纸质文件整理

纸质文件的整理方法：

装订是纸质文件整理的基础环节，通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

常见的装订方式有：

01

线装法

线装法是以棉线作为装订材料，对文件进行固定的方式。线装法主要有“三孔一线”装订和直角装订。“三孔一线”装订是一种传统的装订方法，是立卷档案普遍采用的装订方式。这种装订方法同样被应用于较厚的归档文件的装订，一般在文件左侧装订。直角装订是指通过手工使用棉线在文件左上角缝制出直角形状，以此固定文件，一般用于较薄文件的装订。

02

变形材料装订法

变形材料装订是指以金属等易变形材料为装订材料，通过装订材料变形对文件进行加固的方法。常见的变形材料装订法是不锈钢订书钉装订。不锈钢订书钉装订采用不锈钢订书钉作为装订材料，可以根据文件页数多少选择不同规格的订书钉，一般厚度的文件均可用此法在文件左上角进行装订。

在进行装订方式选择时，要考虑归档文件的保管期限和是否进馆等因素，永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。因线装法使用的棉线与纸质档案在材料上类似，从档案保护的角度看，线装是最利于档案长期保存的一种装订方式。

页数较少的归档文件，可以使用直角装订，文件较厚的，则要使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照永久保管的归档文件装订要求执行。其他定期保管的归档文件，装订方式可参照永久保管的执行，也可以使用不锈钢订书钉等装订，但应保证装订材料符合保管期限内的耐久性需求。

如何整理家里的纸质文件？

纸类文件的特点是很薄，很多纸类文件还很小，比如我们随手带回家的广告，名片，优惠券，正是因为这些东西完全不占地方，所以每次带回家之后，都会被我们自觉地扔进抽屉里或者盒子里、篮子里囤积着，你也不以为然。

可是时间久了，当他们越积越多，占用的空间也越来越大，你就会发现它们变成了大问题，收拾起来很费劲。这个时候你就需要严格地对这些材料进行筛选，留下你需要使用的和可能用到的，对于那些早已遗忘的和根本不需要要的将其通通丢弃。

拜读了麻理惠老师关于纸类文件整理的技巧，我昨天闲暇之余也将家中堆积了几年的纸类文件进行了一番整理。一轮整理下来还是颇有心得，这里将自己的总结的适合国人的纸类文件整理方法与大家分享。

首先，结合中国人的生活习惯，我们家里的纸类文件一般主要包括这么这种：

[if !supportLists]一、             [endif]重要文件类：这类文件主要包括你的房子，车子，保险等文件，还有就是你学生时代的证书，以及你的孩子的证书，这些东西不管你是不是喜欢，它都应该是你必须好好保存的重要文件。另外还有一些例如户口本、银行卡、市民卡、医保卡、购物卡、会员卡等，也应该归为这一类，他们都是很重要的文件类，只是后者是属于重要文件中的常用类，所以，应该和前者区别对待。对于不常用的重要文件，可以用不同的文件袋分别存放，然后再文件袋上贴上标签，存放在抽屉或者箱子里，需要的时候在拿出来；而对于常用的重要文件，可以找一个大小合适的收纳筐，将它们统一收纳于便于拿取的地方，需要的时候随手拿起，用完回到家之后又放回原位，这样就不会因为着急出门办事而找不到重要文件而烦躁。

[if !supportLists]二、             [endif]待处理文件：我们每个人家里应该都有数量巨大的待处理文件。主要包括：一些未开启的信件、超市的优惠券、广告纸、淘宝购物的清单、温馨提示扫码领红包、好评返现等中国特色的小卡片、一些家用电器的说明书、保修卡、旅游景点的门票、地图、银行业务的回执单、各种费用的收据单、发票单、医院检查化验的报告单、取药单、学生时代收到的生日卡、明信片、信件、童年时候的老照片、同学录等等。我想上面提到的这些东西应该是每个家庭都存在的。对于这些东西，很多人都把他们存放在家里，你会发现，大多数东西也许你几年甚至几十年都没有去触碰过。那么对于这些东西，到底应该怎么处理。我想说的是，你要做一个认真的筛选，虽然这件事情会花费你很多的时间，但是却很值得，也是必须要去做的。有些人可能觉得这东西占不了家里的多少空间，也没有那个闲时间去整理，但是，空间是一点点整理出来的，如果你不清理东西，不这样一点点地整合空间，那么空间只会越来越小，相反，如果你将空间一点点的整合之后就会发现，家里一下子清通了许多。另外对于有没有时间做家务整理这个事情，我觉得肯定有，只是你愿意不愿意，不要拿忙来当借口，只要你还有拍照发圈的时间，只要你还有出去吃饭聚会的时间，只要你还有看电视追剧的时间，只要你还有玩手机刷抖音的时间，你就完全有整理家务的时间。不需要为自己的懒惰和安逸找借口。

那么下面说重点，我们该如何整理这些待处理文件。你需要准备几样东西：垃圾篓、文件袋，标签贴、文件盒。接下来我们就可以开始筛选。这是一个考验毅力很耐心的过程，当然也是一个最重要的过程。

[if !supportLists]1、 [endif]可以直接丢弃的文件：广告纸，其实一般我们都不需要带回家，收到广告纸之后如果这对这类广告毫无兴趣，可以直接丢弃，如果有你感兴趣的部分，可以快速浏览一下，然后将可能用到的地方手机拍照，广告纸可以直接丢弃；对于淘宝的购物清单和扫码红包、好评返现也是一样的道理，如果你有记账的习惯，那么收到清单之后回到家第一时间完成记账，清单即可丢弃，如果你热衷于扫码红包和好评返现，那么也请尽快完成相关操作，然后将其丢弃，如果你对于这些其实并没有习惯，那么根本不必将其保留，清单快速确认无误后即可丢弃。对于信件，我们则需要认真筛选，如果只是一些通知类的日常信件，那么在读取有效内容之后即可丢弃，如果是重要信件，那么就妥善收藏保存。

[if !supportLists]2、 [endif]根据时效决定取舍的文件：对于家用电器的说明书、保修卡、各种费用的收据、发票、医院的检查报告，汽车保险等，我们需要做一个时间期限的筛选，首先对于每种文件的实效都不一样，所以，根据日期来决定取舍。家电说明书主要是看是否还有需要，往往来说，新家电买回家之后，我们都是稍微看一下说明书，但是对于一些常用家电，其实安装师傅一般都会向我们简单介绍使用方法，所以这一类说明书基本是没有用的，我们很多时候只是习惯性地将它们妥善保存，但是回过头想想，有几本说明书是你经常回去翻看的，肯定微乎其微吧。另外就是如果这台家电在你家里已经使用了3-5年以上了，那么这样的说明完全可以不需要考虑直接丢弃，你再去翻看它的可能性几乎为零。保修卡和收据发票是一样的道理，假设一台家电的保修时间为3年或者5年，那么一旦过了这个时间，这些票据也就完全没有了价值，可以直接丢弃。医院的检查报告我们往往会一张张的卡在病历本里很多人都有这样的经历，有时候拿出病历本来，还没有翻开，里面卡着这一打化验单、票据就全部散落一地，于是赶紧去捡。你认真想过没有，这些东西真的有用吗？对于化验单而言，一般的有效期限就是1个月到1年之间，因为人的身体是很复杂的，变化也很快，所以，很久以前的化验单是不可能作为你下次看病的依据的，完全没有必要留下。至于收据，如果你是需要报销的话，这些收据就应该用专用的文件袋妥善保存，如果不需要作为报销凭证，那么直接丢弃即可。对于优惠券更是看日期说话的，优惠券往往都有有效期，过了有效期的优惠券当然是直接扔掉，而那些还未使用的优惠券，如果是可能需要的就暂时保留，如果是和自己的喜好无关的那么可以选择送人或丢弃。汽车保险也是1年的有效期，过了有效期的汽车保险资料就可以销毁。这些东西都完全没有收藏的意义。放在家里，只是占空间而已。

[if !supportLists]三、             [endif]根据兴趣爱好决定取舍的文件：这一类文件主要包括名片和各种其它卡，我们很多时候都会收到一些有用无用的名片，对于这类东西，我们也是需要一个认真筛选的过程。如果这张名片上的人你根本毫无印象，而且他所从事的业务与你没有半毛钱关系，那么这种名片可以直接丢弃。如果名片上的人你虽然不认识，但是他所从事的业务可能会与你有关，或者与家人和家庭生活有关，那么选择保留。如果名片上的人你很熟，那么最简单不过，把他存进你的通讯录，名片可以直接扔掉。然后是一些其它的卡片，这里主要包括多余的银行卡、信用卡、会员卡等等，对于这些卡，不外乎两种情况，一种是公司单位群开的信用卡、银行卡，你从未使用和激活过，那么请确认无效后剪碎丢弃。现在很多会员卡都是用手机号注册的，所以，往往不需要实体卡，所以一些过期的老会员卡、或是一些你已经不再光顾的会员卡都可以剪碎丢弃，留下它们只是浪费空间。

最后，对于学生时代收到的生日卡、明信片、信件、童年时候的老照片、同学录等。这些充满回忆的东西，我们往往看到的时候都会带着一些心情，所以我建议留到最后整理，这样可以在前面完成了令人头疼的整理之后放松心情，经过前面一系列文件的筛选和整理，到了这一类文件的时候，我们一般都会感觉有些疲惫，力不从心，而将这类型文件放在最后做整理，可以一边整理一边感受当时的心境，说不定还能发现一些许久以前的美好。一般来说，这类物品我们主要是需要做一个详细的分类和归档，然后用合适的收纳盒或者文件袋妥善保存。无论这些东西是让你开心的还是伤心的，我觉得都应该留下。除非有一些特别的文件，你觉得已经没有了意义，那么可以选择丢弃。另外还有一部分文件也属于这一类，主要包括旅游景点的门票和地图。对于这一类，可以根据你的喜好来决定取舍，当然，对于那些游乐场、附近公园的门票，因为你常去，并无纪念意义，可以舍弃，而对于一部分重要的景点，也许你一辈子也就去这一次，或者你特别喜欢的景点，再或者是很精致的门票选择收藏。

完成了以上的筛选之后，其实我们的整理工作也就接近收尾，这时候只需要最后一个步骤。丢弃的东西扔进垃圾篓，把需要留下的东西分类之后装进文件袋或者收纳盒，然后贴上标签，再分成常用的和收藏的两类，常用的放在可移动文件盒内，方便拿取；收藏的妥善存放到抽屉或者收纳盒。这样，我们的纸类文件就整理完成。接下来，你只要继续遵循我们上面提到的筛选原则，做到不把无用的文件带回家，及时处理带回家的等待性文件，妥善保管重要文件和收藏类文件，做到这三点，你家里的纸类文件就能一直保持一个最佳状态。

纸质版文件有什么好的归纳方法？

一窝多年做人事的经验来说，首先要把纸质文件按照文件的类别分类，每类越细越好。用便签子写清楚这类分类的意义和用途，然后用订书机定好，如果你的分类越细，那么理论上应该是每一类都纸比较少的。如果订书机定不了很多的话，可以考虑用不同颜色的回形针，按事情的轻重缓急来分类标明。最后要记得的事情就是一定要经常清理文件，已经可以尘封锁在抽屉的文件就不要放在常用的文件夹里面了。

纸质文本的整理

原始地质资料的前期整理，其实是档案学上的地质科技文件材料整理，整理好后，由单位负责人、课题(或项目)负责人、报告编写人、制图人、审核人、成果验收意见书的验收组长等相关责任人签字，编写单位盖章后进入下一步工作程序。

地质科技文件材料的整理，先要对收集来的或者是课题积累的地质科技文件材料进行检查。一是检查材料是否齐全，二是检查材料上的审签手续是否齐备，三是检查材料更改程序是否到位。

(一)检查齐全

检查地质科技文件是否收集齐全，有三个看点：

第一，一项地质工程施工结束或一个地质研究课题收题，全过程产生的地质科技文件材料或收集来作为课题研究依据性的材料，检查一下：是否都被收集来了。

第二，工程项目完工或课题结题验收终审结束，以这个时间点为基准来衡量收集来的地质科技文件材料是否齐全。近几年地质科技文件材料齐全还有一种例外情况：如一口钻井施工全部工程完成后，当时收集整理科技文件材料时有钻井、测井、录井、固井、测试、化验分析的工程实施的全部文件材料，可以说是“齐全”了。但两年后技术人员认为有必要对这口井重新测试并实际施工，形成的二次测试文件材料，这在当年整理时是不可预测的。于是学术界有人提出科技文件的渐全性。用“渐全性”思维去处理两年后二次测试的材料，归位到相同井号的保管单位里就很容易理解了。

第三，地质科技文件材料是否齐全，衡量的标准还有合同。标准的工程合同模板里，应该规定有要求施工方上交地质资料的清单，并经过验收合格后，方能清算完所有工程款。委托的研究课题也应有委托合同，研究课题结束，研究报告及其他地质资料必须通过委托方验收与评审，方能结清研究经费。原本地质资料前期整理，可以依据合同，评价一项工程或一个研究课题交来的地质科技文件材料的齐全性。对照合同有欠缺的，承担工程项目方或从事研究课题方必须补齐或说明不能补齐的原因，如部分施工作业取消或变更等。

(二)检查审签

地质工程项目或地质科技研究课题工作过程，要经过一系列严格的审批和签署手续的。体现工作成果的“地质报告”撰写人要签章、审核人要签字、合同双方要签章、项目验收人要签字、项目负责人要签章、项目技术负责人要签章、图件绘制责任表中的相关人员都要签字。

地质研究、矿产勘探开发企事业单位的现代管理中，质量管理渗透到每个工作环节上，因此审批签署是地质科技文件材料编制要求的重内容。这些文件材料是否经过审批签署，能显示出文件材料的可靠性，体现出文件材料是否具有法律效应。

在整理科技文件材料时，要逐件检查科技文件材料上的审签栏。

图件一般经过绘制、校核、审核人员的签字过程；

文字报告一般需要有项目负责人、报告撰写人、技术负责人、单位负责人在扉页上的确认和签字。

工程施工地质报告或研究报告要经过验收组的审查，审查组长签字，还有验收单位盖章等手续。

有单位已经使用了电脑和源头数据采集，一线形成的科技文件材料是以数据形式存在于数据仓库，表格中也有值班人栏目或电子签字。这同样需要打印出一份纸质文本，再经过纸质文本的核查、审批、签章等程序。

电子文本也有相关的固定签字形式和电子印章。

(三)检查更改

地质学科是实践性很强的学科，在地质工作与矿产勘探开发工作中，从实践到认识，从认识到实践往往是在经过多次反复中的不断提升过程。人们对地下情况的认识是经过无数次探索逐步了解的。如地质钻井工程设计，往往是在地球物理勘探资料、历史上该区块已有钻井等地质资料分析的基础上确定具体新井位的，在实际钻井施工中碰到客观情况，有时无法继续作业时不更改设计方案，或出现施工成本无法满足设计成本要求时，出现了设计上的变化；无论是地质研究还是矿产勘探是讲究成本与效益的，原勘探研究定下的方向，因某种技术突破或新设备的运用，证明没有必要再坚持按原方向再研究下去，出现该课题研究中止或更改情况。这种修改变更是很平常的事。作为记录地质矿产勘探开发工作的地质科技文件材料当然也是随之变化的。

地质科技文件材料的更改，必须在前期整理工作中完成。它涉及更改权、更改程序、更改方式方法等问题。伴随地质研究或矿产勘探开发工作实践情况，为了适时应变和随机现场处理，生产施工决策会因情况不同而因时而动、因情而变。一般的施工设计会有几种预案。变动后的设计、变化后的措施，造成地质科技文件材料会有不断更改、修正和补充，它的记录才会不断完善，达到完整、准确、系统。这里涉及地质工程施工、地质勘探开发研究课题更改、补充材料的整理等。

更改需要相关权限部门发出“工程施工更改通知单”、“临时更改通知单”、“研究项目中止通知”、“课题中止通知”等。通常是签约甲方权力部门以文件形式发出书面通知要求更改，地质研究或矿产勘探设计、工程队伍按更改程序进行。

更改权限。地质工程设计的更改，是在接到更改通知书后，由原设计部门更改设计，施工部门根据更改了的工程设计做好生产施工和记录。

施工部门在实际施工中遇到特殊情况难以继续施工时，也可以主动地提出“设计更改”请示，提出具体更改建议供设计部门参考；有时甲方技术权威与决策人员在现场指挥施工，根据现场实际情况做出处置(如施工现场安全决策处置等)，事后应补充更改手续，由现场指挥与决策人员签字。

地质勘探研究课题的更改，是课题设计组或项目管理部的权限，课题研究组只是执行更改。课题中止研究，课题组要根据要求写出研究情况总结。有时是部分更改，执行部门只需按更改通知，按程序做出相应更改或调整。

单位将纸质文件分类管理的好处

便于保存查找。
文件分类，可以是自己的工作效率得到极大提高，优化自身工作习惯。远离脏乱差，回归干净、整洁、清爽。这应该是文件分类的最直接收效。文件分类，可以让你随时，最快速，最简单的找到自己需要的资源。让做事变的更有效。文件分类，正是精细管理中的一个重要环节，符合管理规范，为日常工作的开展奠定良好的习惯基础。当然，传统的文件整理方式，是数字化尚未普及时代的被迫选择。

纸质档案管理的原则

纸质档案管理的原则

按件整理归档文件虽然存在手工管理时检索和清点较为困难等弊端，但在信息化管理日渐普及的当下，以件为单位进行整理的方法符合“简化整理，深化检索”的原则，降低了档案工作人员掌握和操作的难度，以下我为大家整理了纸质档案管理的原则的详细内容，希望对大家有所帮助！

1、归档档案遵循文件形成的规律，保持文件之间的联系。

文档、档案、电子文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的形成规律和特点。《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为机关公文办理提供了统一的规范和标准。遵循档案形成规律，对归档整理，能够大限度减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。档案在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的互相关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。利用好这些联系，既能更好地反映机关主要工作活动，也便于日后的检索和利用。

2、档案整理做好价值区分，便于保管和利用。

文档、档案的价值是由它的内容及其对组织单位工作的作用决定。就一个机关文件的价值而言，不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都要永久保存。从分类开始，就将不同保管期限的文件区分开来，针对性地开展，也为后续工作打下基础。便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标。

3、文档、档案一体化管理机制

文档一体化管理机制，是一项比较新的档案归档整理原则。在信息化条件下，归档文件整理必须统筹考虑传统的纸质文件和电子文件的`整理要求，避免因二者整理的基本原则、基本方法不同而带来诸多问题。解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果。因而，合理规划归档文件整理流程，尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际就显得尤为重要。

4、保证纸质、电子文件协调统一

在纸质文件与电子文件并行的情况下，保证二者的协调统一是目前进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者的协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作，在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体；其次要结合本单位情况，确定是以纸质文件还是以电子文件整理为主，再依次确定整理的策略和方法，保证二者整理的协调一致。