文书档案整理ppt

用新方法整理文书档案
文书档案整理的新方法实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式.然而不管是何种方式,档案始终不能背离利用,整理,保护的原则,
种方式能取得更好的效果,就应该选择哪种方式来进行管理.
传统的文书立卷方法(即案卷级立卷方法)是建国以来延用前苏联的档案整理方法[1].建国之初,前苏联在列宁领导下制订了一系列关于档案方面的政策法令,为我们新中国档案制度的建立提供了借鉴.我们曾聘请一批批苏联档案学专家来我国传授档案学知识与档案管理经验,也派出很多人到前苏联学习档案工作的知识和经验.经过数代档案管理者理论与实践的结合,形成了案卷级立卷方法.在那个历史背景下,采用这种方法,使我们国家得以保护了大量的档案,这是值得肯定的,但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理,它在分类组卷, 整理装订和检索利用等方面明显出现繁琐,复杂和效率低的缺点,给档案人员带来了相当大的困难,业务部门也难以掌握.为了更科学地管理好文书档案,国家档案局于2000年修订了"归档文件整理规则" (DA/T22-2000),中国科学院也于2006年4月下发了"文书档案建档规范"(ZKY/B002-4-2006),在这些规定中,明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律,以"件"为单位进行整理.
我所从2003年开始用新方法整理文书档案,下面我谈一下自己利用新方法整理文书档案的过程,与大家探讨交流一下.
文书档案经过立卷部门初步立卷后,于次年的六月前移交到综合档案室.
文书档案自实行
规则后,必须重新制定档号,我所档号构成如下:
档号=档案代号+年度+保管期限+(分类号+顺序号)
举例:
一,分类调卷
我所文书档案的分类方案是按问题分类,即综合管理类,综合统计类,规章制度类,党群纪检类,人事教育类,科研管理类,外事管理类,技条基建后勤管理类,安全保密类,公司管理类十大类,能够涵括我所所有事务活动.有些单位是按部门分类,这样产生的后果是如果部门进行调整,工作性质有交叉后,不利于档案分类的连续性.
将兼职档案员所立案卷认真检查,按分类方案比对调整后,再按我所文书档案保管期限表对每一类中的档案保管期限进行调整.
二,装订
一般按一份文件为一件进行装订,批复和请示可装订为一件,若太厚也可分为两件,同样,正文和附件,正本与草稿,来文与复文都可视情况分别装订.不过在文件排序时就应相对集中放在一处,若是完成立档工作后才归来的文件也可放在最后,不必改动前面的档号.
在装订方式上,可用不锈钢订书钉装订,若过厚,才采用三针法线装.
三,加盖档号章,编页码
在每一件的右上角加盖文书档案档号专用章,填写其中内容,内容包括全宗号,年度,室编件号,机构或问题(分类号),保管期限,馆编件号六项,这里着重是室编件号的填写,室编件号一定要从不同分类,不同保管期限的最低一级顺序从"1"开始标号,比如永久保管综合管理类档案有10件,那么就从"001"编至 "010",长期保管综合管理类有档案10件,那么又从"001"编至"010",这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入,而不影响前后其它档案的档案号.
逐件从"1"编页码.
四,录入
将文件目录以"件"的方式录入计算机,以便查询.
五,档案盒
根据不同分类不同保管期限的档案厚度选择相应的档案盒,原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内,但某一分类档案过少时也可多个分类的档案放入同一盒内,在盒脊处"机构(问题)"栏处相应地标明多个分类号.
六,备考表
将备考表填写好后放入每盒的最后页.
经过上述五个步骤,一年的文书档案就整理完毕了,显而易见,新方法整理档案有如下优点:
1.整理方便快捷.每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底,拟写50字以内的案卷标题,用线装订的时间,档案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案,而不必因为利用一件而借出一卷,利于档案的保密.
3.充分利用档案室保存空间.取消了案卷封面封底,而且可以多个分类档案放入同一卷盒中,这样充分利用了档案盒的空间,进而节约了档案室的保存空间,随着日后档案的增加,这一优势会更加明显.
4.容易调卷.分类错误或档案进馆时,档案存在调卷的问题,案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦,而且容易破坏档案,而调整件盒级组卷时,就只须改变一下排列件号,相对容易了许多.
5.查阅方便.在计算机中输入关键词进行查询,更为快捷直观.
缺点:新方法要求将档号章直接盖在档案上,这个做法我认为有些不妥,值得探讨!
参考文献:
⑴ 邢培华,孟宪霞.《试析我国的档案创新》,
<a href=" " target="_blank"> </a> NewsID=425
W2005・永久-0201
顺序号,表示2005年度保管期限为永久的综合统计类的第1件
分类号,表示综合统计类
保管期限
2005年度
文书档案代号

如何整理档案

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。匡易档案包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

文书档案如何整理与编目？

　　文书档案整理与编目方法如下：
　　档案整理的基本方法有两种：
　　1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
　　2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
　　二、文书材料的整理
　　文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。
　　（一）以案卷为单位整理
　　以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
　　1、分类
　　按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：
　　（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。
　　（2）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
　　（3）分内容（1、分类别：将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。2、分问题：将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。
　　2、 组合（卷）
　　组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
　　
　　3、 编目
　　（1）卷内文书材料排列
　　卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。
　　排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。
　　（2）编页号与盖档号章
　　卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。
　　整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：
　　全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
　　目录号：对每一本案卷目录的编号。
　　案卷号：对每一个案卷所的编号。
　　件号：对案卷中每一份文书材料的编号。
　　　　

文书档案该如何分类及管理？

1、保管期限—年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。

2、保管期限—年度—问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。

3、问题—年度—保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。

4、年度—保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。

5、年度—组织机构—保管期限分类法，此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类，其次按照各个部门分类，最后按保管期限分类。

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。

维护完整有两方面的含义：从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。

便于利用为全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

扩展资料

档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。

通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。

在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

参考资料来源：百度百科-文书档案

参考资料来源：百度百科-档案管理

文书档案归档内容

文书档案归档内容

文书档案作为档案的重要组成部分，在各级党政机关及行政单位的'管理工作中发挥着重要的作用。以下我为大家整理了文书档案归档内容的详细内容，希望对大家有所帮助！

归档内容包括：

一、学校各部门所接收的上级发文及各部门的下发文件（原件3份）。

二、校党委、校行政会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的工作总结与工作计划。

三、学校各部门所签订并履行完毕的合同与协议（原件）。

四、学校各部门的各种年报表及统计数据，包括：中共党员、共青团员、民主党派、科研成果、职称评定、人员基本情况、教学计划、招生人数、学生分系（分专业、分班）名单、基本建设、仪器设备、固定资产、财务计划、外事活动等。

五、学校的各种出版物，包括：学报、校报、各部门所出的简报及工作动态。

六、学校举办的全校性活动，包括党代会、团代会、教代会、职代会、教学工作会、科研工作会、运动会等所形成的文字、图片、音像等资料。

注意：

1、所有归档文件必须附有归档文件移交目录，并且目录顺序需和原文件顺序一致（移交目录表格在综合档案室网站下载）。

2、当年毕业生的学籍档案，包括：成绩表、学籍表、毕业生登记表、发放毕业证书基本情况登记表，请于当年6月10日前整理后送交综合档案室。

3、声像类包括：（1）党群行政类（宣传部）；（2）教学类（现教中心、名院系）；（3）科研类（科研处）；（4）外事类（外事处、国际教育与交流学院）、（5）产品类（科研处）；（6）基建类（基建处）；（7）人物类（组织部、人事处）；（8）各院系历届毕业生合影照。