如何加强人事档案管理

导语： 在人们的工作生活中，档案扮演着重要角色，但很多人误认为人事档案没用，出现了忽略人事档案管理的现象，影响了档案管理工作。对于，如何做好人事档案管理工作，我为大家整理以下经验和方法。

一、 人事档案管理中存在的主要问题

1、人事档案管理重视程度不够

相当一部分人认为人事档案工作就是抄抄写写，保管的事务性工作，不容易取得明显成绩不能给单位创造经济效益。因此，忽视了人事档案管理工作，最终形成“说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉，用起来需要”的状况。人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

2、人事档案管理工作缺乏力度

一是少数管档部门没有形成自己的实施细则和制度，建立了制度执行不严，收集归档工作被动、不及时。再由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。二是收集归档的材料不全面、不真实准确、人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，一些鉴定、考核和评价材料大都是套话，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。部分档案材料还存在：填写格式不规范，填写内容前后不一，记载不实，审核不准，不利于档案的保存和利用，使档案的真实性、动态性、完整性功能趋于弱化。三是人事档案用纸规格不一，纸张不符合要求，在立卷归档进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊时，使人事档案卷很不美观。

3、人事档案管理人员业务不熟

由于机构调整、科室重组，人员竞聘上岗等原因，原有的人事档案管理人员难免岗位变动，接任的管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、鉴别与归档、保管与保护、提供利用等业务不太了解。日常事务往往又忙于将新增加材料收集放入人事档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案的管理水平。随着人才流动外部环境的宽松，人才流动灵活，各类人才跳槽频繁，造成人档分离现象越来越多。

4、档案室设备配备不齐全

大多采取“因陋就简”，“因地制宜”的原则，融办公室、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段停留在较低的水平上。

5、档案管理手段落后

目前人事档案管理部门的管理手段还是手工操作，既使利用计算机管理，仅限于把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯延用手工操作，无纸质阅档基本没有实施。由于反复调用原件，造成纸张发黄变脆，字迹褪色，直接影响到档案的完整与安全，这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

二、做好人事档案管理的对策

1、重视人事档案管理工作

单位要将人事档案纳入议事日程，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2、提高人事档案管理工作水平

一是进一步完善人事档案查(借)阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等各项档案管理制度，做到“五不查”、“四不借”、“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围不查，非正式党员不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查;未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借;个人带档不转，没有调动通知不转，接收单位不明不转。

特别是人才流动后对不在本单位的人员档案必须妥善处理，该转递的及时转递。建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料的收集归档和转进转出档案的管理制度作进一步的.严格要求，更好地阻止虚假材料进档。完善人事档案整理工作细则，使人事档案的整理更加科学、全面、完整。

二是把好“入门关”，对人事档案缺少材料情况进行集中清理，通过书面方式，联系材料的形成部门将材料收集整理，尽量减少避免历史遗留问题的影响，保证档案内容真实、准确、规范、完整。

三是把好“更新关”，档案人员要主动与相关部门联系、索要，做到收集整理经常化，不拖延，不积压，确保人事档案材料完备，与实际情况同步。四是规范档案装订工序，做到规格统一。

3、加强人事档案管理人员队伍建设

选择政治上可靠，作风正派，责任心强的共产党员从事人事档案管理工作，教育培养他们了解管理档案的重要性，增强责任心。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，提高档案管理的技术水平，档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。

4、更新档案管理设施

配备坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质防蛀、防尘的档案柜，库房内设置空调、去湿、灭火等设备;库房的防火、防潮、防尘、防蛀、防盗、防霉、防高温等设施和安全措施应经常检查;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三分开，要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。

5、注重人事档案管理现代化建设

对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转交成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时，可以利用计算机网络技术进行人事档案管理创新，对不属于保密范围的档案信息实现有效共享。

综上所述，人事档案管理工作不仅要从制度上更新，还要从观念上更新，积极采取有效措施，探索档案现代管理模式，走出目前人事档案存在的困境，做到解放思想，凝聚力量，更好地为党组织和人事工作服务。

如何做好人事档案管理工作？

做好人事档案管理工作
1 依法治档，建立健全档案管理工作制度
　　构建完善的档案资料管控制度体系，保障档案资料管理工作依照流程化、正规化、科学化的轨道有序运行，这是搞好档案工作的关键。因此，首先要用制度去规范档案工作；其次要用制度去保证档案工作，高效完善的组织机构及运作机制是实施档案管理工作的基本保障。长期的档案资料管理工作过程提醒我们，在所有建档部门内部设立完整的档案管理室，设置档案管理工作的分管负责人、档案管理处主任及档案室工作人员，清晰划分各部门职责，且依照单位内部设置的具体机构组成状况配设备兼职型档案管理人员，由此组建出完整的档案资料管控网络化机制，其是完全满足现阶段档案管理部门工作现实需求的。
2 增强档案信息化管理的安全意识
　　当今网络讯息化技术使单位人事档案资料的管理工作走向了高品质、快节奏的发展道路，然而其亦给现实的档案资料管理过程造成了一些安全缺陷。现阶段，一些单位在开展档案资料讯息化管理工作中，其安全观念表现出极为的淡薄状态，往往出现档案讯息资料的遗失及暴露，并由此带来巨大的组织功能隐患。并且对电子型档案资料保管中实施的升格式版本的非兼容品质及不能辨认性，存放档案材料以及其承载软件的易受损等问题的轻视，时常可引发对珍贵档案讯息资源的伤害。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对讯息参数库内储存的相关价值性数据依照运作权限范围实施规范化的内容分类及加密处理，须精细处置好讯息档案资料的保管和运用的关系，不但须消除只求稳定、不思创新的保守思想，还应防范随意变更、没有规则的马虎思想。
3 采用公文制发的方式
　　档案是由公文逐渐发展转化而来的。所以，公文制发的质量，就会对以后的档案的质量产生重要的影响。这就需要我们在公文制发的时候，应该认真遵从正规化及精准化的模式展开制发工作，进而大幅度提升档案资料管理品质，促使档案资料管理过程可以更加精准化及正规化。第一，需真正实现档案材料所用的纸张及格式的完整匹配，也就是说要使纸张和质量相一致，而且其格式必须统一，完美遵照国家的统一控制基准。第二，须审查在编制发布公文的过程中是否满足正规的操作程序，公文材料的样式及其内容是否属实。第三，须确保编制公文材料的字迹规范清晰，使用规定的文种。这样，才能够使日后的档案资料管控过程能够真正实现规范化和标准化。
4 实施“以我为主”的立卷归档原则即为推进档案工作标准化、规范化的关键环节
　　其总体任务是达到检索运用简洁化、案卷规整化以及应用价值的最高化的档案保管目标。使用“以我为主”的立卷归档原则，全宗的完整性要注意有效地维护。为使档案完整，在归档工作中把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，既要注意归档文件防止散失，同时又要分清主次，掌握重点。
5 提高人事档案管理人员的综合素质
　　事业单位人事档案管理工作在很大程度上都会取决于管理人员的专业素质和道德素质，其承担的责任是非常重要的。所以，想要加强事业单位人事档案管理工作的信息化、规范化和标准化，就需要不断地加强档案管理人员的专业素质，要注重培训，提高其专业技能。同时，还需要进行适当的思想道德教育，使其具有一定的政治觉悟，形成一定的管理意识。

怎么做好企业人事档案管理

导语：随着市场经济的快速发展，企业竞争日趋激烈，而企业间的竞争归根结底是人才与技术层面的竞争。拥有了人才便拥有了较强的竞争力，这使更多的企业单位越来越重视人力资源管理工作。

一、人事档案的概念及特点

人事档案是人事管理活动中形成的，关于个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处分等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。员工出国出境、计算工龄、工作流动、晋升职务、转正定级、职称申报、办理各种社会保险等都需要使用个人档案。其主要特点有：

1.全面性

人事档案收存员工的履历、考核材料、入党入团、奖励、处分、任免、工资、职称评审、继续教育等各方面的文件材料。它是员工个人信息的储存库，全面反映了员工全貌。

2.现实性

由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事部门正确使用人才、合理解决职务晋升、职称评定、工资变动等一系列问题的重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

3.真实性

这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务和有用参考。

4.动态性

人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，并要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

5.流动性

人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用。在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一定时间内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

6.机密性

人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等等。因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

二、人事档案的重要性

1.为企业提供员工真实可靠的信息

企业要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握有关每个员工的一些最真实最全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案，能了解到每个员工的历史和工作经历，从而为企业的选人、用人提供有价值的参考信息，最大程度上避免信息不对称引起的人事管理的无效或低效。

2.为企业提供重要的决策依据

人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。如专业技术职务晋升和聘用、选派技术人才挂职锻炼、任期考核等等，关系着员工的晋升和奖惩，决定着企业对不同员工该采取什么样的培训方法，给予多少的薪金等决策。而员工考核、考察需要有大量的档案记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的科学化、合理化。

3.可以优化人力资源的合理配置

人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。现代化的人事档案管理手段可以实现人力资源信息的共享，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源在一定范围内得到最佳的配置。

三、目前人事档案管理工作中存在的问题

1.思想上不够重视

由于人事档案管理工作是一项内部性、保密性很强的工作，平时工作不引人注目、默默无闻，许多一线员工甚至不清楚人事档案管理工作是怎么回事。企业领导人事档案概念淡化，思想上重视不够。一是因为客观上人才流动越来越频繁，人事档案中反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，对企业选才、识才用处不大。

二是因为人事档案中个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历层出不穷，而失真的信息导致人事部门无法正确评估职工。因此领导在招聘、录用人员时不注重调档、查阅档案，久而久之也忽视了企业内部的人事档案管理工作，认为人事档案工作就是保管的`事务性工作，不是单位的主要业务，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。领导的不够重视也直接影响到人事档案管理人员思想上重视不够，平时的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差错即可。

2.硬件设施不到位

缺乏专门的人事档案室，部分企业人事档案和文书档案、技术档案一起存放，甚至混淆存放，部分企业直接把人事档案存放在行政、人事办公室，安全、保密措施不到位。档案柜、档案盒以及各种人事档案管理设备陈旧，很难满足人事管理日常工作要求。

3.管理人员不专业

很多企业并未设置专门的人事档案管理人员，而是由办公室或人事部门工作人员兼任。他们往往缺乏专业知识，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，对档案材料的收集力度不够，人事档案的全面性、动态性难以保障，严重影响了人事档案管理工作。

4.管理手段落后

传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，往往出现人、档不在同一个城市的现象。人力资源管理部门要想查阅一个人的档案，就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。 　　四、人事档案管理改革的措施

1.提高认识，加强领导

单位领导应高度重视人事档案管理工作，真正把人事档案工作作为人事部门的一项重要基础性工作来抓。支持人事部门对人事档案工作的投入和创新。建立与完善适合本部门质量考核体系，对工作进行量化与考核，出台相应的奖惩制度，激发人事档案工作人员工作积极性和创造性。促进人事档案管理向标准化、科学化迈进。

加大投入，进一步夯实档案基础工作。确保人事档案工作经费落实到位，特别是对人事档案的档案保管和档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，按标准按要求建设好规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

2.完善人事档案管理规章制度

建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，规范人事档案管理流程，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证档案管理规范有序。

对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上;档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料，确保归档材料规范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取“重点收集与普通收集相结合”、“集中收集和经常性收集相结合”、“上门收集”等方式，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。

对于员工入职的基本信息以及工作经验的真实性，人事部门一定要进行核对。可以采用电话访问的方式，也可以查询相关的社保记录或者离职手续等等。对于在职员工的档案资料，管理人员一定要及时记录归档保存，并定期进行核对，对于不真实的，可以通过询问本人或者周边同事等方式尽可能补全。

3.提高人员素质，配置专职人员，落实人员待遇

随着时代的发展，社会的变化，科技的创新，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。管理人员再也不是以前那种只管整理、查询的档案人，而应该是既懂档案专业知识又会运用现代化方式管理的复合型人才。因此要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的专业人员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，定期参加业务知识培训，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。

4.加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。一是实行现代化管理。充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。二是实行开放式的管理。

一方面建立员工工作业绩档案，及时将员工的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点事件中的表现记录在案。

另一方面建立干部专业技术能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料，真实、准确、完整、立体地反映干部的情况，以提高决策效率，提高干部档案的使用效率。

如何提高基层单位人事档案管理水平

如何提高基层单位人事档案管理水平
建立完善的档案管理体制
对于档案管理工作来说，它主要是建立在运行机制的基础之上的。从管理方面来剖析，进行档案管理工作应该根据我国相关的法律法规的规定进行，重视管理的宏观把握，加强档案管理的科学化管理，从而有效的提高工作效率。在此过程中，应该加强各个部门积极配合，将档案管理工作认真落实下去，同时，还要对档案管理工作进行探究，构建健全的管理机制，重视采用工作的责任制，将责任落实到每一个人头上，认真落实专人专岗制度，从而构建一个健全合理的审核制度。通过这样进行档案管理工作能够有效的调动工作人员的工作积极性，鼓舞工作人员的工作士气，从而使档案管理工作变得更加标准化和规范化，避免工作中出现玩忽职守的现象。除此之外，一些上级领导应该重视档案管理工作的重要性，加大对各个部门档案管理工作的管理和监督力度，提高工作审核的质量，从而使档案管理工作顺利的进行，构建一个科学化的管理机制。
加快档案管理信息化建设
所谓的信息化档案管理，就是利用比较现代化的信息技术将一些档案管理资料和信息进行统一化的管理、归类、处理和保存，是国家档案管理总局进行统一制定和规划的一种形式，通过档案管理工作能够实现资源的共享，从而为社会提供更加便捷和优质的信息服务，从而实现科学化的档案管理，实现现代化的档案管理。在档案管理过程中，通过信息化的管理不仅能够有效的提高工作效率，还能够有效的落实科学化的管理工作，使档案管理工作跟上时代的步伐，实现现代化的管理进程以满足现代化社会飞速发展的需要。同时，单位应该加大对档案管理工作的投资，不断增添新的硬件设施，从而拥有现代化多样化的档案载体。除此之外，在管理过程中应该构建一个完善的管理机制，构建一个信息关系网络，建设一个专门的档案管理室，逐渐建立电子档案，并利用现代化的电子通讯技术进行信息之间的交流和传递，从而在构建档案管理工作中进行科学化、自动化的管理。
促进档案管理标准化建设
在档案管理过程中，为了实现科学的档案管理工作，就应该将档案管理资料进行标准化的管理，改善档案管理和保存的环境和条件，加强档案管理设施的保养和维修。在此过程中，单位应该建立一个专门的档案保存室，并招聘专门的保管工作人员将这些档案资料进行妥善的保管，从而有效的提高管理的工作效率。所以，在档案管理中应该摆脱传统管理模式的束缚，改变过去陈旧的管理思想观念，不断提升档案的监督力度，同时，在监督过程中应该在第一时间将档案的开发与管理工作进行有针对性的审核，在保证正确进行档案管理工作的同时努力做到最好。除此之外，档案管理部门还应该相应的构建一个健全的档案评估机制，积极引用比较先进的档案管理硬件设施，采用现代化的管理模式，从而实现档案管理的科学化，保证今后档案管理工作的质量和水平。
提高档案管理人员的综合素质
档案管理工作事实上属于一种持续性非常强的一项工作，这就要求管理工作人员具备较强的专业素质。随着社会的飞速发展，人才市场对人才的要求也越来越高，各个档案管理单位要求人才不仅要具备一般的档案管理基础知识，还应该使上岗人员具备现代化的管理能力，从而为现代化的科学化档案管理奠定基础。在进行科学化的档案管理的时候，就应该要求工作人员具备较强的工作能力和较高的素质，具备现代化的管理思想，这对于档案管理工作的未来发展意义深远。

如何才能做好档案的管理

档案管理工作做得如何，是衡量单位工作业绩与管理水平的重要尺度，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。为进一步促进单位科学发展提供了第一手资料。以下是我整理的如何才能做好档案管理的相关内容，大家一起来看看吧。

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案就是完成了书面工作处理程序，将接收的信息和所记叙的内容进行备案的历史工作文件。因此书面方式的公文的准备工作是档案工作的第一步，要规范的处理公文，细致的审查公文，公文形成的过程要严格把关，这是把档案管理工作做好所需的基础。

公文的草案拟制是公文形成所需的一个重要环节，有了大致的计划方向才能更好的进行下一步，不同单位的草案拟制部门各不相同，有些单位的公文草案拟制是由相关办公室统一拟制，有些则是由相关的部门先立草案然后递交给办公室负责印制。但各个部门公文起草人员的水平和质量有一定差异，对于公文拟制所需的要求理解分析不一致，可能会导致拟制的文件质量上不尽人意。主要存在着以下几个问题：

1、体裁使用不正确，比如请示公文和报告公文没有明确区分;一份公文却请示多个事件;没有按照规则运动文种。

2、一些公文的附件标识不明确，一些公文有附件，没有在规定的地方作出任何标识，也没有在公文附件的名称前标注出详细的序号，整个公文的行文程序混乱。

3、公文主题标注不明确，不便查阅。

4、公文中没用规范的使用数字。

以上情况，对于公文转变成档案的立卷和归档有着较大影响。因此，负责公文起草拟制的工作人员，有责任和义务对各个部门的公文进行查看，仔细审核，尤其是一些关键的字、句、词要严格把关，在有问题的情况下，要尽快通知提供公文初稿的单位，告知对方具体情况，将出现错误的地方及时协商解决。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

在将公文相关事务处理结束之后，便可以将公文进行保存，并把公文的类别进行整理和分类，将其中内容不重要和普通的另外保存，不能丢弃。如果遇到涉及到重要内容的公文，例如涉及单位的重大开会、重大事件以及单位要求保存的公文，这类公文就需要明确标注，以备随时查阅。要做好这项工作，务必要遵守以下几个条件：

1、对于这项档案整理工作，需要有清晰的认知，要把管理档案工作做好，就要把公文的管理规范熟知，才能将公文员工作真正融合，还要提前对所负责部门的档案翻查，掌握所有档案信息，保证档案有高质量，以防档案重复，使档案管理更便捷、科学。

2、作为档案工作人员，必须要有职业责任感，对工作也要有较强的学习能力，将档案记载在大脑中，对每一份档案都要认真细心，对每一份档案都做出正确的评价。将档案工作生活化、日常化。

3、作为公文文秘要时常学习新的专业知识，及不断提高自身的职业素质。公文工作员的档案工作是一项比较专业带有技术性的工作，在日常中要加强学习档案方面的知识，随身携带相关的专业书籍，时常范围，做到在工作中积累经验，在工作中加强学习。这样才能较高的工作效率。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

档案管理部门在文公分类入档的时候，需要先检查形成公文的前期材料，在过程中，需要翻阅其他附属资料，如果发现公文前期资料中有没入档的附件要向相关部门或单位催要，过程中发现同一公文中有个别公文没有按照规定时间交还的，要跟踪回收，坚决不能让公文档案长时间的的停留在他人的手中，这不但可能会对档案造型损坏、遗失，也会因为时间过长而遗忘档案的收归，对档案管理工作带来重大的失误。所以在档案管理的工作中，要不断的复查过去的历史进程，对档案流向掌握清晰，在过程中，需要注意以下几个方面：

1、档案整理工作必须从平时做起

对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2档案整理工作应注重细节

对于单位的文件以及领导签发后，一定要及时的将所有的文件资料收集完整，按照资料的内容顺序，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。这档案管理工作入档以前需要做的必须事件，过程务必不能有所遗漏，否公文档案不完整，会给后期的查阅工作带来误导，影响整个档案管理的完整性。

档案的管理工作的良好运作，不仅对单位管理层对单位情况能够随时调查翻阅，了解单位目前的大致情况以外，还能给单位调整政策带来依据，为单位改革提供历史数据;也是向社会各界证明其单位优越成绩的证明，和其他的方面的合作的基础。

做好档案的管理工作不仅仅是对于单位有益，对于整个社会档案管理工作也具有进步性。在我国现目前不断的发展的背景之下，不断对档案管理手段进行创新，以更创新、更方便的方式整理单位档案，可以全面的反应单位的整体情况。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

一个档案管理的工作人员，需要不断的积累经验，对于不断遇到的难题要积极的向上级部门或者同事请教，不能够随意的凭借自己主观随意把档案归类，需要结合实际情况对档案和调查的资料相结合，也可以有创造性的进行归档，但切记要根据相关规范来处理。在工作期间，档案管理人员要不断强化自身的责任意识感，建立良好的职业精神。迅速的接纳新兴信息，扩宽知识面，将知识经验融入到档案管理的工作中。

五、结语

档案管理工作是我国政府、企业良好长远发展的重要一环，是为了让我国现在的档案管理工作更加的完善，提高档案管理工作人员的工作水平及素质，加强档案管理员对于档案管理工作的热情和责任感，全心身的投入到档案管理的工作之中。使得档案管理更加科学规范化，更好的完成与各部门的工作配合，提高整个工作流程效率，减少繁琐的环节，为政府、企业发展形成良性循环。

高速公路的运营不仅对高速公路的建设负责，还对高速公路的管理以及维护负责，因此，高速公路系统单位需要动用到大量的人力物力资源，在运营管理规模不断扩大的过程中，也面临着大量的人事变动。高速公路系统人事档案管理对系统内人力资源开发以及人才政策制订方面提供依据，具有非常重要价值。

1.高速公路系统人事档案管理概述

人事档案是以个人为单位根据人员的自身情况、个人经历和思想道德表现等情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。是系统全面考察人员和管理、使用人才的重要参考依据。人事档案对高速公路系统单位人力资源管理工作的发展、人事改革和调动等行政工作的开展都是极为重要的。我们有必要对高速公路系统人事档案管理工作进行分析和总结，提出更多有利于人事档案工作发展的建议，使人事档案管理工作能够更好地发挥其对系统内其他部门工作的辅助作用。

2.目前高速公路人事档案管理中的问题

2.1 档案管理的信息化程度低

高速公路系统人事档案管理的信息化程度低，是高速公路系统单位人事档案管理中最主要的问题。在信息化时代，无论是人事档案查阅、调动，还是应用，都离不开网络，但高速公路系统内人事档案管理尚不能满足信息化档案应用的要求，使得档案管理工作本身的效率大大降低。

2.2 档案管理工作人员素质不足

在现代企业管理中，人本管理是最主要的.思路，这就意味着，高速公路系统单位各项工作都应该遵从“以人为本”的理念。但档案管理工作并没有完全体现出“以人为本”的特征，员工调取档案步骤繁琐、档案服务性较差，主要是因为档案管理工作人员素质不足造成的，这也是高速公路系统单位人事档案管理中亟待解决的问题。

2.3 档案管理制度不完善

高速公路系统单位人事档案管理中存在着档案工作积极性不足，档案调用程序复杂、档案利用率不高的问题，同时，还有许多人事档案因为格式不一致需要重新整理，加大了档案工作的难度。究其根本原因，在于档案管理制度不完善，现行的档案管理制度并没有对档案管理工作人员的绩效考核、薪酬待遇等方面建立一套规范的人事档案管理体制的标准。

3. 做好人事档案工作的策略

3.1 加强人事档案信息化建设

高速公路系统单位人事档案管理技术落后是导致档案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的档案管理方式是必要的。信息化的档案管理方式既能保证档案信息的快速获取，也可以有效提高档案的安全性。要实现全面的信息化档案管理，首先需要增加对档案管理的资金投入，购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施，如最基本的办公室常用设备，打印机、扫描仪、电脑等，档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备;其次，应该制定档案管理信息化的战略，包括建立人事档案数据库、档案工作软件的应用、系统单位档案库与政府档案库的联网、系统内各部门之间的档案联网等，并真正实施这些信息化管理战略，设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。

3.2 提高档案工作人员的职业素质

提高档案工作人员的职业素质，是提高高速公路系统人事档案工作效率的必要途径之一。首先，应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率;其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行;最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。

3.3 完善档案管理制度

进一步完善档案管理制度。首先，高速公路系统单位应该就人事档案的类型进行严格的标准格式制定，要求系统内各部门按照人事档案的标准格式提供纸质档案和电子档案，以此减轻档案工作人员的工作压力;其次，系统单位应该就档案工作人员的岗位职能和岗位责任制定明确的岗位说明书，并对人事档案工作人员制定相应的、合理的绩效考评制度，保证在绩效考评制度之下，人事档案工作人员能够根据工作的积极性不同、责任心发挥的程度不同、对档案工作的贡献不同得到不同的薪酬待遇，只有这样，才能对档案工作人员起到有效的激励。

4. 结语

综上所述，高速公路系统单位人事档案工作对本单位各项事务发展都起到重要的辅助作用，而目前系统内人事档案管理还存在管理方法不够先进、档案工作人员职业能力不足、档案管理制度不完善的问题。高速公路系统单位应该根据自身人事档案管理的现状进行一系列的改革，使档案工作真正达到高效、有用，体现出其对高速公路运营发展的服务作用。