档案管理的规范性

要做好一个合格的档案管理员，首要要了解以下几点档案管理员工作职责：
1、负责管理公司各个部门产生的档案材料，包括文件材料的接收、整理，档案的提供利用等。
2、建立和完善档案管理的相关制度。
3、责任心强，维护公司档案历史真迹，确保档案的真实性和安全性，据实用档，切实履行保密义务。
4、对公司各个部门的兼职档案员进行业务指导，确保档案收集工作的规范性，并督促各部门及时归档。
5、完整接收各部门移交的档案，对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。
6、做好公司档案编研工作，整理公司大事记，为公司宣传工作提供数据和信息。 7、完成领导下发的任务。
另外要对档案整理工作流程及要求 了解清楚
一、 收集
了解部门职能职责，将平时在工作活动中形成的文字，图表，声像等材料完整地收集起来。
二、 鉴定
对收集的材料逐份鉴定，看是否属于部门文件材料的归档范围，不属归档范围的，可作参考资料保存，属于部门归档的文件材料，按照档案整理流程及要求逐一整理。
三、 分类
根据文件、图表的形成规律，将相互联系的文件材料、图表等组合在一起列为同一类别。
四、 组卷
组卷的具体做法：项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
五、案卷及卷内文件的排列
1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列； 2、竣工图按专业、图号排列；
3、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
六、卷内文件页号的编写
1、卷内文件有书写内容的页面都要编写页号。
2、页号编写的位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角、背面在左下角。图样页号编写在右下角，或标题栏外右下方；成套图样或印刷成册文件，不必再重新编写页号。案卷封面、卷内目录不编写页号。
七、加盖档号章与档号的编写
档号章盖在每件材料的右上角空白处。档号由三部分组成：项目代号+分类代号+案卷流水号，如：中国铁建〃国际城（ZGTJ〃GJC）+部门标准简称（如ZHB）+案卷流水号。
八、卷内目录的编制（卷内目录式样见图A.3）
文件排列与编号之后，每份文件在卷内的位置已固定，为了便于文件利用，按规定格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录的内容包括以下内容：
1、序号,用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号。正件与附件、转发文与被转发文、印件与定稿、请示与批复、来文与复文在整理时视为一件。
2、文件编号，填写文件文号或图样的图号。不能简写。没有文号或图号的文件，此栏不填写。
3、责任者，填写文件形成部门或主要责任者。填写的责任者应是全称或标准简称。
4、文件题名，填写标题的全称，不能简写。
5、日期，填写文件形成日期，格式为八位数，如“20110712”。 6、页数，页数的填写有几页填几页。
7、备注，可填写该份文件的密级，如无密级则不填写。 九、档案盒
档案盒一律采用无酸牛皮纸的科技档案盒，其规格为：310㎜×220㎜,厚度分别为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，各部门根据需要统一规格相同的档案盒.
十、案卷封面和案卷脊背的编制（案卷封面、案卷脊背式样见图A.1、A.2）
1、拟写案卷题名，即案卷标题，由三部分组成：①项目的名称或代字、代号；②项目的专业、阶段的名称、代号；③项目文件的名称。
2、立卷单位：填写档案的形成单位。
3、起止日期：填写案卷内项目文件形成的起止日期。具体的方法是通过查阅卷内目录，找到最早的一个时间，即为起日期；找到最晚的一个时间，即为止日期。
4、保管期限：保管期限根据《文件材料归档范围和保管期限表》的规定划分，保管期限有永久、长期、短期（文书类有永久、30年、10年）三类。
5、密级：填写依据保密规定确定的卷内文件的最高密级，如无保密文件，则不填写。
6、档号：把编写好的档号填在案卷封面上。
十一、填写案卷目录（案卷目录式样见图A.4）
案卷目录项目有序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注6项，根据档案盒和卷内目录内容逐一填写，装订成册，以便查阅。
十二、上架。档案整理完毕后，根据盒号顺序依次放入档案密集架，便于查找利用

档案的管理有哪些要求？

（1）完整性要求。一方面要保证档案数量安全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗的完整；另一方面要尽量保持档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散。
（2）安全性要求。尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免档案中的机密泄漏，这是档案管理的基本任务之一。
（3）科学性要求。采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，进行科学管理，使档案管理工作迈向更高水平。
（4）规范性要求。即档案管理的标准化要求。这就要求统一规划、统一协调，制订各项档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施。通过法规手段，实现档案管理工作的标准化、规范化，使档案信息资源得以共享。
（5）经济性要求。经济因素在档案管理系统进行中起决定作用。
（6）现代化要求。档案管理现代化已成为一种发展趋势，将计算机技术、缩微技术等现代化技术应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率。

做好档案管理的有效措施

导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。

1、高度重视大力投入

1.1 提高工作人员的责任感和使命感

档案管理工作对我国现代企事业制度的健康发展起着至关重要的作用。因此如何做好档案管理工作，适应档案管理工作的新形势，培养档案管理工作人员的历史责任感的和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情显得尤为重要。

1.2 管理层高度重视

档案工作自身具有很强的内务性，虽不引人注意，却必不可少。所以，必须提高对档案管理的重视，深刻认识档案管理在社会发展中的重要意义，提高档案管理工作人员的业务水平和责任度，朝着现代化档案管理模式方向进发。

1.3 大力投入

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。众所周知，档案管理的开展需要专门的场地和专门的设施。有利于资料的存储和管理，从而实现全面现代化的管理。只有保障充足的投入才能改善设备设施、确保工作、提高档案管理功能建设[1]。

2、强化档案管理者的技术水平

2.1 加强培训

档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。而良好的档案管理离不开档案管理人员的高素质高水平。

为了不被时代浪潮淘汰，专业的岗位培训必不可少。档案管理人员综合素质的提高不应只关注业务能力和知识程度，还应该重视政治态度和业务素质，提高培训力度，为档案管理培养更优秀的专业人员。另外，还应以现实为出发点，根据岗位的不同、层次的高低、渠道的多少展开培训[3]。

2.2 形式多样

其一，信息技术。档案信息化建设是提高服务质量的.首选途径。以档案信息资源为社会服务也是开展档案工作的又一目标[4]。另外，信息化的迅猛前进将档案管理工作推进了更大的浪潮，信息技术是实现档案管理跨越的主要途径。所以，应尽量将新科技应用到档案管理中，促进档案信息化的实现[5]。

其二，促进同行业的学习十分重要，确保同行之间的业务联系，有效的信息沟通，相互补充。对于行之有效的优秀经验要主动吸收和借鉴，少走弯路。

3、档案工作要规范化

档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考不全;二是档案整理不规范。三是档案综合管理力度不够。现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

3.1 档案管理规范性出现问题的原因

在实际的档案管理工作中，受到编制体制、人员素质等方面因素的影响，档案管理规范性还不够高，特别是在一些企事业单位，人员流动性强、从业人员能力低的问题都对档案管理的规范性带来不小的影响。

3.2 观念认识有偏差

一些单位对于档案管理规范性的认识还不到位。一是主动性不强。不少单位的档案管理人员是采取兼岗的方式来实现管理工作，在档案整理、汇总等工作缺乏时效性。二是标准性不强。一些工作人员没有受到过专业的培训和学习，对于档案记载、整理等业务工作不了解，档案整理不规范。三是关注度不强。单位领导对于档案管理关注不高，对于档案保管的设备、环境等条件等没有足够重视，也影响了管理规范性的提高。

3.3 管理制度不健全

档案管理工作作为单位日常管理工作的重要组成部分，有着严格的标准和制度规范。但随着近年来计算机、网络等技术的普及，一些单位对于档案管理制度的落实有了一定的松懈思想。

一方面，在资料收集和整理方面，不少单位偏重资料的搜集，但在整理汇总、归档方面比较滞后。另一方面，档案管理不严格。规范性的落实需要制度的保障。但一些单位对于档案管理制度往往仅停留在纸面上、墙面上，而没有真正落实到位，档案管理人员责任心不强的问题十分突出。

3.4 监管机制不到位

档案管理工作的特殊性决定了其监管工作的不便性，特别是在规范性建设方面，专业人员少、监管力度不够的问题十分突出。

4、档案管理规范性应关注的重点

针对当前档案管理规范性工作中存在的问题，笔者认为要提高其工作的质量，就应当从提高观念认识入手，用制度规定作保证，落实考核和监管机制，提高档案管理的规范性。

4.1 转变认识，加强对档案管理规范性的认识

无论单位管理人员，还是具体的工作人员，都必须要进一步加强对档案管理规范性的认识，树立标准意识，切实按照相关制度的要求，做好档案的登记、汇总、整理;树立责任意识，切实做好档案管理相关工作。

4.2 健全制度，完善档案管理规范性体系构建

在制度建设方面，要完善档案管理规范体系，树立统一科学的标准，促进制度落实。一是建立资源共享机制。档案管理关系到单位和个人的切身利益，必须要尽量做到数据齐全、规范。

因此提高规范性的基础，就是要与单位办公室、个人建立资源共享机制，从而更为全面快捷的掌握单位和个人的信息数据，及时更新和汇总相关情况。二是建立数据标准机制。针对档案管理数据化程度逐步提高的现实，因此提高数据的标准化，是未来档案管理规范性的必然要求。对此，档案管理部门要建立和规范标准和指标，从用词、格式等方面做统一的规范，便于数据的汇总和整理。

4.3 落实责任，加强档案管理规范性监督检查

在日常管理工作中要进一步细化责任分工、明确监管职责，用责任来促进规范性落实。一是要明确专人负责。同时要建立档案交接等机制，确保管理的延续性。二是要加强监管力度。无论是上级部门，还是单位自身，要加强对档案管理规范性的监管，落实相关制度规定，在软硬件建设方面给予必要的保障和监督。三是要细化奖惩措施。注重对档案管理工作的检查，对于出现的问题要建立规范的奖惩机制，促进工作制度落实。

4.4 提高素质，满足档案管理规范性多样需求

首先要为单位招纳业务技术过硬的管理人才;其次，要加强对管理人员的岗前培训，使他们能够更好的熟悉和处理相关的管理工作。在培训内容方面，一要加强其专业领域方面的培训，结合单位具体的工作，使理论知识能够与实际工作很好的结合;二要加强对其工作责任心的培养，将激励机制引入到档案管理工作中来，提高他们的工作积极性。

5、结束语

全新环境下，档案管理工作需要面临更高的挑战。所以，分析新环境下档案管理的变革，探讨有效的档案管理途径，多方面创新档案管理工作都是必须实现的。要紧随时代潮流，形成大服务观念，摆正位置，以大环境为助力推进自身发展。

就档案管理者而言，只有在工作中积极主动，通过自身实际行动去唤起其他人的认知，提高档案管理工作的重视。完善各项制度，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。

企业应如何管理员工档案？

员工档案管理是企业人力资源管理中的一项重要内容。每个员工都有一份完善的人事档案，通过查阅档案，可以对员工的一些个人信息有比较清楚的了解。但是，随着市场经济的不断发展，员工放弃档案，或者单位对“弃档”、“死档”不闻不问，以及企业人力资源部门不重视档案管理，劳动合同解除后用人单位扣留劳动者档案，已成为目前比较普遍的现象。企业应当不断完善员工档案管理制度，在管理过程中应当遵守法律规定。 企业档案管理应遵循的原则 现行的人事档案管理政策是由中共中央组织部、国家人事部发布的《流动人员人事档案管理暂行规定》 (以下简称《规定》)。根据该《规定》，企业在员工档案管理工作中应遵循以下原则： 集中统一、归口管理的原则。《规定》第三条规定：“流动人员人事档案管理遵循‘集中统一、归口管理’的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。”同时，《规定》明确：“流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。”之所以要坚持这个原则，因为：第一。统一管理档案有利于国家统一掌握各类人才的总量、专业结构、分布情况，从而制定科学的培养、吸引、使用、规划人才的宏观调控政策。第二，只有坚持统一管理，才能维护人事档案的真实性、严肃性，在单位用人时能起到依据作用。 安全、保密的原则。人事档案工作既是一项服务性工作，又是一项机要性工作。人事档案要为人才的求职择业、享受有关待遇、参与社会活动等提供服务，要为用人单位选人用人提供服务，如果没有服务性，人事档案工作就毫无意义。但人事档案工作不同于一般的服务工作，它是一项保密性工作，人事档案工作机构属于机要部门，人事档案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分强调安全。 公共服务的原则。在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务。为了方便工作，经批准，一些干部人事机构健全的大型国有企事业单位可以管理属于本单位管理的人员的档案，一定层次领导人员的档案仍然要由党委组织部门或政府人事部门管理。 出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变人事档案管理的公共服务性质。 非公企业应当增强人事档案管理的意识 企业人事档案是企业历史地、全面地考察、了解、管理、使用员工的一个重要依据。近几年来，随着我国现代企业制度的逐步建立，非公有企业迅速发展。由于企业性质、管理模式的不同，非公有企业人事档案管理中的矛盾和问题也越来越突出，表现在： 企业管理者档案意识薄弱。由于企业与员工是“雇用”关系，员工的人事档案管理在企业管理中不受重视，往往是人员不到位、硬件设施不到位、管理制度不到位。企业管理者只重视人才的接纳，而忽视档案的接收，造成“有人无档”的现象。 档案管理面临责任落实难、材料收集难、管理规范难的情况。具体表现在非公有企业在劳动用工上，无暇顾及档案工作，缺乏一套适应非公有企业自身发展的人事档案管理制度。 事实上，非公有企业已经成为我国经济发展的重要组成部分，其人事档案管理工作理应和其他工作一样得到企业的重视和加强，为此，建议非公有企业应注重以下几个方面： 深化认识，企业的人力资源部门应切实把企业人事档案管理工作摆上重要位置。企业人事档案管理工作，随着企业的发展，将越来越显示出它的重要地位和作用。在市场经济条件下，企业的竞争，最终还是人才的竞争。企业管理者，应自觉提高对人事档案的认识，增强依法管档意识，把人事档案管理工作作为企业重要的基础工作，规范管理。 根据企业实际情况，建立健全制度，加强人事档案管理的规范性。针对非公有企业人事档案管理的特点，建立健全企业人事档案管理制度，确保档案材料信息的真实性、准确性。使人事档案不仅反映一个人的历史和过去，而且更应客观、及时地反映现实情况，配合企业的“识人”、“用人”。 一个企业在日趋激烈的市场竞争中，能否构建人事档案信息网络，有效地开发利用信息资源，从一定程度上讲，决定着其竞争的成败。人才乃企业竞争之本。因此，要重视运用现代设备手段，对人事档案进行筛选、整理、加工，形成人事档案的信息精品，从而为企业决策者提供必要的、充分的、准确的个人信息资料，确保企业更合理地开发使用人才，最大限度地发挥人才的潜能。

房地产档案管理制度

　　第一条 目的:为加强公司各类档案管理的规范性,特制定本办法。
　　第二条 适用范围:公司的全部文书档案、人事档案、会计档案、工程档案。
　　第三条 管理权限:各相关部门
　　第四条 档案的立卷归档:
　　1.行政档案的立卷:
　　(1)立卷范围:公司业务活动中的收文及批办过程中的批办材料;以公司名义发出的文件(定稿、存本、附件);各种会议文件及会议记录;公司内部管理类文件(日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等);公司内部形成的除人事、财务方面之外的其它请示、报告、批复;公司对外签订的经济合同原
　　件(工程部一份,由财务部门一份存档及多余份数综合办公室保存;只有一份原件的,由财务部门保存,其他报名保
　　存复印件,并在其上注明原件存放处);在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍;公司领导或部门经理外出参观学习等活动带
　　回的文字、声像、科技资料。
　　(2)有关部门须保留档案原件时,综合办公室应保存复印件,并在复印件上注明原件存放处。
　　2.工程档案的立卷:
　　(1)立卷范围:与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料(工程前期资料、勘察、设计、施工、监理资料、设备资料;工程竣工验收资料等)。
　　(2)工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档。
　　(3)工程结束后,由工程部负责移交有关部门存档。
　　第五条 档案的保管:
　　1.凡公司在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理,其它部门和个人不得擅自留存。
　　2.凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格·式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。
　　3.档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。
　　4.各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。
　　5.对破损和变质的档案及时进行复制和修补。
　　第六条 档案的借阅:
　　1.借阅档案时需填写《借阅登记表》;并不得将档案带离所在办公室。
　　2.经领导批准后档案被借出时,档案管理人员应在该档案的位置上,放一张代替卡,卡上应标明档案卷号、借阅时间、借阅单位、借阅人姓名,以便按时催还,防止档案丢失。
　　3.秘密档案的借阅应由综合办公室主任在借阅登记表中签字认可;机密档案由档案管理有权部门主管副总签字认可;绝密档案由公司总经理签字认可后方可借阅。
　　4.保密性档案原则上不得摘抄或复印,如确实需要时,应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。
　　5.借阅档案的部门和个人,必须妥善保管档案资料,不得将其拆散,或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为,也不得转借他人使用。
　　6.借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。
　　第七条 档案的销毁:
　　档案销毁由办公室报请公司主管副总及总经理批准后执行,并须由公司指派专人进行监督。