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一、人事档案管理政策依据
v《山东省人事代理暂行办法》(鲁人﹝1997﹞3号)
v《济南市人事代理暂行办法》(济政办字﹝1998﹞81号)
v《山东省流动人员人事档案和人事关系管理的具体办法》(﹝1990﹞鲁人字第24号)
v《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发(1996)118号)
v《中华人民共和国档案法》
v《干部档案工作条例》(组通字﹝1991﹞13号)
二、流动人员人事档案的范围
v待业的大中专毕业生人事档案;
v非国营单位聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;
v外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;
v其他流动人员的人事档案;
v注:按照组织部现行规定,机关事业单位、国有企业离职人员,未再就业前,人事档案由原单位保管,就业后将档案转至新单位档案主管部门管理。
三、流动人员人事档案的管理
v流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案,严禁个人保管他人人事档案。
v 流动人员人事档案管理遵循“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。
四、档案工作人员职责
v一、保管干部档案,为国家积累档案史料。
v二、收集、鉴别和整理干部档案材料。
v三、办理档案的查阅、借阅、转递。
v四、登记干部职务、工资等变动情况。
v五、为有关部门提供干部的情况。
v六、做好人事档案的安全、保密、保护工作。
v七、调查研究干部档案工作情况、制定规章 制度 ,搞好干 部档案的业务建设和业务指导。
v八、推广、应用干部档案现代化管理技术。
v九、定期向档案馆(室)移交死亡干部档案
v十、办理其他有关事项。
五、人事档案保管保密制度
v一、牢固树立安全保密观念、增强保密意识,严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》
v二、干部档案管理部门,要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房,配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20-25平方米;库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室,档案库房、阅档室、档管人员办公室应三室分开。
v三、库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全,保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(要求14℃-24℃,相对湿度45-65﹪),安全防护措施要经常检查,杜绝隐患。
v四、档案管理人员离开库房时要及时关灯、锁好门窗,无关人员一律不得进入库房。
v五、任何个人不得私自保存他人档案,禁止通过电话、传真索取或提供干部的全面情况和设计干部的政治历史或其他重要问题的情况,不得携带档案及材料出入公共场所。
v六、保管干部档案,应建立登记和统计制度,每年全面检查核对一次档案,发现问题及时解决。
六、人事档案查阅档案制度
v1、查阅干部人事档案应填写《查阅干部档案审批表》,按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。
v2、阅档人员必须是中共党员。
v3、任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。
v4、档案一般不外借,如必须借出使用,要说明理由,经主管部门批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人。
v5、阅档人员要严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、勾划、抽取、撤换材料;阅档人员不得泄漏或擅自向外公布档案内容,违反者视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者,按违反《中华人民共和国档案法》处理。
v6、阅档人员不得擅自拍摄、复制干部档案内容,因特殊情况需要从干部档案中取证的,必须经管档单位领导审核批准。
v7、阅档人员在查阅干部档案时严禁吸烟
人事档案怎么进行管理
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。以下是我为大家整理人事档案怎么进行管理相关内容,仅供参考,希望能够帮助大家!
人事档案怎么进行管理
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的',既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:
1、突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:
2、对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。
3、发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。
扩展资料:
档案八大功能。
其一、取消暂缓就业后,保留干部身份,大学毕业后由学生身份转为干部身份;
其二、不需要办理暂住证,并可以申请入住公租房和申购经济适用房;
其三、参加公务员或事业单位考试,可以提供身份证明;
其四、南方人才市场档案挂靠可在广州办理各种职称评审及考证;
其五、办理社会养老、工伤、失业、医疗保险、住房公积金;
其六、连续计算工龄,对需要广州户口的岗位将不再失去竞争机会;
其七、办理工作调动时需要个人档案;
其八、身份证、港澳通行证和出国护照等可即时在广州办理。
导语: 在人们的工作生活中,档案扮演着重要角色,但很多人误认为人事档案没用,出现了忽略人事档案管理的现象,影响了档案管理工作。对于,如何做好人事档案管理工作,我为大家整理以下经验和方法。
一、 人事档案管理中存在的主要问题
1、人事档案管理重视程度不够
相当一部分人认为人事档案工作就是抄抄写写,保管的事务性工作,不容易取得明显成绩不能给单位创造经济效益。因此,忽视了人事档案管理工作,最终形成“说起来重要,排起来次要,忙起来忘掉,用起来需要”的状况。人事档案工作长期处于被动应付的状态,难以高质量地为干部队伍建设服务。
2、人事档案管理工作缺乏力度
一是少数管档部门没有形成自己的实施细则和制度,建立了制度执行不严,收集归档工作被动、不及时。再由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够等原因,档案材料没有及时收集、转递和归档,造成档案材料内容不完整。二是收集归档的材料不全面、不真实准确、人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的,一些鉴定、考核和评价材料大都是套话,内容形式相同,不能准确反映每个人的真实情况。部分档案材料还存在:填写格式不规范,填写内容前后不一,记载不实,审核不准,不利于档案的保存和利用,使档案的真实性、动态性、完整性功能趋于弱化。三是人事档案用纸规格不一,纸张不符合要求,在立卷归档进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊时,使人事档案卷很不美观。
3、人事档案管理人员业务不熟
由于机构调整、科室重组,人员竞聘上岗等原因,原有的人事档案管理人员难免岗位变动,接任的管理人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、鉴别与归档、保管与保护、提供利用等业务不太了解。日常事务往往又忙于将新增加材料收集放入人事档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案的管理水平。随着人才流动外部环境的宽松,人才流动灵活,各类人才跳槽频繁,造成人档分离现象越来越多。
4、档案室设备配备不齐全
大多采取“因陋就简”,“因地制宜”的原则,融办公室、阅档、仓库为一间,既无铁门、铁窗等基本设施,也无其他硬软件设施,防火、防潮、防盗等手段停留在较低的水平上。
5、档案管理手段落后
目前人事档案管理部门的管理手段还是手工操作,既使利用计算机管理,仅限于把个人信息、档案目录输入计算机,资料检索、调阅档案等仍习惯延用手工操作,无纸质阅档基本没有实施。由于反复调用原件,造成纸张发黄变脆,字迹褪色,直接影响到档案的完整与安全,这样既不利于档案的保管,又影响工作效率。
二、做好人事档案管理的对策
1、重视人事档案管理工作
单位要将人事档案纳入议事日程,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决,进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2、提高人事档案管理工作水平
一是进一步完善人事档案查(借)阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等各项档案管理制度,做到“五不查”、“四不借”、“三不转”,即:无《干部档案查借阅呈报表》不查,非利用单位范围不查,非正式党员不查,本人及亲属的档案不查,审批手续不全不查;未经领导批准不借,非特殊需要不借,手续不全不借,本人及亲属档案不借;个人带档不转,没有调动通知不转,接收单位不明不转。
特别是人才流动后对不在本单位的人员档案必须妥善处理,该转递的及时转递。建立人事档案计算机辅助管理制度,对档案材料的收集归档和转进转出档案的管理制度作进一步的.严格要求,更好地阻止虚假材料进档。完善人事档案整理工作细则,使人事档案的整理更加科学、全面、完整。
二是把好“入门关”,对人事档案缺少材料情况进行集中清理,通过书面方式,联系材料的形成部门将材料收集整理,尽量减少避免历史遗留问题的影响,保证档案内容真实、准确、规范、完整。
三是把好“更新关”,档案人员要主动与相关部门联系、索要,做到收集整理经常化,不拖延,不积压,确保人事档案材料完备,与实际情况同步。四是规范档案装订工序,做到规格统一。
3、加强人事档案管理人员队伍建设
选择政治上可靠,作风正派,责任心强的共产党员从事人事档案管理工作,教育培养他们了解管理档案的重要性,增强责任心。主管部门应定期组织培训业务知识,让他们掌握新的知识和先进的管理技术,提高档案管理的技术水平,档案员要勤奋学习,提高自身素质与政治觉悟,踏踏实实地做好本职工作,为档案事业建功立业。
4、更新档案管理设施
配备坚固的防火、防潮的专用档案库房,配置铁质防蛀、防尘的档案柜,库房内设置空调、去湿、灭火等设备;库房的防火、防潮、防尘、防蛀、防盗、防霉、防高温等设施和安全措施应经常检查;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三分开,要加大资金投入,配备先进计算机管理设备。
5、注重人事档案管理现代化建设
对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转交成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容。同时,可以利用计算机网络技术进行人事档案管理创新,对不属于保密范围的档案信息实现有效共享。
综上所述,人事档案管理工作不仅要从制度上更新,还要从观念上更新,积极采取有效措施,探索档案现代管理模式,走出目前人事档案存在的困境,做到解放思想,凝聚力量,更好地为党组织和人事工作服务。
简谈人事档案管理
论文摘要 :由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想,品德作风、业务能力等,是干部个人自身成长历史的真实记载,为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据,为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入,学校人事档案出现了许多新情况,新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战,档案工作如何与时俱进,加快发展,更好地为党的组织、人事工作服务,笔者结合几年来档案管理的实践,就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。
一、人事档案的定义
人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成的,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
二、人事档案管理存在的问题
人事档案制度自20世纪50年代产生以来,作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进,传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多,其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、“身份阻隔”等负功能愈加显现,在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜,其制度性生存愈发尴尬。因此,传统人事档案制度必将走向终结,新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神,要促进人才的`合理流动,必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制,发展人事代理业务,改革户籍、人事档案管理制度,放宽户籍准入政策,推广以引进人才为主导的工作居住证制度,探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为,人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展,也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。
内容上,立卷不够规范,案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”(年龄、工龄、党龄、学历)记载多样,个别干部的“年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸,但现行的公文材料大部分是A4纸,高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸,纸张大小不同,致使有的表格印制超过装订线,给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档,而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多,有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外,随着时代的发展,干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多,而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少,这些都会直接影响到案卷质量。
使用上,技术手段滞后,运行效率较低。在整理档案过程中,有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统,大部分是靠手工操作,费时、费力,效率低,与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
三、笔者关于人事档案管理的建议
保持人事档案工作的高质量,就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性,但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化,就会显现出它的局限性。因此,目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求,实现管理的规范化和信息化:
1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高,重要一条就是要及时收集和补充档案材料,而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量,对收集到的档案材料,从手续是否完备,表述是否准确、精炼,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不属归档范围的材料,及时退给有关单位,做到不散失、不积压。
2、改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索,无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行,这两种方法均有一定的科学性,但用记起来费时,用起来繁锁,工作效率低。为提高效率,可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排,便于记忆,利于查找,提高速度。同时,为提高档案管理水平,可以采用计算机管理人事档案信息,研究建立两个系统:检索系统和利用系统。同时,运行干部人事档案原件管理系统,使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件,不仅可以提高查阅档案的速度,同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理;其余人员的档案,则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制,由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。
4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准,并加强执法检查;同时,档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度,并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。
5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进,不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用,开拓创新,开发新手段,加大投入,对人事档案实行动态化管理和维护,开发研制人事档案管理软件,建立数字档案和多媒体档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
只有与时俱进,注重档案的服务性,才能提高档案的利用价值,牵一发而动全身,人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力,必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解,必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
为了对人事档案进行妥善保管,规范人事档案的管理,公司制定了人事档案管理的暂行规定,下面我给大家介绍关于人事档案管理暂行规定的相关资料,希望对您有所帮助。
第一条、为确保人事档案的机密性,完整性和准确性,为人事决策提供信息和依据,特制定本制度。
第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。
第四条、新员工第一次建档后,日后所有有关个人人事资料都随时归档,包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等,以保证档案的完整性、保密性及可查性。
第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档,目录如下:
1、招聘登记表
2、聘用通知书
3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。
4、身份证复印件
5、照片
6、员工转正申请表
7、聘用合同
8、奖惩材料
9、任免、升降、调薪等材料
10、其它材料
第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册,记载档案的接收、 存入、提供、使用和变动情况。
第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。
第八条、所有人事档案都属秘密文件,应妥善保管,不得随意泄密。
第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案,除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。
第十条、任何人不得借阅自己本人档案。
第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。
第十二条、收回档案时,档案管理人员必须认真检查核对,否则追究当事人的责任。
关于个人档案的保管
一般来说,学生档案学校管理是这样的,毕业后,如果找到工作,拿报到证去学校提档案。如果二年内找不到工作,学校就会把档案移交到当地人才市场。
另外介绍些关于档案及档案管理有关知识,希望对大家有帮助。
很多人终生都见不到自己的档案,按照规定,个人是不能接触自己的档案的,档案的发送必须使用国家“机要”文件发送方式,属于国家秘密。所以说,档案是一件很严肃的东西。它是一个人生平的写照,读书的情况,工作的情况,党组织关系的一些情况都会在档案里以文件的形式保存,直到去世。
档案原则上来讲分为三种:学籍档案、人事档案和工人档案。学籍档案记录一个人的读书生涯,记载着他何年何月在哪里读书,受过何等处分何等表扬,一些测评表格、成绩单等归教育局管理。人事档案则是在学籍档案中加入了派遣证、履历表、转正定级材料、婚姻变更材料、出国材料、劳动合同等,归人事局管理。工人档案则是指没有经过转正定级,没有获得干部身份的工人,归劳动局管理。
目前还在校读书,但还未毕业的学生的档案,全部是学籍档案(这期间档案在学校);毕业生毕业后,在其学籍档案中放入该毕业生的报道证,然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构,这份档案才转成人事档案(这期间档案在工作单位或者人才交流中心或者挂靠在代理托管机构);如果毕业生毕业后未办理相关手续,那么在一年派遣期后(211工程学校是两年),其学籍档案过期,将被打回原籍,进入劳动局,转变为工人档案(这期间档案在劳动局)。如果你的档案不幸由人事局转为劳动局管理,那么很遗憾的告诉你,你失去了你这么多年读书得到的唯一社会凭证——干部身份。
另外还有一些档案事情你也需要了解:
一、档案存放避免两个误区
在毕业生档案存放时,两个误区要特别避免。一些高校毕业生在将档案存放至人才中心后,误以为档案会“自行生长”,对其不闻不问;还有部分毕业生工作飘忽不定,将档案留在自己或亲朋好友的手上,用的时候可以随时拿出来。这两大误区对毕业生造成的一个最大影响是:由于档案一直停留在毕业时的状态,将直接影响毕业生重新择业后的转正定级和工龄计算。不仅如此,一般来说,非国有单位的职工,只有通过人才中心才能申报职称,通过招考进入事业单位或做公务员,以及异地调动,也必须在当地人才中心办理相关的调档、政审等手续,这样一来,一直没有变化的档案将对毕业生个人权益带来极大不良影响。
二、档案越来越受重视
一些毕业生中之所以会流行“档案无用论”,一方面是毕业生对档案的不了解,另一方面则因为,以往大多数毕业生的就业方向都是私企,往往不接收档案和落户。随着社会发展,档案已变得越来越重要。如今,除了国家机关、事业单位外,部分大型的国有企业、私营企业、外资企业等,也开始要求就业者提供档案,以根据档案中的记录了解其以往的生活、学习轨迹。
现在的毕业生往往喜欢多次择业,或是在多个城市间选择适合自己的就业机会,而这种城市之间的流动就往往需要提供档案。特别是毕业生如果从一个城市的国有企业改投另一城市的大型外资企业,或是转向越来越好的单位时,档案将作为新企业对求职者的背景调查的一项重要内容。
三、给档案安“家”有诀窍
针对“弃档”、“忘档”等现象,需要提醒,这类毕业生需要补办手续,首先需补缴档案代理费,另外有些资料或记录可能会因时间久而无法补充。因此,“弃档族”应及时到人才中心“填充”个人资料,并按时缴费。如人在外地,建议个人在新单位补齐资料后将其送至人才中心,最好不要通过寄送的`方式,以免丢失。
特别提醒即将毕业的大学生们,不妨参照以下方式在毕业前给自己的档案安个“家”:一是办理就业报到手续或人事代理手续,宜早不宜迟,一定不要超过在学校存放的两年期限;二是毕业两年内没有择业或是择业单位没有人事代理权的,建议将档案放在当地人才服务中心;三是就业单位有人事代理权却不接受档案,或是准备报考公务员、进事业单位的,建议将档案放当地人才服务中心。如果你对你的档案存放有何疑问,可拨人才服务中心咨询电话进行咨询:
四、档案托管有好处。
在毕业生没有找到工作单位,或是工作单位无权管理人事档案的情况下,应将档案交人才交流中心托管。人才交流中心为托管人办理人事档案的相关事宜,另外也能够为托管人办理社会保险。办理档案托管需要户口本,毕业证。大、中专学生的档案一般是托管在市人才交流中心。市、区劳动局也可以托管职工档案。户籍所在地的派出所或街道是不能托管档案的。 档案托管时间与计算工龄没有直接联系,有人说:“可以按照你办托管的时间计算工龄”是不准确的。例如:失业一年,档案是托管的,但不能计算工龄。
现在人员流动性比较大,档案托管在人才交流中心、市、区劳动局有好处的。她们就好像你不变的单位,不论你是否就业,不论你在国有、私营企业工作,她们都可以为你办理一些事情。比如:职称评定、出国政审、给你出具有关证明材料等等。再说,退休时如果没有档案,就非常麻烦的。所以,托管还是有合理之处的。现在有些国企还没有实行人事托管,还可以保管职工档案。在私企工作就只能办理托管了。如果你实在不愿意出托管费,你可以先把档案提出来,自己保管好。以后找到可以保管档案的单位,再把档案交给单位保管。注意意不要损坏封口纸。