档案数字化统计表

本期主编：橙子

话不多说，进入正题了！

（1）纸质档案数字化需要相应的设备和场所，数字化处理场所应具有足够的空间和合理的布局，并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。

（2）数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质。如果可以配置服务器、 备份设备、数码相机等则更好。

（3）数字处理工作还需要相应的软件系统支持，如操作系统、文件管理软件、扫描程序、录音软件、备份软件、杀毒软件等。 确保数字处理工作的安全和保障 。

要先将扫描仪连接到计算机，安装驱动程序和扫描软件后即可使用。工作人员应能掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。

扫描动作并不复杂，就是把纸质文件放入扫描仪，扫描，把文件取出扫描仪。

在扫描之前，我们必须设置扫描模式、扫描颜色模式、扫描分辨率和图像存储格式。

目前有手持式扫描仪、平板扫描仪、鼓式扫描仪、高射扫描仪、大幅面扫描仪、 胶片扫描仪等。根据需要和档案的纸张质量进行选择。

颜色常常又和图像存储格式相关联，彩色图像通常以JPG格式存储，如果以TIFF格式存储，占用空间比较大；

扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数，通常的规定分辨率在300dpi以上。 具体要根据以上参数的确定，再进行亮度、对比度的微调。

标准要求扫描图像尽可能反映文件的原貌，但在扫描过程中，由于文件纸张宽度、纸张粗糙度、字迹散乱、颜色不均匀等因素。

在这些情况下，需要进行图像处理操作，一般需要通过专门 的图像处理软件来实现。它要能够实现图像拼接、图像去污、修剪、旋转、校正等图像处理，确保图像完整、正确 。

检查员必须掌握纸质文件数字化处理的标准要求，检查人员要尽职尽责，要求做到100%检查，并且合格率应达到100%。

检查的事项有图像是否清晰、画质是否色彩失真、图像是否倾斜、图像上是否有阴影或黑点，图片大小和格式是否符合规定等。

使用数字文件的方法基本上是通过目录搜索数据，要仔细的检查目录能否与图像和数字 复印一一对应，检查合格率应为100%，发现问题时，必须重新修改完善。

将通过检查的数据可以离线保存。应根据数字档案管理系统的设计模板建立包括图像文件命名方法在内的存储结构，并 尽可能完整地描述相关文档 。

包括人员登记表、数字化处理文件登记表、统计表、质量检查表、编码描述文件、数据描述等。

这是扫描和处理工作完成之前的最后一项。将档案数字化的成果移交档案管理部门，移交内容由档案管理部门规定。

交接过程包括交接前的验收和办理交接手续。 交接手续时经双方盖章确认后方才生效。

这期就说到这里，欢迎在评论区留下你的看法，觉得有用可以分享给身边的人，我们下期再见。

如何做好纸质档案数字化工作

如何做好纸质档案数字化工作

随着社会信息化的迅速发展，很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。接下来由我为大家整理出如何做好纸质档案数字化工作，希望大家喜欢！

一、扫描加工前阶段

这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段，是该项工作的起步阶段也是关键阶段，本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

1、纸质档案的准备。

许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感，希望尽早把工作完成，这是好事，但不能盲目推进，在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段，必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描，那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则，整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作，确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范，同时要注意有些档案需要进行拆除装订物，修整页面，修补褪变、破损档案等工作，才能进行数字化加工。

2、基础设施的准备。

纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所，数字化加工场所应空间充足，布局合理，有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质（如磁带、磁盘、光盘等），有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等，数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，来保障数字化加工工作安全有保障。

3、人员的准备。

档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求，做好工作计划，确定工作形式（自主加工或业务外包），制定实施方案，成立档案数字化工作领导小组，工作人员要求责任心强，细心细致，能够严格把好质量关，实行数字化加工过程的全流程管理。

4、管理制度的完善。

科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展，纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等，要做好这项工作，应从这几个方面制定相应的制度，如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等，并在纸质档案数字化工作过程严格执行，确保档案的安全和工作的有机衔接。

二、扫描加工中阶段

这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段，是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法，充分掌握合格图像的标准要求。

1、掌握标准要求。

做好工作标准先行，纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准，也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描，图像按档案排列顺序依次扫描，每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应，每一件档案图像首页应含有归档章，各页有正确的页码标识，每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯，图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

2、掌握操作方法。

在未实现完全电子化办公情况下，纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的，要做好此项工作，操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

扫描操作：档案扫描仪与计算机连接，安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂，就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描，在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等，应根据需要和档案的纸张质量进行选择，有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描，而色彩往往又与图像存储格式关联，彩色图像通常存储的格式为JPG，若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的`重要参数，规范中规定最低为200dpi，要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

图像处理：规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌，但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响，可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题，出现这些情况就需要进行图像处理操作，一般需要采用专门的图像处理软件来实现，一般可以采用PS软件，也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件，能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作，使图像完整、整洁、端正。

三、扫描加工后阶段

一批档案扫描完，在移交档案管理部门前，还有一些工作要做，包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作，每项工作依次衔接完成。

1、图像检查。

数字化加工的成果好不好，在数字档案利用过程中会得到检验，但是作为加工工作来说，不能等到利用时发现问题再回过头来修改，就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题，这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求，然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责，在可能的情况下实现100%的检查，最低不能低于10%，对抽检到的内容要达到100%的合格率，一旦发现问题，必须进行修改，该处理的处理，该重扫的重扫，该补扫的补扫，并要进一步扩大检查范围，再检查完善。

2、数据对接检查。

目前，利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据，因此目录与图像及数字化副本能否一一对应，也是检查的重要内容，检查率应为100%，如果发现问题，必须重新修改完善。

3、数据存储。

在前两步骤没有问题的前提下，就可以将数据进行脱机存储，目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质，存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等，其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立，而相关文件说明要尽可能地齐全，包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等，建立起完整的项目档案元数据。

4、数据移交。

这是扫描加工工作完成前的最后一项内容，将前期工作成果向档案管理部门移交，移交的内容由档案管理部门规定，移交过程包括移交前的验收和办理交接手续，此验收由档案管理部门来验收，验收合格则进行下一步——办理交接手续，如果验收不合格，那么说明前期的工作还存在问题，需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后，标明此次工作即圆满完成。

档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一，这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心，但只要掌握具体规范，并在工作中积极总结经验，都能够把这项工作很好地完成。

档案管理系统怎么操作

档案管理系统怎么操作

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。以下是我为大家整理档案管理系统怎么操作相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

档案管理系统怎么操作

其中，会博通综合档案管理系统提供涵盖档案的收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定等全生命周期的自动化管理：

系统特色：

1、会博通提供和现实一致的综合档案管理

会博通可根据组织的实际需要，进行档案管理架构的自定义，以便于形成符合组织个性化需要的档案管理分类。任何自定义分类结构的`最底层分类则是会博通的档案定义，可以理解为现实的一个档案盒或者装订好的案卷，可存放按卷归档的案卷和按件归档的文件，并可利用示意图真实还原档案存放位置。

2、档案管理与利用授权

管理员可在定义好的档案分类下，在组织架构中选择对象（个人、部门等）授权，定义的是对象可以访问的密级，以及可对这些密级文件进行的操作行为，授权项目包括增、改、删、阅、下载等权限，会博通的特点是可以区分阅读条目或内容的权限，以及区分自己创建与他人创建的档案的权限。

3、归档与录入

会博通提供提供针对实体档案条目信息、实体档案数字化、预归档、协同化归档等档案采集功能，包括扫描新建、批量对应导入/上传、归档编辑、流程化归档等，用户可根据自己的需要灵活使用。

4、档案搜索与利用

会博通提供按权限匹配搜索结果的搜索平台，有权限阅读的档案，可直接阅读电子文档，如果只能看到条目，因工作需要借阅原件或电子文档、或需要复印打印文件，都可以发起借用流程，并且，整个借用与归还过程，可全面实现流程化、无纸化；对于纯线下的借阅行为，提供借阅与归还功能，和图书馆借、还操作类似，还可实现批量借阅与归还，同时统计借阅情况相关数据。

会博通还提供了搜索的通用接口，用于将会博通的工作搜索嵌入需要搜索和查阅档案的其他系统，为其它系统提供档案知识支持。

5、物联网化的档案管理

会博通将物联网技术引入了档案管理，支持各种常用码制的条形码（包括二维码）和电子标签，满足查找、借用、传阅、搜索、盘点等需要。

6、档案统计

提供各种档案管理所需的统计功能，包括综合统计、档案工作汇总表、数字档案统计表、档案年度分布统计表、档案保管期限分布统计表、档案密级分布统计表、档案电子文档类型统计表、档案整理个人工作量统计表等。

档案管理数字化的如何实现

要实现档案管理的数字化，最关键的动作就在于需要将纸质的档案，例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中，而要实现这个动作，一是需要有关硬件，二是需要电脑软件。有关硬件即电脑设备、扫描设备、数码相机等，电脑软件即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理软件，例如“万能档案-收发文及档案管理软件”。

档案管理数字化软件怎么导出excel

导出excel很简单，先进入万能档案管理软件查询窗体，左侧有个“操作”菜单，点开它，就会发现有个导出excel有表格了，点击就可以导出了。