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文书及档案整理

来源: 2023-01-25

文书及档案整理

文书档案整理工作包括哪些内容

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。接下来有我为大家整理出文书档案整理工作包括哪些内容,希望大家喜欢!

文书档案整理工作包括哪些内容

文书档案的整理工作主要包括分类、立卷、排列和编目。

(1) 分类。分类的一般方法是按照文件材料产生的 时间或来源、内容、形式等进行分类。

(2) 立卷。立卷的主要依据是文件材料的问题特 征、时间特征、名称特征、作者特征、通信特征和地区 特征。

(3) 排列案卷排列较为常用的方法是依据其所反 映的工作上的联系或问题进行排列。

(4) 编目。编目的类型基本有两种,一种是综合目 录,一种是分册目录。分册目录又可按类别或保管期限 来编制。

文书档案

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

文书及档案整理

由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性,使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。

也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称,还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用,有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。

拓展延续

如何做好文书档案管理工作

一、优化文书档案管理制度

传统的文书档案管理制度存在着一定问题,在下一发展阶段都有待提高。文书档案的管理仅仅利用以时间为分界线来进行大量档案的管理存放,这种方式虽然简单易行,但由于所需整理存放的文书档案数量过多,这样进行分类太过于笼统化,使日后的查找存在着十分大的困难。所以在日后的文书档案管理要进行细致分类,先以时间为大的分界线将档案大致的分出,再根据事件的类型进一步分类,最终使所有的文书档案有序的得到存放。在以往的文史档案管理人员管理制度中只是规定所有人员的'工作内容与注意事项,没有对所有的工作项目进行人员数量的分配,导致有些工作项目中所用的工作人员过多,造成人才资源的浪费。在对文书管理人员进行管理优化时,就要合理的裁减与增添各项工作的负责人员,使每一项工作都能高效地进行,每名文书档案管理工作者都各司其职。

二、培养管理人员的学习能力

在新时代的引领下,对所有工作者的学习能力都有很高的要求,所以文书档案管理人员的学习能力也要进行合理的培养。过去对文书档案管理人员的要求,只是能够将所需要进行分类的文书档案进行系统的分类就可以,所有的工作人员能够做好自己本职工作就算是合格。但现今社会中想要更好的发展,就要进行不断的学习,只有学习才能使人提高工作能力和对事物的分析能力。因此现在的文书档案管理工作者,在工作过程中要对新事物不断的学习,所有的文书档案管理工作者要对文书档案有相当的了解,这种深层次的了解将有助于工作的顺利进行。对现代化技术手段的学习也应十分重视,所有的工作者都需要学习现代化的技术,这些技术将在日后的工作过程中得到应用。

三、利用现代化技术进行文案管理工作

所谓的现代化技术最多的指对网络的应用,网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术,它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中,将使文书档案的整理与分析更加精准化,减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台,一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到,使我国文书档案工作更加顺利的进行。

分类方法:

文书及档案整理

1)保管期限——年度分类法,即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类。

2)保管期限——年度——问题分类法,即先将应归档文件材料按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下按按问题分类。

3)问题——年度——保管期限分类法,即先将归档文件按问题分类,每个问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类。

4)年度——保管期限分类法,即先将归档文件按年度分类,每个年度下按保管期限分类。

5)年度——组织机构——保管期限分类法,此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类,其次按照各个部门分类,最后按保管期限分类。

保管

我国档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

销毁

1)制定保管期限表;

2)制定销毁档案的审批制度;

3)制定销毁档案的监销制度。

编制

按照各个全宗分别编制。每一清册一式两份,一份报批,一份留存。

文书档案整理归档流程与方法

1、整理与事件相关的所有资料,将资料按顺序编写页码。为了防止其中的某些资料丢失,在编写页码时可采用“共*页,第x页的编号方式。

2、编写完页码之后,将统一事件相关的所有资料扫描后压缩成一个压缩包,在电脑里建立一个专门的文件夹,进行备份。

3、用Excel表格建立资料台账,包含资料的所有文件名称、主要内容概要、权利义务范围、期限等主要内容。

4、按顺序将所有资料排列好,按照单位要求的标准格式进行文件装订。

5、将装订好的档案资料装入专门的档案袋中,在档案袋的封皮上编号,注明资料名称、整理入袋日期、整理人等信息。

文书档案如何整理与编目?

  文书档案整理与编目方法如下:
  档案整理的基本方法有两种:
  1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷,就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。
  2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,转发件与被转发件为一件,正件与附件作为一件,原件与复制件作为一件,来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案,其基本保管单位是件。
  二、文书材料的整理
  文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。
  (一)以案卷为单位整理
  以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。
  1、分类
  按照立档单位的档案分类方案,在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上,将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开:
  (1)分年度:将文书材料按其形成或针对的年度分开。
  (2)分保管期限:根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表,将文书材料按不同的保管期限分开。
  (3)分内容(1、分类别:将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。2、分问题:将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。
  2、 组合(卷)
  组合的基本要求:以问题为主,兼顾其它特征,使文书材料之间的联系紧密,分级适当,问题单一,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。
  
  3、 编目
  (1)卷内文书材料排列
  卷内文书材料排列前,要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。
  排列时,一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时,批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;案件材料(诉讼档案除外)中结论性材料在前,依据性材料在后。
  (2)编页号与盖档号章
  卷内文书材料排列完毕后,要在文书材料中有字迹和图表的页面,一页编一个号,即页号。页号的位置,正面在右上角,反面在左上角。
  整卷装订的案卷,如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起,应在第一份文书材料首页的右上方,加盖档号章。档号章的式样如图1所示;单份装订的案卷,应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是:
  全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
  目录号:对每一本案卷目录的编号。
  案卷号:对每一个案卷所的编号。
  件号:对案卷中每一份文书材料的编号。
    

如何整理文书档案?急急急!

用新方法整理文书档案
文书档案整理的新方法实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式.然而不管是何种方式,档案始终不能背离利用,整理,保护的原则,
种方式能取得更好的效果,就应该选择哪种方式来进行管理.
传统的文书立卷方法(即案卷级立卷方法)是建国以来延用前苏联的档案整理方法[1].建国之初,前苏联在列宁领导下制订了一系列关于档案方面的政策法令,为我们新中国档案制度的建立提供了借鉴.我们曾聘请一批批苏联档案学专家来我国传授档案学知识与档案管理经验,也派出很多人到前苏联学习档案工作的知识和经验.经过数代档案管理者理论与实践的结合,形成了案卷级立卷方法.在那个历史背景下,采用这种方法,使我们国家得以保护了大量的档案,这是值得肯定的,但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理,它在分类组卷, 整理装订和检索利用等方面明显出现繁琐,复杂和效率低的缺点,给档案人员带来了相当大的困难,业务部门也难以掌握.为了更科学地管理好文书档案,国家档案局于2000年修订了"归档文件整理规则" (DA/T22-2000),中国科学院也于2006年4月下发了"文书档案建档规范"(ZKY/B002-4-2006),在这些规定中,明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律,以"件"为单位进行整理.
我所从2003年开始用新方法整理文书档案,下面我谈一下自己利用新方法整理文书档案的过程,与大家探讨交流一下.
文书档案经过立卷部门初步立卷后,于次年的六月前移交到综合档案室.
文书档案自实行
规则后,必须重新制定档号,我所档号构成如下:
档号=档案代号+年度+保管期限+(分类号+顺序号)
举例:
一,分类调卷
我所文书档案的分类方案是按问题分类,即综合管理类,综合统计类,规章制度类,党群纪检类,人事教育类,科研管理类,外事管理类,技条基建后勤管理类,安全保密类,公司管理类十大类,能够涵括我所所有事务活动.有些单位是按部门分类,这样产生的后果是如果部门进行调整,工作性质有交叉后,不利于档案分类的连续性.
将兼职档案员所立案卷认真检查,按分类方案比对调整后,再按我所文书档案保管期限表对每一类中的档案保管期限进行调整.
二,装订
一般按一份文件为一件进行装订,批复和请示可装订为一件,若太厚也可分为两件,同样,正文和附件,正本与草稿,来文与复文都可视情况分别装订.不过在文件排序时就应相对集中放在一处,若是完成立档工作后才归来的文件也可放在最后,不必改动前面的档号.
在装订方式上,可用不锈钢订书钉装订,若过厚,才采用三针法线装.
三,加盖档号章,编页码
在每一件的右上角加盖文书档案档号专用章,填写其中内容,内容包括全宗号,年度,室编件号,机构或问题(分类号),保管期限,馆编件号六项,这里着重是室编件号的填写,室编件号一定要从不同分类,不同保管期限的最低一级顺序从"1"开始标号,比如永久保管综合管理类档案有10件,那么就从"001"编至 "010",长期保管综合管理类有档案10件,那么又从"001"编至"010",这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入,而不影响前后其它档案的档案号.
逐件从"1"编页码.
四,录入
将文件目录以"件"的方式录入计算机,以便查询.
五,档案盒
根据不同分类不同保管期限的档案厚度选择相应的档案盒,原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内,但某一分类档案过少时也可多个分类的档案放入同一盒内,在盒脊处"机构(问题)"栏处相应地标明多个分类号.
六,备考表
将备考表填写好后放入每盒的最后页.
经过上述五个步骤,一年的文书档案就整理完毕了,显而易见,新方法整理档案有如下优点:
1.整理方便快捷.每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底,拟写50字以内的案卷标题,用线装订的时间,档案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案,而不必因为利用一件而借出一卷,利于档案的保密.
3.充分利用档案室保存空间.取消了案卷封面封底,而且可以多个分类档案放入同一卷盒中,这样充分利用了档案盒的空间,进而节约了档案室的保存空间,随着日后档案的增加,这一优势会更加明显.
4.容易调卷.分类错误或档案进馆时,档案存在调卷的问题,案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦,而且容易破坏档案,而调整件盒级组卷时,就只须改变一下排列件号,相对容易了许多.
5.查阅方便.在计算机中输入关键词进行查询,更为快捷直观.
缺点:新方法要求将档号章直接盖在档案上,这个做法我认为有些不妥,值得探讨!
参考文献:
⑴ 邢培华,孟宪霞.《试析我国的档案创新》,
<a href=" " target="_blank"> </a> NewsID=425
W2005・永久-0201
顺序号,表示2005年度保管期限为永久的综合统计类的第1件
分类号,表示综合统计类
保管期限
2005年度
文书档案代号

文员应该如何进行档案的收集和整理?

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