工程监理资料与档案管理

　　工程监理资料与档案管理

　　一、工程监理资料

　　工程监理资料是指监理单位在施工过程中收集、编制和保存的有关施工过程、施工质量、安全生产、施工经济等方面的资料。

　　工程监理资料分为两类：

　　（1）施工过程资料：包括施工计划、施工方案、施工进度表、施工日志、施工记录、施工图纸、施工技术规范、施工单位管理制度等；

　　（2）施工质量资料：包括质量检验报告、安全生产报告、施工经济报告、施工违章报告、施工会议纪要等。

　　二、档案管理

　　档案管理是指对文件、资料和档案的组织、编制、保存、使用、检索、查询、销毁等整个档案管理工作的总称。

　　档案管理的内容主要包括：

　　（1）组织档案：组织文件、资料和档案，并制定档案编制规范。

　　（2）编制档案：根据档案编制规范，编制文件、资料和档案。

　　（3）保存档案：根据档案的性质、类别、价值等因素，采取合理的保存措施，确保档案的完整性和可读性。

　　（4）使用档案：根据档案的用途，合理使用档案，防止档案的损坏和丢失。

　　（5）检索档案：根据档案的索引，快速检索档案。

　　（6）销毁档案：根据档案的有效期，在有效期到期后，按照规定的程序销毁档案。

　　工程施工监理资料管理流程

　　监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施。那么我为大家分享整理的工程施工监理资料管理流程，欢迎大家阅读浏览。

　　一.监理资料的管理

　　1.监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。

　　2.监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施。

　　3.监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。

　　4.监理档案的编制及保存应按有关规定执行。

　　二.监理资料的范围

　　建设工程基本资料和具有监理人员签字及盖章的技术与管理文件，项目监理机构一般都必须收集存档备查。

　　三.监理资料的内容

　　1.根据《建设工程监理规范》的规定，施工阶段监理资料应包括以下内容：

　　(1).施工合同文件及委托监理合同;

　　(2).勘察设计文件;

　　(3).监理规划;

　　(4).监理实施细则;

　　(5).分包单位资格报审表JL-A003(附相应证明文);

　　(6).设计交底与图纸会审会议纪要;

　　(7).施工组织设计(方案)报审表;

　　(8).工程开工报审、复工报审及工程暂停令;

　　(9).主要施工机械设备报审资料;

　　(10).测量核验资料;

　　(11).建筑材料、构配件、主要工程设备选型的报审表JL-A006、JL-A008、JL-A007(附相应的证明文件);

　　(12).检查试验资料;

　　(13).工程变更资料;

　　(14).隐蔽、检验批验收记录SG-013、SG-T×××;

　　(15).工程进度计划;

　　(16).工程计量单和工程款支付证书;

　　(17).监理工程师通知;

　　(18).监理工程联系单、监理备忘录JL-B002、专题报告JL-B005;

　　(19).会议纪要;

　　(20).来往函件;

　　(21).监理日志;

　　(22).监理月报;

　　(23).质量缺陷和质量事故的处理文件;

　　(24).分项工程质量验收记录SG-024、分部工程质量验收记录SG-023、SG-026、SG-027、子分部工程质量验收记录SG-022;

　　(25).索赔文件资料;

　　(26).竣工结算审核意见书;

　　(27).工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告;

　　(28).监理工作总结。

　　2.根据《建设工程文件归档整理规范》和国家有关规定要求，项目监理机构还应将以下资料归档：

　　(1)工程项目监理招标投标文件资料;

　　(2)项目监理机构的组织形式、人员构成、总监理工程师的书面任命资料、总监理工程师及专业监理工程师调整的书面通知资料;

　　(3)项目监理机构对工程材料的见证检验资料;

　　(4)旁站监理记录;

　　(5)建设单位按委托监理合同约定提供的办公、交通、通讯、生活设施、常规检测设备和工具的清单及完成监理工作后的移交清单资料。

　　3.特殊工程应根据建设单位的保密要求，按约定资料归档。

　　四.监理资料的立卷

　　项目监理机构应将监理资料一般按单位工程及施工时间顺序分类、编目、立卷、归档。案卷装具采用统一无酸纸卷盒(盒内应有资料目录)。监理资料按以下要求进行分类、分册(原则上按单位工程组卷，根据工程实际适当合并)：

　　1.第一册《建设工程项目基本资料》

　　(1).委托监理合同;

　　(2).施工合同(含各类合同，如分包合同、供货合同等);

　　(3).建设工程监理报审表;

　　(4).施工许可证;

　　(5).项目监理机构组织形式、人员构成、总监理工程师的书面任命材料及人员变更资料;

　　(6).勘察设计文件(照片);(备注：应注明盖资料章有效或无效);

　　(7).设计交底及图纸会审会议纪要;

　　(8).设计监理审核报告;

　　(9).工程开工报审表JL-A001(附单位工程开工报告GS-002，报告内要求的附件完整、施工现场质量管理审查记录表JL-A014);

　　(10).工程暂停令JL-B001;

　　(11).复工报审表JL-A009;

　　(12).施工组织设计(方案)报审表JL-A002;

　　(13).监理招投标文件;

　　(14).施工招投标文件;

　　(15).工程洽商文件;

　　(16).四川省建设工程项目监理机构工作考评手册。

　　2.第二册《项目监理机构工作资料》

　　(1).监理规划;

　　(2).监理实施细则;

　　(3).建设监理工作月报表JL-C002;

　　(4).监理工作总结(专题、阶段和竣工总结);

　　(5).施工监理日志JL-C004;

　　(6).旁站监理记录表JL-C003;

　　(7).监理备忘录JL-B002;

　　(8).监理工程师通知单JL-B003;

　　(9).会议纪录JL-B004及来往函件;

　　(10).专题报告JL-B005;

　　(11).监理台账(含监理设施配备台帐、监理技术资料配备台帐);

　　(12).收、发文登记表;

　　(13).工程资料的照片及声像资料;

　　(14).监理工作联系单;

　　(15).有关工程协调资料;

　　(16).其它监理资料(含工程质量保修期的监理资料)。

　　3.第三册《安全资料》

　　(1)企业资质、安全生产许可证、安全施工组织设计(方案)、专项施工方案、安全技术措施、施工企业应急救援预案;

　　(2)安全文明施工监理实施细则(含监理机构及施工企业主要负责人、项目经理、安全生产管理人员、特种作业人员和普工持证上岗制度);

　　(3)对重大危险源施工方案的专家评审意见表(重大危险源包括基坑支护与降水工程、土方开挖工程、模板工程、起重设备安装、爆破及拆除作业、高空作业等);

　　(4)安全监理指令文件(监理工程师通知单、工程暂停令……);

　　(5)安全专题及会议纪要;

　　(6)安全检查记录;

　　(7)安全周、月报;

　　(8)安全监理总结;

　　(9)安全三级教育汇总表(进行一级安全教育，项目部进行二级安全教育，现场施工员及班组长进行三级安全教育);

　　(10)安全交底签认汇总表;

　　(11)架体、塔吊拆除报告;

　　(12)安全交底报告;

　　(13)机械设备审批表、施工机械及各种设施的'验收手续(含建筑起重机械特种设备制造许可证、产品合格证、制造监督检验证明、备案证明等文件;建筑起重机械安装单位、使用单位的资质证书、安全生产许可证和特种作业人员的特种作业操作资格证书;建筑起重机械安装、拆卸工程专项施工方案);

　　(14)特种作业人员资格(含建筑电工、建筑架子工、建筑起重信号司索工、建筑起重机械司机、建筑起重机械安装拆卸工、高处作业吊篮安装拆卸工，以及经省级以上人民政府建设主管部门认定的其他特种作业工，如电焊工、气焊工等。);

　　(15)被列为重大危险源的分部、分项工程的专项资料。

　　4.第四册《质量控制资料》

　　(1)施工测量放线报审表JL-A005(报审后排列测量放线成果表及附图、所用仪器的计量检定证明书、测量人员资质证书);

　　(2)建筑材料报审表JL-A006(报审表后排列复检报告、见证取送样单、出厂合格证);

　　(3)主要工程设备选型报审表JL-A007;

　　(4)工程构配件报审表JL-A008(报审表后排列复检试验报告、见证取送样单、出厂合格证);

　　(5)工程质量问题(事故)报告单JL-A015、JS-006、SG-001;

　　(6)工程质量问题(事故)处理方案报审表JL-A016;

　　(7)隐蔽、检验批验收记录SG-013、SG-T×××;

　　(8)质量保证资料检查表(含主要原材料及构配件出厂证明、试验单目录SG-010;混凝土(弯、拉)强度合格评定SG-029;单位工程混凝土试验强度汇总表SG-031;单位工程质量控制资料核查记录SG-019;单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录SG-020;地基与基础工程质量文件汇总表SG-T028);

　　(9)单位工程质量评估报告JL-C005(含地基与基础分部工程质量评估报告;主体结构分部工程质量评估报告;子分部工程质量评估报告;节能工程质量评估报告;装饰、屋面、设备安装各分部工程质量评估报告;单位工程质量评估意见)及专题报告;

　　(10)混凝土浇筑许可证;

　　(11)设备报验(按检验批分别报验);

　　(12)单位工程验收报告(必须为原件;含分项工程质量验收记录SG-024;地基与基础分部工程质量验收报告SG-T027;分部工程质量验收记录SG-023;子分部工程质量验收记录SG-022;单位工程验观感质量检查记录SG-021;单位工程质量竣工验收记录SG-018;四川省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收报告TS-004等)。

　　5.第五册《进度、投资控制资料》

　　(1)工程进度计划(调整计划)报审表JL-A004(附进度计划);

　　(2)工程临时延期申请表JL-A012;

　　(3)工程最终延期审批表JL-B006;

　　(4)工程变更费用申请表JL-A010;

　　(5)()月完成工程量报审表JL-A017;

　　(6)()月付款报审表JL-A018。

　　6.第六册《合同管理资料》

　　(1)分包单位资格报审表JL-A003(分包单位包括合同约定的分包施工单位、建筑起重机械租赁商、商品砼供应商、预拌砂浆供应商、检测试验单位、防水施工单位、门窗供应商预制桩供货商等，表内附件应完整);

　　(2)费用索赔申请表JL-A011;

　　(3)技术核定单SG-004;

　　(4)()工程变更单JS-007;

　　(5)费用索赔审批表JL-B008。

　　五.监理资料的移交与归档

　　1.在工程监理中，与工程质量有关的隐蔽工程验收资料、质量控制资料、材料设备的试验检测及进度控制、造价控制资料，项目监理机构均已随监理工作进度提交给建设单位，故施工阶段监理工作结束时，项目监理机构只向建设单位提交监理工作总结(合同另有约定的，从其约定)。

　　2.工程竣工后30日内，总监理工程师应组织项目监理机构有关人员，对监理资料按归档要求进行整理，并按向监理档案室完整移交。

　　附注：按照《建设工程文件归档整理规范》要求，建设单位应向档案部门提交以下监理资料归档：

　　(1).监理规划;

　　(2).监理实施细则;

　　(3).监理月报中的有关质量问题;

　　(4).监理会议纪要中的有关质量问题;

　　(5).工程开工审批表;

　　(6).工程复工审批表;

　　(7).工程暂停令;

　　(8).不合格分项工程通知;

　　(9).工程质量问题(事故)报告单;

　　(10).工程质量问题(事故)处理方案报审表;

　　(11).工程竣工决算审核意见书;

　　(12).延长工期申请表;

　　(13).工程最终延期审批表;

　　(14).合同争议、违约报告及处理意见;

　　(15).合同变更材料;

　　(16).质量评价意见报告;

　　(17).计算机管理(信息管理)。

　　如何做好工程档案管理

　　1、首先必须制定工程资料管理制度，制定工程资料整编方案

　　制度是执行路线的保证，坚持持证上岗，明确岗位责任制，明确各施工管理人员记录的工程资料内容，以便资料员收集索取。工程资料整编方案是工程资料整理的依据，如在方案中要明确各施工检验批的划分数量、各种材料的检验批次、检查点数、个施工工序的检查验证部位，以便工程资料记录整理与工程实际施工相符合。

　　2、必须及时做好工程资料记录和收集

　　工程资料室施工项目质量情况的真实反映，真实记录。因此要求各种资料必须按照施工的进度同步及时收集、整理。要指定专人负责管理工程资料，负责对质保资料逐项跟踪收集，并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步。

　　做到内容连贯。工程前期要及时收集工程前期资料，如中标通知书，定线成果报告、地质勘察报告、各种合同、施工组织设计、方案等。由于及时收集资料，待工程竣工时，才不会出现缺少资料的情况。

　　施工过程中，现场的施工管理技术人员要将当天施工项目的资料及时做出来，不能堆积到一起再做，这样就会造成资料遗漏或者错误。项目部指定专人每个月将各个在建项目的资料统一收集检查，即使有漏项缺项的情况，也能及时加以补充，能及时发现资料中存在的问题和错误，及时得以纠正。

　　工程收尾阶段，要及时收集建设单位各种安全使用功能验收检测资料，消防验收、人防验收、防雷验收、室内环境检测资料、沉降观测资料、电梯验收资料、节能检测资料等。及时收集设计单位的设计变更，勘察单位的地勘处理变更，监理单位的管理工作检查单，监理工程师通知单及各分包单位的资料等。

　　3、确保工程技术资料的真实性和准确性

　　真实性是做好工程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法,否则,一旦工程出了质量问题,不仅不能作为技术资料使用,反而造成工程技术资料混乱,以致误判。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。

　　准确性是做好工程技术资料的核心。分部分项要划分准确，数据计算要准确，不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象。

　　资料所用的表格要统一，不能五花八门，文字说明部分要规范用语，不能采用口语或专业语言，要让外行人也能看懂，不会产生任何歧义。

　　对于很多的分项工程检验批质量验收记录表，做出来的资料大都会出现是合格率100%，这一看就知道是不可能的，于是做资料的技术人员就想办法扣分，在钢筋的外观上写上“钢筋有裂纹，”，做资料的人就没有想过有裂纹的钢筋施工现场是不能用的，总是自以为是的填写资料，评定表中的检查点数与后面附的质量资料不能前后对应。有部分人知道现场如何规范施工，可就是不知道如何将这个过程用文字来描述，单纯从内业资料看，施工过程就不符合要求了。大家总是重外业，轻内业。

　　觉得把现场干好了，质量合格了，工程能顺利交工就行了，觉得内业就无所谓，应付检查或者竣工资料就行了，没有想到，一旦出现了质量事故，当时不经意填写的资料都是证据。施工技术资料务求真实，切记伪造，有些资料员平时懒于动手，等到交工时就手忙脚乱地拼凑臆造，以至造成漏洞百出，严重失实的后果。

　　这就要求发挥建设单位、监理单位工地管理人员以及施工单位负责人对技术资料的审查监督作用，企业技术负责人要对技术资料经常做到心中有数，重要部位必须亲自审查把关。资料员必须深入工地，在做各种资料前，当面核对工程及用材情况，认为准确无误后，方可填写。

　　如：技术安全交底是否属实，是否落实到人；管道试压是否按规范进行，是否达到要求标准；电气接地电阻及绝缘值是否在允许范围之内；各种材料合格证是否就是工程所用的产品等等。因此，我们一定要认真填写资料，确保资料准确、规范、合理。

　　4、确保工程技术资料的完整性

　　不完整的技术内业资料将会导致片面性,不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。不仅资料内容要填写完整，而且所涉及的数据要有据可循，现场原始资料要完整。一份完整的施工资料不仅要有施工技术资料，还要有相应的试验资料和质量证明材料，确保资料的完整性。

　　除了质量证明材料，我们平时的施工日志、测量放样资料同样也很重要，虽然有些不需要作为竣工资料的一部分，但我们也要把这些相关的资料放在一起，使质量评定表上的数据都是有据可循的。

　　5、职责分明，签认齐全

　　《建筑工程质量检验评定标准》规定了“质量检验评定程序及组织”各级质量把关人员都应明确职责，不可越级评定，马虎过关。自检要通过现场与技术员、质检员，工长共同检查，对混凝土、砌砖、钢筋、水暖、电气等的施工质量进行记录，做到实际施工质量与评定相吻合，并一一签字确认；

　　对于各种隐蔽、变更及关键部位均要求相关人员参与见证并一一签字确认。坚决杜绝代签或漏签，使责任没有落实到位。及时对各种工程会议如：图纸会审纪要、基槽验收、基础验收、主体验收及竣工质量验收等阶段验收资料进行各方责任主体会签并签字盖章齐全。

　　6、做好技术资料的整理保管

　　由于现场的技术资料分散在很多人员手中，因此要求有专人把资料收集回来进行统一的分类整理。资料要按单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。拿一般房建工程的资料来说，在施工期间我们可以按不同分部工程分别整理，可以把地基与基础、主体、装饰装修、屋面、水电安装等分部工程资料，这样便于各分部工程的质量验收。

　　在竣工前，把已经初步整理有序的资料加以合并组卷即可。资料管理要建立专门的目录台帐，台帐要求不但能反应工程的施工进度和内业资料是否同步，内业资料是否完整，还能方便查阅。

　　最好能实现微机化管理（文字版目录及时更新附在资料首页，以便于查阅），在电脑上能及时查找到每一个施工项目的时间，每一份资料的存放地点，要用的时候能立即调出来，有了这样一个电子版的台帐，可以不仅减少了人力、物力的浪费，还能减轻内业人员的工作强度。

　　要建立相应的全宗卷、卷内目录和备考表，不仅档案盒内有手工版的，在电脑上还要有份电子版的，方便查阅。随着档案建设管理工作的不断深化，内业资料也将实现标准化、微机化和信息化管理。整理好的资料就可以移交档案室保存起来了，等工程竣工的时候，竣工资料也就完成了。

　　做好施工过程中各种影像资料的收集归档，如施工过程隐蔽验收电子版、照片，各种验收会验收照片，各种性能检测实测照片等。资料的保管也很重要，现在很多项目都有单独的资料室，有专职资料员，我们要有健全的资料保管制度和借阅制度，档案柜内要存放防虫、防霉等物品，要有放尘、防潮、防高温的措施。工程档案跟我们人一样是有寿命的，应此，我们要保管好工程档案，使她的寿命能更长一点。

　　7、有敬岗爱业、勇于奉献的精神

　　资料员要养成“嘴勤，手勤，腿勤”的一贯工作作风，勤于问质检、安全、材料方面的事，做到及时了解工程施工及用材情况；勤于及时地通过三方见证、报验、送检；勤于及时填写各种隐蔽工程资料并及时找几方签证。

　　勤于随时到现场落实工程施工情况，比如：基础及柱配筋是否与图相符，管道防腐保温是否按工序进行，核对需要送检的材料是否按要求的批量取样等等。力求做到资料与施工同步进行，真实地记载工程施工的全过程。

　　8、统一资料管理软件和规范执业制度

　　目前本行业有关资料管理的软件很多，各有优缺点，目前还未进行必要的统一和整合，没有实现资料管理软件的网络化，鼓励软件开发企业尽早开发出可以实现技术资料网络化收集管理的软件。

　　因为一个项目不同施工管理人员的个人岗位范围内的资料不同，为了保证资料的真实同步，就需要这样一款软件实现不同技术人员在不同电脑上完成个人资料的同时，资料管理员的电脑上同时可以更新收集和保存相关资料，实现网络化办公的资料管理软件。统一资料管理软件，可以尽早实现未来电子档案移交，代替传统纸质方案。