医院档案信息化建设的思考

妇幼保健档案管理【1】

摘 要：档案管理工作的重要性随着妇幼保健事业的日益发展变得越来越重要，保健院只有自我反省，努力改革，才能提高妇幼保健院的档案管理质量。

所以，医院应该紧紧围绕新时期妇幼卫生工作的特点和要求，提升保健院的档案管理意识，加强档案管理制度的建设，提高管理人员的素质，在工作中投入高度的责任感和耐心，促进档案管理事业发展，为妇幼保健机构的档案管理工作发展打好基础。

本文首先分析了妇幼保健档案管理的重要性，然后针对其中存在的问题提出了自己的一些看法。

关键词：妇幼保健院;档案;管理

妇幼保健院的档案管理工作是妇幼保健院信息资源开发事业发展的重要保障，更是保健院长期积累的经验财富。

对妇幼保健院的各项工作落实、疾病预防以及部署策略工作都有着巨大的作用。

但是受到传统思想的影响，很多保健院对档案管理工作都不够理解，也不够重视，导致其管理制度非常不健全，管理人员的能力也相对不足，与医院的发展和管理目标也不相适应，这已经严重的影响到了医院对信息资源的利用，这种现状必须得到改变。

1 妇幼保健档案管理的重要性

档案信息是妇幼保健工作管理的一种重要工具和手段。

随着社会主义市场经济的快速发展，妇幼保健工作也逐步推向了全社会。

合理、有效的管理和利用妇幼保健档案信息，对优化妇幼保健卫生资源配置，积极参与市场竞争有着重要的意义，也已成为一个县级妇幼保健机构健康发展的重要条件。

妇幼保健工作是一项综合科学实践活动，正确的、合理的决策往往需要准确可靠的信息作为前提。

随着科学的进步和医学模式的转变，妇幼保健的形式和内容也得到了相应的改变。

健全业务档案是建立良好的卫生信息系统的重要环节，也是妇幼保健工作所产生的每项信息都能得到合理而有序的组合，有利于传递、存储和查阅。

做好妇幼保健档案管理工作，还可以适时将医院的信息和资料进行总结，利用已有信息为医院作出科学的决策，为医院的发展提供可行性的指导。

2 妇幼保健档案管理中普遍存在的问题

2.1 管理制度不健全

部分县级保健院对于自身的发展目标和工作目的认识不足，由于缺乏健全的管理制度， 导致档案管理工作混乱，既浪费了资源，又达不到预期效果，在医院中权责不明、推诿、拖延等现象屡见不鲜。

比如说在档案管理规定中，应该由部门将自己的档案进行整理，这样档案员收集得到的资料应该都是归档、整理好的资料，但实际情况并不是这样的，部门一般没有人会特别注意档案管理工作，而是将和档案相关的一些资料直接交给档案收集员，由档案收集员来一一处理。

由于档案管理人员并不是对每一个部门的工作都十分熟悉，所以整理的内容也可能存在偏差、遗漏等，不能很好地反映出部门的基本情况，还原各部门的工作原貌，就会为以后的查阅工作增添很多麻烦。

2.2 管理人员能力欠佳

管理人员的能力在妇幼保健院的档案管理工作中占有重要地位，但是由于部分档案管理人员的管理意识差，工作责任感不够，导致医院的工作资料和信息保存都不完整，特别是在一些县级保健院，由于缺乏专业性的工作人员，经常临时招聘一些兼职来处理档案的管理工作，这些人员缺乏对管理系统的认识，或者说根本没有档案意识，更无法掌握专业的技巧，档案管理的一塌糊涂。

在一定程度上导致了妇幼保健院在立卷过程中存在资料欠缺、登记与实际不相符等问题的发生。

或者是一些管理人员虽然有足够的专业技术，但是只专注于自身的工作，对于其他的资料则不管不问，管理人员之间缺乏有效的沟通，缺乏责任感，这些都已成为制约保健院档案管理工作发展和完善的重要因素。

3 如何加强妇幼保健院的档案管理工作

3.1 加强对档案管理的重视

档案管理在妇幼保健院起着举足轻重的作用，文书档案管理是妇幼保健工作的重要组成部分。

但是很多保健院都认为档案管理没什么技术含量，是谁都可以做好的，首先这种观点就是错误的。

妇幼保健院的档案管理工作具有较强的技术性和管理性，工作涉及的范围很大，种类繁多，分类复杂。

负责管理的员工必须要经过专业的培训，用统一的标准和要求来对档案进行管理。

部门也要制定相关的管理制度来规范整个管理工作，在结合本地信息的前提下，认真将保健院的档案进行收集、整理、存储、编目等等，确保资料的真实性和条理性，以便于日后的查阅。

档案管理的水平可以显示一个单位的发展水平，同时也是为其他工作做好铺垫，所以保健院一定要加强对档案管理工作的重视。

3.2 制定有效的档案管理制度

制定有效的档案管理制度，可以提升部门工作人员的工作效率，也可以为部门人员的工作提供一定的理论依据，明确部门和个人的工作目标，权责统一，管理有序，使妇幼工作人员的档案管理工作能够具有针对性和操作性，避免由于管理的不完整而造成的数据缺失、资料遗漏等现象。

制定合理有效的档案管理制度既可以减少人力劳动，又可以节约成本，还可以提高外界对于保健院数据的可信度，为以后的查阅和检测打下良好的基础，实现档案信息资源社会共享，真可谓是一举多得的好办法。

同时，档案管理制度的设定要符合医院的发展，具有一定的合理性和可行性，奖惩有度，调度合理，才能进一步强化信息管理系统，提高档案管理工作的效率。

3.3 加强对档案管理人员的培训

要想确保档案管理工作高效有序的完成，负责管理档案人员的素质就非常重要，信息数据具有非常高的严谨性和复杂性，首先管理档案人员要有一定的数据信息整理能力，然后还要富有责任心才能够准确才有可能做好收集、整理、归档等工作。

医院可以通过外派参观、培训等方式来提高妇幼保健院的档案管理水平，积极发挥妇幼保健人员的专业知识，并加强妇幼保健工作人员对自己工作的理解，认识到自己工作的重要性，充分调动妇幼保健院档案管理工作人员的工作积极性，认真细致的完成日常监测数据和文件的收集、整理、归档和管理工作，以便日后查阅。

参考文献

[1]葛成霞，张文春.浅议妇幼保健文书档案管理工作的缺陷及改进对策.中国保健营养.2012(16)

[2]李祯，古丽扎·艾合买提.浅议妇幼保健档案的管理.疾病预防控制通报，2009(3)

[3]李长卿.县级妇幼保健院的管理与发展.中国妇幼保健，2011(20)

妇幼保健所的档案管理信息化【2】

摘要：为了适应社会信息化的发展，妇幼保健所档案信息化建设也成为了一种必然的趋势，同时，这也是提高发展妇幼保健服务水平的必然要求。

如何加强档案的管理工作，保证档案的安全、准确、完整，提高档案信息应用的水平，成为了摆在妇幼保健所面前的新任务。

本文针对妇幼保健所档案信息化建设的情况作了初步的分析和探讨。

关键词：妇幼保健所; 档案管理;信息化建设

档案信息化就是指利用现代信息技术，对档案信息进行收集、管理以及信息化利用等。

对于档案的信息化建设，涉及到了信息存储的数字化以及管理收集的网络化等等方面，因此是一项较为庞大的工程。

当前，卫生防病形式愈加严峻，如何利用信息化手段实现妇幼保健各项管理工作的高效运行，并将档案资源变为争取业务效益的一项优势，这是妇幼保健所面临的新课题。

这都成为了摆在我们面前亟待解决的问题。

一、妇幼保健所档案信息化建设中存在的问题

1、缺乏统一管理。

目前，各个保健机构的档案信息化建设还不均衡，并且缺少一个统一的网络化协调机构。

这就使得档案资源共享受到了限制。

此外，由于对档案的管理和软硬件标准上都不能统一，虽然在单机状态下使用时还没有遇到什么大的问题，但是一旦建立覆盖面较广的集成系统，那么在安全性以及功能性上都会寻在很多的问题，不能满足用户的需要。

这也是限制了档案信息化发展和建设的重要因素之一。

2、档案的安全性问题。

从目前的档案的组织程序以及技术标准上来看，有很大的安全隐患。

这是因为，信息网络是一个开放性的资源，深入到各个领域，一旦管理不善，就会造成档案丢失或者泄露。

究其原因，主要有以下几点：

(1)技术问题。

现在无论是黑客的恶意攻击还是各种电脑病毒，都能够侵入档案系统，这几大的威胁到了档案信息的安全。

(2)人为因素。

一些档案管理人员的安全意识不够，责任心不强，没有对发布的信息作认真的审查;其次是缺乏计算机网络安全知识，操作不规范，没有及时的对数据进行备份处理，致使档案数据丢失以后不能找回;另外，档案管理队伍的业务素质以及管理理念都和档案信息化的发展不协调，没有对档案工作予以相当的重视。

3、档案人员的素质不高。

档案信息管理的'信息化，不仅是对妇幼保健所的设施设备有硬性的要求，同时也对档案管理人员的素质提出了更高的要求。

档案信息化建设要求档案管理人员不仅要具备熟练的传统档案管理常识，还要有相应的计算机知识。

但是就目前来看，妇幼保健所的档案管理队伍整体素质偏低，缺少基本的网络技术、通讯技术等。

这也就限制了档案信息化建设中对新技术的使用和推广。

二、解决的对策

为了满足社会的需求，方便信息管理，妇幼保健所档案信息电子化系统建设的进程应该加快。

想要实现档案管理工作的现代化，首先就要实现档案管理工作各环节的计算机化。

1、完善设备设施。

首先要加大资金的投入，对于那些必要的设备设施一定要配置齐全;其次，要使用适合妇幼保健所档案管理的软件系统，操作界面不仅要清晰，还要易学易用，操作简单;最后，主要操作的规范性。

要求档案人员在进行资料的录入时，一定要遵循现有的统一标准，这样做可以直接实现资源共享，不会给他人带来“看不懂”的问题，避免资源浪费。

2、提高档案的安全性。

为了方面应用，提高保健所的服务水平，档案资料必须要实现资源共享，但与此同时，面临的档案保密性问题也亟待解决。

针对这一问题，妇幼保健所应该根据单位的实际情况，制定出一套严格的规章和制度，目的就是为了建立档案信息化的安全保障体系，要责任到人。

督促档案管理人员提高安全意识，对信息进行严格的管理和审查。

3、提高档案管理人员的自身素质。

每一次技术的更新都离不开人才的培养，同样，档案信息电子化的发展也急需一批懂信息技术的人。

因此，我们应该加快网络化人才的培养力度，并不断的学习先进的知识和技术，如果条件允许，可以对现有的知识结构进行更新，优化人才的培养体系。

4、领导要起带头作用。

合理的协调和正确的领导是任何部门和机构发展的基本条件。

对于妇幼保健所来说，想要实现档案信息化建设工程，不仅要从基层抓起，还要从领导们做起，要提高行政决策的民主化和科学性。

主要体现在：行政领导在做重大决策之前，应该和各部门共同商议、研究，集思广益才能作出一个好的决策;与此同时还要加强对档案信息电子化建设的协调管理，保证系统建设的各个方面都能齐头并进，为系统建设中长期发展目标制定出一个科学的指导方针;此外，对系统建设过程中取得的每一个阶段性目标都要进行审定，对技术路线以及项目的执行工作要进行监测和审查，还要成立专家小组，保证在进行重大问题的决策之前能够做出充分的论证，提高行政决策水平。

三、总结

信息社会给妇幼保健所档案的管理工作推向了网络化、电子化，而面对着信息技术的挑战，想要实现真正的信息电子化，我们要做的工作还有很多。

从目前来看，妇幼保健机构的网络档案信息子化建设工程已经步入了一个新阶段，重点突破和整体推进已经紧密的结合了起来，一方面推进现代化的进程刻不容缓，另一方面又是繁重的任务和不断涌现的技术难题。

但是档案信息化及时发展妇幼保健事业的必然要求，随着妇幼保健事业的深入开展以及工作量的不断增加，档案信息的资源开发和利用显得尤为重要。

因此所有的难题都是我们必须要克服的。

参考文献

[1] 东晨方;李亚波;妇幼保健机构档案信息化建设的思考[J];黑龙江史志;2009年16期

[2]裴友泉;马仁杰;关注电子文件的利用问题[J];大学图书情报学刊;2006年04期

[3]小刀;档案信息化和档案利用[J];档案管理;2009年05期

如何推进档案信息化建设

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢？笔者认为，必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

如何更好地推进医院信息化建设？

卫生信息化建设势在必行。在当前经济社会发展的重要转型时期，信息是最重要的社会资源，谁占有信息的制高点，谁就占有发展的制高点；谁在信息化建设方面早走一步，谁就赢得发展的先机。信息技术在卫生行业的应用领域十分广泛，通过信息化建设，可以降低运行成本、提高效率、快捷服务，满足人民群众的需要。没有信息化，就没有卫生事业的现代化。当前，现代医学发展模式要求强化健康管理，按深化医改要求建立信息综合平台、提供技术支撑，人民群众对高水平、多样化医疗服务的需求日益高涨，这就要求我们加快推进卫生信息化建设，提高卫生系统科学决策水平，促进卫生事业科学发展。
卫生信息化建设必须树立3种意识。针对当前卫生信息化建设中存在的发展策略不明确、发展思路不清晰、缺乏顶层设计的问题，特别是一些医疗卫生机构的领导干部信息化素养较低、跟不上形势发展需要的情况，必须进一步探索信息化时代的发展理念、服务理念、管理理念、创新理念，切实树立公共卫生意识、创新意识和信息意识。只有树立公共卫生意识，才能更好地发挥医院的社会职能，有效应对和承担起突发事件紧急医学救援任务；只有树立创新意识，才能拓宽发展视野，超前发展，更多更好地引进人才和技术，更快更好地改善医疗条件；只有树立信息意识，才能不断更新管理理念、优化业务流程、提高工作效率，更好地以业务发展带动信息化建设，以信息化手段完善业务管理，更好地保障人民群众的健康。
卫生信息化建设关键在实践。总结我省卫生信息化建设短时间内取得的发展成就，离不开强有力的组织领导，离不开统一设计、强力推进。为适应形势需要，当前，医疗卫生机构必须进一步强化对信息化建设的领导，对推进信息化建设高看一分、厚爱一眼，赢得发展先机；继续坚持全省卫生信息化建设发展规划的要求，强化信息化建设的顶层设计；立足于信息化利用的重点目标，建好远程医疗、医学影像、医疗监管、健康管理、医患沟通五大中心，实现医疗资源共享，增进医患之间的信任；主动解决人才短缺的问题，建设一支既懂信息技术又了解卫生工作需要的人才队伍，实现卫生信息化建设的长效发展。
信息化发展势不可挡，信息化建设时不我待。加快卫生信息化发展步伐，推进数字化医院建设，是时代赋予我们的重任，是完善医疗服务、建设和谐医患关系、推动我省卫生事业可持续发展的客观要求。让我们以科学发展观为指引，努力开创我省卫生信息化建设的新局面！

浅谈医院档案管理工作的特点和管理思路？

医院档案管理工作的特点
在医院的日常工作过程中，档案管理是一项极为重要的工作。通过档案管理，能够较好对医院在日常工作过程中的相关问题以及信息进行汇总，能够更好地帮助医院实施工作效率以及工作质量的提升，这对于医院而言显得极为重要。但目前有研究显示，我国有较多医院在实际实施档案管理过程中，在临床上无法起到较好的管理效果。尤其是在使用常规的纸质档案过程中，效率极低。基于这种情况，我院在实施档案管理过程中，通过自动化办公，能够取得较好效果。
1 办公自动化的基本概念及其特点
1.1 办公自动化的基本概念。办公自动化主要指使用计算机、网络等现代化技术对办公室工作以及相关信息进行相应处理，能够实现信息传输、自动发送、存储以及接收。能够将信息的流动速度进行极大提升，并能够显著提升信息的可靠性以及真实性。
1.2 办公自动化的特点
1.2.1 工作效率高。在目前实际的办公自动化过程中，由于医院各个部门功能以及作用的不同，档案分类为人事、病历、文书、专题以及实物等，涵盖有教学、财务、基础设施等影响医院运作的各个方面相关信息。能够将常规的档案管理工作逐渐进行科学化以及合理化处理，更好实现信息的检索效果。
1.2.2 存储方式安全可靠。传统的纸质医院档案在实际实施管理过程中，往往无法较好地进行管理。湿度、温度、气候等较多外部原因会对纸质档案造成极大威胁。通过使用办公自动化形式，能够缩小档案存储空间，也能够更好地让档案管理过程趋于便捷，延长档案实际寿命，这对于档案管理以及使用有着极为重要意义。
1.2.3 能够实现资源共享的效果。办公自动化在实施档案管理过程中进行计算机技术使用，能够帮助档案管理更加科学化以及规范化，最大限度地保证资源利用效率以及档案管理的实际效果。也能够实现较高的查找率，能够较好地脱离空间限制，更加完善地实现资源共享，增强了档案管理过程中的安全性。
2 在实施办公自动化环境中医院档案管理的问题和改善策略
2.1 在实施办公自动化环境下档案管理的问题。目前，最为常见的问题就是档案管理人员自身水平不高，无法较好地进行办公自动化过程中的档案管理。另外，档案管理也缺乏统一标准，容易出现较多问题，影响到档案管理质量以及效率。在目前的办公自动化过程中，系统开发不规范，运行水平参差，软件投入较少以及模式并不合理等情况，使实际使用效果不佳。
2.2 如何解决办公自动化环境下医院档案管理过程中出现的问题。提升档案管理人员自身素质。随着目前医疗卫生事业标准的不断提升，出现较多的新技术以及新内容。医院在招收档案人员过程中，尽量招收档案管理专业人才，扩充医院中档案人员的专业程度以及管理水平。而对于目前的档案管理人员，也可以加强专业知识培训，提升实际专业化水平。
建立档案管理的子系统。对于医院而言，需要加强办公自动化系统的研究，并加大在实际研究过程中的资金投入，同时在办公自动化系统基础之上，建立起档案管理子系统，通过这种方式能够更好地实现电子文件的生成以及归档等相关工作，更好地完善办公自动化系统的使用。