加强档案资料管理

加强档案管理工作的几点建议

时至年底，各项考核工作纷至沓来。作为展示工作成果的重要依据之一，档案资料理所当然地成为考核工作必须的检查项目。档案资料的重要性尚且不止如此，有的还关系到单位的机密和权益。因此，我们应给予档案管理工作高度重视，采取有效措施加强管理，切实提高档案资料的保密性和利用率。

一、目前基层县(市)局档案管理存在的问题

我结合实际工作经验，经过调查研究发现，目前基层县(市)局档案管理存在的突出问题有以下几方面：

(一)重视程度不高。有的部门对档案管理工作不够重视，使一些文书、报表、图片、声像等档案资料散落于本部门、各成员的办公室里。久而久之，遇到打扫卫生或调换办公室等机会即被当废品丢弃，宝贵的历史资料从此流失。

(二)分工合作不协调。认为档案管理仅仅是办公室专职档案员的工作，或者将其简单视为科室内勤与专职档案员之间的资料传递工作，缺少信息互动，各部门兼职档案员的职能作用未能充分发挥。

(三)基础工作不够扎实。具体表现在临近考核或检查前时的突击准备、临时造假等活动，不仅集中了大量的工作任务，造成人力、财力、物力的浪费，而且好似用一天的时间写下了一年的日记，已经失去了档案中原始资料的“原汁原味”。

(四)教育培训有待加强。目前接受上级组织档案培训的范围较窄，对象较为单一(一般是专职档案员一人参加)，不能为全员参与档案管理提供良好的舆论氛围和知识储备，而且目前使用的中软税务办公系统的档案管理软件存在一些技术缺陷，也给档案管理工作带来了一定的困难。

二、对加强档案管理工作的几点建议

(一)统一思想、提高认识。各部门要切实认识档案管理工作的重大意义，把健全档案管理作为全局实现信息共享、提高工作效率的重点来抓，使干部充分认识到档案管理工作也是本职工作，推动档案工作的发展是全体干部职工义不容辞的责任，树立“档案工作没做好、等于今年什么事情都没做”的全员参与和保护档案资料的责任意识。

(二)明确分工、加强协调。办公室作为主管部门，要把管好档案作为头等大事来抓，协调处理好与各部门之间的分工合作关系，明确专职档案员与兼职档案员的工作职责。除了搞好综合档案室的.工作外，还要协调指导会计、征管、稽查等部门的专业档案室建档管理工作，并逐个部门指导收集档案工作;各部门除搞好本部门专业档案室建设外，必须全力配合搞好综合档案归集工作，做到全面规范。

(三)健全制度、加强督导。建立健全档案管理的各项规章制度，组织各部门负责人和档案人员进行学习，分析总结档案工作目前存在的不足、查找原因，为下一步做好工作明确思路。建议由办公室牵头，组织相关部门负责人定期进行督导检查，注重平时档案管理工作，使各项档案工作日积月累、循序渐进，避免“临时抱佛脚”的现象发生。

(四)强化培训、提供保障。一是扩大培训范围和知识面，提高档案管理人员的综合素质和解决实际问题的能力;二是从财力、物力方面保证档案管理工作的需要，凡归档工作中所需准备的装具、设备等物品，要预先列出配置计划及时准备;对归档时可能需要调整的问题要给予关注和解决。

如何做好档案管理工作？

如何做好档案管理工作
一、提高综合工作素质
　　要想将综合档案的管理工作更好的实施下去，那么首先需要引起领导对于档案管理工作的重视，这样才可以促进工作顺利的开展下去。只有赢得领导对于档案工作的认同，才可以使档案工作人员具备良好的工作态度 提高综合档案管理工作的质量。档案管理的工作人员应该将自己的主观能动性充分的发挥出来，奥正档案管理工作更加顺利的进行下去，让领导明确这项工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面：
　　1.管理人员应该保持良好工作态度，将自己的本质工作做好，要获得领导对自己工作的 满意，领导对于工作的满意主要是由于工作人员的工作质量。档案工作者需要做到爱岗敬业，给领导留下深刻的印象。
　　2.加强宣传档案工作的重要性。一些领导不够重视档案工作，他们认为档案工作是可有可无的，这是因为他们对于档案管理工作缺乏基本的认知度，以此档案工作者的宣传工作就显得特别重要。工作人员可以理应比较重要的文件资料给领导看，使领导可以对于档案工作留下深刻的印象，并且受到一定的启发，在实践工作当中得到有效的利用。工作人员也可以找机会交流档案工作，发挥出管理工作的重要性，这样可以使领导对于档案工作产生极大的认同感。
二、综合利用各种资源，实现现代化管理
　　当前各个领域的工作都在循序发展，档案工作也由此发生很大的改变，出现一系列需要解决的问题。档案数量不断加大，因此有关档案的分类管理体系也逐渐变得复杂，对于管理者的要求也逐渐提高，需要利用各种现代管理手段，将档案管理当中存在的问题信息进行解决。
　　1.加强职业素质：档案管理工作对于管理人员的专业素质提出了更高的要求，工作人员需要具备丰厚的专业知识，并且具备职业责任感和职业道德，加强乐于奉献的精神。管理者需要利用各种相关的资料，使自身的知识领域得到拓展，从而使自身的综合素质得到有效的提高，使新时代的档案管理工作得到有效的发展。
　　2.提高综合管理素质：针对传统的档案管理工作，通常都是利用手工抄写的方式，虽然很容易操作，但是其工作效率却比较低，很容易出错。近些年电子技术不断发展，传统手工档案工作方式不再适用，档案管理工作需要利用科技手段，档案管理人员需要熟练掌握这些先进的科技手段，使自身的职业技能进行提高个，在岗位上一边工作一边学习，对于最新的管理方法及时的掌握，并且对于不断发展的信息文化给予关注，成为具有很高综合素质的档案管理工作人员。
　　3.充分利用现有的资源：档案当中涉及到丰富的信息，这也是重要的信息资源。但是这样一来，档案整理工作就会变得更加沉重，具有很多重复的工作，加大了劳动强度。现代的工作通常都是利用计算机完成，使工作变得更加简单。工作人员整理分类资料通常都是结合自己的工作习惯，虽然工作标准都是统一的，但是由于个人的主观因素是不同的，这会为立卷工作带来很大的不便，这样看来计算机管理具有不可代替的优势，避免出现手工操作所造成的失误，使工作效率得到极大的提高。
三、加强培训的工作力度
　　档案管理工作这的自身素质和业务水平对于档案管理工作的质量造成直接的影响。档案管理者应该适应工作的需要，将档案管理者的主观能动性充分的发挥出来，使其知识水平和挂历能力得到全面提高，要想使档案管理工作的变化得到更好的适应，将工作强度进行简化，从而认识工作观念得到转变，放弃传统的工作方式，不断学习新的管理方式和管理工具。
　　1.加强继续教育的力度：不断发展继续教育，使新的工作环境和工作内容可以得到进一步的适应，在档案管理过程中，继续教育的实际意义需要得到充分的认识，可以对于时代发展的要求更好的适应，从而培养出更多专业的档案管理人才。
　　2.加强制度建设：开展档案工作的培训需要建立良好的运行机制。建立有关继续教育的管理制度，并且严格的执行下去。以此为基础，建立有关继续教育的约束和鼓励机制，从而对于继续教育运行机制得到有效的监督和保障。
　　3.开展综合培训：以管理人员的职业素养程度为基础，在培训的过程中，需要按照层次、岗位等为基础，实现多渠道多形式的开展。尽量提供给档案管作者更多的学习机会，从而将管理工作者的职业水平在最大程度上进行提高。对于相关的知识进行普及，例如哲学、历史学等等，与此同时，需要加强学习科学信息知识，在档案的管理工作中应用现代化的科学技术，从而将管理工作的效率得到提高。
四、 深入和完善现代的档案资料
　　档案管理人员在收集和整理档案的过程中，需要明确的分类所有的文件，对其实现编号。与此同时，需要科学的分类所有的文件资料，以不同部门为基础，对所有的资料进行分类。以资料的属性和作用进行分类。这样可以减少由于传统手写借阅浪费的时间，同时也可以避免发生资料损坏或者丢失的情况，使服务质量得到提高，使档案管理人员的专业技能得到有效的提升。

做好档案管理的有效措施

导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。

1、高度重视大力投入

1.1 提高工作人员的责任感和使命感

档案管理工作对我国现代企事业制度的健康发展起着至关重要的作用。因此如何做好档案管理工作，适应档案管理工作的新形势，培养档案管理工作人员的历史责任感的和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情显得尤为重要。

1.2 管理层高度重视

档案工作自身具有很强的内务性，虽不引人注意，却必不可少。所以，必须提高对档案管理的重视，深刻认识档案管理在社会发展中的重要意义，提高档案管理工作人员的业务水平和责任度，朝着现代化档案管理模式方向进发。

1.3 大力投入

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。众所周知，档案管理的开展需要专门的场地和专门的设施。有利于资料的存储和管理，从而实现全面现代化的管理。只有保障充足的投入才能改善设备设施、确保工作、提高档案管理功能建设[1]。

2、强化档案管理者的技术水平

2.1 加强培训

档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。而良好的档案管理离不开档案管理人员的高素质高水平。

为了不被时代浪潮淘汰，专业的岗位培训必不可少。档案管理人员综合素质的提高不应只关注业务能力和知识程度，还应该重视政治态度和业务素质，提高培训力度，为档案管理培养更优秀的专业人员。另外，还应以现实为出发点，根据岗位的不同、层次的高低、渠道的多少展开培训[3]。

2.2 形式多样

其一，信息技术。档案信息化建设是提高服务质量的.首选途径。以档案信息资源为社会服务也是开展档案工作的又一目标[4]。另外，信息化的迅猛前进将档案管理工作推进了更大的浪潮，信息技术是实现档案管理跨越的主要途径。所以，应尽量将新科技应用到档案管理中，促进档案信息化的实现[5]。

其二，促进同行业的学习十分重要，确保同行之间的业务联系，有效的信息沟通，相互补充。对于行之有效的优秀经验要主动吸收和借鉴，少走弯路。

3、档案工作要规范化

档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考不全;二是档案整理不规范。三是档案综合管理力度不够。现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

3.1 档案管理规范性出现问题的原因

在实际的档案管理工作中，受到编制体制、人员素质等方面因素的影响，档案管理规范性还不够高，特别是在一些企事业单位，人员流动性强、从业人员能力低的问题都对档案管理的规范性带来不小的影响。

3.2 观念认识有偏差

一些单位对于档案管理规范性的认识还不到位。一是主动性不强。不少单位的档案管理人员是采取兼岗的方式来实现管理工作，在档案整理、汇总等工作缺乏时效性。二是标准性不强。一些工作人员没有受到过专业的培训和学习，对于档案记载、整理等业务工作不了解，档案整理不规范。三是关注度不强。单位领导对于档案管理关注不高，对于档案保管的设备、环境等条件等没有足够重视，也影响了管理规范性的提高。

3.3 管理制度不健全

档案管理工作作为单位日常管理工作的重要组成部分，有着严格的标准和制度规范。但随着近年来计算机、网络等技术的普及，一些单位对于档案管理制度的落实有了一定的松懈思想。

一方面，在资料收集和整理方面，不少单位偏重资料的搜集，但在整理汇总、归档方面比较滞后。另一方面，档案管理不严格。规范性的落实需要制度的保障。但一些单位对于档案管理制度往往仅停留在纸面上、墙面上，而没有真正落实到位，档案管理人员责任心不强的问题十分突出。

3.4 监管机制不到位

档案管理工作的特殊性决定了其监管工作的不便性，特别是在规范性建设方面，专业人员少、监管力度不够的问题十分突出。

4、档案管理规范性应关注的重点

针对当前档案管理规范性工作中存在的问题，笔者认为要提高其工作的质量，就应当从提高观念认识入手，用制度规定作保证，落实考核和监管机制，提高档案管理的规范性。

4.1 转变认识，加强对档案管理规范性的认识

无论单位管理人员，还是具体的工作人员，都必须要进一步加强对档案管理规范性的认识，树立标准意识，切实按照相关制度的要求，做好档案的登记、汇总、整理;树立责任意识，切实做好档案管理相关工作。

4.2 健全制度，完善档案管理规范性体系构建

在制度建设方面，要完善档案管理规范体系，树立统一科学的标准，促进制度落实。一是建立资源共享机制。档案管理关系到单位和个人的切身利益，必须要尽量做到数据齐全、规范。

因此提高规范性的基础，就是要与单位办公室、个人建立资源共享机制，从而更为全面快捷的掌握单位和个人的信息数据，及时更新和汇总相关情况。二是建立数据标准机制。针对档案管理数据化程度逐步提高的现实，因此提高数据的标准化，是未来档案管理规范性的必然要求。对此，档案管理部门要建立和规范标准和指标，从用词、格式等方面做统一的规范，便于数据的汇总和整理。

4.3 落实责任，加强档案管理规范性监督检查

在日常管理工作中要进一步细化责任分工、明确监管职责，用责任来促进规范性落实。一是要明确专人负责。同时要建立档案交接等机制，确保管理的延续性。二是要加强监管力度。无论是上级部门，还是单位自身，要加强对档案管理规范性的监管，落实相关制度规定，在软硬件建设方面给予必要的保障和监督。三是要细化奖惩措施。注重对档案管理工作的检查，对于出现的问题要建立规范的奖惩机制，促进工作制度落实。

4.4 提高素质，满足档案管理规范性多样需求

首先要为单位招纳业务技术过硬的管理人才;其次，要加强对管理人员的岗前培训，使他们能够更好的熟悉和处理相关的管理工作。在培训内容方面，一要加强其专业领域方面的培训，结合单位具体的工作，使理论知识能够与实际工作很好的结合;二要加强对其工作责任心的培养，将激励机制引入到档案管理工作中来，提高他们的工作积极性。

5、结束语

全新环境下，档案管理工作需要面临更高的挑战。所以，分析新环境下档案管理的变革，探讨有效的档案管理途径，多方面创新档案管理工作都是必须实现的。要紧随时代潮流，形成大服务观念，摆正位置，以大环境为助力推进自身发展。

就档案管理者而言，只有在工作中积极主动，通过自身实际行动去唤起其他人的认知，提高档案管理工作的重视。完善各项制度，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。

怎样加强学校档案管理

导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。

一、强化意识，高度重视，建立机构

档案管理工作既是一项基础性工作，又是一项服务性工作，为此学校领导高度重视档案管理工作，把档案管理工作纳入学校工作的议事日程及学校发展的长效机制之中，努力做到“三纳入”“四同时”，即纳入学校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;

在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，同时要深入持久地组织好《档案法》的学习宣传活动，领导要带头学，以身垂范，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强建档意识，形人人重视、支持并自觉维护档案工作的良好风气。建立健全的管理机构和管理网络，成立档案工作领导小组，配备专职档案人员，各科室还要有兼职档案员，从而确保学校档案工作的顺利开展。

二、建立完善档案工作制度，加强管理

建立和完善档案管理工作制度，是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。要有效地开展档案管理工作，必须建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事，是学校档案机构要在贯彻执行国家有关档案工作的法律法规的基础上，综合规划全校档案工作，拟定和落实学校档案工作制度，如《档案室工作职责》、《档案室管理制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度的制定，使归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标等，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本科室的档案工作任务，使学校档案工作保质保量。

三、提高业务素质，加强档案人员的自身建设

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。首先在加强政治思想教育和职业教育的同时，要求档案工作人员要树立大局意识、全局意识和责任意识，强化参与意识，还要树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念。

所以，档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，积极参加档案业务培训，学习档案专业理论知识，学习计算机知识，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学和其他工作服务。

四、注重收集，加强管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，它是直接反映了本单位的工作实绩。但从以前学校文件材料收集的实际情况来看，有的档案资料存在短缺、脱节、不齐全的现象。如：计划、总结、制度、会议记录、合同、照片等，得不到及时的收集整理归档。

为此学校要采取相应的措施，将学校各项工作要收集的档案资料全部细化到每个科室的相关人员，并与年终考核挂钩，并要求教师在平时的工作中，既注重各项工作的落实，又注意原始档案资料的积累，凡有遗失，一概补救，形成既抓好工作，又保管好资料的好习惯，从而为学校全面保留原始档案资料奠定了扎实的基础。

为了更好的完整的收集学校文件材料，要求档案员一方面要根据学校档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全;

另一方面要强化文书管理，抓好学校在各项活动所形成的文件材料的收集，使这些材料的作用得到充分发挥。对请示及上级的批复文件材料或有关证件，学校及时查询，保证这类文件材料的按时归档。同时要进行复印，需要归档的文件材料留下原件，保证原始材料的完整，以备日后查阅。

五、稳定档案管理队伍，改善工作条件

学校应通过人事制度改革，引进竞争和激励机制，因岗择人，全员聘任竞争上岗，优胜劣汰，坚决克服要做的工作没人做，能做的'工作做不好的弊端，通过岗位的设置和工资待遇的分级，调动工作人员的积极性。从而建立一直较好的政治业务素质较高的档案管理队伍，并保持相对稳定。

档案经费应列入学校预算经费，因为要搞好学校档案管理工作，设备设施建设尤为关键。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容，根据学校经费情况设置档案管理办公室、档案借阅室、库房以及管理过程中所需的防盗、防潮、防雷、防蛀、防火、调温和通风等设施，尽可能做到“三室分开”。对于音像、实物、电子材料等特殊而有长期保存价值的档案，要设立专门的库房，确保它们的保存质量。

六、挖掘潜能，提供服务，开发利用

为了充分发挥档案信息资源的开发与利用，我们要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。做好后勤服务工作。强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。

为了开发学校档案的服务潜能，必须健全和完善档案的检索工具，汇编各种能反映学校办学特色的具有较高利用价值的编研材料，使管理方法科学化，管理机构高效化，档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能。如有条件可开通校园网，这样可方便教职工对所需档案资料的查询，让档案信息资源更好地为教育教学服务，为促进经济社会发展进步和社会和谐稳定发挥自身不可替代的作用。

总之，学校档案管理工作是学校工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，要不断的从思想上和行动上去追求、创新，并且要全校人员的积极配合与参与，这样，学校档案工作将会又好又快发展。