坚守匠心本色 当好企业管家——中国中化集团公司档案工作侧记

　　在最新公布的15家档案工作标杆央企名单中，中国中化集团公司（以下简称中化集团）榜上有名，在此之前，中化集团档案工作已连续3年获评A级。中化集团成立于1950年，前身为中国化工进出口总公司，历史上曾为中国最大的外贸企业，现为国务院国资委监管的国有重要骨干企业。

　　20世纪90年代末以来，中化集团深入推进战略转型和管理变革，逐渐从一家传统外贸企业发展成为具有较强市场竞争力和影响力的跨国企业集团，已连续11年、3个任期在国务院国资委业绩考核中被评为A级，2015年名列《财富》全球500强的105位。档案，真实记录了中化集团60多年的改革发展历程，是企业生存发展的核心资源和重要资产。中化集团档案工作在文化传承、服务中心、防控风险、维护权益等方面发挥了重要作用，为企业加快创新发展、推动产业结构调整等提供了强有力支撑。

　　一纸档案追回4亿元

　　分管档案工作的集团办公厅副主任张兴华在接受采访时，回顾了企业发展历程。在公司成立后的很长一段历史时期，承担着为国家进口紧缺物资、支援生产建设、出口创汇的政治任务。由于掌握着国家赋予的相关业务国内独家代理权，中化公司发展迅速，20世纪70年代，中化公司已成为国际贸易界举足轻重的石油化工品贸易商。但到了90年代末，随着国家进出口经营权的放开以及政策性垄断资源逐步丧失，中化传统外贸经营模式基础发生了根本性动摇。

　　1998年，在亚洲金融危机影响加剧、国家石油和化肥经营体制发生重大变化的背景下，公司长期扩张积累的矛盾集中暴露，引发了严重的支付危机，企业业务一度停滞，濒临破产。面对危机，中化集团主动出击，积极自救，开始了求生存、求发展、求再造的第二次创业。通过市场化理念的引入和大刀阔斧的调整，企业经营面貌发生了极大改观，公司一些下属企业乱投资、乱担保、乱放账的三乱现象得到彻底遏制。为避免国有资产流失，中化集团专门成立资产管理机构对不良资产进行清欠。在此过程中，档案作为原始凭证，为企业应对法律诉讼，维护企业权益提供了有力支撑。

　　张兴华向记者讲述了几个真实故事。在国家进行外贸体制改革之前，外贸企业与内贸企业之间业务的结算以约定俗成的记账方式开展。在1998年外贸体制改革以后，贸易结算需要支付真金白银，而与中化集团长期保持业务往来的某公司从1994年至1998年间共拖欠货款总额近4亿元，因数次追讨无果，中化一纸诉状将该公司告上法庭。在长期的拉锯式谈判交涉、调查取证中，由于提供了翔实完整的贸易往来单据、财务账目等档案作为有力证据，经过法院裁决，中化集团最终追回了全部欠款。

　　不良债务是许多企业不愿面对的头疼问题。中化丹东王忠（化名）案也是一起典型的欠款事件，1993年至1998年间，王忠以多家公司名义与中化丹东合作经营，签订多个协议，累计从中化丹东借款达4000余万元，经过多年追讨，欠款仍高达1188万元。面对老赖，档案部门积极配合案件调查，帮助调阅相关业务档案、财务档案，经过3年多艰苦细致的工作，最终于2015年1月，被告一次性偿付中化欠款1188万元，至此这一长达22年之久、带有欺诈性质的欠账死案以超出预期的结果收官，也从侧面体现出档案人作为企业一员，积极配合相关工作，坚决捍卫企业权益的责任与担当。

　　以信息化倒逼档案管理创新

　　2009年，面对全球金融危机带来的挑战和机遇，中化集团以整体重组改制为契机，发出了第三次创业的战略号召，推动中化踏上了新征程。在进入关键发展阶段时，公司领导对档案工作非常重视，多次要求档案工作要融入中心、服务发展。为逐步强化全系统档案管理，近年来公司加大档案投入，提供必要的财力、物力和人力支持，全公司按照统一领导，分级管理的原则，初步建立了涵盖集团总部到二、三级经营单位的档案管理体系，培育了一支拥有百余人的专兼职档案人员队伍，进一步规范档案工作流程和工作标准，有力确保了档案工作的顺利开展。2012年，集团出资统一建设中化集团数字档案馆，以档案数字化形成倒逼机制，推进全集团档案工作的标准化、规范化、精细化管理水平不断提升。2016年初，由档案部门组织开展的中化记忆工程在全集团涉及生产、研发、经营等众多精益项目中脱颖而出，获评精益明星项目。

　　张兴华说：由于种种原因，企业的部分历史档案，如文书、业务等重要档案散落在经办业务的人员手中，为了填补历史空白，我们组织各个所属企业对这部分历史档案进行集中清缴整理，查漏补缺。目前，仅集团层面针对海外关闭机构、财务档案、文书档案等通过抢救性清理就达5万件之多。信息化带来的另一个成效是档案资源得到高效利用。集团所属的100多家企业通过互联互通的档案管理系统平台，能够实现对300多万条、数十万亿字节原文信息的快速访问和查阅，档案信息资产、知识资产的价值属性得到最大化体现。

　　近两年，在中央巡视组、国资委、审计署等开展的专项重点检查过程中，档案部门与相关部门通力合作，往往能在较短时间内调阅出所需材料并第一时间送到检查组手中，多次圆满完成迎检配合工作。这些成绩的取得，不仅是对中化集团近年来下大气力做好档案工作的一次次实战检验，更是集团档案规范管理的最好证明。档案信息化、规范化与标准化管理给企业带来了实实在在的回报，逐步改变了公司以往只顾抓经营，忽视不直接产生经济效益的档案工作的工作思路，在管理层乃至每名普通员工的心中，档案意识正悄然落地生根。

　　慢工细作崇尚精益求精

　　档案工作是非常基础的工作，反映一个企业真实的基础管理水平，因此绝对马虎不得，这也是中化集团多年推行精益管理理念的现实要求。在中化集团第三次创业的过程中，全面引入了精益管理理念，精益文化渗透在档案工作的方方面面。

　　档案工作是一个良心活，管好档案才能干好业务。档案人首先要学会当好企业的大管家，了解家底才能管好家，更要以精益求精、止于至善的工匠精神扎实做好档案工作的各项环节。张兴华的一席话，真切地将企业的精益文化思路融入了自己对档案工作的认识当中。集团总部从2015年开始对近10年形成的档案进行全面规范化整理，要求总部及所属企业按照统一的规范标准，对不合规的地方做出重新调整。比如，规范装订方式、明确著录信息、优化装具等等。档案人员只有以不容瑕疵、不揉沙子的精神把每个细节做到极致，才能经得起时间和历史的检验。

　　在维护企业形象和提升竞争力的过程中，中化档案人一次次亮剑，很好地践行了档案工作对历史负责、为现实服务、替未来着想的价值追求，收获了满满的职业自豪感。

　　张兴华告诉记者：在中化集团下属的远东宏信国际租赁公司，设备租赁合同档案管理嵌入业务流程，实行前端控制，合同在签署前需要由档案人员审核盖章；舟山国家石油储备基地是中化集团承建的4个国家燃油储备基地之一，该公司档案管理全部纳入工程建设项目管理，是省级项目档案管理优秀单位；在泉州石化炼油项目中，没有档案人员的签字盖章，工程无法进行决算围绕企业的战略发展目标，我们下一步除了要做好按需提供好档案利用外，还要积极做好编研工作，深挖档案的价值，从中梳理中化集团参与我国外贸体制改革等经济领域重大事件的脉络，为企业发展总结经验性规律，主动为领导层决策提供定制化的档案信息推送服务等。让档案资产变成活的信息，更好地为企业经营管理活动服务，创造更大的价值，针对不断呈几何数字递增的档案信息大数据开发，我们的想象空间巨大。