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高等学校人事档案管理的重要性及改善对策
高等学校的人事档案管理工作不仅掌握着人才的全部信息和各种情况，同时对人才的使用状况及流动状况也了如指掌。高等学校发挥人才作用，合理安排使用人才，无论如何都离不开人事档案。下面是我为大家搜集整理出来的有关于高等学校人事档案管理的重要性及改善对策，欢迎阅读!
(二)人事档案管理的意义。
在中国，人事档案对人才使用、开发、管理及流动都具有极大的作用。例如：某人想调整自己的工作，调到更适合自己发挥专业特长的地方或单位工作，如若原工作单位不同意其调到其他工作单位。则此人的人事档案就不能转出，即使此人离开原工作单位，到新工作单位工作，在没有人事档案的情况下，当事人会遇到很多与人事档案有关的困难和麻烦。如果建立起人事档案社会化开放式管理模式，所有的人都是社会人，而不是受某个单位限制的单位人，个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，上述案例不复存在，人才流动更加便利快捷，人才会释放出巨大的能量，发挥不同于在一个固定单位的更大作用。因此，在全面深化改革的今天，在信息化、电子化、人才服务社会化的背景下，建立高等学校人事档案与社会人才管理机构的人事档案管理的互连互动、信息互享，带动全社会对人才信息的公开化，让不仅是所在学校了解和掌握人才信息，整个社会也能了解和掌握人才的真实状况，使人才不仅在本学校发挥作用，在社会上也能发挥其巨大的作用。为建设中国特色的社会主义社会服务。人事档案管理的重大意义就在于人才的开发和最大限度地使用人才。
(三)人事档案社会价值。
高等学校人事档案管理的信息化、社会化、电子化，可以提高人事档案管理的效率，能更加充分有效地使高等学校、社会组织或机构了解人才、选择人才、使用人才，为各个高等学校、社会组织、社会机构及全社会服务。在传统的人事档案管理中，人事档案的管理、利用仅限于本单位内部，严重制约了人事档案的使用价值和利用率。同时也制约了人才的使用、流动及服务社会的作用。高等学校人事档案管理改革是时代赋予高等学校的历史使命，高等学校人事档案管理的信息化、电子化、社会化，是全面深化改革的要求，是社会主义市场经济的要求，也是对高等学校人事档案管理模式进行现代化、信息化、电子化、经济化改革的要求。在传统的人事档案管理模式中，人事档案管理是封闭的、单一的、不追求使用率及利用率，人事档案是在各个单位内部人事部门进行严密的管理。当今是改革开放的时代，人才的社会性要求越来越高，如果还是按传统的人事档案管理模式进行管理，不进行与时代相适应的改革，就不能够适应社会的发展需求，就不能与时俱进，从而严重影响和制约了人才的开发、培养、使用及社会化服务。同时也不符合现代信息化、经济化、科技化、市场化社会的要求。高等学校人事档案管理改革就是要改革人事档案传统的管理模式，创新高等学校人事档案管理利用的高效化、社会化及人才的社会流动化，最大限度地提高高等学校人事档案的社会利用价值。
(一)加强对高等学校人事档案管理工作的领导、监督、检查力度。
高等学校的各级领导及人事档案管理工作的工作人员要重视人事档案管理工作，领导要经常检查人事档案的管理工作，及时发现人事档案管理工作中出现的问题，且对人事档案管理工作中出现的问题给予及时地解决。高等学校的人事档案，在人才流动、人才交流、干部选拔任用等方面扮演着极其重要的角色。伴随着全面深化改革进程的不断推进，我国的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都会不断地改革、创新及完善，与之相对应的人事档案管理工作及制度也会随之相应地改革、发展、完善。改革高等学校人事档案管理工作及制度是时代对高等学校提出的要求，是全面深化改革对高等学校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流动，发挥人才最大的社会价值与经济价值对高等学校提出的要求。因此，我们的高等学校一定要在全面深化改革的新的历史时期加大力度管理好高等学校教职员工的人事档案，充分发挥人事档案的真实性作用、历史性作用及全貌性作用。
(二)便于人才流动、给人才流动创造便捷、高效的服务。
传统观念对人事档案的认识是，人事档案只是管理、不要出任何问题(诸如：丢失、损毁等)，对于利用、发挥其使用价值却一直认识不够，没有充分发挥人事档案在人才交流、人才宣传、人才使用及公众对人才的了解和认可等方面的重要作用。
在现代化的信息社会里，宣传(即：信息的公开和传播)是现代社会的重要特征，人才的特长是通过可公开的档案信息传递到方方面面的，能够充分发挥每个人才的作用，是对国家、社会及单位的重要贡献，也是对我国社会主义不断发展、迈向精神文明、物质丰富的国际化社会的重要贡献。 创造合理高效、便于流动、信息快捷的人事档案管理体制，是我国高等学校当前人事档案改革和发展的首要任务。高等学校人才的社会流动，推动高等学校之间的竞争、发展及进步。高等学校人才的校内流动，促进校内各院系的竞争、发展及最大限度地为国家和社会服务。因此，高等学校的人事档案管理工作，不仅是人事档案管理人员的事，更是高等学校主要领导及各级领导义不容辞的重要任务。
(三)改进传统观念，充实更新档案内容。
传统的人事档案的内容是政治面貌、年度总结、职称评定、表彰奖惩等，但是，作为一个高等学校却恰恰忽略了专业技术人员(教师及研究人员)的.业务档案。对于行政管理人员来说，传统的人事档案管理对于人员的流动、变迁、使用还能应付，但是，对于专业技术人员来说，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在对专业技术人员的交流、使用、发挥其专业特长上，受到制约和限制，不能充分反映专业技术人员的专业信息，制约了专业技术人员作用的发挥，最终受损失的是我们的国家、社会及专业技术人才所在的高等学校。
高等学校的作用很多，但其中之一是提供社会服务，高等学校的管理人员是给专业技术人员提供服务平台，使其最大限度地发挥自己的专业特长，作出贡献，来影响和提升学校的声誉、地位、知名度等，给学校带来价值和利益。因此一个高等学校的社会声誉、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地发挥专业技术人员的作用，要想最大限度地发挥专业技术人员的作用，就要充分做好高等学校专业技术人员的人事档案管理工作。
(四)加强人事档案管理现代化和信息化建设。
人事档案是人才的信息资源库，有效合理地利用人事档案这个人才信息资源库，最大限度地发挥人才的作用，是人事档案管理工作的突出目的。把先进的科学技术设施设备应用到人事档案管理中，提高人事档案的利用效率，实现人事档案管理的现代化，是人事档案管理改革的重要任务。高等学校在人事档案管理改革过程中，要提高人事档案管理工作的水平和效率，要准确、及时地传递人才信息，为人才的需求者提供全面、真实、高效、便捷的人才信息服务。现代化的人事档案管理工作已经离不开计算机、网络等现代化的设备及技术，高等学校的人事档案管理工作不仅要添加、充实这些现代化的设施设备，还要组织和培训好人事档案的管理人员，熟练掌握及熟练使用这些现代化的设施设备，使其为高等学校人事档案管理工作带来高效、快捷、便利。另外，在加强人事档案现代化、信息化建设时，还要注意保存好纸制人事档案，因为数字化档案的原始性和真实性较难鉴别。还有，不向外公开的、有密级的人事档案也以纸制档案保存为宜。可向外公开的人事档案，进行数字化管理，可以有效、快速地为社会服务，省时省力，迅速便捷，节省经费和人力。人才的利用方和查阅方可以通过已经普及的互联网查阅人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事档案信息，对人才资源进行充分利用，尽量减少人才的闲置和浪费，把人才充分和有效地利用好，使其为国家和社会做出贡献。
(五)促进人事档案管理制度的标准化进程。
人事档案管理的标准化，不仅可以使人事档案管理人员按国家统一的标准进行人事档案的管理、操作及提供利用，还可以使人事档案在流动、参阅、保密等多个环节高速、快捷、方便地为利用者服务。高等学校是人才高度集中，人员多、流动频繁的单位，实行人事档案管理的标准化，既可以省时省力、减少管理人员、节省经费和开支，还可以给利用者提供便于查阅、省时省力的便捷服务。
所谓标准化，就是国家按不同的单位及特征制定统一的管理标准，如高等学校的人事档案不仅有传统的内容(工作总结、表彰奖励、工资收入、职务变动等)，还应该给专业技术人员(教师及研究人员)增加能反映其教学能力、科研能力、学术及专业水平等项内容。即对于高等学校的专业技术人员，在档案中能反映如下方面：
一是能反映出政治素养、道德品行。
二是能反映出贡献度大小及工资收入。
三是能反映出业务能力、科研水平。这样，就能给那些高等学校的主流群体，高等学校赖以生存的支柱，给高等学校带来声誉、地位及知名度的专业技术人员群体在人事档案中有了比较全面的记载。
高等学校人事档案的标准化管理也是人事档案管理制度改革的一项重要内容，人事档案的标准化管理能大大提高人事档案的利用率及效率，可以更好、更快捷地提供人才信息，为人才的使用者、管理者服务。
如何做好高校人事档案管理
一、加强领导重视，引进专业人才
高校每年的人才引进计划中，也含有引进档案专业人才计划，只要领导重视，把计划落到实处，引进档案专业的档案人才来充实档案队伍，改变档案队伍的年龄结构，让档案管理队伍充满青春与活力。对现在职的专、兼职档案员则定期加强专业知识的培训，并在学习经费和时间上给予支持。只有引进专业人才和在职人员的培训力度，才能提高档案员队伍的专业素养和业务能力。
二、提高档案员档案意识，加强业务培训
高校应该对所有在职档案员（不论专职、兼职），都应该加强专业的理论学习。自己组织专、兼职档案员进行业务学习或积极参加各级档案管理部门组织的业务培训。只有不断充实自己，提高档案意识，熟悉档案专业知识，提高档案计算机管理水平，使本校的档案管理工作跟上学校的信息化建设，更好的完成档案管理工作。
只有提高档案员的档案意识，才能有效的、及时的、完整的收集档案材料，完成教师人事档案、学生学籍档案材料的整理、归档工作。只有所有的专兼职档案员了解高校档案对高校工作的重要性，认识新形势下的高校档案工作的重要作用和地位，认识到自身工作的价值，增强档案工作的荣誉感，只有真正从思想上重视档案工作，才能发挥高校档案的价值。
三、增强档案员服务意识，提高创新能力
高校档案管理虽不是高校重要的的岗位部门，但也是必不可少的部门。高校档案员应该把被动服务师生变为主动服务师生。原来档案员都是坐在办公室等人上门，领导要啥咱找啥；等着各院系、各部门兼职档案员将所需的归档材料送上门。随着时代的发展，数字化、信息化的推进，档案员也应更新观念和工作方法，努力使高校档案管理工作适应新形势，从而积极主动的面对师生服务。主动上门、及时的收集、整理应归档的文字、声像、实物材料。与各院系、各部门主动配合、协调工作。只有拥有现代化、科学的创新理念，在实践工作中不断创新、深化工作内涵，才会使高校档案管理工作更上一个新的台阶。
四、建立奖励机制，加强经费投入
高校领导只有从思想上认识到高校档案的重要性，加强硬件的投入、软件升级，给高校档案员们一个能拓展的空间，才能激发档案员的工作热情。除此外，高校档案部门是高校人数较少的部门，常常被忽视，只有制定完善的管理制度、统一的评价标准，给档案员提供一些晋级机会，做到有职务、有职称、有指标，不忽视他们的存在，提高他们的工作待遇，这样才能提高档案员的工作积极性，工作有目标才能做得更好。
领导有信息化建设的需求，能够快速找到所需要的人、事、物；作为建设者应该有全部人员的具体信息，身份证号、近期照片、毕业学校专业、兴趣爱好、信仰、民族、工作经历、婚姻情况、子女情况、家庭住址、电话、QQ、微信、工作岗位、技术职称、职务、语言能力、计算机水平等等；再有就是招聘流程、工资标准、调动流程、审批流程、统计报表等。
导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。
一、做好高校档案管理工作，领导重视是前提
高校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，努力与德育教育各类活动相结合，成为校园文化建设的重要基地，最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。
学校领导要站在校园文化的角度，倡导全校教职员工认识学校档案管理工作的重要地位和作用，并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中，努力让全体教职工增强建档意识，形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
一段时间以来，很多高校对于档案管理工作不够重视，在人、财、物的投入上没有把档案工作摆在应有的重要地位，导致了档案管理工作无人重视，严重影响了档案工作人员的工作积极性，也一定程度上影响了工作质量和效果。要真正做好档案管理工作，领导重视是前提。只要领导重视了，重心明确了，以后的工作才好有条不紊的进行。
二、做好高校档案管理工作，健全制度是关键
一是要明确档案管理机构的双重职能。目前档案工作在高校的地位还没有达到应有的'高度，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。在学校机构改革中，不少档案管理机构的地位又被削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。要把档案工作作为高校内部行政管理的重要部门，因为法律要求其“对所属单位的档案工作进行监督和指导”，同时还要“负责保管本机关的档案”。所以高校档案机构具有双重性，作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能。作为业务部门，它具有“保管”的职责。因此，我们要强调高校档案管理机构的双重职能。
二是要建立健全档案管理机构和管理网络
成立以学校领导为组长、相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专职档案员和兼职档案员。要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业技术人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待。要按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。
档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
三是要建立完善的档案管理工作制度
完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。制订《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度，促使全校教职员工都来重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使高校档案工作保质保量限期完成。依法管理档案工作，加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层。
三、做好高校档案管理工作，牢记服务是根本
一是要强化服务理念
高校档案管理工作的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。首先，要强化服务功能，创新服务机制。使得高校档案工作更好地为领导决策服务，为教学科研服务，为各类咨询查证服务。其次，提高管理素质，拓宽服务渠道。要转变思想观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能。
二是要加强素质建设
档案工作者在做到政治素质高、具备强烈的事业心和责任感的同时，还必须适应新形势的需要，树立创新意识，培养创新能力，加强创新学习，全面掌握档案专业知识和一定的现代化管理知识，培养信息技术开发应用能力，不断提高业务水平，实现档案工作专业化管理。
一方面积极参加档案业务培训，更新档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任高校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。
协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性;确保归档文件的齐全完整。档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性，如归档学生学籍的管理，教师和教职员工的人事档案。
档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，确保归档文件的齐全完整。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍，让他们每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功，尽快成长为档案管理的行家里手，为学校教育事业的发展作出积极贡献。
三是要掌握先进技术
要加快高校档案信息化建设实现档案的现代化管理。将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。选用适合本校档案管理工作的管理软件，实现档案信息化。
在此基础上，建立档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解相关档案信息，在一定范围内实现档案信息公开。这样不仅可以使档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为教育、教学及科研、人事工作提供全方位的优质服务。
总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，主动提供档案利用服务，做到档案管理工作管理方法科学化，管理手段高效化，档案工作标准化，建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，推进教育事业的发展。
