哪些的纸质档案整理

　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
　　①目录数据准备：按照《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。
　　②拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
　　③区分扫描件和非扫描件：按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。
纸制品　　④页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理<压平或烫平等后再进行扫描。
　　⑤档案整理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
　　⑥装订：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

纸质档案整理有什么简单的方法

档案的整理我认为主要是分门别类吧，不知道你的档案是什么类型的，不过你可以，1、按照不同人员也就是归属者的不同分类；2、按照不同性质的科目内容分类；3、按照时间的先后排序分类。总有一种是可以的，希望能够帮到您。

电子档案与纸质档案的整合管理

电子档案与纸质档案的整合管理

个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。以下是我为大家整理的电子档案与纸质档案的整合管理相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家。

电子档案与纸质档案的整合管理

1、同步归档。在电子档案与纸质档案整合管理过程中，应当认真检验并审核所收集的纸质文档，切实保证纸质文档归档处理工作的规范有序进行。所收集的电子信息在规范审核后也应及时进行归档处理，以确保其满足档案管理工作的基本要求。就电子档案与纸质档案归档的具体操作来看，二者存在一定差异，应当注意的是，电子档案归档时应当将其存入计算机硬盘中，并进行清晰标记，确认已归档，为后续档案管理工作提供便利。

2、同步整理。在电子档案与纸质档案整合管理工作中，档案管理人员应当采取可行措施对电子档案和纸质档案进行同步整理，确保电子档案与纸质档案在编号上保持高度一致性，确保其信息规则一致，促进电子档案与纸质档案同步整理完成，从而全面提高档案管理工作效率，确保电子档案与纸质档案的实际利用价值得到最大程度的发挥。

3、同步鉴定。对于电子档案的鉴定最理想的情况是计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

4、同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的`利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

拓展内容：

电子档案与纸质档案整合管理的探索

1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统。由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。

2、并存期间应根据自身特点实行双套制。鉴于电子档案与纸质档案各自的特点，电子档案和纸质档案将长期并存，我们可采取既简单又保险的办法双套制。即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。当然，在将纸质档案和电子档案拷贝双重归纳时，电子档案要用可脱机保存的载体备份下来。以纸质档案与磁盘（光盘、磁带、，制成双重备份，分别归档管理。

3、实行各种管理时都要制定一定的互通互联方式。电子档案与纸质档案的管理内容是互通互联的：一是，利用纸质档案将电子档案的内容固定，解决电子档案的易变动、易修改问题，确保其法律效用；二是，纸质档案转换为电子档案工时，进行完善的著录标引，附上背景信息和原数据，可以互通互联，通过彼此著录信息能查找到各自存放位置，互为备份，互通互联。

4、建立一套科学合理的管理制度。电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

电子文件的保存与纸质档案的保存主要有哪些方面的区别

纸质档案和电子档案的区别
1.管理方法的区别。1.1归档。把办理好的文件整理立卷，定期交到档案部门就为纸质档案的归档。电子档案的归档比纸质档案要复杂，归档方法包括物理归档和条理性的归档。条理性的归档方式，是通过信息设备把电子档案中的地址存储在网络设备中的相关存储设备当中，档案部门记录的是归档的电详细来源，由信息设备直接查阅该电子档案。条理性的归档方式对信息设备的要求非常之高，需要高超的技能、相关业务及信息设备的具体条件，要具备十分严谨的管理方式及稳定的网络系统环境。而物理归档就是将电子档案采取脱机备份，移交到档案部门，实行脱机保存。1.2整理。把需要加以整合的档案整理到位就为档案的整理，加以组合、排序、区分、编目，形成一个完整的系统。根据档案中的整体内容、地址来源、组成方式和时间等历史信息进行组合、区分、编目和排序。纸质档案的整理比较复杂化，基本是手工进行操作，效率低且劳动强度大。而电子档案的整理涵盖两个方面：排序和分类，建立数据库。由于电子档案能通过计算机系统进行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自动化的系统对电子档案加以自由的组合分类。1.3编目与审核。编目纸质档案的方式有以下几个方面：记录卷内文档的有关目录信息、将备考表编制完整、封面的整体编目以及编号等，最后形成完整的目录。通过实际操作将这些目录进行审核。电子档案的编目方法和纸质的档案不一样，因电子档案在计算机的系统上运作，而计算机系统具备极强的推理功能和逻辑性，可以自行完成对提要、全文及文件名的处理，选取关键词转换成规范的分类号和主题词，进而实现自动标引，所有，等于在归档时，就可以自动化实现“编目”。而电子档案检索是根据电子档案的检索系统，直接浏览、输出、检索查询文件信息，其优势是交互性强，响应的时间较短，且可提供出多种检索的途径，更能满足用户不同的检索需求。2.保护中的差异。2.1载体寿命的差异。纤维素的好坏会对纸张的质量产生决定性的因素，在对档案加以保护的过程当中，一定要把化学反应的所需条件解决，才能使纸质档案的整体质量更高。电子档案所用的设备是光碟和具备磁性的载体。光碟是通过激光来获取并存储信息，目前，光碟利用的记录载体包含了，碲合金、碳铝中的化合物、硒及部分在激光作用下产生变化的相关材料。而磁粉当中残留下的的磁性化合物，是将信息记录好的决定性因素，其会因外磁场的破坏而消磁或退磁。2.2两者面对环境条件影响的区别。粉尘影响的区别。粉尘对纸张有所影响，重点是机器会带来一些霉菌物质、纸张一旦发生破损其粘结起来便会变成一些较硬的颗粒物。而粉尘给电子档案带来的损害是由化学物质的反应、生物以及物理的伤害。粉尘中的化学因子会引起磁带、光碟、发生分解或者侵蚀等，因化学反应而导致的质量问题指的是化学损坏，导致记录信息不足或者丢失；霉菌的传播者是空气和生活中的粉尘，也是霉菌开始来源，霉菌会分泌出有机酸和酶性物质，这些物质会使光盘和相关载体受到损坏，从而丢失相关的数据，而是生物上带来的损坏；而物理反应的损坏指的是磁盘受损、光碟被污染，以至于信息被丢失。温湿度影响的整体区别。温湿度的高低也会对光碟、纸张及其他的载体带来不利的影响。对普通的纸张而言，过高的温湿度会使纸张内部的化学因子加速反应，从而加快纸张与水发生溶解，导致材料字不清晰。而电子档案受不同温湿度的影响反应是：在不确定温度高低的条件下，聚酯底基分子容易发生膨胀或者紧缩，进而对数据的读写和定位带来不利的影响。2.3信息保护技术的差异。如何使档案的载体——纸张的质量更高是纸质档案的核心工作之一，因为存储的信息和相应载体是密切相关的，保障纸质文件，且通过纸张实际的记录内容就能够储存。以电子档案来分析，载体与信息是不总是相结合在一起的，电子档案与载体的分离性会使档案内的内容被窃取或变更。2.4技术寿命的差异。电子档案是由信息设备将信息与载体相结合起来组成的，要通过信息设备才能进行利用。如果技术跟不上，就不能读出相应的信息。但纸质的档案，其纸张、字迹和字迹的相关材料三者始终是紧密相连的，它的内部因素、质量好坏与环境的保护息息有关的。由于电子档案是由信息设备将其载体与信息相组合而成的，要通过软件设备才可查阅。所以，对于电子档案中数字化信息的质量好坏而言，技术的更新是比损坏载体更加严重的损害。

办公室一堆资料，各种各样的都有，我需要把这所有的资料放在一个档案盒里，怎么整理？

一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留， 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。
2.电子文档。首先， 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。

档案整理的步骤