档案整理项目采购

为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据有关规定，结合实际情况，制定本办法。政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。政府采购项目档案资料具体包括：项目开标前文件材料。政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料；采购方式审批、采购文件论证或预审等材料。政府采购项目的采购委托代理协议书；采购公告（包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等）；招标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同）及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明。对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。
政府采购项目档案管理工作中存在的主要问题和原因
1.档案管理人员缺乏专业培训，导致归档材料不完整。首先，政府采购项目档案管理部门很少有一些比较专业的工作人员，甚至有些档案管理人员学历较低，缺乏专业的工作培训，缺乏基本档案管理相关的知识技能，缺乏完成档案管理工作的能力。有些政府采购项目装档存在漏项，采购的项目委托任务书，项目的前期准备材料，招标文件材料，开标文件材料，投标文件材料，评审文件材料，中标文件材料，大多数已完善。但是项目合同，验收文件材料多有疏漏。其次，大部分从事档案管理的相关工作人员缺乏基本操作使用计算机的技能，更不能利用各种现代化的数据技术将整个档案内容进行相应的开发以及研究。
2.管理制度和设施不完善，造成档案泄密。部分政府采购中心内部没有按照规定以及要求严格地完成每项采购活动，造成泄密。《政府采购法》第四章第四十二条规定：“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁 ”。然而，在实际工作中，有的采购单位在开标结束后，没有征求集采机构同意就把供应商的投标文件带走，或项目负责人和采购人无意间把开标工程泄露出去。
法律依据：
《中华人民共和国政府采购法》
第六条　政府采购应当严格按照批准的预算执行。
第七条　政府采购实行集中采购和分散采购相结合。集中采购的范围由省级以上人民政府公布的集中采购目录确定。

档案管理对采购过程中是客户代表的岗位吗

政府采购档案管理是指对政府采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等各个环节的总称，反映政府采购活动的重要记录。采购代理机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
01档案管理原则

全面性

收集档案要具有完整性，政府采购由于与部门预算、国库集中支付相连接，大大丰富了会计凭证的内涵，使发票原始凭证项下的会计信息清楚和明了，解决了发票与实际品目不符的问题。因此档案管理要尽量避免残缺不全、支离破碎，以免削弱档案应有的资料功能。

客观性

档案必须真实客观地反映政府采购全过程，关键内容不得涂改、调换、遗失、残破，需要特别强调的是现场记录的真实性，记录人必须掌握当事人的原话精神，若当事人拒绝现场签字认可，要取得旁证者的证明。

保密性

采购资料以及整理到位的档案不得随意借出，特别是刚刚结束的采购数据与评审意见，更加需要严格保密，非开标人员不得接触采购资料；公开中标结果期间所有资料一律不得外借，待公示结束以后再转给专职档案管理人员。

02档案管理“管”什么

项目的前期准备材料

1.采购项目计划书；

2.采购项目计划批复书（含采购方式批复书）；

3.委托代理协议；

4.招标文件论证资料；

5.招标文件确认函。

项目的招标（询价、谈判等）文件材料

1.已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）；

2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；

3.采购公告（包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等）；

4.购买招标（谈判、询价等）文件的登记记录（包括不足三家的情况记录）；

5.供应商的资格审查情况报告；

6.邀请招标的供应商邀请过程记录；

7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料；

8.答疑会议记录和纪要；

9.现场实勘记录；

10.缴交投标保证金情况表。

项目的开标文件材料

1.收取投标文件的登记记录；

2.参加开标会议的供应商签到名单（或开标情况确认表）；

3.开标会议议程（含主持人、唱标人、监标人名单）；

4.开标时间、地点、过程的有关记录；

5.评审专家形成过程和名单；

6.投标人不足三家的废标材料记录；

7.不足三家申请继续开标的有关申请、审批材料。

项目的投标（报价等）文件材料

1.投标文件的正本（包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等）；

2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录。

项目的评审文件材料

1.确定采购供应商的文件材料（含采购人对采购结果的确定文件、采购结果通知书等）；

2.质疑投诉处理材料（包含供应商质疑书、采购代理机构质疑答复、投诉处理决定等材料）；

项目采购阶段的文件资料

1.政府采购项目合同（包括合同的订立、补充、修改、终止执行等）；

2.项目的验收文件材料；

3.资金支付文件及证明。

其他文件材料

1.项目工作总结；

2.项目效益评估书；

3.其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件材料。

03 契合原则，档案管理如何“管”？

明确管理内容与职责与分工

采购项目档案内容要明确，项目负责人应根据实际项目情况对项目全套资料进行收集整理，以保证项目资料的完整、真实、有效；财务、采购、档案分工要明确，由于岗位分设，一个采购项目涉及的资料会分布在各个工作人员手中，各项采购任务结束后，收集的一整套政府采购文件，必须及时移交给档案管理部门统一立卷、归档、造册，并要与其他日常公务档案分开归档管理。

建立政府采购档案管理制度

档案管理一定要秉承简洁、高效、透明、及时、全面、方便的特点，为政府采购工作提供良好的资料保障。因此，要建立档案审核、立卷、归档、贮存和管理制度；档案应按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件资料及其他资料。

推行政府采购档案电子信息化管理

统一规范归档资料的内容和格式，实施以电子档案为主、纸质档案为辅的档案存档方式，因为电子化管理系统能做到以下几点：确认并记录所有真实的采购交易活动；及时且充分详细地描述交易；准确计量交易的价值；确定交易发生的期间，并记录在适当的会计期间；在报表中适当表达交易相关事项。以反映政府采购会计制度要全面反映政府采购的价值运动和实物运动，从而完整、准确、高效地进行对政府采购档案进行信息化管理。

采购档案怎么管理以方便查询？？

按照企业档案管理办法，分门别类按项目、或者按时间进行整理，装盒，然后做出档案目录，就方便查找了

第12章项目采购管理。

项目采购管理包括从项目团队外部采购或或需所需产品服务或成果的各个过程项目采购管理，包括编制和管理协议所需的管理和控制过程，例如合同订购单，协议备忘录，服务水平协议被授权采购项目所需货物和服务人员可以是项目团队，管理层，组织采购部的成员。

项目采购管理的过程包括。

12.1规划采购管理。记录项目采购决策，明确采购方法以及识别前的卖方过程。

12.2实施采购。获取卖方应答，选择卖方并授予合同的过程。

12.3控制采购。管理采购关系监督合同绩效实施必要的变更和纠偏以及关闭合同的过程。

项目采购管理的核心概念。与采购过程相关的重大法律义务和惩罚通常超出大多数其他的项目管理过程，虽然项目经理不必成为采购管理法律法规领域的专家在应对采购过程有足够了解，以便做出与合同及合同关系相关的名字，决定在通常情况下，项目经理无权签署，对组织有约束力的法律协议，这项工作仅有具备相关职权人员执行。

项目采购管理过程涉及到用协议来描述买卖双方之间的关系。

合同应明确说明逾期的可交付成果和结果，包括从卖方到买方的任何知识转移合同中，未规定的任何事项都不具备法律强制力。

采购活动中包括条款和条件也可包括买方就卖方应实施工作或应交付产品，其他规定在于采购办公室协作，确保遵守组织采购政策的同时，项目管理团队必须确定所有采购都能满足项目的具体需要，应应用领域不同协议可以是合同服务水平协议，谅解备忘录协议，协议，备忘录或订购单。

大多数组织都有相关的书面政策和程序，来专门定义采购规则，并规定谁有权代表组织签署和管理协议。

合同或协议需要经过更多的审批程序，通常也会涉及到法务部。

在复杂项目中，可能需要同时或先后管理多个活动，不同的合同，生命周期可在项目生命周期的任何阶段开始与结束。

因应用领域不同，卖方可以是承包商，供货商服务提货商或供应商，卖方可能为最中标人可将所承揽的工作单位，最终产品的所有人分包商收购机构服务需求者或者购买方在和生命周期中，卖方首先是投标人，然后是中标人之后签约供应商或供货商。

中标人可将所承揽工作当做一个项目加以管理。

买方就变成了承包商，供应商及服务提供商的客户，因此也就是卖方的关键项目相关方。

卖方的项目管理团队需要关注工作执行或服务提供所涉及的所有过程。

对于卖方来说，合同条款和条件以及采购工作说明书或者其他许多管理过程中，要输入在合同中实际列出各种输入，如何交付成果，关键里程碑成本目标，或者可限制项目团队的选择余地。如it整合项目，关于配备的人员的决定往往要征得买方的批准，另外采购工作说明书可能使用其他明书如技术工作说明书。

在敏捷或适应环境中需要考虑的因素。在敏捷性环境中，可能需要与特定卖方协作来扩充团队，这种协作关系能够营造风险共，但是采购模型让买方和卖方共担项目风险和共享项目奖励。

在大型项目上可能针对某些可交付成果，采用适应性方法，而对其他部分则采用更稳定的方法，在这种情况下可通过主体协议如服务写意来管辖整体协作关系，而将适应性工作写入附件或补充文件。

12.1规划采购管理。

规划采购管理是记录项目采购决策，明确采购方法及识别潜在卖方的过程的过程，主要作用是确定是否从项目外部获取货物和服务，如果是都还要确定将在什么时间，以什么方式获得什么货物和服务。

项目经理应确保在项目团队中配备具有所需采购专业的知识人员，采购过程的参与者可能是包括购买部或采购部人员以及采购组织法务部的人员，这些人员值得记录，在采购管理计划中典型的步骤有。

准备采购工作说明书或工作大纲。

准备高层级的成本估算，制定预算。

发布招标公告。

确定合格卖方的短名单。

由卖方准备并提交建议书。

对建议书开展技术评估。

对建议书开展成本评估。

准备最终的综合评估报告，选出中标建议书。

结束谈判买方和卖方签署合同。

12. 1.1.6组织过程资产。

合同类型。所有法律合同通常分为总价和成本补偿两大类。此外还有第3种常用的混合性合同及工料合同，下文将分别讨论上述几类较常用的合同类型，但在实践中单次采购合并使用两种或更多类型的合同，情况也并不罕见。

总价合同。此类合同为既定产品服务或成果采购设定一定等价，这种合同应以明确定义需求，且不会出现重大范围变更的情况下使使用总总价合同类型包括。

固定总价ffp。 Ffb是最常用的合同类型，大多数买房都喜欢这种活动，因为货物采购的价格一开始就确定并且不允许改变，除非工作范围发生变更。

总价加激励费用。 Fpif.这种总价合同为买方和卖方提供了一定的灵活性允许一定的绩效偏离，并对实现既定目标给予相关财务奖励通常取决于卖方的成本进度和技术绩效，fpif和合同中会设置价格上限，高于此价格上限的全部成本将由卖方承担。

总价加经济价格调整合同。 Fpepa.这种合同适用于两种情况卖方履约期，将跨越几年时间，或将以不同货币支付价款，它是总价合同的一种类型的合同中包含了特殊条款，允许根据条件变化如通货膨胀，某些特殊商品成本增加，以事先确定方式对合同价格进行最终调整。

成本补偿合同。分类合同向卖方支付未完成工作而发生的全部合法实际资本外加百分比费用，作为卖方的利润。这种活动是用于工作范围，预计会在合同执行期间发生重大变革，成本补偿合同又分为。

成本价固定费用cpff。为卖方报销履行合同工作所发生的一系列可知成本，并向卖方支付一笔规定费用，该费用以初始估算成本，某100分比激烈，除非项目范围发生变更，否则费用金额维持不变。

成本加激励费用。 Cpif.为卖方报销履行合同工作所发生的一些可列支成本，并在卖方达到合同规定的绩效目标时向卖方支付逾期，你先确定激励费用，在cpif合同中，如果最终成本低于或高于原始估算成本的卖方和买方，需要根据实现商定的成本分摊比例来享受节约部分或分担超支部分，例如卖方实际成本按照80 20的比例分担超过低于目标成本的部分。

成本加奖励合同。 Cpaf.为卖方报销一些合法成本，但只有卖方满足合同规定的某些笼统主观的绩效标准情况下，才向卖方支付大部分费用奖励费用，完全由买方根据自己对卖方绩效的主观判断来决定，并且通常不允许申诉。

工料合同。工料合同是间距成本补偿合同和总价合同特点的混合活动，这种合同往往是用于无法快速编制出准确工作说明书的情况下扩充人员聘用专家或寻求外部支持。

12.1.2.3数据分析。

适用于本过程的数据分析技术，包括自制或外购分析。自制或外购分析用于确定某项工作或可交付成果最好由项目团队自行完成，还是应该由外部采购制定资质或外部决策时应考虑因素，包括。不知当前资源配置及其智技能和能力，对专业技术的需求不愿承担永久雇佣的义务以及对独特技术专长的需求，还要评估与每个自制或外购决策相关的风险。

在自制或外购分析中可以使用回收期，投资回报率内部报酬率，现金流贴现净现值收益成本或其他分析技术来确定，某种货物或服务是应该在项目内部资质还是在外部购买。

12.1.3规划采购，管理输出。

财富管理计划包含要在采购过程中开展的各种活动，他应该记录是否要开展国际竞争性招标，国内竞争性招标，当地招标等，如果项目有外部资助资金的来源和可用性，符合采购管理计划和项目进度计划的规定。

采购管理计划可包括以下内容。

如何协调采购与项目与其他工作业务项目进度计划制定与控制。

开展中药采购活动时间表。

用于管理活动，采购测量指标。

与采购有关的相关方角色和职责，如果执行组织由采购部项目团队拥有职权受到限制。

可能影响采购工作制约因素和假设条件。

司法管辖权和付款货币。

是否需要编制鼓励部分，以及是否应将其作为评价标准。

风险管理事项，包括对履约保函或保险合同要求，以减轻某些项目风险。

使用的预审合格的卖方。

12.1.3.3招标文件。

招标文件用于向前代卖方征求建议书，如果主要依据价格来选择卖方，如采购商业或标准产品时，通常使用标书投标或报价等数据，如果考虑其他因素如机能计能力或技术方法至关重要，则通常使用建议书之类的术语，具体使用采购术语，也可能因行业或采购地点而异。

取决于所需的货物或服务招标文件，可以是信息邀请书，报价邀请书建议你邀请出，不和其他适当采购文件是不同的文件条件如下。

信息邀请书。如果需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多信息，就使用信息邀请书，随后一般还会使用报价邀请书或建议书。

报价邀请书。如果需要供应商提供关系，将如何满足需求？将需求多少成本更多信息的就使用报价邀请书。

建议邀请书。如果项目中出现问题且解决办法难以确定，就使用建议邀请书，支持最正式的邀请书文件，需要遵守与内容时间表以及卖方应答有关的，严格采购控制原则。

12.1.3.4采购说明书。

依据项目范围基准为每次采购编制工作说明书仅对将要包含在相关合同的那一部分项目范围进行定义，工作说明书会充分详细地描述里采购产品服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此产品服务或成果，根据采购品的性质，买房的需求，拟采用的合同形式，工作说明书的详细程度，会有较大不同工作，生命树，包括规则所需，数量，质量水平，继续履约期间，工作地点和其他要求。

对于服务才有可能用，通过他方这个术语与采购工作说明书，类似工作大纲通常包括以下内容。

承包商需要执行的任务以及所需的协调工作。

承包商必须达到的适用标准。

需要提交标准的数据。

由买方提供给承包商的将应于合同履行的全部数据和服务的详细清单。

关于初始成果提交和审查的进度计划。

12.1.3.5供方选择标准。

在确定评估标准是买房要努力确保选出的建议书，将提供最佳质量所需的服务。供放选择标准可包括。

能力和潜能。

产品成本和生命周期成本。

交付日期。

技术专长和方法。

具体的相关经验。

用于响应工作说明书的工作方法和工作计划。

关键员工资质可用性和胜任力。

公司财务的稳定性。

管理经验。

知识转移计划，包括培训计划。

12.1.3.6自制或外购决策。

通过自制或外购分析做出某项特定工作，最好由项目团队自己完成，还是需要从外部渠道采购的决策

12.1.3.7独立成本估算。

对于大型采购采购组织可以自行准备独立规范或聘用外部专业估算时做出成本估算，并将其作为评价卖方报价的对照机制，如果二者之间存在明显差异等可能表明采购工作说明书存在缺陷或模糊，或者现在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书。

12.2实施采购。

实施采购是获取卖方应答，显得卖方并授予合同的过程。本过程的主要作用确定合格卖方，并签署关于货物或服务交付的法律协议。本过程的最后成果是签订协议，包括正式合同等过程，应根据需要在整个项目期间定期开展。

12.2.1.3采购文档。

招标文件。招标文件包括发给卖方信息，邀请书，建议邀请书，报价邀请书或其他文件，以便卖方编制应答文件。

采购说明书。采购说明书向卖方清晰地说明目标需求及成果，以便买方趋势做出量化应答。

独立成本估算。独立成本估算可由内部或外部人员编制，用于评价投标人提交的建议书的合理性。

供方选择标准。此类标准描述如何评估投标人的建议书，包括评估标准和权重，为了减轻风险，卖方可能决定与多个卖方签署协议，以便在单个卖方问题并影响整体项目时降低，由此导致的损失。

12.2.1.4卖方建议书。

甲方为响应采购文件包而编制的建议书，其中包含基本信息，将被评估团队人员选定一个或多个投标人，如果卖方将提交价格建议书备好，要求他们将价格建议书与技术建议书分开评估，团队会根据工方选择标准审查每一份建议书，然后选出最能满足采购组织需求的卖方。

12.2.2.2广告。

广告就是产品服务或成果，与用户或潜在用户进行了沟通，在大众出版物或专门行业出版物上刊登广告，往往可以扩充现有潜在卖方名单，大多数政府机构都要求公开发布采购广告或在网上公布拟签署的政府合同信息。

12.2.2.3投标的人会议。

投标人会议是在卖方提交建议书之前，在卖方和潜在卖方之间召开的会议及目的是确保所有潜在投标人对采购要求都有清楚且一致的理解，并确保没有任何投标人会得到特别优待。

12. 2.2.4数据分析。

适用于本过程数据分析技术，包括建议书，评估对建议书进行评估，确定他们是否对包含带项目招标文件中的招标文件，采购说明书，工方选的标准和其他文件都做出了完整且充分的响应。

12.2.2.5人际关系团队技能。

适用于本工程的人际关系与团队技能，包括谈判团队，是为达成协议而进行了讨论，采购谈判是指在活动签署之前，对活动的结构各方权利和义务，以及其他条款加以澄清，以便双方达成共识，最终的文件措辞应该反映双方达成全部一致一眼谈判，已签署买方和卖方均可执行的合同文件或其他正式协议而结束。

谈判应由采购团队中拥有合同签署职权的成员主导，项目经理和项目管理团队的其他成员可以参加谈判并提供必要的协助。

12.2.2.3实施采购输出。

12.2.3.1选定的卖方。

选定的卖方是在建议书评估和投标评估中被判断为对有竞争力的投标人对付的高价值高风险性采购，在售有活动前要把选定卖方报给组织高级人员审批。

12.2.3.2协议。

合同是对双方都有一个竖立的协议，他强制卖房提供规定的产品服务或成果，强制买方向，卖方支付相应的报酬，合同建立了受法律保护的买卖双方的关系协议文本的主要内容会有所不同，可包括。

采购工作说明书或主要的可交付成果。

进度计划，里程碑或进度计划中规定的日期。

绩效报告。

定价和支付条款。

检查质量和验收标准。

担保和后续产品支持。

激励和惩罚。

保险和履约保函。

下属分包商批准。

一般条款和条件。

变更请求处理。

终止条款和替代争议方法。

12.3控制采购。

控制采购是管理采购关系，监督活动，绩效实施必要变更和纠偏以及关闭合同的过程，本过程主要作用是确保买卖双方履行法律协议满足项目需求，本过程应根据需要所在整个项目期间开展。

买方和卖方都处于相似的目的来管理采购活动，美方都必须确保双方履行合同义务，确保各自的合法权利，得到保护和彤的关系的法律性质，要求项目管理团队笔记了解，控制采购期间所采取的任何行动法律后果，对于多个供应商较大的项目合同管理，一个重要方面就是管理各个供应商之间的沟通。

鉴于其法律意义，很多组织将合同管理视为独立于项目的一种组织职能，虽然采购管理员可以是项目团队成员，但通常还向另一部门的经理报告。

合同管理活动可能包括。

收集数据和管理项目记录，包括维护对实体和财务绩效的详细记录，以及建立可测量的采购绩效指标。

完善采购计划和进度计划。

建立与采购相关的项目数据的收集分析和报告机制，并未组织编制定期报告。

监督采购环境，以便引导或调整实施。

向卖方付款。

在合同收尾前，若双方达成共识，可以根据协议中的变更控制条款随时对协议进行修改，通常要书面记录对协议的修改。

12.3.1.5批准的变更请求。

批准的变更请求可能包括对合同条款和条件的修改，例如修改采购工作说明书定价，以及对产品服务或成果的描述，与采购相关的任何变更再通过控制采购过程实施之前，都需要以书面形式正式记录并取得正式批准，再复杂的项目和项目集中变更请求可能由参加项目卖方提出并对卖方参与，其他卖方影响项目团队应该有能力去识别沟通和解决，会影响多数卖方的工作变更。

12.3.1.6工作绩效数据。

工作绩效数据包含与项目状态有关的卖方书记，例如技术绩效已启动进展都会结束的，活动已产生或投入成本，工作绩效数据，还可能包括一项卖方付款情况。

12.3.2.2索赔管理。

如果合同双方无法自行解救作废管理的可能，不得不按合同中的规定程序用代替解决争议解决方法去处理，谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。

12.2.3.2数据分析。

绩效审查。对照协议对质量资源进度和成本进行绩效进行测量比较和分析，一是审查合同工作的绩效，其中包括确定工作包提前或落后进度计划超出或低速预算，以及是否存在资源或质量问题。

挣值分析。计算进度和成本变态以及进度和成本绩效指数与确定偏离目标的程度。

趋势分析。趋势分析可用于编制关于成本绩效的完工计算，以确定绩效是正在改善还是恶化关于完工估算方法的

12. 3.2.4检查。

检查是指对承包商正在执行的工作进行结构化的审查，可能涉及对可交付成果的简单审查或对工作本身的审理审查，在施工工程和基础设施建设项目中，包括买方和承包商联合巡检现场，确保双方对正在进行的工作有共同的认识。

12. 3.2.5审计。

审计是对采购过程的结构化成，应该在采购活动中明确规定与审计有关的权利和义务，买方的项目经理和卖房项目经理都应该关注审计结果，以便对项目进行必要调整。

12.3.3控制采购输出。

12.3.3.1采购关闭。

买方通常通过集邮授权的采购管理员向卖方发出合同，已经完成的正式书面通知关于正式关闭采购的要求，通常以在合同条款和条件中规定，并包括在采购管理活动计划中，一般而言，这些要求包括以按时按质按要求交付，全部可交付成果没有为解决索赔或发票全部最终款项已经付清。项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果。

12.3.3.3采购文档更新。

财务文档更新可包括用于支持合同的全部进度计划，已提出单位批准的合同变更以及批准的变更请求。采购文档还包括由卖方编制的技术文件以及其他工作绩效信息，例如可交付成果的状况，卖方绩效报告和担保财务文件以及与合同相关的检查结果。

12.3.3.7组织过程资产更新。

作为控制采购过程结果需要更新的组织过程资产包括。

支付计划和请求。所有支付都应按合同条款和条件进行。

卖方绩效评估文件。卖方绩效评估文件由买方准备用于记录卖房继续实行丹田合同工作的能力，说明是否允许卖方城建未来项目或对卖方现在的项目执行工作或过去的执行工作进行评级。

预审合格卖方清单更新。预审核和卖方清单是以前已经通过资格审查的钱袋卖方清单，因为卖方可能因绩效不佳而被取消资格，并从清单中删除，所以应该根据控制采购过程结果来更新这个清单。

经验教训知识库。经验教训应该归档到经验教训知识库中，以改善未来项目采购工作，在合同执行终了时，应把采购的实际成果与原始采购管理计划中的预期成果进行比较，应该经验教训中说明项目目标是否达成，若未达成的说明原因。

采购档案。应该准备好带索引的全套合同文档，包括已关闭的合同，并将其纳入最终的项目档案。

物资采购档案管理制度

　　我给你提供两篇也是从网上搜别人的，希望能对你有所帮助
　　第一篇
　　供应部工作职责和工作标准
　　一、目的作用：
　　1.1可作为供应部开展工作的规范依据。
　　1.2可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据。
　　1.3可作为供应部人员工作中相互监督与协作配合的依据。
　　二、管理归口
　　总经理是供应部的上级直接领导。
　　供应部的工作直接对总经理负责。
　　三、工作职责
　　1、采购计划的编制
　　负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。
　　2、物资供应：
　　2.1负责原辅材料、中药材、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。
　　2.2认真做好市场调查和预测。掌握物资供应情况。
　　2.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资，做到既要价格合理，又要保证质量。
　　2.4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。
　　2.5严格执行企业制定的物资供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据生产安排做好物资供应的进度控制，实现物流的优化管理。
　　3、采购物资的入库与结算：
　　3.1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。

　　3.2对不合格产品及时退货。
　　4、供货单位的质量审核：
　　4.1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。
　　4.2加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。
　　4.3负责制订物资采购工作各项管理制度。
　　4.4建立可靠的物资供应基地，会同质量管理部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。使之按时、按质、按量进行物资供应。
　　5、负责企业外委托加工的出入库业务。
　　6、与企业内各部门加强沟通配合，处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题。
　　7、完成公司领导交办的其他工作任务。
　　四、职责权限：
　　4.1对于未经批准的计划有权拒绝供应。
　　4.2有权要求仓库保管员提供报库存表。
　　4.3采购权：
　　4.3.1食堂用具的采购权。
　　4.3.2办公用品、用具及劳动保护用品、工装的采购权。
　　4.3.3卫生用品、用具的采购权。
　　4.3.4公司内备品、备件、生产用品用具及维修用料的采购权。
　　4.3.5检验用品及用具的采购权。
　　4.3.6企业用燃料的采购权
　　五、工作标准
　　5.1坚决执行总经理下达的各项工作指令，并且圆满地完成。
　　5.2根据生产需求计划和物资库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、 按量地供应企业生产经营所需要的各种物资，为企业生产经营活动提供了物资保障。
　　5.3严格执行企业物资供应制度，遵守企业制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合企业规定要求。
　　5.4与其他部门能够很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或生产任务的临时调整变动，均能较好地与有关部门协调处理。
　　5.5根据各部门需注计划，实行定期订购和定量订购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。
　　5.6对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固
　　可靠，对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均达到了规范要求。
　　5.7对业务员的日常管理严格，外出工作人员没有出现损害企业利益及违章违纪现象，工作效率普遍反映均好。
　　5.8日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。
　　5.9与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。

　　供应部工作流程
　　供应部主要负责生产性物料及办公用品、生产相关辅助用品、检验用品的采购工作及外委加工工作。
　　依据生产管理部下达的生产物料采购计划、各部门提交的物品使用计划及库存报表，供应部计划员分解采购计划，报生产管理部负责人、部门负责人、主管经理审批确认后，分解下达采购计划给各相关采购员。采购员依据质量管理部下发的物料质量标准及采购计划进行比价后，确定供应商进行采购。
　　物料到货时业务员填写到货通知，到货通知随货物一同送到仓库，由仓库保管员进行初检，确认数量，核实无误后，在到货通知上签字确认，将到货通知第三联由仓库保管员保存，第二联送交财务，第一联返回供应部，物料入库待验。
　　月底结帐时如发票未到，由采购员办理暂入库手续，发票到达后办理正式入库冲回暂入库，业务员填写入库单，供应部负责人审核签字，仓库保管员填写本批物料批号、代码、检验报告单号并签字确认，财务部依据入库单及合格报告单办理入库及结算业务。
　　为保证供货质量，企业应建立供应商评估小组，由质量管理部、财务部、供应部等有关部门参与，并定期对供应商进行评估。主要物资的采购应确定两个以上的定点单位，以保证物资渠道的畅通。

　　供应部管理制度
　　直接上级：总经理；
　　部门性质：负责采购、供应材料、备品配件其他物资；
　　管理权限：受办公室委托，行使对采购、供应的管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务；
　　管理职能：合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资；
　　供应部职责：
　　1 从办公室的统一指挥，严格执行工作指令，一切管理行为向办公室负责；
　　2．负责编制原、辅材料及备品配件的供应计划。认真组织原辅材料、包装材料的供应与采购，做好原辅材料、包装材料等备品配件的进、出、存库统计核算工作；
　　3．制订本部的工作计划和目标；
　　4．了解市场上公司所需采购的物资、备品的变化的情况；
　　5．调查研究本行业采购物资、备品的规律；
　　6．采购方式设定；
　　7．对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估；
　　8．采购前要询价、比价、议价；
　　9．合理编制采购计划、实施采购；
　　10．处理与协调和供应商之间的关系；
　　11．组织对物资市场信息的搜集和分析；
　　12．检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力；
　　13．完成临时交办的其他事项；
　　1 供应部在职人员行为规范：
　　1.1 本职位人员所必须作的许多重要的决定，都是以良好的普通常识及逻
　　辑判断做依据。
　　1.2 本职务说明不可能涵盖所有的事项，本职位人员应执行由采购经理在任何时间所指派之任何公务。
　　1.3与卖场的充分沟通与密切配合的合作关系，是本职位成功的必要条件。
　　1.4 采购人员成功的要素有下列七项，本职位人员应确实做好：
　　（1） 操守廉洁
　　（2） 掌握市场
　　（3） 积极认真
　　（4） 适应性强
　　（5） 精打细算
　　（6） 精打细算
　　2 采购程序 ：
　　2.1 采购工作以“采购计划”和“认证结果”为依据。
　　2.2 采购安全性关键器件必须是其获得了安规认可。
　　2.3 在可行时，可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检验，但应与之形成质量保证协议。
　　2.4 采购人员必须具备采购活动需要的专业知识，能熟练运用电脑在信息网上进行数据处理工作，有一定的英语水平和较好的谈判技能。
　　2.5 根据生产计划，采购部下达经批准的基本物料采购计划、零星采购计划，该计划是采购活动中“采购什么？采购多少？何时到货？”的基本依据。
　　2.6 采购部根据器件的分类，把基本物料采购计划分配给不同的采购责任人。
　　2.7 采购责任人员在收到采购计划后，应认真核对计划的可执行性，如有不可执行的项目，应以书面形式反馈给计划制订部门，以便计划部门及时调整计划。
　　2.8 采购人员将采购计划逐项核对评定的供应商相关信息，拟制采购订单，采购订单应清楚列明采购物料对应的本公司编码、生产厂家、相应的厂家规格/型号、采购数量和要求交货的日期等。货期不能满足时，需注明新的定约时间。
　　2.9 采购订单必须按采购订单审批、签返流程进行规范化和审批，采购人员将经采购经理或其授权人批准的订单发给供应商，并要求供应商在规定时间内签返以示确认。采购订单签返后即生效，其复印件应由采购部存档并妥善保管。
　　2.10 签返的订单如有价格、货期、包装的更改，采购人员应重新评议。
　　2.11 采购计划中，未列入评定合格供应商的物料，则属风险采购；风险采购必须在申请单获得准许后，方可实施采购。此物料的使用应由相关技术人员明确特定用途和要求，不可简单二次使用的此类物料，如有二次使用应在受控状态下进行。
　　2.12 订单下达后，采购人员负责跟单，不断提醒供应商按期交货。
　　2.13 货到暂存库，采购员应告知暂存库收货人员物料的紧急程度，以便及时送检。
　　2.14 采购安全关键器件必须是其获得了安规认可，未获认可不得采购；因技术改进或其他特殊要求需作物料替换时，必须履行规定的认可审批手续。
　　2.15 当顾客特别要求时，可在本公司或供应商处对采购物料进行符合性验证。
　　2.16 外协加工控制
　　a)外协加工采购小组负责及时、正确地申请、传送外协加工所需技术文件、专用工装和仪器；
　　b)对重点物料，由外协采购人员组织对外协供应商相关人员进行技术培训、生产现场技术指导和并进行首次加工评审。外协物料可以由质检部检验员或授权人在供应商现场检验，也可以送回检验，具体检验方式由技术工程部提出、实施；
　　c)由采购部负责保持和外协加工供应商的日常沟通和联络，协调解决外协加工过程中的品质、工艺等问题。
　　d)由技术工程部组织对外协供应商实施定期考评，组织工艺辅导和品质稽查，监督供应商落实纠正、预防措施。
　　e)外协供应商必须按公司的要求提供产品生产过程中的有关品质数据，该数据由质量工程部管理并纳入公司质量月报中。
　　3 验货控制程序
　　3.1 供应商将物料送到暂存库，暂存库管理人员在接收送来的物料时，应对其品种、数量和包装进行核对和登记。
　　3.2 暂存库管理人员填写送检单并送到质检部，由质检人员实施验证，对于风险采购物料质检部应按加严方式验证或检验方可入库。
　　3.3 对于已经在外协厂或其他场所检验的物料，暂存库根据质检部开具的合格单据进行“直接接收”操作。

　　第二篇

　　物资采购管理制度
　　一、采购管理制度

　　（一）采购依据

　　1、本公司各类物资采购均需提出申请，填写“采购通知单”，由采供部统一采购。

　　2、凡食堂食品采购，凭食堂报单采购；如由公司经费报销商品的采购，凭需求单位填写并经公司领导签字批准的“采购通知单”接受采购任务，否则应拒绝接受任务。反之，以失职处罚。

　　3、采供部凭“采购通知单”采购，不得随意变换物资的品种、规格、数量，否则，后果自负；如因“采购通知单”有误而购错了物资，由签发“采购通知单”的负责人负责。

　　（二）采购原则

　　1、严禁非专职采购员采购物资。

　　2、洽谈采购交易业务，必须有两人以上共同进行。

　　3、坚持货比三家，如库存期货（指库存一个月以上的商品）进货800元以上，2000元以内，必须将货比三家的情况向分管领导报告，取得同意后，方可进货；2000元以上，需报总经理同意后，方可进货；以减少库存积压，有利于资金周转。

　　4、大宗物资采购，由总公司组织公开招标采购。米、面、油原则两月一次；煤炭两月一次。采购程序按《淮阴师范学院饮食服务总公司物资招标工作暂行规定》（见付件）执行。

　　5、实行采购回避制度。凡涉及与亲属进行业务交往的要主动回避。

　　6、采购中严禁接受“送点”“带点”或“拿点”“吃点”行为。

　　7、加强物资招标的监控管理工作。

　　（三）采购要求

　　1、物资采购必须从批发市场或产地进货。

　　（1）米、面必须从具备加工条件，符合卫生要求的大型正规厂家进货；

　　（2）干货在保证质、价前提下，必须从批发市场或产地进货；

　　（3）调味品必须在先查验卫生许可证，质量合格证（保留复印件）、产品生产日期后采购；

　　2、严禁购变质、变味及未经食品卫生检验的私人荤食，对推销搭配食品严格控制；

　　3、物资采购必须开具正规统一发票（农贸市场除外）；采购中涉及的税费一律由卖方承担，采购进价一律为含税价；

　　4、如一时采购不到的短缺商品，要及时向需求单位说明原因，并采取补救措施，保证工作正常运转；

　　5、采购率要达到80%以上；部分采购数量（蔬菜类的）可在要求的数量上下浮动20%；

　　6、采购员需保管好随身所带的现金、支票，如有缺少，后果自负。

　　（四）采购时间

　　1、每日早上5：30分到淮海菜场采购荤菜（餐厅采购单务必于前一天下午六点前开出）下午1：00到南门菜场采购蔬菜（各餐厅采购单务必于当天上午十点半前开出）。

　　2、北校区周六周日的蔬菜于当天凌晨2：30在星光菜场采购（餐厅采购单务必于前一天下午六点前开出）。

　　3、各餐厅到总公司仓库打单领物资。

　　4、周二上午为日常采购。

　　5、周三上午第六餐厅小卖部物资采购。

　　6、周四到王营粮食市场采购杂粮。

　　7、周五晚上买鱼。

　　8、周六上午第六餐厅小卖部物资采购。

　　9、大宗物资凭出库单供货，在24小时内将物资送到。

　　二、物资验收、保管管理制度

　　（一）验收制度

　　1、验收员在验收商品时，要注意检验、核对商品的数量、规格、生产厂家、商标、生产日期、保质期和质量等。

　　2、有下列情况之一，保管员可以拒绝验收入库；

　　（1）无生产厂家、地址、商标者，或有但不详不全者。

　　（2）商品有效期已过期或已变质；

　　（3）商品品牌与生产厂家不符；

　　（4）商品非本公司所需；

　　（5）商品规格不符；

　　（6）其他不符合入库条件者；

　　（二）保管制度

　　1、采购回的物资均由验收员、保管员验收数量、质量，验收后入库并及时打印入库单、登记入帐。

　　2、库内物资要合理分类，摆放整齐，明码标签，先进先出，防止霉变，防止鼠害。

　　3、物品出库要有出库单，建立物资出入库帐册，做到帐物相符，手续齐全。

　　4、每天进出物品要及时记帐，定期编报收支结存表，月终盘点表，每月2日前将上月仓库报表上报总帐会计，对盘盈盘亏物品要查明原因，报领导批准登记入帐。

　　5、凡进库的原料、半成品概不对外供应转让。管好固定资产和各种炊餐具，固定资产借出需有经理批准，易碎物品等借出需留下足够押金。对新购设备及时登记固定资产帐。报废时经有关人员鉴定报主管部门批准后方可销帐。

　　6、做好周转容器的保存管理工作（如：麻袋、面粉袋、蛋筐等）。库房内不准为私人存放物品。

　　7、库房内不准闲人进入。

政府采购招标流程

一、接受委托
政府采购中心接到采购项目审批表后办理以下事宜：
（一）填制工程采购项目受理单，并登记编号。
（二）与采购人签订委托代理协议。
（三）要求采购人提供图纸、发改委立项批文等。
（四）成立由招标人代表和有关部门人员组成的项目招标领导小组，负责工程建设项目的采购工作。
二、发布招标公告及发出投标邀请书
（一）采用公开招标方式的，要发布招标公告，公告内容主要包括：1、招标人的名称和地址；2、招标项目的内容、规模、资金来源；3、招标项目的施工地点和工期；4、获取招标文件或者资格预审文件的地点和时间；5、对招标文件或者资格预审文件收取的费用；6、对投标人的资质等级的要求。
（二）采用邀请招标方式的，采购中心向三家以上具备承担施工招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书，投标邀请书内容与招标公告所载明的内容一致。
三、资格审查
（一）采取资格预审的，采购中心发布资格预审公告、编制资格预审文件，资格预审公告适用有关招标公告的规定，在资格预审文件中载明资格预审的条件、标准和方法；根据招标项目本身的特点和需要，要求潜在投标人或者投标人提供满足其资格要求的文件，采购中心组织相关部门对潜在投标人或者投标人进行资格审查；经资格预审后，采购中心向资格预审合格的潜在投标人发布资格预审合格通知书，告知获取招标文件的时间、地点和方法，并同时向资格预审不合格的潜在投标人告知资格预审结果。
（二）采取资格后审的，在招标文件中载明对投标人资格要求的条件、标准和方法。
四、报名登记
投标人代表携带本人身份证件和授权委托书按公告规定的时间地点到采购中心报名登记、领取资格预审文件。
五、编制招标文件
采购中心根据施工招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件包括下列内容：1、投标人须知；2、合同主要条款；3、投标文件格式；4、采用工程量清单招标的，应当提供工程量清单；5、技术条款；6、设计图纸；7、评标标准和方法；8、投标辅助材料。
六、出售招标文件
招标文件经招标领导小组审核确认后，采购中心按招标公告、资格预审合格通知书或者投标邀请书规定的时间、地点出售招标文件，自招标文件出售之日起至停止出售之日止，最短不得少于五个工作日。
七、补遗
根据需要，招标人或采购中心可以对已发出的招标文件进行必要的澄清或修改，以补遗书形式通知所有投标人。补遗书必须在开标前三日发出。
八、现场踏勘
采购中心根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人踏勘项目现场，向其介绍工程场地和相关环境的有关情况，采购中心或招标人不得单独或者分别组织任何一个投标人进行现场踏勘。如情况许可，可以不组织现场踏勘。
九、答疑
对于潜在投标人在阅读招标文件和现场踏勘中提出的疑问，采购中心以书面形式或召开投标预备会的方式解答，但需同时将解答以书面方式通知所有购买招标文件的潜在投标人，该解答的内容为招标文件的组成部分。
十、招标方式
工程招标原则上实行无标底招标，采购中心在提供招标文件时，同时提供工程量清单。需要有标底招标编制标底的，编制过程和标底必须保密，标底在评标时只做参考，不做评标的唯一依据。
十一、投标及提交投标保证金
（一）投标人按照招标文件要求，在提交投标文件截止时间前将投标文件密封送达投标地点，并由采购中心签收保存，不得开启。投标人在提交投标文件截止时间前可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知采购中心，补充、修改的内容为投标文件的组成部分，在投标截止时间前递交给采购中心。
（二）投标人的投标保证金随投标文件一起提交给采购中心。投标保证金除现金外，可以是银行出具的银行保函、银行汇票。投标保证金数额为工程概算的2%。
十二、组建评标委员会
评标委员会由招标人代表和有关技术、经济方面的专家组成，成员为五人以上单数，其中技术、经济方面的专家不得少于成员总数的三分之二。招标人代表不得以专家身份出现。评标委员会人员名单在中标结果确定前要保密。
十三、开标、评标、定标
开标会议在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行。开标地点应为招标文件中的地点。开标会议由采购中心工作人员主持，参加人员包括采购单位代表、投标单位代表、纪委监察监督员、采购监督员、公证等部门人员参加。
（一）开标、评标、定标会议程序一般包括：1、投标人报到，交投标保证金、递交投标文件；2、召开开标预备会议（要求投标人回避）；3、向全体与会人员介绍参加开标会议的领导、监督人员；宣读参会的投标单位及代表名单；4、宣布开标会议纪律；5、宣读招标文件主要内容；6、由投标人代表检查投标文件密封情况；7、抽签决定唱标顺序；8、唱标；9、投标人退场回避；10、评标委员会人员进入会场；11、收缴会场人员通讯工具；12、评标、定标；13、向全体与会人员公布中标结果；14、公布评委人员名单；15、质疑、答疑；16、会议结束。
（二）评标
1、评标由依法组建的评标委员会负责，按招标文件中规定的评标办法进行评标。并在严格保密的情况下进行，并由纪检监察、采购监管办、公证部门人员现场监督。
2、评委应充分研究招标文件并熟悉招标项目的范围和性质、主要技术要求、商务条款、评标标准、评标方法和评标过程中考虑的相关因素。在评标时，评委首先对各投标文件进行初审，列出重大偏差和细微偏差，出现重大偏差的应作废标处理，对于细微偏差，评委会应当要求投标人在评标结束予以补正。
3、初步评审后，评标委员会应当根据招标文件的评标方法、评标标准，对初步评审的投标文件，进行详细评审。
4、采用最低价法评标的，由评标委员会对投标人的预算进行审查，评审出不低于企业成本的最低报价投标人。
5、采用综合评标法的，评审的因素包括：工程质量、施工工期、投标报价、施工组织设计或施工方案、投标人资质、项目经理资质及业绩。评标委员会完成评标后，向招标人提出书面评标报告，推荐1－3名中标候选人，并标明排列顺序。
（三）定标
由招标人根据评标委员会提交的书面评标报告确定中标人，或者由招标人授权评标委员会直接确定中标人。
招标人应当确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一中标候选人放弃中标的，因不可抗力提出不能履行合同或不按招标文件规定不提交履约保证金的，招标人可以授权评标委员会直接确定排名第二的为中标人，第三名同样程序。
（四）发中标通知书
1、中标人确定后，由采购中心向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。
2、投标人如对本次招投标活动有问题需质疑，可以书面形式向招标人或采购中心提出，招标人或采购中心将按采购法规定及时给予合理公正答复。
十四、提交招标情况书面报告
采购中心自发出中标通知书之日起十五日内，向政府采购监督部门提交招投标情况书面报告。
（一）包括招标范围；
（二）招标方式和发布招标公告媒体；
（三）招标文件中投标人须知、技术条件、评标标准和方法；
（四）评标委员会的组成和评标报告；
（五）中标结果。
十五、签订施工合同
招标人和中标人应在规定的期限内，按照招标文件和中标人投标文件签订书面合同，采购中心负责合同审核。合同一式五份，甲乙双方各一份，采购中心和采购监管办等各一份。
十六、退还投标保证金
招标人与中标人签订合同后五个工作日内，采购中心向未中标的投标人退还投标保证金。
十七、招投标资料整理
招标结束后，采购中心将合同及招投标过程资料一并整理成册，存档保存。
整理资料有：采购申请、审批表、采购项目受理单；采购中心与采购人签订的委托代理协议；招标公告；招标文件；补遗书；资质审查文件；图纸答疑；标底编制文件；供应商报名表；参加会议人员名单；评委会成员名单；开标记录；废标情况说明；评标报告；中标单位投标文件；各投标单位标函汇总表；公证处书面公证词；中标通知书；中标公告；施工合同；验收证明；质疑答复、投诉处理决定；其它应保存的有关资料。