强学校干部队伍建设提供了有效保障。
二、主要做法 (一)明确责任意识,思想高度重视干部人事档案是干部成长经历的真实反映,是做好干部工作的重要基础和依据。
为做好此次干部人事档案自查工作,我们在思想上不断提高对档案工作重要性的'认识,牢固树立了档案工作“为干部工作服务、为班子建设服务、为领导决策服务”的“三为”意识,为优质高效地做好档案审核工作提供了思想保证。在档案审核过程中,始终坚持“三明确”:一是责任明确。
在档案审核工作开始之初,及时召开了各单位分管领导、档案管理人员工作会议,认真组织相关人员学习省、市有关干部人事档案审核工作会议精神和审核标准、程序、要求,并组织所有工作人员到市委组织部档案审核现场跟班学习。
同时,按照干部人事档案审核的工作程序和要求,将档案审核工作细化为审核组、装裱组、录入组、装档组、材料收缴组等五个组,指定各组负责人,明确各组工作任务和个人工作责任。二是重点明确。在全面整理每一卷档案的基础上,把干部“三龄一历”核定作为干部人事档案审核工作的重点,逐项审核清查,做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料,认定干部的“三龄一历”时间清楚,事实准确,说服力强。三是目的明确。把档案工作的准确、真实作为干部人事档案工作的最终目的,在审核过程中以“零失误”为目标,逐人逐项审核确定,力求材料的真实性和准确性。同时,从严格工作程序着手,每卷档案材料都注重从前后印证中审核信息,确保审核工作的质量。
(二)采取多项措施,确保自查工作顺利、有效进行为切实加强干部人事档案审核工作的组织领导,确保干部人事档案审核工作顺利进行,我校把干部人事档案自查工作摆上重要议事日程,在领导力量、工作力量和经费保障上予以倾斜,以“三到位”确保干部人事档案审核工作顺利进行。一是工作力量到位。针对此次干部人事档案审核工作时间紧、任务重、要求高的实际,专门成立了干部人事档案审核工作领导小组,由分管干部工作的副部长负责,专题研究干部人事档案审核工作,切实加强组织领导。为按期完成档案审核工作,从学校各部门抽调了6名政治素质好、工作责任心强,有一定档案工作经验的党员干部,组成档案整理审核工作组,开展档案审核工作。二是经费保障到位。根据档案审核的需要,学校拔出专用资金,重新装修了档案室,添置了1台电脑、打印机、办公桌椅等设备,以及整理、装订档案所需的裁纸刀、宣纸、档案盒等辅助材料,改善了档案室办公条件。三是督查措施到位。将干部人事档案材料收集、上报与各部门年终考核评比相挂钩,对收集、上报干部人事档案材料不准确、不及时的部门和个人及时通报批评并责成补正,为顺利完成档案审核工作创造了条件。
(三)注重质量,以高标准严格要求在档案审核过程中,着眼于提高质量和落实进度,进一步明确责任,强化措施,突扎实推进干部人事档案审核工作。一是突出严肃性,严把审核“质量关”。全面清理库存档案,分类整理,按照管理权限进行移交;制定工作人员、档案运行、审核管理等工作流程,建立了严密的审核责任制;采取初审和复审交叉进行、审核人员签名、分管领导抽查的方式,形成了层层负责的监督机制。二是突出准确性,严把审核“准确关”。
对档案中的原有材料和新补充材料,逐份审查,准确鉴别。对同名同姓、同音异字、一人多名等材料,采取查看籍贯、对照“三龄一历”、核对工作简历等方法进行甄别;对缺少年度考核、调资、任免审批表等要件材料,对照履历表,认真查找补充;对“三龄一历”等基本信息不实的,本着尊重历史、尊重事实的原则,认真查阅原始资料,确保归档材料的准确性。
三是突出完整性 ,严把材料“收集关”。坚持档案审核、信息反馈和材料收集同步进行、循环往复。四是突出时效性,严把工作“效率关”。
(四)以自查为契机,加强干部人事档案管理水平结合这次自查工作,对照中组部《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》,进一步加强了干部人事档案的规范化管理水平。一是健全各项制度。建立健全了干部人事档案转递、缺失材料补充、查阅干部人事档案审签等多项工作制度,做到了室内有制度、管理有薄册、查阅有记载、转递有回执、管理有专人,无鼠害、无火源、无水患、无安全隐患的“五有四无”要求。二是严格工作程序。按照档案管理的有关要求,进一步严格工作程序,加强档案管理,提高了档案管理的规范化水平。在办理干部调配、毕业生接收等方面手续时,我们坚持先调档审核,再提部务会议讨论;在接收新形成的学历、学位材料时,我们坚持先验证学历、学位证书再进档,防止假学历材料混入干部人事档案;对于干部人事档案中“三龄一历”等基本信息记载前后不一致的,我们严格按照有关政策规定提出认定意见,并要求本人签字认可后,按干部管理权限审批归入档案。
这次干部人事档案自查工作时间紧、任务重、要求高,尽管我们如期完成了档案审核工作任务,但工作中仍存在一些困难和问题,如专职管档人员编制不足,材料装档不及时、进档材料的经常性工作坚持不够等。
我们将在今后的工作中努力加以改进,不断提高档案工作水平,以优异的成绩迎接上级部门的检查验收
人事档案专项审核工作总结(二)
根据市委组织部信息处下发的“关于在我市开展干部档案管理工作检查的通知”精神,结合我局的干部档案工作实际情况,我们迅速行动、突出重点、认真细致地逐条逐项按照《本溪市干部档案管理工作检查评分表》的要求,实事求是地进行自查。
一、充分认识人事档案工作的重要性
档案工作是各项管理工作的重要组成部分,指出“档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业。”这充分说明了档案工作在建设中国特色社会主义事业中的重要地位、重要使命和重要意义。我局十分重视档案工作,以党的十七大重要思想为指导,紧紧围绕全市组织、人事工作中心任务,坚持解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新,立足材料的收集和案卷的整理,狠抓基础设施建设和档案管理人员的素质建设,不断提高管理水平,为全市改革发展提供优质服务。
二、加强人事档案工作的组织领导
我局非常重视对干部人事档案管理工作的领导,将这项工作摆上重要议事日程。由主管局长亲自抓,加强了对我局干部人事档案管理工作的领导和协调。主管干部人事档案管理工作的领导,定期听取工作汇报,切实解决工作中遇到的实际问题。下设办公室和具体工作人员,坚持一切从实际出发,明确分级管理责任,制定了切实可行的,并认真组织实施,全面、准确、真实地保存好各种档案。档案工作者能够充分认识到档案工作的重要性,切实增强做好档案工作的使命感和责任感,确保干部人事档案管理工作顺利和深入的开展,努力开创干部人事档案工作的新局面。
三、归档与整理情况
在市委组织部信息处下发《关于在全市开展干部档案管理工作检查的通知》后,我局就对这项工作进行了部署,将上级文件精神、要求进行了认真研读,并明确了时间、要求和标准。同时,我们严格按照文件,以《干部档案工作条例》中第五章《档案材料收集、鉴别与归档》执行,采取多种形式,加大工作力度,逐份清理干部档案,对所缺材料逐项进行登记、索要。对收集归档的材料,认真细致地进行鉴别,剔除不应归档的材料,使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章和本人签字的,盖章签字后归入干部档案。
在干部档案的整理工作中,我们做到认真鉴别、分类准确、编号有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。按照干部人事档案收集制度、鉴别制度、整理制度、查(借)阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项制度,做到完善各种登记薄和台帐。
四、档案的利用和转递情况
我局的干部人事档案在利用时,查阅单位要填写《查阅干部档案审批表》,按照查阅干部档案的规定办理审批手续,需要有主管局长签字方可查阅,不得凭借调查材料介绍信查阅干部档案。干部人事档案一般不外借,如必须借出使用时,要说明理由,经过主管局长批准,并严格履行登记手续,限时归还,不得擅自转借他人。在干部档案的转递中,我们也严格按照统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记,严密封包,收到档案的单位,经核对无误后,在回执上签名盖章立即取回。
五、干部人事档案工作中存在的问题
我局干部人事档案现代化管理应充分发挥计算机在干部人事档案保管、保护及利用方面的作用,提高现代化管理水平。积极争取领导和相关部门支持,制定了经费预算并得到落实,购置新式档案盒,更换密集架,做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全。
通过自查,找到原因,也增加了信心,目前,我们干部人事档案已经全部加工整理完毕,正在进行材料收集和整理目录阶段,逐步完成市委组织部文件中要求的任务。
干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份,是做好干部工作的基本条件之一,干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量,涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案,为干部工作服好务,今年,我局将就人事档案管理的现状及存在的问题进行深入的调研,并就此提出解决问题的思路及对策。
第1篇:人事档案专项审核工作总结
为贯彻落实市委组织部《关于印发<全市干部人事档案专项审核工作实施方案>的通知》精神,按照市干部人事档案管理中心《关于做好干部人事档案专项审核工作的通知》要求,集团于9月至10月集中开展了干部人事档案专项审核工作,现将有关情况总结如下。
一、专项审核情况
在本次专项审核工作中,集团采取两人“背靠背”独立审核方式进行初审,逐卷逐页查问题,对干部人事档案进行全面审核,初审完成后集中进行复审。采取两人“背靠背”独立审核方式进行初审,逐卷逐页查问题,认真排查风险点,对干部人事档案进行全面审核,初审完成后集中进行复审。重点审核了“三龄二历一身份”等信息,并注意档案材料是否涂改造假,干部信息是否真实准确,重要原始依据材料是否规范完整。
审核完成后,对存在的问题进行了集中处理。将专项审核中形成的《干部任免审批表(档案审核专用)》、《干部人事档案专项审核认定表》、《干部基本信息审核确认表》进行入档,并同时收集整理了2013年以来的年度考核登记表、评聘专业技术职务材料、党团材料、奖励材料、工资材料、干部任免材料等。在本次专项审核中,共收集材料3035份,退回材料55份,整理入档2980份。材料整理入档后,打印了新的档案目录并进行了装订。按照市委组织部和档案管理中心要求,将《干部人事档案专项审核情况登记表》《干部任免审批表》和《干部人事档案专项审核认定表》装订成册,交档案管理中心集中保管。
集团共审核271名在职干部档案,其中档案真实性存疑0人,查实档案涂改的17人。
1.涂改内容17人。其中,涂改出生日期5人,查实属于笔误的6人,确属造假的0人。
2.虚填信息37人。(1)虚填年龄(填大或填小)12人。填大年龄的:其中,为入团填大年龄的0人,为入党填大年龄的0人,为入伍填大年龄的8人,为入学填大年龄的0人,为招工填大年龄的3人,为转干录干填大年龄的0人。其中,填大3个月以内的0人,填大3至12个月的1人,填大1至2年的9人,填大2年以上的1人,填大最多的为3年1月。填小年龄的:其中,为入伍改小年龄的1人,为招工改小年龄的0人。其中,填小3个月以内的0人,填小3至12个月的0人,填小1至2年的1人,填小2年以上的0人,填小最多的为1年4月。(2)虚填学历学位25人。其中,不符合报考资格条件,通过虚填学历学位报考并取得上一级学历学位的23人。
3.伪造材料0人。
二、主要做法
集团在专项审核工作中,加强组织领导,坚持高标准、严要求,严格把握审核重点和信息认定,确保准确无误,圆满完成了审核任务。
1、领导重视,精心组织。为搞好干部人事档案专项审核工作,集团党委对干部人事档案专项审核工作进行了研究,集团党委书记、董事长2次听取专项审核工作情况汇报。成立了干部人事档案专项审核工作领导小组,集团党委书记、董事长为组长,集团分管领导为副组长,集团组织人事科、各单位分管负责人为成员,定期对专项审核情况进行研究。集团结合实际,制定了干部人事档案专项审核工作方案,做到组织到位,人员到位,分工明确,责任到人。为保质保量完成工作任务,集团从下属单位抽调政治素质高、组织纪律性强、爱岗敬业的12名同志参加专项审核工作,认真组织审核人员参加市档案管理中心的培训,准确把握相关政策规定。认真落实专项审核工作责任制,审核人员全部签订《保密责任书》,对审核工作情况和数据严格保密,未经批准严禁对外公布。
2、明确要求,把握重点。在专项审核工作中,以专项审核《操作手册》、《全市干部人事档案专项审核工作实施方案》等为依据,采取两人“背靠背”独立审核方式进行初审,逐卷逐页查问题,对干部人事档案进行全面审核,初审完成后集中进行复审。审档人员以极强的责任感,本着对组织、对干部个人负责的态度,重点审核干部“三龄二历一身份”、奖惩情况、家庭成员及重要社会关系等重要信息,以及档案材料是否涂改造假、重要原始材料是否规范完整,是否存在以不实信息获取利益等现象。集团专项审核领导小组严格把握归档材料报送关和审核关,要求报送材料做到真实、有效,严格杜绝不规范、不完整和虚假材料入档。
3、认真研究,从严把握。一是研究处理意见。集中审核结束后,对审核中发现的问题,集团专项审核工作领导小组多次请示市委组织部和市档案管理中心,进行了集体研究,严格按照处理办法,提出了处理意见。材料不齐全不规范的,按规定进行补充或说明;干部重要信息记载不一致的,严格按照相关政策规定进行认定。二是从严认定信息。集团专项审核工作领导小组集体研究2次,共认定54人档案问题。根据认定结果,规范填写,形成了每名干部的《干部任免审批表(档案审核专用)》,存在涂改问题的,形成了《干部人事档案专项审核认定表》,由所在单位党组织进行反馈,与干部本人见面,进行签字确认。对于干部信息认定有变动的,耐心向他们讲清政策规定、利害关系和纪律要求,力争消除误解、打消顾虑。
三、下步工作打算
在下一步工作中,集团将进一步提高干部人事档案管理规范化水平,让档案在干部人事工作中发挥基础性作用。
1、严格档案日常管理。严格按照中组部《关于进一步从严管理干部档案的通知》和省委组织部《关于严格干部档案日常管理的通知》要求,严把档案管理关键环节,对新纳入管理范围的干部档案进行审核,对拟存档的档案材料进行认真鉴别,确保材料真实性。严格遵守干部档案管理中心的相关规定,在查阅干部档案时,由集团统一开具审批表,档案工作人员全程陪同。
2、加强档案信息的利用。一是严格执行干部任前档案审核制度。要将干部任前档案审核作为干部选拔任用的必经程序和干部监督的有力手段,对所有拟选拔任用干部、新进任用干部的档案,均进行严格审核。任前审核中发现存在问题的,立即查核,未核准前一律暂缓考察并停止任职、录用程序。二是做好相关信息的利用。在此次专项审核中,审档人员严格按照相关政策规定,将每名干部的基本信息予以审核确认,规范填写了《干部任免审批表》。在下一步工作中,要及时更新人员数据信息,为组织决策提供有价值的参考依据。
第2篇:人事档案专项审核工作总结
根据省、市委组织部关于干部人事档案审核整理工作的安排部署,在市委组织部相关科室和县委组织部领导的精心指导下,强化措施,扎实工作,现将有关情况汇报如下。
一、基本情况县委组织部保管的主要是科级干部、党群系统公务员和参公人员,以及部分政府部门公务员、参公人员和卫生系统部分干部的档案。组织部档案室共有干部人事档案1513人,其中,县级干部3人,正科级干部249人,副科级干部512人,一般干部749人。
二、做法和特点组织部领导高度重视,大力支持,协调解决干部档案室2间,实现了库房面积达标和“三室”分开的要求,配备了防盗门窗、灭火器、温湿度表、空调等,为圆满完成干部档案审核整理工作奠定了坚实的基础。
在干部人事档案审核整理过程中,我们本着对组织负责、对个人负责的原则,严格按照各个工作阶段的具体要求,认真检查、核对、装订每一本档案,自始至终做到精益求精、慎之又慎。在“三个时间”和干部身份认定上突出一个“准”字,对收集上来的归档材料都要严格审查、核对,经过审查凡有疑点的全部退回,并深入审核对象的相关单位实地调查核实。截至目前为止,审核登记档案1513卷,无问题的780卷,需要调查核实的干部人数300人,已经核实完毕的干部人数433人。应上会认定的档案卷数1513卷,已上会认定780卷,形成认定表的70份。
在档案装订的同时,我们将所有的档案资料,包括目录、“三个时间”、干部身份认定表以及一些原始材料都录入了档案室电脑中的人事档案管理软件中,并且连接配备了32寸显示器。比如需要查找某人的档案资料,通过计算机查询其编号或姓名就可以直接快速的将个人信息清楚的显示出来,真正做到了一目了然和快捷迅速。
三、存在问题和今后打算尽管我们在干部人事档案审核整理方面做了不少工作,取得了一些成效,但仍然存在一些问题。一是档案资料还存在不齐全问题。尽管我们在干部档案资料收集方面花费了大量心血,付出了艰苦努力,但是由于时间久远,一些不准确的材料又不能入档,致使部分干部档案中资料仍不完整。二是部分单位、个人对干部人事档案工作仍不够重视。
在今后的工作中我们将积极致力于建立干部人事档案工作长效机制,完善干部人事档案材料收集,强化人事档案日常动态管理,加快信息化进程,使干部人事档案管理工作再上新水平,再登新台阶。