浅谈档案的收集与整理工作

(一) 做好档案收集工作。
1、为防止文件传阅过程中遗失，当文件送达承办人时，承办人须签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。
2、定期收集各部门档案，部门助理、秘书，负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印，再把复印件送交承办人的方法。
3、在交接过程中全面清理资料，对散落在个人手头上的资料，由各部门档案责任人负责，追缴资料，确保档案收集即齐全又完整，避免资料遗失。
(二)制定合理的分类方案。
1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。
2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类。
3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。
(三)认真做好日常档案管理。
各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐。
(四)加强档案管理工作的学习。
恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有计划、有措施、有成效，熟练自身业务。保证档案完整，提高档案利用效率。

浅谈怎样做好档案管理工作

　1.档案的归档原则一般是文书处理部门立卷归档。意思就是这些文件资料的产生部门自己立卷整理，然后统一交到档案部门集中统一管理。这样的好处是专业的部门整理自己的文件资料比较系统、条理，也比较熟悉文件产生的来龙去脉。将各部门所有的文件零散收集来让你档案员一个人整理是不现实的，因为你不可能对每个岗位都了如指掌。
　　2.档案分类一般可根据文件资料类型，如文书、科技、实物等类别来分，也可根据产生机构来分。你们公司的文件资料可以在文书——科技——实物等大类别下再按部门分类，每个部门产生的文件是一个整体，交到你这里来。
　　3.不知你们单位大不大，要是不大的单位，没必要每个生产部门单独编号了，可以统一编档号。档案可以按照年度——保管期限——序号来编。如2009——永久——1，就是2009年的永久第1卷或件，序号可以整个公司编一个大流水，也可每个部门重新编号。
　　4.这些是整理的大概步骤。还要著目，就是编目录。你可以下载一些档案的案卷目录表、全引目录表、归档文件目录等按照格式统一填写。这个很多资料上都有，你也可以自制。目录与每卷或件档案的标题、日期、责任者等要一一对应，不然不好检索。
　　整理好、编完目录，就可以提供利用了。这些是大体步骤，其实档案工作很简单，按照我说的大概摸索一段时间，你就会掌握的。还可以去你们那所在的政府机关档案馆，去看看实体如何进行也可。

浅谈如何做好收费站文书档案的整理工作

一、档案的收集要全面 档案的收集是档案整理的第一步，档案资料的齐全与否直接影响着整体档案的利用价值。因此，这就要求档案员在收集档案时一定要面面俱到，对上级来文以及站内发文、会议记录、年度荣誉录、人员信息、职工培训、安全检查、责任状等本站产生的档案资料都要收集齐全。为了防止档案资料的丢失，最好采取统一收集的形式，可在新一年的年初对所有日常档案盒内的档案资料进行清理，同时对各部门的档案资料进行收集，统一更新替换，确保档案资料的齐全。 二、档案的分类要合理 档案的分类是档案整理中的关键一步，档案的分类是否合理不但直接关系到档案保管的便利与否，还直接决定着档案工作的成效。由于收费站部门设置比较单一，目前比较普遍采用的是年度——问题分类法，即同一年度同一保管期限内将相同问题的文件资料放到一起。这时，有两点要提起注意： 一是保管期限的分类。保管期限的分类是档案分类的开始，要严格按照本单位档案资料保管期限标准进行，对于永久和长期保存的文件分类要特别慎重，不确定的文件最好实行“就长不就短”的原则，以防因档案资料使用时因存放时间过短已被销毁无法查询。保管期限的分类标准应形成常态化，逐年对应，以便于查找。 二是同一保管期限下不同类文件的分类与排列。在同一保管期限内，首先应确定责任单位，将同一责任单位的文件放到一起，然后在相同责任单位下将相同类问题的文件放到一起，随后按照重要程度对不同类的问题进行排列。对于收费站来说，最好将与收费工作相关的问题放在最前方，随后是安全、行政、人事、党群、其他等。值得一提的是，所有保管期限下可以都按照此顺序进行排列，不但便于分类，还可以大大提高检索效率，提高档案的利用率。 三、档案的整理要规范 确定了档案的保管期限和分类顺序后，就进入档案的装订、打号目录录入、扫描和装盒环节。这个环节相对来说比较简单，但越是简单就越容易出错，因此一定要做到认真、仔细。就拿装订文件来说，对页数较多的档案应实行三孔一线装订法，少于三页的可直接用固体胶粘到一起。装订时一定要注意每份文件的针孔间距、页边距要一样，否则装订出来会不太美观。打号也同样如此，打号时数字及各刻章要配套使用，大小相同，油墨均匀，从而使所有文件都统一、整洁、规范；录入目录时要注意错别字和录入项目的完整，扫描文件时要及时修补电子文件的外观，装盒时要放入备考表，对可以互见的文件进行标注，以备查询。 总之，文书档案的整理是一项非常艰巨而重要的工作，要做好此项工作，还要求档案人员要具备高度的责任心、单位领导重视档案工作、建立健全完善的档案管理制度、加强档案的日常检查等，这样才可以切实提高文书档案的利用效果，切实发挥档案的作用，实现档案的保存价值。

怎样做好档案的收集和归档

一、规范公文处理，把好公文形成关
档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：
1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等
2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。
3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。
4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。
二、档案整理工作，从公文的评估分类做起
公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：
1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。
2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。
3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。
三、完善公文材料，做好档案收集工作
文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：
1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。
2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
四、善于交流，接受新信息，达到资源共享
作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。
总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。目前我项目部档案装备还比较落后，正在向电子归档、微机检索过渡，这一项新的工作给我提供了更多的学习机会。我深信，只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。